Gestión de los recursos humanos del proyecto

gandhi.hernandez
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Gestión de los recursos humanos del proyecto
1 1.- Planificación de los recursos humanos

Annotations:

  • Identificar y documentar los roles del proyecto, las responsabilidades y las relaciones de informe, así como crear el plan de gestión de personal.
1.1 Entradas
1.1.1 Factores ambientales de la empresa

Annotations:

  • La definición de los roles y las responsabilidades del proyecto se desarrolla teniendo en cuenta las formas en que participarán las organizaciones existentes, y cómo las disciplinas técnicas y las personas interaccionan entre sí actualmente
1.1.1.1 Organizativos

Annotations:

  • ¿Qué organizaciones o departamentos participarán en el proyecto? ¿Cuáles son los actuales acuerdos de trabajo entre ellos? ¿Qué relaciones formales e informales existen entre ellos?
1.1.1.2 Técnicos

Annotations:

  • ¿Cuáles son las diferentes disciplinas y especialidades que serán necesarias para concluir este proyecto? ¿Hay diferentes tipos de lenguajes de software, enfoques de ingeniería o clases de equipos que será necesario coordinar? ¿Las transiciones de una fase del ciclo de vida a la siguiente presentan algún desafío único?
1.1.1.3 Interpesonales

Annotations:

  • ¿Qué tipos de relaciones de informe formales e informales existen entre las personas que son candidatas al equipo del proyecto? ¿Cuáles son las descripciones de los trabajos de los candidatos? ¿Cuáles son sus relaciones supervisor-subordinado? ¿Cuáles son sus relaciones proveedor-cliente? ¿Qué diferencias culturales o de idioma afectarán a las relaciones de trabajo entre los miembros del equipo? ¿Qué niveles de confianza y respeto existen actualmente?
1.1.1.4 Logísticos

Annotations:

  • ¿Qué distancia separa a las personas y las unidades que formarán parte del proyecto? ¿Están las personas en diferentes edificios, husos horarios o países?
1.1.1.5 Políticos

Annotations:

  • ¿Cuáles son los objetivos y programas individuales de los posibles interesados en el proyecto? ¿Qué grupos y personas tienen poder informal en áreas importantes para el proyecto? ¿Qué alianzas informales existen?
1.1.2 Activos de los procesos de la organización

Annotations:

  • A medida que la metodología de dirección de proyectos madura dentro de una organización, las lecciones aprendidas de experiencias pasadas de Planificación de los Recursos Humanos quedan disponibles como activos de los procesos de la organización para ayudar a planificar el proyecto actual.
1.1.2.1 Plantillas

Annotations:

  • Las plantillas que pueden resultar útiles en la Planificación de los Recursos Humanos incluyen organigramas del proyecto, descripciones de cargos, evaluaciones del rendimiento del proyecto y un enfoque estándar de gestión de conflictos.
1.1.2.2 Listas de control

Annotations:

  • Las listas de control que pueden resultar útiles en la Planificación de los Recursos Humanos incluyen roles y responsabilidades comunes del proyecto, competencias típicas, programas de formación a considerar, reglas básicas del equipo, consideraciones sobre seguridad, polémicas de cumplimiento e ideas sobre recompensas.
1.1.3 Plan de gestión del proyecto

Annotations:

  • El plan de gestión del proyecto incluye los requisitos de recursos de las actividades y las descripciones de las actividades de dirección de proyectos, tales como aseguramiento de calidad, gestión de riesgos y adquisición, que ayudarán al equipo de dirección del proyecto a identificar todos los roles y las responsabilidades necesarios.
1.1.3.1 Requisitos de los recursos de las actividades

Annotations:

  • Es necesario determinar las necesidades de recursos humanos para el proyecto. Los requisitos preliminares relacionados con las personas y competencias necesarias para los miembros del equipo del proyecto se refinan como parte del proceso Planificación de los Recursos Humanos.
1.2 Herramientas y Técnicas
1.2.1 Organigramas y descripciones de cargos

Annotations:

  • Cualquiera que sea la combinación de métodos usada, el objetivo es asegurar que cada paquete de trabajo tenga un propietario no ambiguo y que todos los miembros del equipo comprendan claramente cuáles son sus roles y responsabilidades.
1.2.1.1 Diagramas de tipo jerárquico

Annotations:

  • Se puede usar la estructura de organigrama tradicional para mostrar los cargos y las relaciones en un formato gráfico descendente. Las actividades del proyecto o los paquetes de trabajo se listan debajo de cada departamento existente.
1.2.1.2 Diagramas basados en una matriz

Annotations:

  • Una matriz de asignación de responsabilidades (RAM) se usa para ilustrar las conexiones entre el trabajo que debe realizarse y los miembros del equipo del proyecto. El formato matricial, a veces denominado tabla, permite a una persona ver todas las actividades asociadas con una persona o ver todas las personas asociadas con una actividad.
1.2.1.3 Formatos orientados al texto

Annotations:

  • Generalmente en forma de resumen, los documentos proporcionan información como, por ejemplo, responsabilidades, autoridad, competencias y calificaciones. Los documentos se conocen por varios nombres, entre ellos descripciones de cargos y formularios de rol-responsabilidad-autoridad.
1.2.2 Creación de conexiones

Annotations:

  • Las actividades de creación de conexiones de recursos humanos incluyen correspondencia proactiva, almuerzos de negocios, conversaciones informales y conferencias especializadas.
1.2.3 Teoría de la organización

Annotations:

  • La teoría de la organización proporciona información acerca de las formas en que se comportan las personas, los equipos y las unidades de la organización
1.3 Salidas
1.3.1 Roles y responsabilidades
1.3.1.1 Rol

Annotations:

  • La denominación que describe la parte de un proyecto de la cual una personal es responsable. Los roles definen autoridad, responsabilidades y límites
1.3.1.2 Autoridad

Annotations:

  • Una autoridad es la que tiene el derecho a aplicar los recursos del proyecto, tomar decisiones y firmar aprobaciones.
1.3.1.3 Responsabilidad

Annotations:

  • Es el trabajo que se espera que realice un miembro del equipo del proyecto para completar las actividades del proyecto.
1.3.1.4 Competencia

Annotations:

  • Es la habilidad y la capacidad necesarias para completar las actividades del proyecto.
1.3.2 Organigramas del proyecto

Annotations:

  • Un organigrama del proyecto es una representación gráfica de los miembros del equipo del proyecto y sus relaciones de informe.
1.3.3 Plan de gestión del personal

Annotations:

  • Describe cuándo y cómo se cumplirán los requisitos de recursos humanos
1.3.3.1 Adquisición de personal

Annotations:

  • Al planificar la adquisición de miembros del equipo del proyecto surgen varias preguntas. Por ejemplo, ¿los recursos humanos provendrán de la organización misma o de fuentes externas contratadas? ¿Los miembros del equipo deberán trabajar en un lugar centralizado o podrán trabajar desde lugares distantes? ¿Cuáles son los costes asociados con cada nivel de experiencia necesario para el proyecto? ¿Cuánta asistencia puede proporcionar el departamento de recursos humanos de la organización al equipo de dirección del proyecto?
1.3.3.2 Horarios

Annotations:

  • El plan de gestión de personal describe los plazos necesarios para los miembros del equipo del proyecto, ya sea de forma individual o colectiva, así como también cuándo deberían iniciarse las actividades de adquisición, tales como el reclutamiento.
1.3.3.3 Criterios de liberación

Annotations:

  • Se debe definir en qué momento los miembros del proyecto deberán ser liberados con respecto a sus responsabilidades. Hacerlo en el momento óptimo puede ayudar a disminuir costes
1.3.3.4 Necesidades de formación

Annotations:

  • Si se espera que los miembros del equipo que se asignarán no tendrán las competencias necesarias, puede desarrollarse un plan de formación como parte del proyecto.
1.3.3.5 Reconocimiento y recompensas

Annotations:

  • Criterios claros respecto a las recompensas y un sistema planificado para su uso fomentarán y reforzarán los comportamientos deseados. Para ser efectivos, el reconocimiento y las recompensas deben basarse en las actividades y en el rendimiento a cargo de una persona.
1.3.3.6 Cumplimiento

Annotations:

  • El plan de gestión de personal puede incluir estrategias para cumplir con las regulaciones gubernamentales aplicables, los contratos con los sindicatos y las demás políticas de recursos humanos establecidas.
1.3.3.7 Seguridad

Annotations:

  • Las políticas y los procedimientos que protegen a los miembros del equipo de los peligros relacionados con la seguridad pueden incluirse en el plan de gestión de personal así como también en el de registro de riesgos.
2 2.- Adquirir el equipo del proyecto

Annotations:

  • Obtener los recursos humanos necesarios para concluir el proyecto.
2.1 Entradas
2.1.1 Factores ambientales de la empresa

Annotations:

  • Los miembros del equipo del proyecto se obtienen de todas las fuentes disponibles, tanto internas como externa. Se deben tomar en cuenta factores como: Disponibilidad, capacidad, experiencia, intereses, coste
2.1.2 Activos de los procesos de la organización

Annotations:

  • Una o más de las organizaciones que participan en el proyecto pueden tener políticas, guías o procedimientos que rigen las asignaciones de personal. Basarse en los procesos ya definidos por cada organización.
2.1.3 Roles y responsabilidades

Annotations:

  • Los roles y las responsabilidades definen los cargos, las habilidades y las competencias que requiere el proyecto
2.1.4 Organigramas del proyecto

Annotations:

  • Los organigramas del proyecto proporcionan una descripción general acerca de la cantidad de personas necesarias para el proyecto
2.1.5 Plan de gestión de personal

Annotations:

  • El plan de gestión de personal, junto con el cronograma del proyecto, identifica los períodos durante los cuales se necesitará a cada miembro del equipo del proyecto y otra información importante para la adquisición del equipo del proyecto
2.2 Herramientas y técnicas
2.2.1 Asignación previa

Annotations:

  • En algunos casos, los miembros del equipo del proyecto se conocen de antemano; es decir, han sido asignados previamente. En algunos casos resulta conveniente utilizar la experiencia previa como criterio de selección.
2.2.2 Negociación

Annotations:

  • En muchos proyectos, las asignaciones de personal se negocian.
2.2.3 Adquisición

Annotations:

  • Cuando la organización ejecutante carece del personal interno necesario para concluir el proyecto, los servicios requeridos pueden adquirirse de fuentes externas. Esto puede implicar contratar consultores individuales o subcontratar trabajo a otra organización.
2.2.4 Equipos virtuales

Annotations:

  • Los equipos virtuales pueden definirse como grupos de personas con un objetivo común, que cumplen con sus roles pasando poco o nada de tiempo en reuniones cara a cara.
2.3 Salidas
2.3.1 Asignaciones del personal del proyecto

Annotations:

  • Se considera que el proyecto está dotado de personal cuando se han asignado las personas apropiadas para trabajar en él.
2.3.2 Disponibilidad de recursos

Annotations:

  • La disponibilidad de recursos documenta los períodos de tiempo que cada miembro del equipo del proyecto puede trabajar en el proyecto.
2.3.3 Plan de gestión de personal (actualizaciones)

Annotations:

  • A medida que determinadas personas cumplen con los roles y las responsabilidades del proyecto, es posible que sea necesario realizar cambios en el plan de gestión de personal, porque rara vez las personas se ajustan exactamente a los requisitos de personal planificados. Otros motivos por los que puede modificarse el plan de gestión de personal incluyen ascensos, jubilaciones, enfermedades, polémicas de rendimiento y cambios en la carga de trabajo.
3 3.- Desarrollar el equipo del proyecto

Annotations:

  • Mejorar las competencias y la interacción de los miembros del equipo para lograr un mejor rendimiento del proyecto.
3.1 Entradas
3.1.1 Asignaciones del personal del proyecto

Annotations:

  • Los documentos de asignación de personal del proyecto identifican a las personas que integran el equipo.
3.1.2 Plan de gestión de personal

Annotations:

  • El plan de gestión de personal identifica las estrategias y los planes de formación para desarrollar el equipo del proyecto.
3.1.3 Disponibilidad de recursos

Annotations:

  • La información de disponibilidad de recursos identifica cuándo los miembros del equipo del proyecto pueden participar en las actividades de desarrollo del equipo.
3.2 Herramientas y técnicas
3.2.1 Habilidades de dirección general

Annotations:

  • Las habilidades como la empatía, la influencia, la creatividad y la facilitación del grupo son activos valiosos al gestionar el equipo del proyecto.
3.2.2 Formación

Annotations:

  • La formación incluye todas las actividades diseñadas para mejorar las competencias de los miembros del equipo del proyecto. La formación puede ser formal o informal. Algunos ejemplos de métodos de formación incluyen la formación en aulas, por Internet, basada en ordenadores, en el lugar de trabajo a cargo de otro miembro del equipo del proyecto, tutoría y entrenamiento.
3.2.3 Actividades de desarrollo de equipos

Annotations:

  • Las actividades de desarrollo de equipos pueden variar desde un punto del orden del día de cinco minutos en una reunión de revisión del estado de la situación hasta una experiencia fuera del lugar de trabajo, facilitada profesionalmente, y diseñada para mejorar las relaciones interpersonales.
3.2.4 Reglas básicas

Annotations:

  • Las reglas básicas establecen expectativas claras acerca del comportamiento aceptable por parte de los miembros del equipo del proyecto. El compromiso con pautas claras desde las fases tempranas reduce los malos entendidos y aumenta la productividad.
3.2.5 Reubicación

Annotations:

  • La reubicación implica colocar a muchos o a todos los miembros del equipo del proyecto más activos en el mismo lugar físico para mejorar su capacidad de actuar como equipo. Puede ser temporal o a lo largo de todo el proyecto.
3.2.6 Reconocimiento y recompensas

Annotations:

  • Parte del proceso de desarrollo del equipo implica reconocer y recompensar el comportamiento deseable. Los planes originales relativos a las formas de recompensar a las personas se desarrollan durante la Planificación de los Recursos Humanos. Las decisiones de otorgamiento de premios se toman, formal o informalmente, durante el proceso de gestión del equipo del proyecto, a través de evaluaciones de rendimiento
3.3 Salidas
3.3.1 Evaluación del rendimiento del equipo

Annotations:

  • A medida que se implementan esfuerzos de desarrollo, como por ejemplo la formación, el desarrollo de equipos y la reubicación, el equipo de dirección del proyecto realiza evaluaciones informales o formales de la efectividad del equipo del proyecto.
4 4.- Gestionar el equipo del proyecto

Annotations:

  • Hacer un seguimiento del rendimiento de los miembros del equipo, proporcionar retroalimentación, resolver polémicas y coordinar cambios a fin de mejorar el rendimiento del proyecto.
4.1 Entradas
4.1.1 Activos de los procesos de la organización

Annotations:

  • El equipo de dirección del proyecto debe utilizar las políticas, los procedimientos y los sistemas de recompensa de los empleados de una organización durante el transcurso de un proyecto. Deben ponerse a disposición del equipo de dirección del proyecto, como parte del proceso de dirección de proyectos, cenas de reconocimiento de la organización, certificados de agradecimiento, boletines informativos, tableros de anuncios, sitios Web, estructuras de bonificaciones, indumentaria de la empresa y otros beneficios extra de la organización.
4.1.2 Asignaciones del personal del proyecto

Annotations:

  • Las asignaciones del personal del proyecto proporcionan una lista de los miembros del equipo del proyecto que debe ser evaluada durante este proceso de seguimiento y control.
4.1.3 Roles y responsabilidades

Annotations:

  • Una lista de los roles y las responsabilidades del personal se utiliza para supervisar y evaluar el rendimiento
4.1.4 Organigramas del proyecto

Annotations:

  • Los organigramas del proyecto proporcionan una imagen de las relaciones de informe entre los miembros del equipo del proyecto
4.1.5 Plan de gestión del personal

Annotations:

  • El plan de gestión de personal detalla los períodos durante los cuales se espera que los miembros del equipo trabajen en el proyecto, junto con información como planes de formación, requisitos de certificación y polémicas de cumplimiento
4.1.6 Evaluación del rendimiento del equipo

Annotations:

  • El equipo de dirección del proyecto realiza evaluaciones formales o informales constantes del rendimiento del equipo del proyecto. Al evaluar continuamente el rendimiento del equipo del proyecto, pueden llevarse a cabo acciones para resolver polémicas, modificar la comunicación, tratar los conflictos y mejorar la interacción del equipo.
4.1.7 Información sobre el rendimiento del trabajo

Annotations:

  • El equipo de dirección del proyecto observa directamente el rendimiento de los miembros del equipo a medida que éstos trabajan. Al gestionar el equipo del proyecto se tienen en cuenta observaciones relacionadas con áreas tales como la participación del miembro del equipo en las reuniones, el seguimiento de puntos de acción y la claridad de comunicación.
4.1.8 Informes de rendimiento

Annotations:

  • Los informes de rendimiento proporcionan documentación acerca del rendimiento en comparación con el plan de gestión del proyecto. Algunos ejemplos de áreas de rendimiento que pueden ayudar en la gestión del equipo del proyecto incluyen los resultados del control del cronograma, del control de costes, del control de calidad, de la verificación del alcance y de las auditorías de adquisición.
4.2 Herramientas y técnicas
4.2.1 Observación y conversación

Annotations:

  • La observación y la conversación se usan para mantenerse en contacto con el trabajo y las actitudes de los miembros del equipo del proyecto. El equipo de dirección del proyecto supervisa indicadores, como por ejemplo el avance en relación con los productos entregables del proyecto, los logros que son motivo de orgullo para los miembros del equipo y las polémicas interpersonales.
4.2.2 Evaluaciones del rendimiento del proyecto

Annotations:

  • La necesidad de realizar evaluaciones formales o informales del rendimiento del proyecto depende, entre otras cosas, de la duración del proyecto y de la complejidad del mismo. Los miembros del equipo del proyecto reciben retroalimentación de las personas que supervisan su trabajo del proyecto. Los objetivos pueden ser aclarar roles y responsabilidades, que los miembros del equipo reciban retroalimentación, descubrir polémicas, desarrollar planes de formación. 
4.2.3 Gestión de conflictos

Annotations:

  • Una gestión de conflictos exitosa tiene como resultado una mayor productividad y relaciones laborales positivas. Fuentes de conflicto incluyen recursos escasos, prioridades del cronograma y estilos de trabajo personales.
4.2.4 Registro de polémicas

Annotations:

  • A medida que surgen polémicas durante el transcurso de la gestión del equipo del proyecto, un registro escrito puede documentar quiénes son las personas responsables de resolver polémicas específicas antes de una fecha objetivo.
4.3 Salidas
4.3.1 Cambios solicitados

Annotations:

  • Cuando se prevé que las polémicas relativas al personal van a afectar al plan del proyecto, por ejemplo haciendo que se extienda el cronograma o se exceda el presupuesto, puede procesarse una solicitud de cambio a través del proceso Control Integrado de Cambios
4.3.2 Acciones correctivas recomendadas

Annotations:

  • Los cambios en el personal pueden consistir en transferir personas a diferentes asignaciones, externalizar algunos trabajos y reemplazar a los miembros del equipo que abandonan el proyecto.
4.3.3 Acciones preventivas recomendadas

Annotations:

  • Las acciones preventivas pueden incluir formación cruzada para reducir los problemas durante las ausencias de miembros del equipo del proyecto, aclaración adicional de los roles para asegurar que se cumplan todas las responsabilidades, y tiempo personal adicional en previsión del trabajo extra que puede ser necesario en el futuro cercano para cumplir con los plazos del proyecto.
4.3.4 Activos de los procesos de la organización (actualización)
4.3.4.1 Entrada de las evaluaciones de rendimiento de la organización

Annotations:

  • Generalmente, el personal del proyecto debe estar preparado para proporcionar información para las evaluaciones periódicas por parte de la organización, del rendimiento de cualquier miembro del equipo del proyecto con quien interaccione de forma significativa. En otras palabras, consiste en tener a la mano las evaluaciones de los integrantes del equipo.
4.3.4.2 Documentación sobre lecciones aprendidas

Annotations:

  • Todos los conocimientos adquiridos durante el proyecto deberían documentarse, a fin de que pasen a formar parte de la base de datos histórica de la organización. Por ejemplo: organigramas del proyecto, reglas básicas, procedimientos para equipos virtuales, habilidades o competencias especiales descubiertas en los miembros del equipo, polémicas y soluciones documentadas. 
4.3.5 Plan de gestión del proyecto (actualizaciones)

Annotations:

  • Algunos ejemplos de información de actualización del plan incluyen nuevos roles de los miembros del equipo del proyecto, formación adicional y decisiones relativas a recompensas.

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