UF 0347 - Sistemas de Archivos y clasificación de documentos

Laura González
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Grado Superior Administración y Gestión Note on UF 0347 - Sistemas de Archivos y clasificación de documentos, created by Laura González on 01/13/2017.

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01. EL ARCHIVO. CONCEPTO Y FINALIDAD.Las empresas públicas o privadas, al realizar transacciones, originan registros, en forma de facturas, pedidos, solicitudes... La mayoría requieren una conservación ordenada y sistemática para una fácil y pronta localización de los mismos si fuera necesario.El archivo en las empresas es muy importante: ya que en él se recopilan los registros (info) en forma organizadaARCHIVAR es una actividad con una finalidad ---> Rapidez y eficacia en la localización de documentosSurge de la necesidad ---> de ordenar y clasificar toda la información manejada en la empresa.DESCRIPCIÓN DE "ARCHIVO":- Fondo documental, conjunto ordenado de documentos producidos o recibidos por una persona física/jurídica en el ejercicio de su actividad- Lugar físico, para la custodia dicho fondo- Institución o servicio que custodia y da tratamiento archivístico al fondoArchivística ---> Ciencia que se ocupa de ---> Técnicas aplicadas a archivosCONCEPTO Y FINES Concepto de Archivo:- Conjunto de documentos de la empresa debidamente ordenados- Lugar donde se conservan estos documentos- Acción del archivo --> implica llevar un orden Finalidad de esta herramienta imprescindible:Objetivos concretos:- Obj. de naturaleza legal- Documentación sobre la marcha del negocio- Documentación que acredita la propiedad de los bienes de la empresa- Obj. de carácter técnicoFINALIDAD GENERAL Recoger documentos Conservar documentos Servir documentos TAREAS Y FUNCIONES Organización y puesta en servicio de la documentación administrativa para la toma de decisiones Asegurar la transferencia periódica al archivo de documentos que ya no son de uso corriente Aplicar principios y técnicas modernas de valoración para seleccionar qué se guarda indefinidamente y qué se destruye Clasificar los fondos y mantener ordenados los documentos en cada etapa (según principios archivísticos) Describir la documentación para facilitar el acceso a la información --> mediante instrumentos y nuevas tecnologías Instalar adecuadamente los documentos mediante locales y equipamiento --> garantizar su conservación íntegra en tiempo Asegurar funciones del archivo queden establecidas y garantizadas --> en un reglamento de servicio DESTINADAS AL SERVICIO DE: Administración o persona generadora (proporcionarle info con rapidez y eficacia) Ciudadanos (ofrecerles info solicitada) Investigación y difusión cultural IMPORTANCIA DEL ARCHIVO- A empresas más grandes --> reciben más y emiten más documentos- Importancia de conservar papeles para desenvolverse en forma más dinámica, útil y eficaz- Documentación archivada se utiliza a diario por los empleados- Encontrar la documentación con facilidad y que vuelva a mismo lugar- Justificación económica --> se mide en los gastos que generaría si no existiera

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1.1. LA CLASIFICACIÓN DE LOS ARCHIVOSClasificación y tipos de archivos más frecuentes: Según tipo de organización: Centralizado ---> Localizado en un solo Departamento. Económico, accesible a todos, responsabilidad localizada, con documentos definidos. Descentralizado ---> En varios Departamentos o distintas partes de la empresa. Mayor confidencialidad, acceso más rápido, acceso de todo el Dpto, siempre alguien responsable. Mixto ---> Mezcla de descentralizado (activo y semiactivo) y centralizado (inactivo). Según sistema de archivos: Horizontales (de carpetas colgantes u horizontales) Verticales (en cajones verticales) Laterales (en armarios) Según soporte: Convencional en papel Informático Microfilm (fotografiar los documentos y reducirlos en rollos o transparencias con una microfilmadora) Según grado de utilización: Activos = habituales y utilizados con bastante frecuencia Semiactivos = raramente usados, frecuencia pequeña Inactivos o pasivos = sin utilidad operativa, interés histórico TIPOS DE ARCHIVOS1. Según categoría jurídica del producto de la documentación:- Públicos --> Entidades públicas- Privados --> Entidades privadasSu finalidad es el servicio = tener uso, servir para algo, por ejemplo para hacer certificados2. Según funciones desarrolladas por entidades generadoras:Según organismos de los que dependen: - En Archivos públicos: Estatales, autonómico, locales, judiciales, militares...- En Archivos privados: Personales (de particulares), nobiliarios (de casa señorial), eclesiásticos, de empresas o compañías mercantiles... A su vez, cada clase agrupa otros, como los de los Ministerios, las Cortes o las Delegaciones dentro de los Estatales. O los históricos de Simancas o de Indias. Según la diversidad de los organismos de los que dependen, pueden ser: sociales, gremiales, deportivos, políticos, eclesiásticos (catedrales, diocesanos, parroquiales...), notariales, educacionales, particulares...3. Según valor predominante y su finalidad:- Archivos administrativos: Valor primario y uso de gestión o administrativo- Archivos históricos: Valor secundario para uso cultural o de investigaciónA veces en instituciones de tradición histórica puede haber de los dos tipos.4. Según edad de los documentos conservados:Gestión, Intermedios, Históricos5. Según ámbito territorial de jurisdicción del organismo productor: Locales, provinciales, regionales y generales.6. Según clase de documentos: Textuales, audiovisuales, cartográficos, informáticos...7. Según materia específica de un conjunto de documentos: Archivos temáticos8. Según posibilidad de recibir transferencias documentales: Abiertos (ampliables) o cerrados (no cabe, no está permitido)REQUISITOS DEL ARCHIVO- Fácil utilización- Actualizado- Flexible (incorporación de más) ---> Cómo? --> decidirlo de antemano- Ni mucho espacio ni elevado coste- Seguridad y conservación garantizada- Controlado, vigilado1.2. SISTEMAS DE CLASIFICACIÓNSistemas de ordenación de la Documentación AdministrativaSeleccionar un criterio de ordenación, por el que se pondrán de forma correlativa según: fecha, nombre, código, territorio, tema...Concepto de ordenación y clasificaciónLa organización y la clasificación de los documentos surge por ---> Necesidad de localización de documentación. Tratamiento de la información es fundamental, todo debe estar bien localizado.Diferencias entre clasificación y ordenación Clasificación = técnicas de identificación y reagrupación sistemática de los datos e informaciones similares Ordenación = codificación = asignar números, letras o símbolos para su acceso ---> ORDENATRIZ La ordenatríz es la palabra clave o parámetro que define cómo se ordena algo. Ej. ApellidosClasificación: Alfabética ----> Orden alfabético de los documentos por algunos de sus atributos. Sencillo uso, ampliable, inclusivo sin mover el resto, dejar señal al sacar algo, determinar Ordenatriz. En expedientes de clientes, proveedores, empleados... Normas: - Para nombres de personas: si personas individuales la ordenatríz es el 1º apellido y si no el 2º, y si apellidos compuestos se consideran unidos. - Para nombres de empresas: la ordenatriz es el 1º sustantivo con significado distintivo, sin lo genérico (ej. no se tiene en cuenta "Bar"). Organismos oficiales se clasifican por denominación genérica. Numérica ----> se asignan nº consecutivos según orden de emisión / llegada o envío. Requiere índices o fichas auxiliares para relacionar nºs con expedientes. Fácil de encontrar, ampliable, se detectan faltas, si no sé el nº no encuentro, no intercalable al ser correlativo. En pedidos, albaranes, facturas, cheques... Mixta ----> Combina la alfabética y la numérica y asigna nºs y letras a cada elemento. Depende de la composicón del código. Rápida localización, inclusivo, difícil clasificación si un documento tiene varios asuntos, complicado. Como el DNI, matrículas, nº trabajador, leyes... Cronológica ----> Según fecha y con secuencia: Año / Mes / Día. Del año remoto al reciente, dentro de cada año meses y de meses los días. En libros contables, libros de actas... Geográfica ----> Por zonas en relación con los documentos: países, CCAA, provincias, municipios... y dentro de ellos otra clasificación por temas o nombres. Fácil uso, subdivisiones, combinable con otras clasificaciones, requiere conocimiento geográfico, si se extrae algo dejar señal. En sucursales geográficas, como en bancos o empresas. Materias ----> Por asuntos comunes y característicos a un grupo de ellos. Ilimitado, sencillo, inclusivo, necesario índice auxiliar. Hay 2 criterios: - Alfabético general de materias (en categorías lógicas con clases y subclases aplicando criterios numéricos y alfanuméricos) - Orden Numérico (asignando nºs correlativos de n cifras en fichas con colores, índices auxiliares... )

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1.3. MANTENIMIENTO FÍSICO DEL ARCHIVOUn sistema de archivo está formado por todos los elementos y materiales necesarios para conservar, retirar y usar la información que se necesite. Equipos y materiales para el archivo: Mobiliario: Armarios, estanterías, carros móviles, archivadores...Carpetas Cartulinas dobladas por la mitad con pestaña y rótulo indicando el contenido. Para introducir documentos en relación al mismo asunto y en relación con alguien o una empresa/institución. Fecha más reciente al frente. Dos tipos (se decide el tipo según volumen de correspondencia que se recibe, que puede ser de 6 a 12 meses): - Individuales Para comunicaciones constantes de activos o personas frecuentes. Se ordenan alfabéticamente, y con la más reciente al frente. Al menos 5 documentos para abrir una. - Misceláneas Para personas no habituales o frecuentes. Carpeta común para varios corresponsales, hogar temporal. Guías: Tarjetas indicadoras de cartón, con pestaña con título. Son separadores. Rótulo: Título de la pestaña superior de la guía. Son identificadores1.4. MANTENIMIENTO DEL ACHIVO INFORMÁTICOEl achivo informático se compone del conjunto de documentos generados por medios electrónicos. Acceso mediante PC. Localización de información más eficiente y acceso más rápido y sencillo.Métodos para indexar o digitalizar: Microfilmación: Mucha información en poco espacio. Un rollo puede almacenar 5000 documentos en 1 DIN A4.Lo positivo: ocupa poco espacio, más seguro, ahorro de tiempo y dinero. Lo negativo: proceso caro, se externaliza, se necesita un lector específico, cintas de corta vida útil. Escaneado El escáner digitaliza el documento físico y lo convierte en texto/imagen. Permite indexar, guardar y catalogar. Unidades de conservación: Dispositivos magnéticos: cinta magnética, disquete, ZIP, pen drive, tarjeta de memoria, disco duro... Dispositivos ópticos: DVD, CD; Blu ray... 1.5. PLANIFICACIÓN DEL ARCHIVOFuncionamiento del archivo:Al organizar las fases del archivo se hace: clasificar, ordenar, describir e instalar --> Así queda todo identificado. En el tratamiento de un archivo, es necesaria la Valoración desde el punto de vista legal, jurídico o informativo en cuanto a su conservación y eliminación, y en cuanto a su reserva y su accesibilidad.Las fases del tratamiento de un archivo documental son: Indentificación: investigación y sistematización de categorías administrativas y archivísticas del fondo. Con el material recogido --> elaboración de cuadros de clasificación ---> instrumento de consulta, para comprobar la organización del fondo documental y aportar datos esenciales de su estructura. Valoración: determinar y analizar los valores primarios y secundarios de los documentos, estableciendo plazos de transferencia, acceso y conservación / eliminación. Descripción: elaboración de instrumentos de información, para facilitar el conocimiento y consulta de los fondos. Difusión: promover y generalizar la utilización de los fondos documentales. Alertar a la empresa sobre su importancia. Mantenimiento del archivo:- Control de la mayoría de la documentación, cuando un grupo de autorizados tienen acceso a ella --> Establecer protocolo de acceso.- Lo ideal es una Ficha de solicitud de la documentación para controlar: qué se extrae y su refª, quién los extrae, cuándo lo extrae, cuando lo debería reponer.- Documentación deberá estar guardada correctamente. Evitar luz, polvo, humedad... todo lo que la pueda deteriorar.- Si guardada en dispositivo digital --> siempre backup para paliar posibles pérdidas. Usar varios soportes: uno para días pares y otro para días impares.- LOPD (Ley Orgánica de Protección de Datos) --> respetar la normativa en materia de protección de datos en la documentación que maneja la empresa. Medidas para que no caiga en manos ajenas.- Hay empresas que se dedican a servicios de gestión documental y almacenaje. Ahorro de espacio y recursos en el mantenimiento del archivo.Proceso de archivo de un documento:Pasos cuando una oficina recibe / crea un documento: Identificar qué clase de documento es y a qué categoría pertenece. Existe ya o es necesario crearla? Identificar a qué serie documental pertenece ¿¿Ejemplo?? Buscar clase, subclase y división del cuadro de clasificación a la que pertenece el documento. De lo general a lo concreto del cuadro. Subdivisiones adicionales si fuera necesario definir más el contenido. Anotar la clasificación a lápiz en ángulo superior derecho del documento. Notación = código y título. Así situamos el documento en el nivel correspondiente del cuadro de clasificación y luego podremos archivarlo y recuperarlo ordenadamente. Clasificación del documento aplicando código y título de clasificación. También notación en la carpeta, para describir el expediente. En general esta notación coincide con la de los documentos que contiene, aunque a veces los documentos se clasifican con subdivisiones o títulos de niveles más bajos que los del expediente. Normas que regulan la conservación de documentos:Un archivo para una empresa es imprescindible por 2 razones:- Por imperativo legal: 6 años aunque cese la actividad de la empresa. El Código de Comercio obliga a conservar libros y documentación que genere derechos y obligaciones de la empresa.- Por interés propio: para toma de decisionesLas funciones del archivo son: Guardar, conservar y custodiar la información Facilitar rápida y cómodamente la documentación Constituir un centro activo de información Cumplir con las disposiciones legales Libros obligatorios:Los que reflejan los aspectos contables de la actividad empresarial: Libros de Inventarios y cuentas Anuales (Balance, Pérdidas y Ganancias, Memoria, Estado de flujos de efectivo, Estado de cambios del Patrimonio Neto), Libro Diario y libro de Actas.Libros auxiliares: Los que facilitan el almacenamiento de la información: libro de Clientes (BBDD de clientes), libro de Caja, libro Mayor (operaciones contables agrupadas por códigos de cuentas). No son obligatorios.Libros de registro: Recogen el detalle de operaciones de ciertos documentos. Son obligatorios el libro de facturas emitidas (ingresos), libro de facturas recibidas (gastos) y bienes de inversión (amortización).Documentación mercantil: Debe conservarse durante 6 años: facturas y documentación relacionada con impuestos de cada actividad empresarial. Facturas: conservar copia y original de emitidas y recibidas.Docum. de carácter interno: No obligatoria. Se conserva el tiempo oportuno y luego se destruye.Docum. especiales: Se conservan de forma indefinida. Son escrituras de propiedad, estatutos fundacionales, certificados de inscripciones oficiales, etc.Documentación sociolaboral: Se conserva 6 años: los libros de registro relacionados con los trabajadores, como el libro de visitas. Se conserva 5 años: los contratos de trabajo, los justificantes de pago de salarios y liquidación de seguros sociales.Destrucción de documentosDestruir todo aquello que no aporte valor, porque su almacenamiento implicaría un coste adicional. Se realiza mediante máquinas especiales ---> para garantizar información confidencialidad ---> respetar y cumplir LOPD.Confidencialidad y seguridad de la informaciónLa información y el conocimiento otorgan ventaja y poder sobre otros. Primero surgieron las bibliotecas --> servicios de inteligencia --> espionaje industrial + contraespionaje. Con el crecimiento de la tecnología, el cuidado de la información es crucial. La seguridad de la información = medidas preventivas y reactivas que se toman para proteger la información y mantener su confidencialidad, disponibilidad e integridad. Manejo basado en la tecnología, información centralizada y de alto valor. Puede ser divulgada, mal utilizada, borrada o saboteada, y esto la pone en riesgo.Seguridad de la información =/ Seguridad informáticaSegún acceso a la información: Crítica: indispensable para la operación de la empresa Valiosa: activo de la empresa muy valioso Sensible: conocida por las personas autorizadas Riesgo: vulnerabilidades y amenazas que pueden ocurrir sin previo aviso y producir pérdidas Seguridad: forma de protección contra riesgos. La seguridad de la información comprende aspectos como: disponibilidad / comunicación / identificación de problemas / análisis de riesgos / integridad / confidencialidad / recuperación de riesgos Integridad: busca mantener datos sin alteraciones o modificaciones no autorizadas, mantenerla exactamente como se generó. Disponibilidad: encontrar la información a disposición de quienes deben acceder a ella, personas autorizadas y cuando lo requieran. Auntenticación o autentificación: identificar al generador de la información, y no suplantaciones. En sistemas informáticos se consigue con uso de usuarios y contraseñas de acceso. Fundamentos metodológicosCriterios a cumplir por el sistema de clasificación: Lógica: cómo me piden los documentos y cómo necesitaremos la información Rigor: establecer normas de funcionamiento y seguirlas sin excepciones Sencillez: forma de archivo más sencilla Previsión: que sirva para hoy y para el futuro

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Ejemplo de método de trabajo: Consultar (legislación y normas internas que nos afecten, manual de procedimientos de la empresa, organigrama, informes, memorias anuales, manuales de archivística, contacto con oficinas con experiencia previa...) Analizar (organización y entorno con DAFO y problemas) Reunión (de responsables de empresa y expertos en esta temática para hacer análisis del problema, fijar objetivos y llegar a acuerdos) Plan de actuación (organización de documentos, elaboración de índices, archivo y destrucción de documentos) Ejemplo Departamento de RRHH Fondo: Departamento de RRHH Subfondo: Gestión de personal Serie: Contratos Expediente: Carpeta de cada trabajador En cuadro de índice numérico1. Administración --> 1.1. Compras, 1.2. Contabilidad, 1.3. Impuestos, 1.4. Nóminas2. Marketing --> 2.1. Folletos, 2.2. Informes, 2.3. Presupuestos3. Ventas --> 3.1. Informes, 3.2. Planes4. Personal --> 4.1. Formación, 4.2. Promoción, 4.3. Seguridad Social, 4.4. VacacionesEjemplo clínica dentistaEstudiar la documentación -- no se genera mucha, así que la guardo en un archivador para los próximos 2 años - dónde lo ubico y bajo qué condiciones - cada archivo con carpetas colgantes para los documentos - Bloques por temas - Dentro de "Pacientes" pondré los expedientes de los clientes por "Ape, Nom" alfabéticamente - En cada expediente, documentos por fecha de entrada - Último documento siempre el más reciente - Documentos irrelevantes se destruirán a los 3 meses (Ej. presupuestos) - Creación de BBDD con índice de temas que se archivan - Apartado de "Registro" para ir introduciendo las entradas y salidas de los expedientes. Manual de archivo de una empresaLista del 1 al 14, apartados que tendré que definir en el manual de archivo.Miembros de la empresa --> deben conocer procedimientos de acceso a la información. Procedimientos recogidos en manual de procedimiento, que se puede realizar mediante diagramas de flujo o flujogramas.1.6. FLUJOGRAMASRepresentación gráfica de una secuencia de actividad de un proceso. Simplifica o facilita el análisis de un proceso para identificar sus entradas, salidas y puntos críticos. Se basa en uso de simbología, para representar operaciones específicas.Tipos de flujograma: Vertical con columnas (símbolos) y líneas (secuencias de los pasos). Horizontal para destacar participantes y sectores que intervienen en el procedimiento. Bloques (secuencia de bloques encadenados, cada bloque con un significado, es el más sencillo) Pasos para el diseño y elaboración del flujograma: Definir el proceso a elaborar. Elegir lo importante y seleccionar un proceso desde el punto de vista del cliente. Elaborar flujo e identificar sus bloques de actividades Organizar grupo que integre personas implicadas en actividades Definir etapas y describir actividades y productos resultantes de cada una de ellas Identificar responsables de cada actividad Examinar si se corresponde con la práctica y corregir lo necesario

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02. UTILIZACIÓN Y OPTIMIZACIÓN DE SISTEMAS INFORMÁTICOS DE OFICINA1. ANÁLISIS DE SISTEMAS OPERATIVOSOrdenador compuesto por dos conjuntos de elementos: hardware y software. Hardware = Máquina. Software = programas. Con el software accedemos al hardware, y un sistema operativo pone en contacto al usuario con el ordenador.Características y tipos de sistemas operativosEl software se clasifica en:- Programas de sistema: controlan la operación del pc. El fundamental de ellos --> Sistema operativo (S.O.) Sistema Operativo: Controla todos los recursos de la computadora y proporciona la base para los programas de aplicación que luego instalaremos.- Programas de aplicación: resuelven problemas para usuarios¿Qué es un sistema operativo?Proporciona al usuario una forma accesible y sencilla de trabajar con el procesador central del ordenador. Indispensable para que el PC sea útil. Agrupa programas que permiten al usuario utilizar la máquina. Su objetivo es optimizar todos los recursos del sistema.Características de los sistemas operativosConveniencia, eficiencia, habilidad para evolucionar, encargado de administrar el hardware, relacionar dispositivos, organizar datos, manejar las comunicaciones en red, procesamiento de datos, facilitar entradas y salidas.Funciones de los sistemas operativos Interpreta los comandos para que el usuario se comunique con el ordenador Coordina y manipula el hardware y sus dispositivos Organiza archivos en dispositivos de almacenamiento Gestiona errores de hardware y pérdida de datos Servir de base para la creación de software que funcione ok en cualquier marca Configurar el entorno para el uso del software y los periféricos Categoría de los sistemas operativos Multitareas --> Procesa varias tareas al mismo tiempo Ej. Aplicaciones se cargan al mismo tiempo Monotareas --> Manejar un proceso en cada momento o ejecuta tareas de una en una. Ej. Imprime y no puede hacer nada más Monousuario --> Atienden a 1 usuario solamente. Multiusuario --> Atienden a 2 o más usuarios a la vez y comparten mismos recursos. Fraccionamiento del tiempo (Timesharing). Secuencia por lotes --> Ejecución de comandos sin intervención del usuario (Batch). Tiempo real --> Procesa al instante las instrucciones recibidas y muestra el resultado. Respuestas rápidas. En sistemas monousuario. Tiempo compartido --> Acceso a un sistema por varias personas al mismo tiempo.Microsoft WindowsTiene 2 gamas: Gama destinada a usuarios finales: Windows 95, 98, Me, XP, Vista, 7, 8 y 10. Pensados para Ej. --> abrir documentos, consultar Internet o ver vídeos. Gama destinada a servidores: Windows NT, Server 2000, 2003, 2008 y 2012. Pensados para servicios de red, impresión, compartir programas y ficheros.GNU/LinuxHerencia de Unix y creado por Linus Torvalds. Código fuente publicado, accesible y modificable. Kernel (núcleo) desarrollado por distintos usuarios, dando lugar a diferentes distribuciones: Red Hat, Ubuntu, Fedora... Algunas Administraciones públicas los utilizan. Existe versión para usuario final y versión para servidores.OS XProducido por Apple, mismo origen que Linux. Su código fuente no es abierto, así que no podemos saber cómo está programado y no se puede modificar. De pago. Versión OS X para usuarios y versión OS X Server para servidores.

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2. INSTALACIÓN Y CONFIGURACIÓN DE SISTEMAS OPERATIVOS Y APLICACIONESCómo instalar Windows 7, formateo e instalación RequerimientosProcesador +1Ghz de 32 o 64 bits, 1Gb de RAM o 2 Gb para 64 bits, 16 GB libres en disco duro o 20 Gb para 64 bits, Placa de vídeo con soporte para Direct X 9. El respaldo de la informaciónAntes de instalarlo, hacer backup porque se va a formatear el disco duro y luego no podremos recuperar la información. Elementos requeridosNecesitaremos el DVD de instalación y la licencia original de Windows 7 Configurar arranque del BIOSEncender PC y presionar tecla para acceder al BIOS, entonces veremos pantalla azul. Buscar la opción del Boot (arranque) y pasaremos a la segunda pantalla. Entre las opciones buscaremos First Boot Device (primera unidad de arranque) y elegimos CD/DVD para que tome la información del DVD de instalación. Después presionaremos tecla ESC para salir y F10 para salir y guardar cambios. Cuando pregunte por guardar cambios, elegimos Y (Yes) y el equipo se reiniciará. Ahora introducimos DVD de WIndows 7 en el lector y esperamos que lo reconozca. Pantalla negra con "Presione cualquier tecla para arrancar desde CD o DVD" y lo hacemos. Luego veremos barra de progreso con la carga de archivos que va instalando. Luego pantalla "Iniciando Windows". PresentaciónAhora pantalla de presentación de Windows 7, donde nos pregunta idioma, formato de hora y moneda e idioma del teclado, y lo configuraremos según nuestro país de residencia. Hacer clic en Siguiente y en la siguiente pantalla presiono "Instalar ahora". Luego pantalla informando que el proceso de instalación ha comenzado. Después leer contrato de licencia y aceptarlo tildando casilla correspondiente y de nuevo clic en Siguiente. Opciones de Upgrade o Custom, y elegimos Custom para instalación personalizada. ParticionesSi tengo 2 particiones, me ubico en C: y hago clic en Formatear. Cuando tengo la partición formateada, me ubico en la unidad donde voy a instalar Windows 7 y clic en Siguiente. En la siguiente pantalla veremos que Windows 7 se está instalando en nuestro PC. Esperar. PersonalizaciónUna vez terminado pasará a otra pantalla donde nos pedirá nombre de usuario principal y nombre para el sistema. En la pantalla siguiente nos solicita contraseña, aunque puede ser dejado en blanco. En la siguiente ventana ingresamos el nº serie de WIndows 7, que también puede ser dejado en blanco. Siguiente. Elegir "Usar la configuración recomendada". Configurar hora y zona horaria según nuestra ubicación geográfica. Elegir tipo de red. Si lo estoy instalando en casa, elegir Red doméstica. Pantalla de Bienvenido a Windows 7. Controladores, parches y periféricos Controladores (drivers) ---> Gestionan periféricos y dispositivos. Oficiales / de sistema operativo / no oficiales. Parches (patch) ---> Actualizan, corrigen errores o agregan nuevas funcionalidades. Periféricos --> Dispositivos de hardware que suministran información. De entrada / de salida / de entrada/salida. Tipos de periféricos:- P. de entrada: Suministran información al equipo. Teclado, ratón, escáner...- P. de salida: Suministran información al usuario. Monitor o pantalla, impresora, altavoces...- P. de entrada/salida: comunican los ordenadores entre sí (modem, router) o suministran información al S.O. y al usuario (disco duro, unidades ópticas...)

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3. GESTIÓN DEL SISTEMA OPERATIVOGestión de procesos El sistema operativo es el responsable de crear, eliminar y trabajar con los procesos (deternerlos, reanudarlos, que se comuniquen o sincronicen). El sistema de gestión de archivos permite a usuarios y a otras aplicaciones acceder a archivos o directorios.Un proceso es un programa en ejecución, que requiere recursos para realizar su tarea: memoria, tiempo de CPU, archivos y dispositivos de entrada/salida.En la gestión de procesos se concreta una lista de tareas y se establece una prioridad (alta, media o baja). Se comienza con la prioridad alta, hasta llegar a las tareas de prioridad baja. Ej.: administrar el espacio libre, identificar y localizar un archivo, controlar o bloquear acceso de usuarios a archivos, ubicar los archivos, etc.MemoriaAlmacena de forma temporal o permanente todos los datos y acciones que se realizan. Tenemos varios tipos de memoria: Principal de rápido acceso y volátil = RAM y caché. Secundaria más lenta y de mayor capacidad = disco duro FicherosCada directorio puede contener subdirectorios y archivos. Archivos --> siguen la ruta de directorios desde el directorio maestro.UsuariosEl sistema operativo gestiona los permisos de acceso de los distintos usuarios. Se establecen diferentes niveles, de restringido a administrador, y para ello se requiere la autenticación introduciendo nombre de usuario y contraseña. RecursosEl sistema operativo gestiona sus recursos: la CPU, la memoria primaria, la secundaria, los periféricos y los programas o procesos en ejecución.4. GESTIÓN DEL SISTEMA DE ARCHIVOSInformación almacenada en ordenador --> se visualiza a través de ficheros o archivos = unidad mínima de información a la que accede el usuario. Los directorios o carpetas (en estructura de árbol) puede contener archivos u otras carpetas. En un sistema operativo son importantes: Archivos de sistema: para cargar, configurar y ejecutar el S.O. Archivos de inicio: necesarios para iniciar el S.O. Hay diferentes tipos de sistemas de archivo = diferentes formas de organizar la información que se almacena en las memorias de los ordenadores, como NTFS, FAT o FAT32.

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5. EXPLORACIÓN O NAVEGACIÓN5.1. El sistema operativo Windows 7Función principal: Controlar los recursos del Pc: los físicos (hardware: pantalle, teclado, disco duro, impresora...) y los lógicos (software: programas). Al comprarlo va bien, pero luego se llena de restos de diferentes instalaciones. Si se agrava habrá que repararlo o reinstalarlo. Se recomienda formatear el sistema cada cierto tiempo y por si acaso ir haciendo copias de seguridad.Dispositivos básicosRatón, teclado y teclado en pantalla para controlar el sistema operativo. Para pantallas táctiles, se puede acceder al teclado en pantalla. Desde Menú Inicio - Todos los programas - Accesorios - Accesibilidad - Teclado en pantalla.5.2. Las ventanasWindows 7 basa su interfaz en el uso de ventanas. Cada aplicación se abre en un recuadro llamado ventana. La mayoría tienen la misma estructura. En la ventana tenemos: - La barra de título (en parte superior con el nombre del programa o documento), los botones en la esquina superior derecha.- Las barras de desplazamiento (horizontal y vertical). - Los botones son: Minimizar (para esconder la ventana en la barra de tareas y convertirla en botón) Maximizar (para ampliar la ventana a todo el escritorio) Restaurar (de ventana maximizada a ventana más pequeña) Cerrar (si es un documento pregunta si guardo los cambios). Podemos redimensionar la ventana poniendo el cursor en el borde y esperando a ver la flecha doble, entonces hacemos clic y arrastramos. Podremos haciendo mientras la ventana no esté maximizada.5.3. El escritorio y la barra de tareas El escritorioPantalla de fondo, la primera que aparece al cargar el Sistema Operativo. En él hay iconos para abrir programas con doble clic.El Menú InicioEl botón Inicio está en la esquina inferior izquierda y despliega un menú, el menú Inicio. En la parte superior derecha vemos un recuadro con la imagen del usuario. La zona de la izquierda tiene 3 zonas separadas por una línea delgada. En el área superior vemos los úitimos programas utilizados. Para añadir nuevos, elegimos un elemento -- clic con B. dcho sobre él -- Quitar de esta lista. Si los programas tienen un triángulo negro, veremos al clicar propuestas de archivos frecuentes, recientes o tareas, según el programa. Más abajo tenemos "Todos los programas" con otro triángulo negro, y al pulsar vemos todos los programas instalados en el equipo, y también carpetas. En la zona inferior tenemos:La caja de búsqueda "Buscar programas y archivos" en nuestro ordenador.En la parte superior podemos personalizar los programas que queramos más accesibles, con b. dcho. en programa del menú inicio y "Anclar al menú Inicio". También podemos hacerlo arrastrándolo a la parte superior del menú. El sistema nos avisa y podemos soltar el botón o hacer ESC.En la zona derecha también hay 3 áreas separadas: Área personal con Bibliotecas del usuario: Documentos, Imágenes y Música, y acceso a la carpeta personal (pulsando sobre el nombre de usuario). Equipo: para ver discos duros y su contenido, a veces Juegos. Gestión y administración del equipo: con el Panel de Control (configurar y personalizar el aspecto de WIndows, usuarios, hardware...), Dispositivos e Impresoras (elementos conectados y añadir nuevos), Programas predeterminados (qué se ejecuta con qué archivo) y Ayuda y soporte técnico (dudas). Abajo del todo tenemos el botón Apagar (para apagar el equipo), con una flecha con las siguientes opciones:Cambiar de usuario (iniciar sesión con otro usuario), Cerrar sesión (cierra programas abiertos, importante guardar), Bloquear (no cierra nada y no deja entrar, por si me voy un rato), Reiniciar (Cierra programas, apaga el sistema y lo vuelve a encender), Suspender (apaga periféricos pero sigue encendido y no pierde nada) e Hibernar.La barra de tareasAparece en la parte inferior de la pantalla. Se compone del Botón Inicio, programas anclados, programas abiertos, el área de notificación y la fecha y hora. Con el b. dcho. la puedo fijar o bloquear. La zona de los programas contiene los botones de las ventanas abiertas, que Windows 7 agrupa por programas. Los 3 programas anclados por defecto (sin borde) son el Reproductor Windows Media, Internet Explorer y el Explorador de Windows. Los programas abiertos aparecen con varias solapas. Puedo hacer b.dcho en barra de tareas -- Propiedades -- Pestaña "Menú Inicio" -- Privacidad -- Opciones para no guardar programas o archivos en el Menú Inicio. El área de notificaciónContiene iconos que representan los programas residentes (se cargan automáticamente al iniciar el PC). Los iconos menos usados se ocultan automáticamente y para verlos pulsaré el pequeño triángulo. A la derecha de la fecha tengo un botón vertical que es el Aero Peek. Al pasar el cursor las ventanas se vuelven transparentes y se muestra el escritorio. Por defecto la barra de tareas está bloqueada, y para desbloquearla: b. dcho -- desmarcar "Bloquear la barra de tareas". Al desbloquearse, las secciones de la barra de tareas aparecen separadas por una franja punteada.La fecha y la hora del reloj del ordenadorTambién se llama Fecha del sistema y es un elemento importante porque lleva pila aparte. Es la referencia temporal que tiene nuestro equipo. Al situar el cursos y esperar, aparece la fecha completa con día de la semana. Clic sobre la hora -- Calendario y reloj -- "Cambiar la configuración de fecha y hora". Y veremos el cuadro "Fecha y hora" con 3 pestañas (Fecha y hora, Relojes adicionales y Hora de Internet). En este cuadro puedo pinchar en el botón "Cambiar fecha y hora" para cambiar la configuración del calendario (Formato de fecha, hora, moneda, números y ordenación). Si tenemos Internet, la hora se sincroniza con un servidor.Para visualizar las barras de herramientasTambién con b. dcho en barra de tareas -- Barras de herramientas -- Elegir entre Dirección, Vínculos, Escritorio, Barra de idioma,... También podemos hacer una barra personalizada con "Nueva barra de herramientas".Los iconos y accesos directosIcono = pequeña imagen que representa un archivo o programa. Identifican de qué tipo de archivo se trata y con qué programa funciona. Accesos directos = tipo de archivo que abre inmediatamente el archivo o programa al que está vinculado. Se pueden crear en cualquier parte, y tienen un cuadradito con una flecha pequeña en la esquina inferior izquierda. Son independientes y se pueden borrar sin eliminar el archivo vinculado.Para crear un acceso directo en el Escritorio: Seleccionar programa o archivo -- b. dcho. -- "Enviar a" -- Escritorio. Arrastrar programa o archivo con el b.dcho -- "Crear icono de acceso directo aquí" Cómo organizar los iconos del escritorioDefinir aspecto de los iconos En el escritorio -- b. dcho -- Ver:Iconos grandes, iconos medianos, iconos pequeñosOrganizar iconos automáticamente = alinea los iconos unos debajo de otros pero no puedo modificar su lugarAlinear iconos a la cuadrícula = alinear iconos donde yo quieraMostrar iconos del escritorio = desmarcar esta opción para esconder todos los iconos del escritorioEn es Escritorio -- b.dcho:"Ordenar por" = organizar iconos por Nombre, Tamaño, Tipo de elemento o Fecha de modificaciónGalería de GadgetsGadget = pequeñas utilidades que hacen funciones simples, como mostrar un calendario, un reloj, el tiempo, divisas... Podemos descargar otros de Internet si tenemos conexión, pero ya no se puede. Hay varias formas de abrir esta galería: Escritorio -- b. dcho -- Gadgets Menú Inicio -- Cuadro de búsqueda -- Escribir "Galería de Gadgets" Menú Inicio -- Gadgets de Escritorio Menú Inicio -- Panel de Control -- Programas -- Gadgets de Escritorio Podemos abrir dos gadgets iguales y configurar sus opciones de forma diferente. Para realizar acciones sobre un gadget, lo pincho con b. dcho y aparecerá un menú contextual con opciones:Agregar gadget (ver gadgets instalados), mover (cambiar su posición), Siempre visible (verlo en primer plano), Opacidad (transparencia), Cerrar gadget (quitarlo). Puede haber otras como Tamaño, Opciones... según cada gadget. En la esquina derecha del gadget también hay opciones.

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5.4. El Explorador de WindowsIniciar el Explorador de WindowsPara organizar y controlar los archivos y carpetas de los distintos sistemas de almacenamiento: disco duro, CD, DVD, memoria USB... También lo conocemos por Administrador de Archivos. Con él podemos ver, eliminar, copiar o mover archivos y carpetas.Para abrirlo: Menú Inicio -- Todos los Programas -- Accesorios -- Explorador de Windows Menú Inicio -- Explorador de Windows Equipo o carpetas personales (Tu usuario, Documentos, Imágenes, Música) -- clic Es una ventana que contiene a su izquierda todas las carpetas del sistema en orden jerárquico. Cualquier acceso a una carpeta nos remitirá a él. Es una ventana que se utiliza constantemente, porque todos nuestros documentos están en él.La ventana del ExploradorTiene áreas como: Botones adelante y atrás (arriba izquierda)Para navegar a la carpeta de la que venimos o hacia delante (si hemos usado el botón Atrás antes). Atrás = tecla Backspace. El ordenador guarda en historial las carpetas que vamos visitando para así poder ir adelante o atrás. Este listado está en una pequeña flecha a la derecha del botón. Al pulsarla se despliega la lista y nos deja elegir una ubicación directamente. Barra de direcciones (arriba centro)Nos indica dónde estamos situados y qué otras carpetas están en el mismo nivel jerárquico. El botón Actualizar (a la derecha) es para volver a cargar el contenido de la carpeta actual. Cuadro de búsqueda (arriba derecha)Busca automáticamente al escribir sin pulsar nada. Busca en la carpeta en la que estamos situados y en todas sus subcarpetasBarra de herramientasContiene botones para las operaciones más utilizadas, y se adapta al tipo de archivos que hay en pantalla = botones diferentes según donde estemos. A la derecha hay 3 botones:Vistas: para elegir la información de la Lista de Archivos.Vista previa: abre a la derecha la vista previa del documento o imagen seleccionado. No disponible para todos los tipos de documentos.Ayuda: ventana de ayuda de Windows Panel de navegación (parte izquierda)Aquí solo aparecen unidades o carpetas, no archivos. Estarán ordenadas jerárquicamente, con una leve tabulación a la derecha formando una estructura de árbol. Si pequeña flecha negra -- muestra subcarpetas. Si pequeña flecha blanca -- no las muestra. Si no hay flecha -- no hay subcarpetas. Puede contener archivos y no mostrarlos, porque no los muestra. Haciendo clic en los triángulos podemos expandir y contraer el árbol. Lista de archivos (parte derecha)Muestra los archivos contenidos en la carpeta en la que estamos, o la búsqueda que hemos hecho. La información de cada archivo depende del tipo de vista. El menú Organizar por: Carpeta / Mes / Día / Clasificación / Etiqueta. Al pinchar nos enseña las opciones disponibles. Así elegimos cómo vamos a agrupar los archivos que vamos a visualizar. Panel de detalles (parte inferior)Información adicional sobre elementos seleccionados. Si no seleccionamos nada, nos dice cuántos elementos hay. En algunos casos, permite editar la información. SI seleccionamos varios archivos a la vez, muestra información sobre el conjunto. EJ. nº archivos, tamaño en total. Las vistas del ExploradorPara ver la información de las carpetas de varias formas. Las podemos cambiar desde el botón Vistas de la Barra de Herramientas. Si pulsamos sobre la flecha a su lado, veremos un menú con opciones: Iconos muy grandes / grandes / medianos / pequeños / Lista / Detalles / Mosaico / Contenido. Si por el contrario, hacemos clic en el botón Vistas, irán cambiando de forma rotatoria. Windows 7 tiende a guardar nuestras preferencias. Iconos en diferentes tamaños: Sólo vemos el icono del programa que lo ejecuta, la carpeta o la miniatura de la imagen junto cn su nombre. Si el icono es muy grande nos hace un poco de vista previa. Lista: Como la vista de iconos pequeños, pero ocupa el espacio por columnas. Facilita la búsqueda por nombre. Detalles: Iconos uno debajo del otro con algunas de sus propiedades. Permite ordenar por propiedades. Mosaico: Formato y tamaño como iconos medianos + peso de la imagen, tipo de archivo y su nombre. Contenido: Info similar al Mosaico, pero la muestra como listado en vez de como álbum. Organizar y ordenar archivos y carpetas- Organizar = agrupar con un criterio. Podemos organizar los archivos desde la lista de archivos, con el menú Organizar por. Al desplegarlo tendremos las opciones Carpeta / Mes / Día / Clasificación / Etiqueta / Borrar cambios, en 3 grupos. Carpeta: por defecto. Archivos ordenados por carpetas y subcarpetas. Mes, día, clasificación, etiqueta: info del sistema de ese archivo. Imágenes por fecha de captura. Música por Álbum, Intérprete o Género. Borrar cambios: lista de archivos con la vista original. Sólo cuando vemos los archivos por carpetas. Estas mismas opciones también están disponibles en el menú contextual de la Lista de Archivos. B. dcho -- Oganizar por.- Ordenar = indicar según qué propiedad se ordena el listado y en qué sentido. Por ejemplo, pdemos ordenar por Nombre, en orden ascendente. Vista Detalle -- encabezados de la Lista de Archivos ---> pulsar sobre la propiedad y cambia de ascendente a descendente. B. dcho -- Ordenar por ---> Muestra 3 zonas o grupos: Nombre, Fecha, Etiqueta, Tamaño, Clasificación (para elegir propiedad) / ascendente o descendente / Más... (modificar propiedades disponibles). Desde menú contextual de b. dcho. --> Agrupar por. Casi idéntica a Ordenar por, útil para listados extensos. La agrupación prima sobre la ordenación. Ej. Primero agrupa por nombre y luego ordena por fecha. Para quitar la ordenación, menú -- Ninguno, y solo está disponible si hemos agrupado anteriormente. Ordenar por y Agrupar por son excluyentes y no permite 2 criterios diferentes a la vez.Seleccionar archivos y carpetasUn único archivo o carpeta -- Clic. Sabemos que un elemento está seleccionado porque cambia el color de fondo del elemento a azul claro. Si lo apuntamos con el cursor el azul es mucho más claro.Todos los elementos de la carpeta: Ctrl + EElementos consecutivos / rango: Clic sobre el 1º -- tecla Mayúsc -- clic sobre último elemento.Elementos alternativos: Ctrl + clic en cada elemento a añadir a la selección. Crear carpetasEn el lugar -- botón Nueva Carpeta de la Barra de Herramientas -- nombre por defecto "Nueva Carpeta" -- Para cambiar el nombre, la selecciono y F2 (o clic lento) y veré nombre en azul (estado de edición) -- escribir directamente + Enter / Esc.Eliminar archivos y carpetasSeleccionar archivo -- tecla Supr (lo mueve a Papelera) --> Cuadro de diálogo preguntando si estamos seguros. Por defecto, al eliminar un elemento, se mueve a la Papelera de Reciclaje. Lo puedo recuperar si lo restauro, pero una vez vacíe la Papelera ya no lo puedo recuperar. Selecciono archivo -- Mayúsc + Supr (lo elimina permanentemente) -- Cuadro de diálogo preguntando si estamos seguros.Copiar y mover archivos y carpetas B. dcho -- Copiar y ahora voy a la ubicación y: b. dcho -- Pegar (para duplicar el original) - Ctrl + C // Ctrl + V. B. dcho -- Cortar y luego busco la ubicación y Pegar (para mover un archivo o carpeta y que desaparezca de la ubicación original) - Ctrl + X Podemos copiar o mover varios elementos a la vez, seleccionándolos anteriormente. Si cambio de opinión mientras corto algo, pulso ESC. Si me equivoco al cortar, copiar o pegar, podemos deshacerlo con b. dcho -- Deshacer. - Ctrl + Z Si copio o muevo una carpeta, estaré copiando o moviendo todo su contenido.Al copiar a un lugar donde ya existe uno con el mismo nombre, Windows nos da info sobre los elementos que coinciden, indicándonos tamaño, cuál es más reciente y vista previa si es una imagen. A su vez me dará 3 opciones: Mover y reemplazar = lo elimina en destino y lo sustituye por el que estoy trayendo = lo machaca No mover = No hace nada, cancela la operación sólo para ese archivo. Copiar conservando ambos archivos = Renombra el que he traído y deja intacto el que había. Si hay más de uno de estos casos, aparece la opción "Realizar esta acción para los siguientes x confictos".Cambiar el nombre de un archivo o carpetaPara renombrar archivos o carpetas: Seleccionar el archivo o carpeta -- Botón Organizar -- Cambiar nombre B. dcho. -- Cambiar nombre Seleccionar archivo -- F2 Apreciaremos que el nombre se ha puesto en azul y tiene un recuadro = modo Edición, ya podemos escribir el nuevo. Para confirmarlo, Enter / pinchar fuera.Si tengo accesos directos que apuntan a un archivo y lo renombramos o movemos, el cambio será automático.Si se muestra la extensión del archivo y cambio el nombre, mantendré la extensión como estaba.Propiedades de los archivos y carpetasCarpetas y archivos tienen propiedades ---> vista Detalle o Panel de detallesPara conocer las características de una carpeta o archivo:b. dcho. -- Propiedades -- Ventana Propiedades con pestañas (dependerán del tipo de archivo) -- General // Seguridad // Detalles // Personalizado // Versiones anteriores La pestaña General ---> info de: Tipo de archivo (extensión), Se abre con (aplicación predeterminada que lo abre, se puede cambiar), Ubicación (ruta), Tamaño (peso), Tamaño en disco, Creado, Modificado (no para carpetas), Último acceso (última vez que se abrió, no para carpetas), Atributos (Permisos. Sólo lectura no permite borrarlo o modificarlo, y Oculto lo hace invisible), Avanzados (para indexar el archivo o permitir su compresión o cifrado). La pestaña Seguridad ---> especificar permisos de usuarios --> de lectura y escritura --> protegerlo de modificaciones La pestaña Detalles ---> info de General + otras. Más específica. Varía según tipo de archivo. Se puede editar info. La pestaña Versiones anteriores ---> realiza copias de seguridad automáticamente. Por defecto está desactivada. Se puede recuperar versión anterior del documento. La pestaña Compartir ---> información sobre permisos a usuarios de la red, para compartir carpetas con otros usuarios.

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5.5. La búsquedaIntroducciónPara encontrar información en Windows (e Internet) lo antes posible. Tiene en cuenta el lugar desde donde se realiza la búsqueda para ofrecer los resultados. Buscar en el Explorador de WindowsPara buscar archivos o carpetas ---> cuadro de búsqueda del Explorador ---> parte superior derecha.Nos situamos en la carpeta que contenga la información a buscar (busca en ella y en sus subcarpetas) -- clic en el cuadro de búsqueda -- Nombre del archivo (búsqueda se realiza directamente sin pulsar nada) -- Los resultados aparecen en la lista del archivos del Explorador, y podremos hacer mismas operaciones que sobre archivos y carpetas. Agregar un filtro de búsqueda ---> Autores, Tipo y Fecha modif. ---> afinar más dentro de ellas Historial ---> de últimas búsquedas realizadas (para borrar una, cursor por encima y SUPR) Buscar de nuevo ---> en distintos lugares, o personalizar la ubicación Guardar búsqueda ---> permite guardarlas Buscar desde el Menú Inicio Podemos buscar programas, archivos y carpetas. Se buscará por todo el equipo y sus dispositivos. Empezar a escribir lo que queremos buscar, no hace falta pulsar nada. Ideal para buscar programas. Los resultados de búsqueda se agrupan por tipo. Al pulsar sobre uno de los resultados --> se ejecutará. B. dcho -- Abrir la ubicación del archivo --> para abrir la carpeta que lo contiene B. dcho -- Propiedades --> para consultar la ruta Debajo de los resultados --> Botón lupa --> Ver más resultados. --> Se abrirá el Explorador de Windows con más elementos de menor relevancia. La palabra buscada --> resaltada. Buscar en InternetExplorador de Windows y navegadores web están integrados, y podremos acceder directamente del uno al otro. Si escribimos una dirección web en el cuadro de búsqueda del Menú Inicio, o en el Explorador de Windows --> abre el navegador y muestra la página si tenemos Internet. Desde el Explorador de Windows --> opción Internet (parte inferior de resultados) y busca en Bing.Guardar búsquedasÚtil para búsquedas que hagamos de forma frecuente. Se guarda la búsqueda, no los resultados (que dependerán del contenido de las carpetas). Explorador de Windows -- botón Guardar búsqueda -- cuadro de diálogo Guardar como. Se guardan en la carpeta Búsquedas, que estará dentro de la carpeta personal (pero lo puedo guardar en otra). También se agrega un enlace en la zona de Favoritos.Filtrar una búsquedaPara acotar la búsqueda según diferentes características. Según en qué carpeta busquemos los criterios que aparecerán serán unos u otros. Filtro solamente disponible en el Explorador de Windows, no en Menú Inicio. Cuadro de búsqueda del Explorador de Windows -- clic dentro -- desplegable con Agregar filtro de búsqueda -- pincho sobre una de las opciones -- panel gris para elegir valor -- clic en opción. Pueden ser valores fijos o variables. El filtro saldrá en el cuadro de búsqueda en color azul. También podemos escribir el filtro directamente en el cuadro con el esquema propiedad:valor, ej. fecha:31/12/2016. Al poner : nos muestra el menú con opciones.5.6 La papelera de reciclajeConoce la papeleraCarpeta donde se almacena lo que eliminamos, para poder recuperar cosas que borre por equivocación. Paso intermedio antes del borrado definitivo. Si tratamos de recuperar un elemento eliminado, volverá a su ubicación original, aunque también podemos arrastrarlo a otra ubicación desde la Papelera. Si borramos el contenido de la Papelera ya no podremos recuperarlo. Icono descriptivo, si lleno es que está lleno. Escritorio -- Papelera de reciclaje. En barra de herramientas --> botones Vaciar la Papelera de reciclaje (eliminación definitiva) y Restaurar todos los elementos (devolverlos a su ubicación original). Archivos no accesibles desde Papelera, no podemos visualizarlos ni ejecutarlos. Solo se muestran propiedades básicas.Restaurar elementos eliminadosSe restauran a su lugar de origen, mediante botón de barra de herramientas. De normal el botón se llama "Restaurar todos los elementos" y restaura todo. Si selecciono algo, se llamará "Restaurar este elemento". Si selecciono varios elementos, se llamará "Restaurar los elementos seleccionados". En Propiedades puedo ver donde estaban ubicados originalmente, en Origen. Eliminar permanentementeTenerlo claro, porque luego no podré recuperarlo. Abrir Papelera -- seleccionar elemento/s -- tecla Supr / b.dcho y Eliminar / botón Organizar y Eliminar -- Confirmar con Sí. Vaciar PapeleraLa papelera va acumulando elementos eliminados --> disponibles para su eliminación pero también ocuparán espacio en disco duro. Para vaciarla: Abrir Papelera -- botón Vaciar la Papelera de reciclaje -- Confirmar con Sí.Este paso lo podemos ahorrar, configurando que queremos eliminar directamente sin pasar por Papelera: b. dcho. sobre la Papelera -- Propiedades -- "No mover archivos a Paplera" y "Mostrar cuadro diálogo de confirmación".

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6. HERRAMIENTAS6.1. Aplicaciones incluidas en Windows 7RecortesPara hacer capturas de pantalla. Menú Inicio -- Todos los programas -- Accesorios -- Recortes. Con el botón Nuevo podemos recortar una forma libre / un rectángulo / una ventana / la ventana completa. Se abrirá en un editor básico de recortes, donde podremos hacer notas, subrayar, copiar a Word, enviar por email o guardar en gif, png, jpg y mht.Windows DVD MakerGrabar DVD con vídeos y fotos digitales. Incluir menú para elegir escena y crear presentación con música.Reproductor de Windows MediaReproductor y biblioteca multimedia. Para clasificar y escuchar música, ver vídeos, imágenes, etc. Las bibliotecas multimedia se agregan directamente. Podemos pasar cds a mp3 y crear discos con música del equipo. Botones de Reproducir, Grabar y Sincronizar en esquina sup. dcha.Windows Media CenterEnfocada a convertir el equipo en un centro multimedia doméstico, conectándolo con TV o XBox.Device StagePara sincronizar dispositivos con nuestro equipo, como móvil, pda... y sincronizar los contactos, fotos, vídeos o la agenda. Las funciones dependerán del dispositivo, ya que las personaliza cada fabricante.Programas predeterminadosUtilidad para especificar qué programa se ejecuta al abrir un tipo de archivo, introducir DVD o enviar un correo. Menú Inicio -- Programas predeterminados, y Panel de Control -- Programas. Tiene 4 apartados: Establecer programas predeterminados (para todos los tipos de archivos que admite) Asociar un tipo de archivo o protocolo con un programa (elegir aplicación que se ejecutará para cada tipo de archivo). Para ello, archivo -- b. dcho. -- Abrir con... -- elegir programa. Cambiar la configuración de reproducción automática (qué hará el equipo para cada tipo de soporte). Desplegable opciones: Preguntar cada vez / Abrir la carpeta / No realizar ninguna acción / Reproducir... Para que reproducción automática se ejecute, marcar "Usar reproducción automática para todos los medios y dispositivos". Configurar acceso y programas predeterminados en el equipo (elegir un programa que no sea de Microsoft, para navegador web, email, mensajería, reproductor multimedia o Java). 6.2. La ayuda de WindowsTooltipsAyuda en forma de cuadros emergentes al señalar con el cursor. Ofrece descripción resumida del botón o menú.Botones y enlaces de ayuda- Botón en forma de interrogante en ventanas y programas. Abre una ventana de ayuda relacionada. - Enlaces de texto en azul formulando una pregunta directa o indirecta. - Consejos o advertencias en recuadro amarillo.Ayuda y soporte técnicoEn Menú Inicio o con F1 desde Escritorio o desde una aplicación (y abre la ayuda de esa aplicación)Ventana de ayuda y soporte técnicoDesde Menú Inicio o desde Todos los Programas -- Mantenimiento. En ella hay 3 zonas: Zona superior --> Barra de herramientas y buscador Zona central --> Muestra la información a través de enlaces y un índice. Zona inferior --> "Más opciones de soporte técnico" y menú "Ayuda en pantalla" Si iniciamos la ayuda desde una aplicación, el índice será sobre esa aplicación, y también podremos ir a la principal con el icono de la casita. Podemos ver un índice del contenido de la ayuda por temas con el icono del libro. En el buscador también podemos utilizar palabras clave. Y tenemos el botón Preguntar y el botón Opciones, para cambiar el tamaño del texto o buscar un texto en el artículo.Preguntar a alguienPedir u ofrecer ayuda a otros usuarios, con conexión a Internet. Al pulsar en Preguntar tendremos 3 opciones: "Recibir ayuda de un amigo a través de Internet" (Asistencia remota de Windows, doy control de mi equipo a otra persona para que solucione el problema). Luego me pregunta si deseo Invitar a una persona de confianza a ayudarle o Ayudar a una persona que solicitó mi asistencia. Se envía una invitación por email, nos dan una clave que le daremos a la otra persona para que acceda a mi equipo remotamente desde el suyo. "Preguntar a expertos y a otros usuarios de Windows" (Abre la web Microsoft Answers para dudas) "Ponerse en contacto con servicio de soporte técnico" (teléfono de asistencia y contacto con Microsoft). 7. PROCEDIMIENTOS PARA USAR Y COMPARTIR RECURSOS7.1. Usuarios y control parentalCuando varias personas comparten un equipo, cada cual inicia sesión como usuario distinto, para que cada uno tenga las cosas a su gusto. Pero cuando algún usuario es menor de edad, nos tendremos que asegurar de que realiza un uso del equipo apropiado. Menú Inicio -- Panel de Control -- Cuentas de usuario y protección infantil.El AdministradorUsuario principal del equipo, tendrá todo el control sobre él. Puede instalar y desinstalar hardware y software, modificar la configuración del sistema, tiene acceso a cualquier carpeta. Sus permisos son temporales (Control de Cuentas de Usuario) que hace que el Administrador sea un usuario estándar hasta que necesite algo que requiera permisos, entonces requiere que confirme las modificaciones importantes. Por seguridad se recomienda una contraseña, ya que en la instalación de Windows el primer usuario se crea sin contraseña.El Usuario EstándarNo puede modificar aspectos importantes de la configuración del sistema que puedan afectar a otros usuarios o a la seguridad del equipo. No podrá realizar acciones que tengan el escudo de seguridad si no conoce la contraseña. También dispone de carpeta propia en Usuarios con sus archivos y podrá realizar acciones sobre ellos, pero no sobre las carpetas de otros usuarios. Cuenta de InvitadoTiene los mismos privilegios que un usuario estándar, pero es anónimo y sin contraseña. Su finalidad es permitir que alguien inicie sesión y utilice el equipo. Por defecto viene deshabilitada, y hay que activarla desde "Cuentas de usuario y protección infantil -- Agregar o quitar cuentas de usuario -- Invitado -- Activar. Crear un nuevo usuarioCuentas de usuario y protección infantil -- Agregar o quitar cuentas de usuario -- Administrar cuentas -- Crear una nueva cuenta -- Dar un nombre a la cuenta y elegir tipo de cuenta (Admin / Estandar) -- Crear cuenta. La carpeta de usuario no se creará hasta que no se inicie sesión en el equipo. Modificar las cuentas de usuarioSi somos administradores, podemos modificar también otras cuentas o eliminarlas. Cuentas de usuario y protección infantil -- Cuentas de usuario. Las opciones de la ventana se muestran en 2 grupos: Parte derecha: En un bloque las opciones referentes a mi propia cuenta (Cambiar contraseña, quitar contraseña, cambiar imagen, cambiar nombre de cuenta y cambiar tipo de cuenta) y en otro bloque las opciones para cambiar usuarios ajenos, solo para administradores (Administrar otra cuenta y Cambiar configuración de CCU).Parte izquierda: Administrar credenciales (forma de asociar nuestro usuario con nuestras identificaciones en registros web, se pueden hacer copias de seguridad de esta lista y restaurarlas) y Crear un disco para restablecer contraseña (a través de un asistente se crea un archivo que permite restablecer la contraseña y que guardaré donde quiera).Inicio de sesión y cambio de usuarioAl entrar a Windows podré no tener contraseña (y entraré directamente) o tener contraseña (y hasta que no la introduzcamos no entramos). Cuando hay +1 usuario o Invitado activado, en la pantalla de bienvenida aparecerán todos los usuarios para elegir. En Menú Inicio tendré varias opciones sobre la sesión activa: Cambiar de usuario (no cierra la sesión activa, no cierra nada y queda bloqueada), Cerrar sesión (cierra sesión activa y no cierra el equipo, podré retomarla o iniciar sesión con otro usuario), Bloquear (no cierra la sesión, que sigue activa, y me pedirá contraseña para retomarla). Podemos acceder a estas opciones con Ctrl + Alt + Supr.7.2. Compartir carpetasPara cada usuario creado se creará una carpeta en C:/Users con su nombre, a la que sólo podrá acceder el usuario y el administrador. Si 2 usuarios estándar quieren compartir documentos, se pueden compartir carpetas: Selecc carpeta -- en barra de herramientas botón Compartir / b.dcho. -- Compartir. Y veremos un menú con 3 opciones: No compartir con nadie (para que una subcarpeta en concreto no se comparta) Compartir con grupo en el hogar (con todos los usuarios del grupo, para lectura o lectura y escritura) Usuarios específicos... (con otros usuarios del mismo equipo o con todos ellos. Flecha peq junto al botón Agregar -- elegir usuario en desplegable -- Agregar. Y en columna Nivel de permiso elegir Lectura o Lectura y escritura. -- Listo. 7.3. El Control ParentalPara impedir un uso indebido del equipo, los padres pueden controlar a qué juegos o programas utiliza, qué webs mira y cuántas horas al día usa el ordenador. Se activa desde una cuenta de usuario estándar. Panel de Control -- Cuentas de usuario y protección infantil -- Control parental -- Pulsamos sobre cuenta de usuario sobre la que vamos a activarlo -- Activado, aplicar configuración actual. A la derecha hay un resúmen del estado de las limitaciones disponibles. El usuario es avisado en el área de notificación de que tiene activado el control parental con las restricciones aplicadas, aunque no podrá modificarlas.Límites de tiempoControlas las horas en las que se puede usar el equipo. Límites de tiempo -- planificador semanal -- clic sobre las celdas (en las horas marcadas en azul no se podrá usar el equipo y en las que están en blanco sí). Cuando se intente iniciar sesión en horario no permitido, un mensaje le informará del Control parental activo. En el área de tareas, sobre el icono de control parental, se le informará del tiempo que le queda de uso. Un minuto antes se le avisará para que cierre sesión. Luego la sesión se bloqueará. Si no ha salvado antes la cuenta se bloquea...... hasta la siguiente hora permitida.Controles de juegosHay normativas internacionales que obligan a clasificar los juegos por edades y por su contenido, y en esto se basa esta opción. Podemos usar la clasificación PEGI o elegir otra base de datos desde Sistemas de clasificación de juegos. Juegos -- ¿Usuario puede jugar a cualquier juego? -- No (no se permite acceso a ningún juego) / Sí (restringir qué juegos bloquear) -- Establecer clasificación de juego (Ventana para elegir edad o bloquear contenidos de juegos) / Bloquear o permitir juegos específicos (listado con juegos disponibles para ver su clasificación por edad y contenido y elegir si los permitimos o no). Control de aplicacionesPara restringir o permitir aplicaciones concretas. Permitir y bloquear programas específicos -- elegir entre Usuario puede usar todos los programas o Usuario solo puede usar los programas permitidos -- lista con todos los ejecutables de Archivos de Programa (el usuario solo podrá usar las aplicaciones que marquemos). -- Examinar... para buscar aplicaciones que no aparezcan en la lista. Es mejor pulsar en "Seleccionar todo" y luego desmarcar las que queramos bloquear. -- Aceptar.

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8.0. OPTIMIZACIÓN DE LOS SISTEMAS8.1. Personalizar el entorno de Windows 7La ventana personalizaciónPara cambiar el aspecto del escritorio y las ventanas. Escritorio -- b.dcho. -- Personalizar. A la izquierda podemos personalizar los iconos del escritorio, los punteros del ratón y la imagen de la cuenta. En la parte central superior veremos los temas y sabremos cuál estamos usando. En la zona central inferior vemos los componentes de cada tema, para personalizarlos por separado. En texto gris lo que usamos ahora. Los temasUn tema es un conjunto de estilos que definen la apariencia general del sistema. Se definen colores, efectos y sonidos de escritorio y ventanas. Algunos vienen ya incluidos, y están organizados por categorías: Temas aero (con efectos visuales complejos, transparencias, etc.) Temas básicos (cuando el sistema no es demasiado rápido) Temas de contraste alto (para cansar menos la vista o problemas de visión). También podemos descargar más en Obtener más temas en línea.Podemos crear temas propios personalizados y aparecerán en la categoría Mis temas (partiremos de un tema base y personalizamos cada aspecto que lo compone en la parte inferior). Aparecerá con el nombre Tema sin guardar, hasta que pulsemos Guardar tema y le demos otro nombre. Para borrar un tema -- b. dcho -- Eliminar tema. No nos dejará si venía de serie con Windows o si están en uso en ese momento.El fondo de escritorioImagen sobre la cual se sitúan los iconos del escritorio. Personalización -- Fondo de escritorio (abajo) -- Ventana Elegir fondo de escritorio. Elegir entre fondos de Windows o usar una de la Biblioteca de imágenes en Ubicación de la imagen. Para elegir otra pulsar Examinar... y buscarla. Podemos poner un Fondo dinámico en el que vayan cambiando varias imágenes. Para ello, pulsamos Seleccionar todo o Borrar todo para marcar y desmarcar las imágenes, o también se puede seleccionar una categoría o marcarlas individualmente en la casilla. Si seleccionamos más de una imagen, tenemos las opciones Cambiar imagen cada (frecuencia de cambio: 10 seg, 30 seg, 30 min, 1 día...) y Orden aleatorio (para mostrarlas aleatoriamente o en el orden de la lista).En Posición de la imagen podremos establecer cómo se verá la imagen en caso de que no quepa en pantalla: Rellenar: si imagen es más grande que pantalla parte no se verá, y si es más pequeña se expandirá a pantalla. Ajustar: imagen a tamaño original y se rellena con un color sólido la parte que no cubre. Expandir: La imagen se ajusta al tamaño del escritorio (y se verá desproporcionada). Mosaico: imagen en esquina sup izda, y si queda espacio repite la imagen. Centro: la imagen se centra, si es menor se ve un marco alrededor y si es mayor solo se muestra la parte central. Cuando esté todo al gusto, pulsar Guardar cambios. El protector de pantallaAnimación que se muestra cuando cuando el ordenador está un determinado tiempo inactivo. Para cerrarlo, pulsar cualquier tecla o mover el ratón. Personalización -- Protector de pantalla (abajo) -- Ventana Configuración del protector de pantalla. Elegir entre los protectores instalados, y se previsualiza en el monitor de la ventana. También: Elegir la Configuración... del protector elegido, para modificar características (Texto, velocidad...) Vista previa para probarlo, para salir pulsar tecla o ratón. Especificar periodo de inactividad para que se active (en minutos) en Esperar. Mostrar la pantalla de inicio al reanudar, para volver a meter contraseña de inicio de sesión. Aplicar y Aceptar para confirmar los cambios.El color y la apariencia de las ventanasPara cambiar el color, la transparencia, los bordes... en Personalización -- Color de ventana. Veremos botones con colores predefinidos, al pulsarlos se ve cómo queda. Se puede definir otro color desde Mostrar mezclador de colores. El efecto transparente de los bordes se activa desde Habilitar transparencia. El control Intensidad permite cambiar la intensidad del color sobre la ventana. Desde Configuración avanzada de la apariencia... podremos definir el color según el tipo o zona de la ventana y la fuente del texto de ventanas y menús. Si pruebo colores y no me gustan, puedo Cancelar y volveré a lo anterior. Para aceptar los cambios, pulsar Aceptar. 8.2. La pantallaPodemos acceder a opciones de pantalla desde Panel de Control -- Apariencia y personalización -- Pantalla. Inicialmente podemos elegir entre 2 tamaños para ver los elementos de la pantalla: el normal 100% y el grande 125%. En la parte izquierda podemos, entre otras: Calibrar el color (Asistente paso a paso, solamente puede el Administrador), Ajustar texto ClearType (mejora la visualización del texto en pantalla) y Establecer tamaño de texto personalizado (PPP) (cambiar texto mediante valor porcentual y ver vista previa).Cambiar la apariencia de la pantallaPara elegir aspectos como la resolución o la orientación de la pantalla, en la parte izquierda mencionada antes tenemos Cambiar configuración de pantalla o desde Escritorio -- b. dcho -- Resolución de pantalla. Los valores a establecer dependen del monitor y la tarjeta gráfica de cada equipo. En Pantalla, podemos elegir entre las pantallas conectadas si tenemos conectadas varias (Ej. un TV). En Resolución podemos elegir desde la máxima de mi monitor hasta las inferiores. Es el tamaño de píxeles que tomará la pantalla (cuanto más grande sea el tamaño, más píxeles y más pequeño todo, pero tendremos mayor área de trabajo). En Orientación podemos voltear la imagen de la pantalla (Horizontal/Vertical y H/V volteado). Las características se aplican a la pantalla seleccionada, así que si tengo varias puedo tener una configuración diferente para cada una. Si tengo conectados varios monitores, puedo Extender el escritorio a este monitor en el desplegable "Varias pantallas" para ver el mismo escritorio con los 2 a la vez (no muestra lo mismo, lo hace panorámico y al sacarlo del lateral de uno se mete en el otro).Al Aceptar o Aplicar tras hacer los cambios (nos muestra cómo queda), el sistema hace una cuenta atrás en la ventana ¿Desea conservar esta configuración de pantalla? y si no hago nada Windows volverá a los valores anteriores, así que mientras cuenta tendré que pulsar Conservar cambios. También puedo Revertir los cambios para cancelar sin esperar a la cuenta atrás.

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9.0. TÉCNICAS DE DIAGNÓSTICO BÁSICO Y SOLUCIÓN DE PROBLEMASCatálogo de incidencias Se pueden presentar diversos problemas de aplicaciones y de software, de red o de impresión, del encenido o apagado del Pc, actualizaciones, de rendimiento o mantenimiento, de hardware o dispositivos del sistema, de juegos, sonido o vídeo o sobre correo electrónico y mensajería.Reproducción de incidencias y solucionesA través del Visor de sucesos se pueden examinar y administrar los hechos ocurridos en el sistema o sus aplicaciones que se notifican al usuario. Estos sucesos están relacionados con el sistema o con su seguridad. Los sucesos pueden ser de error (problema importante), de advertencia (nos previene de elementos o situaciones que pueden ser un problema futuro) o de información (funcionamiento adecuado de controlador, servicio o aplicación). Respecto a las medidas de seguridad del sistema, puede haber aciertos (intentos de acceso correctos al sistema) o errores (intentos de acceso erróneos). El servicio Registro de sucesos se inicia automáticamente con Windows. 10. PROCEDIMIENTOS DE SEGURIDAD, INTEGRIDAD, ACCESO Y PROTECCIÓN DE INFORMACIÓN Conviene disponer de copias de seguridad, y existen programas que lo hacen, Windows tiene uno en Menú Inicio -- Todos los Programas -- Accesorios -- Herramientas del Sistema. Programas maliciososSon el badware, malware, software malicioso o software malintencionado. Su finalidad es infiltrarse o causar daños en el sistema informático sin que el usuario tenga conocimiento. Variedad de software hostil, intrusivo o molesto. Incluyen a los virus, gusanos, troyanos, rootkits, spyware, adware intrusivo, crimeware y otros indeseables. Tipos de malware: Infeccioso: virus y gusanos --> Los que más daño hacen. Se distinguen por la forma en que se propagan. Oculto: troyanos, rootkits y puertas traseras. Los troyanos se presentan como algo atractivo, invitan a usarlos pero ocultan un software malicioso. Los rootkits modifican el s.o. para permitir que el malware siga oculto. Las puertas traseras (backdoor) --> método para eludir procedimientos de autenticación a la hora de conectarse al equipo. Publicitario: spyware, adware y hijacking. Los spyware recopilan datos sobre el usuario y los distribuye a organizaciones interesadas, o buscan conseguir info sensible. Dialers: para realizar llamadas telefónicas. Para evitar todo esto --> antivirus actualizado + antimalware + cortafuegos (firewall). 11. NORMATIVA LEGAL APLICABLEPiratería = copia, reproducción, fabricación o uso no autorizado de aplicaciones informáticas con ánimo de lucro. La copia ilegal se considera delito de hurto y conlleva sanciones económicas o prisión. También existe el software libre, por el que no tenemos que pagar y que tiene varios tipos: Freeware: aplicaciones gratis con derechos de distribución cedidos. Shareware: Se ceden gratis por un tiempo o uso limitado. Pruebas de evaluación. Careware: Solicita pagar a una ONG a la que patrocina. Es un tipo de Shareware. Dominio público: el autor cede todos los derechos. Open source: facilita el código fuente y es de dominio público. Copyleft: obliga a que sus modificaciones también sean libres. Propietario: sobre él no se puede practicar ningún derecho. 11.1. Propiedad intelectualReconocimiento de un derecho sobre obras intelectuales y culturales a favor de su autor o titulares de derechos. Es un tipo de propiedad, según la OMPI. Su titular puede disponerla como le plazca y ninguna otra persona la puede disponer sin su consentimiento, y con limitaciones. Propiedad industrial: invenciones, patentes, marcas, dibujos y modelos industriales e indicaciones geográficas de origen, incluye programas informáticos. Derechos de autor: obras literarias y artísticas (novelas, poemas, teatro, películas, música, arte, fotografía, escultura, arquitectura, Controlado por la SGAE. Ley de referencia en España = Ley 22/1987, de 11 de noviembre, de la Propiedad Intelectual y sus modificaciones.11.2. Ley Orgánica de Protección de DatosEs la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal (LOPD), para garantizar y proteger las libertades públicas y derechos fundamentales de personas físicas (su honor, intimidad y privacidad personal y familiar) en lo relativo al tratamiento de los datos personales. Con su decreto de desarrollo, el Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre y el Código de Comercio art. 13.3. La norma de referencia en España es el Código de Comercio, de 24 de noviembre de 1885, que regula las cuestiones comerciales y aplicable a elementos y aplicaciones informáticas. En su art. 30.1 dice que el empresario tiene la obligación de conservar los libros, correspondencia, documentación y justificantes de su empresa, correctamente ordenados, durante 6 años.Principal función de LOPD = regular el tratamiento de los datos y ficheros personales, sea cual sea su soporte, los derechos de los ciudadanos sobre ellos y las obligaciones de quienes los crean o tratan. En actividades en las que intervengan datos sensibles (datos personales, cuentas bancarias, códigos, contraseñas, usuarios...) que esta info no llegue a manos de terceras personas, salvo acciones concretas de la empresa.

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03. IMPLANTACIÓN Y TRANSICIÓN DE SISTEMAS DE GESTIÓN ELECTRÓNICA DE LA DOCUMENTACIÓNGestión documental = Conjunto de normas técnicas y prácticas para gestionar el flujo de documentos en una empresa. Implica a toda la empresa y afecta a sus procedimientos. Tarea transversal que implica todo y a todos.Sistema de gestión documental (DMS) = Programa que gestiona grandes cantidades de documentación con seguridad y almacena documentos electrónicos, hace búsquedas, recupera e indexa. Los sistemas operativos suelen tener uno muy básico Ej. Explorador de Windows. Una aplicación de gestión documental debe permitir relacionar documentos entre sí. Combinación de bibliotecas de documentos + índices almacenados en una bbdd = acceso rápido a la info.1. ORGANIZACIÓN Y FUNCIONAMIENTO DE LOS CENTROS DE DOCUMENTACIÓN Y ARCHIVO. DETERMINACIÓN DE LOS ELEMENTOS QUE INTERVIENEN EN UN SISTEMA INFORMATIZADO DE GESTIÓN DOCUMENTALRápida evolución de las tecnologías de la información y la comunicación --> aparición de productos y herramientas informáticas para la gestión electrónica de la documentación. Objetivo = Oficina sin papeles. Para elegir un programa de gestión documental, tener en cuenta: Preservar la tecnología con que fueron creados los documentos para que puedan ser leídos siempre Ej. Tener un vídeo VHS o disquetera si tenemos documentos en estos formatos. Eliminar la dependencia de una tecnología concreta exigiendo la utilización de estándares. Ej. Que un archivo de texto se pueda visualizar con diferentes procesadores de textos. Los elementos que intervienen en un sistema informatizado de gestión documental son: Hardware: escáneres y dispositivos de digitalización, servidores (para contener esa info y que los usuarios se conecten para modificarla o revisarla), ordenadores (para trabajar con programas de gestión documental y acceder a esa info). Redes de telecomunicación y transmisión de datos: para que los usuarios accedan a la info de los servidores, pueden ser internas o externas. Bases de datos: para realizar búsquedas y contener la info sobre documentos almacenados Software: programas de apoyo al proceso de gestión documental Usuarios: para acceder a los documentos a través de cuenta y clave. Según nivel de seguridad de cada uno, tendrá mayor o menos acceso a las consultas electrónicas de los documentos. Administradores del sistema: para almacenar los documentos codificados e indexados en la bbdd del servidor, identificar la ubicación física del original y asignar claves de acceso a cada documento. 2. VENTAJAS E INCONVENIENTES DEL SOPORTE INFORMÁTICO, FRENTE A SOPORTES CONVENCIONALESPara implantar un sistema de gestión documental de forma electrónica en una empresa se debe valorar: Beneficios para la organización del nuevo sistema de trabajo Costes de infraestructura y de recursos necesarios Riesgos de su implantación, evaluando cómo afectarán los cambios al negocio, a sus procesos de trabajo, al contacto con sus clientes y proveedores... Flexibilidad a la organización en los nuevos tiempos Expectativas y ventajas futuras Para ello, seguir los siguientes pasos (proceso): Realización de auditoría: qué se tiene, cómo se está manejando, qué se necesita, qué se debe hacer para conseguirlo y cómo se puede optimizar para que sea un valor añadido y afecte a la empresa positivamente. Proceso de implantación: para que la organización se adapte al nuevo sistema y optimice sus actividades documentales. Esto conlleva redefinición de procesos, cambios de procedimientos y formatos documentales, etc. La idea = predominio del documento electrónico frente al papel. Conveniente implantar un software de gestión documental que haga lo anterior e interconecte la info con otros sistemas. 2.1. Desde el punto de vista de la seguridad Soporte convencional físico --> bien archivado y con seguridad necesaria será más difícil acceder sin autorizaciones pertinentes. En caso de desastre natural --> + difícil de proteger. Se deteriora con paso del tiempo. Soporte informático --> copiado y almacenado en diferentes lugares. Si medidas de seguridad no son muy altas, hay riesgo de hackers o malware.2.2. Desde la óptica del uso racional de los recursosLos archivos en soporte informático frente a los convencionales son mucho más racionales y eficientes (ahorro de materias primas, de consumo de energía y de espacio). Mejoras: Disminución de gasto en papel y en impresión Descenso de copias innecesarias Reducción de pérdidas de documentación Descenso del tiempo en búsquedas de documentos Disminución del espacio físico a custodia de documentos (optimización de espacio físico) La gestión electrónica implica definir los flujos de documentos correctamente entre los miembros de la organización, con: Mejora de comunicación interna y externa, implicando en el flujo documental a clientes y proveedores Mejora de resultados operativos al automatizar los flujos de documentos Conservación intacta de los documentos Reproducción y envío de documentos de forma rápida y económica Búsqueda de documentos definiendo criterios de acceso Incremento en la seguridad Acceso a los documentos de forma inmediata y desde cualquier parte Apoyo a conservación y mejora del medio ambiente 2.3. Desde el punto de vista económicoAhorro de espacio físico, tiempo de archivo, acceso a la información y tratamiento, personal dedicado a estas labores, etc. Lo que conlleva disminución de los costes.3. DEFINICIÓN DEL FLUJO DOCUMENTAL A PARTIR DE APLICACIONES INFORMÁTICAS ESPECÍFICAS3.1. Los flujos de trabajo o WorkflowsLa actividad diaria de las empresas --> definición y ejecución de flujos de trabajo --> conjunto de tareas ejecutadas de forma secuencial o en paralelo para mismo objetivo. Tareas en los flujos de trabajo --> gestión de documentos. Ej. Generación de facturas o pedidos, cheques, reclamaciones, pagos, etc. Normalmente se hace de forma manual, con horas en trabajo administrativo con sus costes. ¿Por qué puede necesitar la empresa un gestor documental? --> Sistema automatizado que controle el flujo de la documentación + canaliza y agiliza los procesos de info y difusión. El proceso de gestión documental está basado en: Elaboración / creación de los documentos Captura de la info / documentación Almacenamiento Análisis y tratamiento de la info Gestión de los documentos Publicación de la info Se debe determinar el recorrido de los documentos por el organigrama de la empresa, contemplándose rutas alternativas para evitar colapsos.Tipos de flujos de trabajo aplicables a las empresas:Flujo paraleloLas tareas se asignan a todos los empleados al mismo tiempo, siendo tareas distintas. Ej. Memoria anual de la empresa (se encarga a todos los responsables de Dpto a la vez con una fecha de vencimiento común a todos).Flujo secuencialSucesión de pasos que se ejecutan por orden hasta completarse la última actividad. Los documentos van pasando de una persona a otra, que debe continuar. Ej. Carta del Director de RRHH a candidatos a un puesto (la redacta alguien, la compureba otro, le da el visto bueno otro, y la envía otro).Flujo convergenteLas mismas tareas se asignan a todos los empleados al mismo tiempo, y son tareas del mismo tipo. (tipo de flujo de trabajo paralelo). Ej. Lluvia de ideas, en la que todos convergen sobre un mismo documento.Flujo iterativoSon flujos de trabajo que se repiten en el tiempo y que repiten una serie de acciones hasta que se da cierta condición.4. DISEÑO DEL SISTEMA DE CLASIFICACIÓN GENERAL PARA TODA LA DOCUMENTACIÓN. DETERMINACIÓN DE LOS PERÍODOS DE VIGENCIA, ATENDIENDO A LOS PRECEPTOS LEGALES.En cada caso habrá que establecer un periodo de vigencia para cada tipo de documentos de la empresa, que tendrá en cuenta las leyes que los regulen. Código de Comercio --> Art. 30.1.: Obligación del empresario conservar libros, correspondencia, documentación y justificantes de empresa durante 6 años. Las facturas 6 años.4.1. Codificación de documentosSe debe hacer en un formato común para toda la organización. Si no --> codificación común de los documentos para toda la empresa. Ej. Para CV presentados: apellidos + nombre.pdf4.2. Normalización de los sistemas de ordenación y clasificación: Manual de archivo y clasificación de documentosPara normalizar la ordenación y clasificación de documentos --> Elaborar Manual de Archivos (documento que recoge toda la info sobre cómo proceder al archivo de los documentos) y clasificación de documentos.4.3. Valoración de los documentos a conservar en soporte papel, de acuerdo con la normativa legalSe valorará la necesidad de disponer de ciertos documentos en soporte papel, archivados y a disposición de las administraciónes públicas pertinentes. 4.4. Establecimiento de niveles de seguridad (Backup y otros medios) y de acceso a cada documentoRealizar copias de seguridad periódicas de todos los documentos en digital. Ej. Edificio Windsor. Establecer niveles de acceso de los documentos: Todos los privilegios (usuarios que pueden modificar o eliminar) Privilegios parciales (usuarios que pueden visualizar y pequeñas modificaciones) Priviliegios básicos (sólo visualización) 4.5. Instrucciones para seguimiento, conservación, almacenamiento, duración del archivo, expurgo y control de documentos, de acuerdo con la normativa vigenteEl responsable debe: Notificar los ficheros ante el Registro General de Protección de datos para su inscripción Asegurarse de que datos son adecuados y veraces, obtenidos lícita y legítimamente, y tratados de forma proporcional a su finalidad Garantizar deberes de secreto y seguridad Informar a titulares de datos personales de su recogida Obtener consentimiento para tratamiento de datos personales Facilitar y garantizar derechos de oposición (a tratamiento, acceso, rectificación y cancelación) Asegurar que en relaciones con terceros se cumpla la LOPD Cumplir la legislación sectorial de aplicación 4.6. Caso prácticoPara llevar la gestión documental de los archivos informáticos --> se implanta una red local e Intranet + espacios comunes para cada Dpto (donde se guardará lo que haya que archivar y custodiar) y con acceso a este espacio solo desde cada Dpto. Se crean usuarios y contraseñas para carpetas y archivos que solo puedan ver los responsables o personal autorizado. Cada Dpto ha estudiado la documentación que genera y su normativa, y se han establecido reglas comunes a toda la organización. Dpto de Recursos HumanosEn el espacio común de este Dpto se han creado varias carpetas por temas (con subcarpetas) y un índice o fondo documental Ej. Carpeta de Ofertas de empleo >Subcarpeta de CV > González Modrego Laura CV.pdf o .doc. Se ha creado una bbdd con los campos: fondo, subfondo, serie, nº expediente o nombre de archivo, tipo doc y fecha creación. Se ha establecido un sistema de copia de seguridad semanal de los espacios comunes definiendo los documentos a guardar, cuánto tiempo y cuándo se destruyen. Se han redactado una serie de modelos de documentos y mensajes electrónicos para homogeneizar la labor de los empleados (carta de agradecimiento, oferta de empleo...).Índice o Fondo decumental:Gestión de Personal1. Ofertas de empleo1.1.1. Curriculums 1.1.2. Plazas ofertadas 1.1.3. Selección de personal2. Contrataciones2.1.1. Contratos 2.1.2. Nóminas 2.1.3. Seguridad Social 2.1.4. Ceses3. Prevención de Riesgos Laborales3.1.1. Accidentes 3.1.2. Medidas adoptadas 3.1.3. Normativa

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5. ENFOQUES Y SISTEMAS DE CALIDAD EN LA GESTIÓN DE LA DOCUMENTACIÓNOrganización Internacional de Normalización (ISO) = Federación mundial de organismos nacionales de normalización. Establecen normas comunes aplicables en muchos campos --> mejora de la eficacia, eficiencia y éxito de las organizaciones.Norma ISO 15489 = normaliza las mejores prácticas internacionales en gestión de documentos de archivo, partiendo de la norma australiana AS 4390 Record Management. Se aplica a la gestión de documentos en cualquier formato o soporte Regula la asignación de responsabilidades Regula la gestión de documentos de archivo como apoyo de un sistema de calidad ISO 9001 / ISO 14001 Regula el diseño y la implementación de un sistema de gestión de documentos de archivo (no incluye históricos) Su uso está dirigido a:Directivos / Profesionales de la gestión de documentos de archivo / Resto de empleados / Cualquiera que tenga que crear y mantener documentos de archivoModelo EFQM de ExcelenciaModelo de Excelencia Empresarial de la European Foundation Quality (Modelo EFQM) = Basado en resultados excelentes en relación a los clientes, se consiguen a través de: liderazgo, política y estrategia, personas de la organización, alianzas y recursos, procesos. Se basa en la orientación hacia la obtención de resultados. Principio básico = Enfoque basado en procesos.Git-Doc WorkflowEs un ejemplo de aplicación comercial de gestión documental. Permite la definición, administración y control de flujos de trabajo y la automatización de procesos. Funcionalidades: El diseño de procesos, pudiendo especificar: tareas, rutas alternativas, personas que las realizan, delegación de tareas y recursos de información. La puesta en marcha del proceso: captura de documento, resultado de una consulta, selección de la tarea por el usuario Durante la ejecución del proceso: envío de avisos, control de estados, definición y control de alertas, consulta de procedimientos. Seguimiento de las tareas en curso Gestión de procesos: crear y evaluar métricas relacionadas con el tiempo, coste o calidad del proceso.

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RESUMEN ARCHIVO Archivar --> Finalidad = localizar los documentos de forma rápida y eficaz Ley de Comercio art. 30 --> obliga a conservar los documentos, correspondencia y justificaciones --> 6 años Archivo hace referencia a: fondo documental / lugar donde se conserva / institución o servicio responsable de él Archivística = Ciencia que se ocupa de las técnicas aplicadas a los archivos Archivos públicos > Militares y judiciales Clasificación de archivos según tipo de organización: Centralizados / Descentralizados Requisito básico de los archivos = Actualización Archivo descentralizado = Distribuido en distintas partes de la empresa al estar los documentos repartidos entre los departamentos. Fases del tratamiento de archivo = Identificación / Valoración / Descripción / Difusión. Cuadro de clasificación = instrumento de consulta --> refleja la organización del fondo documental. Ficha de Solicitud de la Documentación ---> Función = controlar qué se extrae, quién lo extrae, cuándo lo extrae y cuándo lo deberá reponer. Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD) --> aplicar en archivos Al recibir / generar un documento que deba ser archivado = identificar qué tipo de documento es y a qué categoría pertenece. Ley obliga a conservar 6 años ---> documentación que genere derechos y obligaciones de la empresa en relación a otros. Seguridad de la información =/ Seguridad Informática En Seguridad la info es: crítica / valiosa / sensible. Ordenatríz = hace referencia a la codificación de un documento, asignándole letras, nºs u otros símbolos. Secuencia de clasificación cronológica = Año, Mes, Día. Clasificación por materias --> 2 criterios: orden alfabético general de materias / orden numérico. Archivo del funcionario en su puesto de trabajo = Archivo de gestión. Documentos que han perdido todo su valor administrativo = Archivo histórico Sistema de ordenación alfabético = para documentos referentes a personas físicas o jurídicas.

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