CLASIFICACION DE LAS CUENTAS

Hugo Rojas
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CLASIFICACION DE LAS CUENTAS

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CLASIFICACION DE LAS CUENTAS Se conoce con el nombre de cuentas al método empleado para anotar la acumulación de los aumentos y/o disminuciones de las operaciones normales del negocio. De acuerdo con su naturaleza, las cuentas se afectan por su lado debito (cargo) o por su lado crédito (abono). Los grupos de cuentas que conforman un sistema de contabilidad se clasifican en las siguientes categorías: Cuentas reales o permanentes, identificadas como Activos, Pasivos y Patrimonio (Capital). Cuentas nominales, representadas por Ingresos, Costos y Gastos. Cuentas de orden o de memorando. Cuentas reales o permanentes (cuentas del Balance General) Son aquellas cuentas que identifican y muestran la situación económica de una empresa natural o jurídica, están consideradas como Activo, Pasivo y Patrimonio. Se denominan cuentas reales porque no se cierran o saldan al final de cada período contable ya que se refieren a las cuentas que representan los bienes, las obligaciones y la inversión de los dueños y/o accionistas. En estas cuentas el balance o saldo al final de cada período contable debe ser el valor inicial del período contable inmediatamente, inmediatamente siguiente, además constituyen las cuentas del balance general. BALANCE GENERAL Estado financiero que identifica la posición económica de las empresas a través de los bienes (activos), obligaciones (pasivos) e inversión (patrimonio) de los dueños, accionistas o socios. Este estado financiero también se conoce con el nombre de Balance de Situación. Su presentación puede hacerse en forma de cuenta (horizontal) o de informe (vertical). ACTIVOS Constituye la fuente económica que posee un negocio y que espera beneficios de los eventos financieros. Su saldo y aumento se hace por el lado débito, como se muestra en la siguiente tabla: CUENTAS DE ACTIVO Débito Crédito 1.Entrada de Efectivo 1.Salida de efectivo 2.Adquisición de maquinaria y equipo 2.Compras de contado 3.Ventas y/o servicios a crédito 3.Ventas de un bien 4.Adquisicón de mercancía para la venta 4.Ajustes 5.Pagos anticipados 6.Permiten ajustes De acuerdo con la Norma Internacional de Contabilidad N°1 (NIC 1), en el balance general o Balance de Situación los activos se clasifican en Activos Corrientes y Activos no Corrientes. ACTIVOS CORRIENTES O CIRCULANTES: Son los bienes o recursos que se utilizan para designar el efectivo: Caja y Banco, así mismo son los recursos o bienes que se espera sean convertidos en dinero como Cuentas y efectos por Cobrar e Inventario de Mercancía, también son los bienes destinados a ser consumidos durante el ciclo de operaciones de un período corto (de uno a 12 meses), es decir los gastos prepagados, el parágrafo 57 de la NIC 1, clasifica los activos como corrientes cuando se cumplen algunos de los siguientes criterios: a. Se espera realizar, o se pretende vender o consumir, en el transcurso del ciclo normal de la operación de la entidad. b. Se mantengan fundamentalmente con fines de negociación. c. Se espera realizar dentro del período de los 12 meses posteriores a la fecha de balance; d. Se trate de efectivo u otro equivalente al efectivo (tal y como se define en la NIC 7 Estados de Flujos de Efectivo), cuya utilización no esté restringida para ser intercambiado o usado para cancelar un pasivo, al menos dentro de los 12 meses siguientes a la fecha del balance. A continuación se lista una serie de cuentas que representan algunos ejemplos de las cuentas que pertenecen al Activo Corriente: þ Caja: Cuenta que identifica el efectivo recibido por concepto de ventas y/o servicios al contado, o abonos de clientes (Cuentas por Cobrar). Dicho efectivo está representado en billetes, monedas, cheques recibidos de los clientes, los cuales posteriormente deben ser depositados en la cuenta del banco. þ Banco: Cuenta que identifica el efectivo bajo custodia de una institución financiera o de crédito que ha sido depositado por las operaciones normales del negocio, con el fin de emitir o girar cheques posteriormente para sus desembolsos de efectivo por compras y/o servicios al contado, pago de gastos, abono de proveedores. þ Cuentas por Cobrar: representa la cuenta que sirve para anotar el monto de los ingresos por ventas y/o prestaciones de servicios a crédito, incluyendo el ITBMS (si lo hay) y los abonos recibidos de los clientes. þ Documentos por Cobrar: cuenta que identifica el cobro por las ventas de un bien o servicio y/o servicio prestado. Debe estar debidamente documentada, para lo cual firman letras de cambios y/o pagarés con fecha de vencimiento. þ Inventario de Mercancía: representa la cuenta que identifica el valor del inventario de artículos y/o bienes disponibles para la venta. þ Gastos Prepagados: representa los pagos en efectivo realizados anticipadamente y que serán consumidos y convertidos en gastos en períodos posteriores. Algunos ejemplos de cuentas que pertenecen a esta categoría son: Inventario de Suministros, Seguros Anticipados, Intereses Anticipados e Impuestos Anticipados. Activo no Corriente Son bienes que por su naturaleza no están disponibles para la venta pero permiten la operación de la empresa, según su giro comercial, y son considerados con una vida de larga duración. En este grupo de activos se incluyen las siguientes cuentas: Propiedades, Planta y Equipo, Activo Mantenido para Negociar, Activo Intangible y Otros Activos. Propiedades, Planta y Equipo: son inversiones de capital en bienes duraderos de uso en el desarrollo de las operaciones de un negocio, los cuales no están disponibles para la venta. En la clasificación del Balance General también se conocen como Activos Fijos Tangibles. A este grupo pertenecen las cuentas Terreno, Edificio, Mejoras al Bien Arrendado, Mobiliarios, Equipos y Maquinarias. Además, se incluye la cuenta de Depreciación Acumulada, que representa la acumulación de los cargos aplicados por la pérdida de valor que han sufrido los bienes duraderos a lo largo de su vida útil. A continuación describiremos cada una de dichas cuentas: Ë Terreno: representa el valor de la propiedad adquirida por una empresa para el desarrollo actual y/o futuro de sus operaciones. Ë Edificio: cuenta que identifica el valor del local adquirido para el desarrollo de las actividades de una empresa. Ë Mejoras a la Propiedad Arrendada: representa el valor en efectivo por la construcción y/o adecuación de un local arrendado para el desarrollo de las actividades propias del negocio. Ë Mobiliarios: cuenta que identifica los muebles, escritorios, archivos, estanterías, adquiridos para el desarrollo de una empresa. Ë Equipos: identifica la adquisición de bienes técnicos eléctricos y/o electrónicos para uso de la empresa como por ejemplo, máquinas de escribir, fax, computadoras, impresoras, copiadoras, autos. Ë Maquinarias: representa inversiones en máquinas en máquinas de trabajo para el desarrollo de la empresa como, por ejemplo plantas, tractores, equipos pesados. Ë Depreciación y/o Amortización Acumulada: cuentas para registrar o anotar el desgaste o la pérdida de valor de los bienes duraderos al servicio de la empresa. Se recomienda por cada grupo de activo duradero, llevar una cuenta de depreciación acumulada. A pesar de que está dentro de las cuentas del Activo, esta cuenta tiene saldo crédito. Ë Activo Mantenido para Negociar: esta cuenta representa los bienes que se han adquirido para negociar en el futuro como por ejemplo, propiedades o planta y equipo que no están desarrollando o brindando un servicio en las operaciones del negocio. Estos activos son mantenidos hasta su vencimiento y pueden ser clasificados como disponibles para la venta sí, y solo sí se está seguro de que serán vendidos en una fecha definida. Activos Intangibles: son las cuentas de inversión que no poseen sustancia física y de carácter no monetario pero que desempeñan un papel importante en la empresa es decir, que son aprovechados en las empresas ya que poseen un valor comercial. A esta categoría pertenecen las siguientes cuentas: v Patentes: medio por el cual se identifica el derecho exclusivo de usar, fabricar y vender un activo o bien sin la intervención o prohibición de otras personas o empresas. v Crédito Mercantil: valor excedente en las utilidades estimadas, con respecto al rendimiento normal de los activos netos identificados. También se le conoce como Plusvalía. v Derechos de Autor: autorización concedida por el gobierno con la exclusividad de explotar, comercializar o publicar un activo o bien, producto de su propio esfuerzo. v Marcas de Fábrica: es la cuenta en la que se contabiliza el pago por la utilización de una marca de determinado producto reconocido nacional o internacionalmente, ejemplo: Nestlé, Maggi, Liby, Coca Cola. v Franquicia: derecho concedido para la utilización de un nombre comercial o razón comercial de cadenas de comercio en el ámbito nacional o internacional. Ejemplo: McDonald´s, Kentucky, S/M Rey, S/M El Machetazo y otros. Otros Activos: en esta categoría se incluyen aquellos activos que no se clasifican en las dos categorías anteriores; es decir, los que no se convertirán en efectivo en un período corto, ni forman parte del activo fijo tangible. Algunas cuentas de esta categoría son las siguientes: ü Depósitos de Garantía: cuenta que identifica un desembolso de efectivo para garantizar algún evento, por ejemplo: contrato de alquiler, contrato de electricidad, contrato de servicio telefónico. ü Bonos: se refiere a las adquisiciones y/o inversiones en documentos negociables, cuyo fin es recibir un beneficio, o sea ingresos adicionales por las inversiones, como intereses, comisiones. ü Inversiones: cuenta que registra la adquisición de acciones o títulos de valor con fines de recibir un beneficio o utilidad. ü Costo de Organización: desembolso de efectivo necesario para la formación de una sociedad jurídica. Incluye el pago al Estado de los derechos de constitución y registro en la Oficina de Registro Público, el pago de los honorarios legales a los abogados por sus servicios, las promociones y otros gastos adicionales para dar existencia a la compañía. Estos costos deben ser capitalizados en cinco años o un 20% anual. PASIVO: Obligaciones o deudas de un negocio o persona, o sea el derecho que tienen los acreedores sobres los activos. Como se aprecia en la tabla 2, su saldo y aumento es por el lado crédito. CUENTAS DE PASIVO Débito Crédito 1.Abono a proveedores 1.Compra a crédito a proveedores 2.Pagos a préstamos 2.Servicios recibidos a crédito 3.Pagos de salarios y reservas 3.Préstamos Adquiridos 4.Cargos ingresos diferidos 4.Salarios y reservas por pagar 5.Ajustes 5.Ingresos diferidos 6.Ajustes Clasificación en el Balance De acuerdo con la Norma Internacional de Contabilidad N°1 (NIC 1), en el Balance General o Balance de Situación, los pasivos se clasifican en Pasivos Corrientes y Pasivos no Corrientes. Pasivo Corriente: son las obligaciones o deudas con acreedores que deberán ser cubiertas o pagadas en un período relativamente corto (menos de 1 año). A este grupo de cuentas pertenecen las que se listan a continuación. ó Cuentas por Pagar: cuentas que identifican obligaciones o deudas por la inversión de un bien y/o servicios contratados. Estas cuentas deben estar debidamente documentadas. ó Documentos por Pagar: cuentas que identifican obligaciones o deudas por la inversión de un bien y/o servicios contratados. Estas cuentas deben estar debidamente documentadas, para lo cual se firman letras de cambio y/o pagarés con fecha de vencimiento. ó Cuota Obrero Patronal por Pagar: cuenta que identifica las anotaciones y los pagos de las prestaciones salariales de los empleados y los patronos por concepto de seguro social, seguro educativo, riesgos profesionales e impuesto sobre la renta. ó Salarios por Pagar: cuenta que identifica la obligación del patrono para con los empleados por concepto de salario. ó Impuestos por Pagar: tasas y contribuciones pendientes de pagos con el Estado y/o Municipio, ejemplo: Impuesto sobre la Renta, Tesoro Nacional ITBMS (Impuesto sobre la Transferencia de Bienes Muebles Corporales y Prestaciones de Servicios), Tasa Única, Licencia Comercial, Inmuebles. ó Préstamo: porción corriente. Pasivo no Corriente: también conocido como Pasivo Fijo, representa las obligaciones o deudas que se pagarán en períodos posteriores. Este concepto solo se usa para diferenciar en el Balance General el pasivo a corto plazo de la obligación fija a largo plazo. Para la presentación de este tipo de cuenta en el Balance General solo se considera la información proporcionada por la empresa, con el fin de conocer si la obligación debe ser cubierta en un período relativamente largo, es decir mayor de un año. Ejemplo: una empresa solicita un préstamo por la suma de B/10,000.00 para ser pagado en 5 años; el registro contable identifica el ingreso del efectivo a la cuenta de Banco y la obligación a Préstamos por Pagar, sin embargo al presentar el Balance General a esta misma fecha, en la sección del pasivo debe identificarse el monto del Préstamo por Pagar a Corto Plazo por la suma de 2,000.00y a Largo Plazo el saldo, o sea B/8,000.00. Las cuentas que se listan a continuación son algunas de las que pertenecen al Pasivo no Corriente. Ü Préstamos por Pagar: cuenta que identifica la obligación con una entidad de crédito por concepto de efectivo dado bajo condiciones de cancelarlo con sus respectivos intereses. Ü Hipotecas por Pagar: cuenta que identifica la obligación con una entidad de crédito por concepto de efectivo dado bajo condiciones de cancelarlo con sus respectivos intereses, teniendo como aval un bien o una propiedad. Otros Pasivos: obligaciones que no están clasificadas en las dos categorías anteriores. No están destinadas a ser cubiertas en una fecha definida, sino que están contabilizadas en los controles de registros para su pago en fechas posteriores no definidas. Ejemplo de este tipo de cuentas son las que se describen a continuación: Ø Reservas Acumuladas: Cuentas que identifican deudas u obligaciones registradas mediante el cálculo de las prestaciones laborales, como vacaciones, décimo tercer mes, indemnizaciones, prima de antigüedad. Ø Ingresos no Realizados: cuentas que identifican deudas u obligaciones por concepto de efectivo recibido anticipadamente para que en el futuro se conviertan en ingresos por ventas y/o servicios. PATRIMONIO (CAPITAL) Representa la participación de los dueños, accionistas y/o socios de una empresa natural o jurídica. Está constituido por las aportaciones o inversiones, así como por las utilidades o pérdidas acumuladas a través de los períodos contables, como se observa en la tabla, su saldo y aumento se hace por el lado crédito. CUENTAS DE PATRIMONIO (CAPITAL) Débito Crédito 1.Resultados (pérdidas) del período 1.Aporte de los dueños, accionistas o socios 2.Retiros (empresas naturales) 2.Resultados (Utilidades) del período 3.Pago de dividendos (persona Jurídica) 3.Ajustes 4.Ajustes En el Balance General la sección de Patrimonio (Capital)se presenta según sea la naturaleza del negocio, es decir, si se trata de una persona natural o de una persona jurídica. Persona Natural Existen 3 cuentas para registrar los aportes y los retiros de los socios o accionistas de la empresa, cuando ellos son personas naturales: Capital, Nombre (registra los aportes), Persona, Nombre (registra los retiros) y Utilidades Retenidas (registra los resultados). ð Capital, Nombre: El aporte al Patrimonio (Capital) de la persona o de las personas se debe identificar con el nombre de cada una de ellas y se debe llevar por separado al registro de cada aporte. La cuenta siempre debe identificarse con el nombre de la persona que hace el aporte, por ejemplo: si Néstor Paz aporta para la inversión del negocio o ente económico la cuenta sería: Capital, Néstor Paz, como se muestra en la tabla: CAPITAL, NESTOR PAZ Débito Crédito 1.Distribución de Utilidades 1.Aporte de los dueños 2.Resultados (pérdidas) del período 2.Resultados (Utilidades) del período 3.Retiros personales (cierre del período) 3. Ajustes 4. Ajustes ð Personal, Nombre: se contabilizan todos los retiros del dueño o los dueños por cuentas individuales del negocio y al final del período contable se saldan o eliminan contra el aporte de capital de cada socio. Por ejemplo si en la cuenta de Néstor Paz éste hace un retiro, se registra como se muestra en la tabla: PERSONAL, NESTOR PAZ Débito Crédito 1.Retiros personales (efectivo o bienes) 1.Elimina o salda el retiro contra el Capital 2.Ajustes 2.Ajustes ð Utilidades Retenidas: En esta cuenta se anotan los resultados de cada período contable y se traslada la porción que corresponde a cada socio, para saldar, como se muestra en la tabla. UTILIDADES RENIDAS Débito Crédito 1.Resultado (pérdidas) del período 1.Resultados (Utilidades) del período 2.Elimina o salda contra el Capital 2. Ajustes 3. Ajustes Persona Jurídica (Sociedades Anónimas) En las empresas jurídicas el patrimonio se constituye mediante la adquisición de certificados de aportación, identificados con el nombre de acciones. Así mismo, el resultado de las operaciones se hace a través de la existencia de la corporación, a continuación se transcriben las definiciones relacionadas con el Patrimonio o Capital. ý Capital Social Autorizado: monto del capital autorizado establecido en el pacto social o escritura de constitución debidamente notariada y registrada en el Registro Público, Sección Mercantil. Las mismas pueden ser comunes, con o sin valor nominal, preferidas acumulativas o no acumulativas. ý Acciones no Emitidas: acciones de capital autorizadas pero no vendidas, comprometidas, ni disponibles. ý Acciones Suscritas: acciones de capitales autorizadas y comprometidas pero no pagadas en su totalidad. Estas acciones no generaran dividendos. ý Acciones Emitidas: acciones de capital totalmente pagada y en circulación. Se consideraran las acciones de capital pagado y su cuenta contable es Capital en Acciones, la tabla muestra el funcionamiento de esta cuenta. CUENTAS DE PASIVO Débito Crédito 1.Ajustes 1.Aporte de los accionistas o socios 2. Ajustes ý Utilidades Retenidas: acumulación de los resultados (ganancia o pérdida) obtenidos a través de los períodos contables. También se conoce como cuenta superávit, las utilidades acumuladas podrán ser distribuidas cuando así lo considere la Junta Directiva, con su aprobación, cancelando antes el impuesto causado sobre dividendo, que es el 10%, la tabla muestra el funcionamiento de esta cuenta: UTILIDADES RETENIDAS (SUPERAVIT) Débito Crédito 1. Pagos de dividendos 1.Resultados (ganancia) del período 2. Resultados (pérdidas) del período 2. Ajustes 3. Ajustes ECUACION BÁSICA DE LA CONTABILIDAD Fórmula mediante la cual se expresa la situación económica de una empresa (Balance General) a través de los bienes (Activos), las obligaciones (Pasivos) y el capital (participación de los dueños o accionistas). Dicha fórmula es la siguiente: ACTIVO = PASIVO + CAPITAL La fórmula indica que todos los bienes que posee una empresa (natural o jurídica), pertenecen a los acreedores y a los inversionistas. La identificación y aplicación de las cuentas reales o permanentes nos permiten conocer la situación económica de las empresas naturales y jurídicas del Balance General en forma de informe (vertical) o de cuenta (horizontal), para eso se identifica la clasificación de cada uno de los grupos de cuentas del Activo, Pasivo y Patrimonio, como se muestra en la tabla: CUENTAS NOMINALES (CUENTAS DEL ESTADO DE RESULTADOS) Son aquellas cuentas que miden los resultados de las operaciones financieras de los negocios en un período contable determinado. También se conocen con el nombre de cuentas temporales y están representadas por ingresos, costos y gastos. Al final de cada ejercicio contable (período contable) estas cuentas presentan una utilidad o una pérdida neta, la cual deberá transferirse a la sección Patrimonio (capital), cerrando así los saldos de las cuentas nominales. Ingresos Es la suma monetaria obtenida mediante las ventas o los servicios al contado y/o a crédito, según la naturaleza o actividad del negocio. Las cuentas que se describen a continuación son ejemplo de este tipo de cuentas. Ë Ventas: Cuenta que identifica el ingreso producto de una operación que da un bien a cambio de efectivo o compromiso de cobro. Ë Servicios Prestados: Cuenta que identifica el ingreso por el efecto de honorarios al realizar o prestar un servicio o conocimiento. Las cuentas de ingresos deben identificar si corresponden a actividades grabadas con el impuesto sobre la transferencia de bienes muebles y prestaciones de servicios (ITBMS), grabados con tarifas de 7%, 10% y 15%. Así mismo, deben identificar los ingresos no grabados y exentos, los cuales deben ser incluidos en el clasificador o codificador de cuentas. El saldo y aumento de las cuentas de ingresos se hace por el lado crédito, como se muestra en la tabla. INGRESOS Débito Crédito 1. Ajustes 1. Ventas 2. Cierre período contable 2. Servicios 3. Alquileres 4. Otros 5. Ajustes Costos Las cuentas que pertenecen a este grupo representan el valor de la mercancía adquirida, ya sea para las ventas o para su transformación. Se clasifican según la actividad del negocio; si se trata de una empresa que se dedica a la compraventa de mercancía, es decir, una empresa comercial, las cuentas se clasifican en compras y costo de ventas. Compras Cuenta contable que se utiliza para anotar la adquisición de mercancía para la venta, mediante el sistema de registro físico o periódico, y que al final del período requiere ajustes para transferir el valor neto al inventario de mercancía. Si la empresa es contribuyente del I.T.B.M.S. el codificador de cuenta debe incluir las cuentas según las tarifas de este impuesto (7%, 10%, 15%), así como las compras no grabadas y exentas. En las empresas industriales se considera esta cuenta para anotar la adquisición de materia prima para su transformación. El comportamiento de esta cuenta se muestra en la tabla: COMPRAS Débito Crédito 1.Adquisición de mercancía para la venta 1.Traslado al inventario de mercancía 2. Ajustes 2. Ajustes por error u omisión Costo de Venta Esta cuenta representa el valor de la mercancía vendida. Por ejemplo, si compramos 500 artículos para la venta a un costo unitario de B/5.00 c/u y vendemos 400 artículos a B/8.00 c/u ¿cuál es el costo de venta en la transacción y el valor del inventario final? COSTO DE VENTA E INVENTARIO FINAL DETALLE UNIDAD CADA UNO MONTO Inventario Inicial 0 0 0.00 Compras 500 5.00 2,500.00 Costo de ventas 400 5.00 2,000.00 Inventario inicial 100 500.00 Cuando se conoce el costo de venta, o costo de la mercancía vendida, se puede conocer el Margen de Utilidad sobre la venta en la misma transacción, como se aprecia en la tabla: MARGEN SOBRE LA UTILIDAD VENDIDA DETALLE UNIDAD CADA UNO MONTO Ventas 400 8.00 3,200.00 Costo de ventas 400 5.00 2,000.00 Margen de utilidad 1,200.00