1 Proceso Ordenación Documental

Natalia Barrera
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Mapa conceptual de la lectura dejada en clase acerca del Proceso de Ordenación Documental

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Natalia Barrera
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1 Proceso Ordenación Documental
1 Se relaciona con
1.1 Proceso de Clasificación
1.1.1 Que forman el:
1.1.1.1 Operación archivística realizada dentro del proceso de organización que consiste en establecer secuencias naturales, cronológicas y/o alfabéticas, dentro de las categorías o grupos definidos en la clasificación. Aquí se dá la disposición física de documentos: Cuales van primero y cuales después
1.1.1.1.1 ¿Dónde comienza la ordenación?
1.1.1.1.1.1 Donde se da por terminado la clasificación, es decir, ahora se aplica una serie documental, una secuencia determinada y un relación recíproca de sus partes
1.1.1.1.1.1.1 Es el proceso en el cual se establecen las diferenciones de las agrupaciones documentales
1.1.1.1.1.1.1.1 Se tiene en cuenta:
1.1.1.1.1.1.1.1.1 PRINCIPIO DE PROCEDENCIA
1.1.1.1.1.1.1.1.1.1 Se dedica a la conservación de los documentos dentro del fondo documental al que naturalmente pertenece. Principio fundamental de la teoría archivística que establece que los documentos producidos por una institución u organismo no deben mezclarse con los de otros.
1.1.1.1.1.1.1.1.2 PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL o PRINCIPIO HISTÓRICO
1.1.1.1.1.1.1.1.2.1 Es aquella herramienta metodológica para proceder a la organización de archivos
1.1.1.1.1.1.1.1.2.1.1 Se utiliza para:
1.1.1.1.1.1.1.1.2.1.1.1 Reconstruirlo donde este se ha perdido
1.1.1.1.1.1.1.1.2.1.1.2 Evitar pérdida del orden original
1.1.1.1.1.1.1.1.2.1.1.3 Algunas causas para que se produzca desorden documental son:
1.1.1.1.1.1.1.1.2.1.1.3.1 Desconocimiento trámites
1.1.1.1.1.1.1.1.2.1.1.3.2 Ausencia Manuales
1.1.1.1.1.1.1.1.2.1.1.3.3 Desconocimiento funciones
1.1.1.1.1.1.1.1.2.1.1.3.4 Interrupción de trámites
1.1.1.1.1.1.1.1.2.1.1.3.5 Series facticias y expedientes desagregados
1.1.1.1.1.1.1.1.2.1.1.3.6 Procesos incorrectos
1.1.1.1.1.1.1.1.2.1.1.3.7 Documentos facilitativos y sustantivos
1.1.1.1.1.1.1.1.2.1.1.3.8 Falta herramientas
1.1.1.1.1.1.1.1.2.1.1.3.9 Uso generalizado
1.1.1.1.1.1.1.1.3 Con este proceso, se contribuye a:
1.1.1.1.1.1.1.1.3.1 La Organización administrativa y organización documental
1.1.1.1.1.1.1.1.3.2 El Conocimiento Histórico institucional
1.1.1.1.1.1.1.1.3.3 y Facilita:
1.1.1.1.1.1.1.1.3.3.1 El acceso a la información
1.1.1.1.1.1.1.1.3.3.2 La comprensión documental
1.1.1.1.1.1.1.1.3.3.3 La facilidad de estudio y análisis del contenido
1.1.1.1.2 Se pueden ejecutar teniendo en cuenta losSISTEMAS DE ORDENACIÓN
1.1.1.1.2.1 pueden ser:
1.1.1.1.2.1.1 NUMÉRICOS
1.1.1.1.2.1.1.1 SIMPLES: Consisten en disponer los documentos en forma consecutiva progresivamente en obediencia a la numeración
1.1.1.1.2.1.1.2 CRONOLÓGICOS: Consiste en colocar un documento detrás del otro en forma secuencial de acuerdo a la fecha de trámite (Año, Mes, Día)
1.1.1.1.2.1.2 ALFABÉTICOS
1.1.1.1.2.1.2.1 ONOMÁSTICOS: Primer apellido, segundo apellido y nombre
1.1.1.1.2.1.2.2 TOPONÍMICOS: Por nombres de lugares
1.1.1.1.2.1.2.3 TEMÁTICOS: Por el asunto o tema de contenido
1.1.1.1.2.1.3 ALFANUMÉRICOS
1.1.1.1.2.1.3.1 Los datos que se cruzan no serán separables, siempre estarán asociados
1.1.2 Operación archivistica que consiste en el establecimiento de las categorías o grupos que reflejan la estructura jerárquica del fondo
1.1.2.1 ¿Hasta dónde llega la clasificación?
1.1.2.1.1 FINALIZA: Determinando las más pequeñas series documentales con los tipos documentales que la conforman
1.1.2.1.1.1 El final es la conformación de series y subseries que pertenecen a una unidad administrativa ubicada en una estructura institucional que ejecuta funciones
1.1.2.1.1.2 Para lograrlo se necesita:
1.1.2.1.1.2.1 UNIDADES ADMINISTRATIVAS
1.1.2.1.1.2.2 DETERMINACIÓN FUNCIONES DE UNIDADES
1.1.2.1.2 EMPIEZA: Determinando la agrupacíon documental más grande
1.2 Proceso de ordenación
1.3 Proceso de Descripción
1.3.1 PROCESO DE ORGANIZACIÓN
1.3.1.1 Compuesto por etapas como:
1.3.1.1.1 Clasificación
1.3.1.1.2 Ordenación
1.3.1.1.2.1 SERIE DOCUMENTAL
1.3.1.1.2.1.1 Es el testimonio material de las funciones que lleva a cabo el productor
1.3.1.1.2.1.1.1 SUBSERIES
1.3.1.1.2.1.1.1.1 Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie y jerarquizan e identifican en forma separada los tipos documentales
1.3.1.1.2.1.1.1.1.1 TIPOS DOCUMENTALES
1.3.1.1.2.1.1.1.1.1.1 Es el elemento fundamental de una serie documental. Es el resultado físico de una actividad llevada a cabo en las unidades administrativas por las funciones que le han sido asiganadas
1.3.1.1.2.1.1.1.1.1.1.1 EXPEDIENTE
1.3.1.1.2.1.1.1.1.1.1.1.1 Conjunto de tipos de documentos que tratan del mismo asunto o materia, producido a medida que se desarrollan los trámites
1.3.1.1.2.2 FOLIACIÓN
1.3.1.1.2.2.1 Consiste en dar numero consecutivo desde el 1 hasta el 200 a todos los folios escritos en cada unidad administrativa
1.3.1.1.2.2.1.1 Antes de realizarse se debe:
1.3.1.1.2.2.1.1.1 Realizar las valoraciones primarias
1.3.1.1.2.2.1.1.2 Ordenar cronológicamente
1.3.1.1.2.2.1.2 Durante su realización se debe:
1.3.1.1.2.2.1.2.1 Tener cuidado de no repetir ni omitir numeros
1.3.1.1.2.2.1.2.2 Numerar consecutivamente respecto de los demás documentos que lo integren
1.3.1.1.2.2.1.3 Su objeto es dar fé de la responsabilidad de los productores documentales. Es constitutivo del inventario único documental y requisito ineludible para las transferencias
1.3.1.1.3 Descripción

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