"Tablas Dinamicas"

Daniela Armas
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Daniela Armas
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Apunte sobre las Tablas Dinámicas en Excel, así como la forma de usarla y su importancia.

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"Tablas Dinámicas"

Definición de tabla dinámica: Permiten resumir y analizar fácilmente grandes cantidades de información, con tan solo arrastrar y soltar las diferentes columnas que formaran el reporte.

Funcionamiento de loas tablas dinámicas: Las tablas dinámicas en Excel, permiten agrupar datos en una gran cantidad de maneras diferentes para poder obtener la información que necesitamos.

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Ejemplo:Supongamos que tienes una tabla de datos, que contiene mucha información, sobre las ventas de una compañía cualquiera:

Le han solicitado que haga un reporte con el total de ventas por ciudad y el total de ventas por producto. En lugar de utilizar formulas, podemos utilizar una tabla dinámica, para obtener el resultado deseado, ya que esta nos permite hacer una comparación entre diferentes columnas de una tabla.

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Lo primero que debemos hacer, es especificar los campos de nuestra tabla de datos que vamos a comparar. Elegimos las ciudades como las filas de nuestra tabla dinámica.

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Excel tomara todos los valores de ciudades de nuestra tabla de datos y los agrupara en nuestra tabla dinámica, es decir, colocara los valores únicos de la columna de datos, eliminando las repeticiones.

Finalmente elegimos una columna de valores numéricos, que serán calculados y resumidos, en la tabla dinámica.

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Así tendrás un reporte que compara las ciudades y los productos y para cada combinación obtendrás el total de ventas. Las tablas dinámicas te permiten elegir entre todas las columnas de una tabla de datos y hacer comparaciones entre ellas para poder realizar un buen análisis de la información.

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Partes de una tabla dinámica en Excel Justo cuando se ha creado una tabla dinámica se muestra en la parte derecha de la hoja la lista de campos disponibles y por debajo las áreas donde podemos arrastrar dichos campos.

• Filtro de informe: Los campos que coloques en esta área crearán filtros para la tabla dinámica a través de los cuales podrás restringir la información que vez en pantalla. Estos filtros son adicionales a los que se pueden hacer entre las columnas y filas especificadas.• Etiquetas de columna: Esta área contiene los campos que se mostrarán como columnas de la tabla dinámica.• Etiquetas de fila: Contiene los campos que determinan las filas de la tabla dinámica.• Valores: Son los campos que se colocarán como las “celdas” de la tabla dinámica y que serán totalizados para cada columna y fila.

Una vez especificados los campos para cada una de las áreas, la tabla dinámica cobra vida. Puedes tener una tabla dinámica funcional con tan solo especificar las columnas, filas y valores. Los filtros son solamente una herramienta para mejorar el análisis sobre los datos de la tabla dinámica.

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Formato de valores en una tabla dinámica A continuación veremos como dar formato rápidamente a los valores agrupados en una tabla dinámica de manera, de que puedan tener el formato de numero adecuado. Supongamos la siguiente tabla dinámica:

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Para dar formato a los valores numéricos debes hacer clic sobre el campo correspondiente dentro del área Valores.

Del menú mostrado debes seleccionar la opción Configuración de campo de valor.

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Se mostrará el cuadro de diálogo Configuración de campo de valor.

Debes hacer clic en el botón Formato de número y se mostrará el cuadro de diálogo Formato de celdas donde podrás seleccionar el formato deseado:

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Después de hacer la selección adecuada acepta los cambios y de inmediato se aplicará el nuevo formato a todos los valores de la tabla dinámica:

Filtrar una tabla dinámica Al seleccionar cualquier de las opciones del filtro, la información será resumida y solamente mostrará un subconjunto de los datos de la tabla dinámica.

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Una vez que se ha aplicado un filtro, Excel reemplaza el icono predeterminado para indicar que ese campo está siendo actualmente filtrado.

Para mostrar de nuevo todos los valores de los campos filtrados debes hacer clic en el botón de filtrado y seleccionar la opción Borrar filtro de.

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De igual manera puedes ordenar instantáneamente los valores de la tabla dinámica. Solamente haz clic sobre el botón de Etiquetas de fila o Etiquetas de columna y elige la opción Ordenar de A a Z o la opción Ordenar de Z a A.

Segmentación de datos en tablas Detener la corrección de dinámicasEn primer lugar debes hacer clic sobre cualquier celda de la tabla dinámica y posteriormente en la ficha Opciones y dentro del grupo Ordenar y filtrar deberás hacer clic sobre el comando Insertar Segmentación de datos. Permite hacer un filtrado de los datos dentro de una tabla dinámica. De esta manera puedes filtrar fácilmente la información por más de una columna.

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Excel mostrará el cuadro de diálogo Insertar segmentación de datos.

En este cuadro deberás seleccionar los campos que deseas utilizar como filtros en la tabla dinámica y Excel colocará un filtro para cada campo seleccionado:

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Para filtrar la información de la tabla dinámica es suficiente con hacer clic sobre cualquiera de las opciones del filtro.

Excel ajustará la información de la tabla dinámica de acuerdo a las opciones seleccionadas. Para mostrar de nuevo toda la información puedes hacer clic en el botón Borrar filtro que se encuentra en la esquina superior derecha de cada panel.

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Modificar campos de una tabla dinámica Las tablas dinámicas son muy fáciles de manipular y de modificar. Excel permite cambiar los campos de la tabla de una manera muy sencilla y reestructurar la información con tan solo arrastrar los nuevos campos.

Lista de campos de una tabla dinámicaLas modificaciones las haremos en la Lista de campos de la tabla dinámica que se encuentra en la parte derecha de la pantalla. Esta lista se mostrara con tan solo hacer clic en cualquier celda de la tabla dinámica.

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Quitar un campo de una tabla dinámicaPara remover un campo arrástralo fuera del área donde se encuentra y cuando el puntero del ratón se convierta en una "X" suelte el botón del ratón para eliminar el campo.

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Mover un campo de una tabla dinámicaPara mover un campo ya existente hacia una nueva ubicación, solamente arrástrelo de un área a otra o de igual manera seleccione cualquiera de las opciones de menú que permiten mover el campo a cualquiera de las áreas disponibles.

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Nuevo campo en una tabla dinámicaFinalmente para agregar un nuevo campo, puede arrastrarlo desde la lista de campos hacia el área deseada. También puede cambiar la caja de selección del campo lo cual hará que sea agregado a alguna de las áreas predeterminadas.

Modificar el tipo de calculo de una tabla dinámicaDe manera predeterminada Excel utiliza la función SUMA al momento de crear los totales y subtotales de los valores de una tabla dinámica, sin embargo es probable que necesite utilizar alguna otra función diferente como el promedio o la cuenta de elementos.

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Los valores disponibles son los siguientes: Cuenta. Contabiliza el número de registros. Éstas es la opción predeterminada si el campo es de tipo texto (en lugar de la Suma). Promedio. Obtiene el promedio de los elementos. Máx. Obtiene el valor numérico más alto. Mín. Obtiene el valor numérico más bajo. Producto. Multiplica todos los valores numéricos de ese campo, si existe algún campo de texto será ignorado. Contar números. Obtiene el número de registros con valor numérico. Desvest. Obtiene la desviación estándar. Desvestp. Obtiene la desviación estándar en función de la población. Var. Calcula la varianza de una muestra. Varp. Calcula la varianza en función de la población. Al aceptar los cambios Excel aplicará de inmediato el nuevo tipo de cálculo seleccionado.

Crear un gráfico dinámicoEs un grafico que esta basado en los datos de una tabla dinámica y que se ajusta automáticamente al aplicar cualquier filtro sobre la información; de tal manera que gracias a este se podrá entender con mayor facilidad la información de la tabla dinámica.

Como crear un grafico dinámico en Excel Para crear un gráfico dinámico debes hacer clic sobre cualquier celda de la tabla dinámica que servirá como base del gráfico y posteriormente hacer clic sobre el comando Gráfico dinámico que se encuentra dentro del grupo Herramientas de la ficha Opciones.

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Se mostrará el cuadro de diálogo Insertar gráfico de donde podrás seleccionar el tipo de gráfico que deseas utilizar.

Una vez que has seleccionado el gráfico adecuado Excel lo insertará en la hoja de trabajo. Observa cómo el gráfico se modifica al momento de aplicar algún filtro sobre la tabla dinámica:

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De igual manera puede filtrar la información utilizando los botones de filtrado que aparecen dentro del grafico dinámico:

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Para eliminar un grafico dinámico solamente debes seleccionarlo y presionar la tecla suprimir.

Mover un grafico dinámicoEs probable que encuentre útil el mover un grafico dinámico a su propia hoja de Excel para poder trabajar con el de manera independiente e inclusive aplicar algún estilo u formato personalizado.

Mover un grafico dinámico a otra hoja Para mover un gráfico dinámico debes seleccionarlo y posteriormente seleccionar el comando Mover gráfico que se encuentre en el grupo Ubicación dentro de la ficha Diseño.

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Se mostrará el cuadro de diálogo Mover gráfico y podrás seleccionar una nueva hoja donde será colocado.

Modificar el estilo de un gráfico dinámicoYa sea que muevas el gráfico a una nueva hoja de Excel o lo dejes en su ubicación original puedes modificar su estilo con los comandos de la ficha Diseño, Presentación y Formato:

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Dentro de la ficha Diseño encontrarás los comandos necesarios para seleccionar un nuevo estilo del gráfico dinámico. Con los comandos de la ficha Presentación podrás personalizar aún más el gráfico dinámico agregando títulos, rótulos de eje y leyendas. Finalmente la ficha Formato permitirá refinar los estilos de forma del gráfico creado.

Cambiar origen de datos de una tabla dinámicaEs probable que el origen de datos de una tabla dinámica haya cambiado de ubicación y ahora tengas que considerar este cambio en tu tabla dinámica. A continuación unos pasos muy sencillos para modificar el origen de los datos.Haz clic sobre la tabla dinámica y selecciona el comando Cambiar origen de datos que se encuentra en la ficha Opciones dentro del grupo Datos.

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Se mostrará el cuadro de diálogo Cambiar origen de datos de tabla dinámica el cual te permitirá ampliar (o reducir) o cambiar el rango de los datos de la tabla dinámica.

Acepta los cambios y la tabla dinámica reflejará el nuevo rango de datos que has especificado.

Como crear una tabla dinámica Haz clic sobre cualquier celda de la tabla de datos que se desea considerar en la nueva tabla dinámica.

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Ahora selecciona el comando Tabla dinámica que se encuentra dentro del grupo Tablas de la ficha Insertar.

Se mostrará el cuadro de diálogo Crear tabla dinámica. Si es necesario podrás ajustar el rango de datos que se considerará en la tabla dinámica.

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En este mismo cuadro de diálogo se puede elegir si se desea colocar la tabla dinámica en una nueva hoja de Excel o en una ya existente. Haz clic en el botón Aceptar y se creará la nueva tabla dinámica.

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Excel agregará en la parte izquierda del libro la tabla dinámica y en la parte derecha la lista de campos. Esta lista de campos está dividida en dos secciones, primero la lista de todos los campos de los cuales podremos elegir y por debajo una zona a donde arrastraremos los campos que darán forma al reporte ya sea como columna, fila, valor o como un filtro. Para completar la tabla dinámica debemos arrastrar los campos al área correspondiente. Siguiendo el ejemplo propuesto del artículo anterior, colocaré como columna el campo Producto y como fila al campo Ciudad. Finalmente como valores colocaré el campo Ventas.

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De manera predeterminada Excel aplica la función Suma a los valores y la tabla dinámica que resulta después de hacer esta configuración es la siguiente:

Utilizando una tabla dinámica fue posible crear un reporte de una manera fácil y sin la necesidad de utilizar fórmulas.

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