En muchos casos, el traslado de un Gráfico estructurado en una Planilla de Cálculo a un Procesador de Texto, como Word por ejemplo, puede generar que la información se desordene, o se pierdan características del gráfico que pueden perjudicar su entendimiento. Por esto, una de las opciones es estructurar el archivo de Planilla de Cálculo para que este luzca como una Presentación. Si bien esto parece un poco complejo, la realidad es que es muy simple.
¿Por dónde empezar?
Lo primero que debes realizar es agregar Hojas de Cálculo que te permitan mantener la Base de Datos de Cálculo separadas de las Hojas donde dejarás los Gráficos. El ideal es que mantengas una hoja para la Base de Datos, y otra para calcular el Gráfico. Cuando hagas esto, las hojas de cálculo te quedarán de la siguiente manera:
A continuación deberás crear los Gráficos, uniéndolos con las correspondientes Bases de Datos. Es importante en este caso que al momento de generar el gráfico tengas en cuenta toda la Base de Datos, incluyendo los datos que agregarás a futuro, de forma que posteriormente al agregar los datos, los gráficos se actualicen automáticamente.
Por ejemplo, si estás generando un gráfico que incluye estadísticas de Enero a Diciembre, es importante que selecciones toda la Base de Datos para el Gráfico, aunque recién estés empezando el año y no tengas toda la información. En la medida que la vayas agregando, el gráfico se actualizará automáticamente.
Una vez que tengas los datos cargados y los gráficos armados en las Hojas correspondientes, deberás agregar una Hoja de Cálculo, a la cual puedes denominar “Home” o “Inicio”, y la cual corresponderá a la Vista Principal de tu presentación. Debe quedar de la siguiente manera:
El objetivo de la presentación es que puedas mostrar los gráficos de los diferentes aspectos de la operación de una forma funcional y amigable para las personas que revisarán tu informe. Por lo tanto, para agregarle funcionalidad a la presentación, agregaremos botones que nos permitan movernos entre las diferentes Hojas de la Planilla de Cálculo.
Para realizar esto, lo primero es diseñar los botones, por lo tanto, colócate en tu Hoja de Inicio o “Home”, y dibuja allí los botones, en la siguiente imagen, un ejemplo:
Estos botones puedes generarlos a través de la lengüeta “Insertar” y luego seleccionar “Formas”. Selecciona aquella “Forma” que mejor se adecúe a tu informe.
A continuación, grabaremos las primeras Macros para Presentación. Para esto, debes ir a la Lengüeta “Vista”, y al final de esta tendrás la opción “Macros”.
Al realizar esta operación, en tu pantalla aparecerá el siguiente menú de información:
Una vez que hayas colocado el nombre estarás grabando la Macro, y es tan simple como si estuvieras frente a una cámara de video, a partir de ahora, todo lo que hagas será grabado, para posteriormente ser ejecutado cada vez que presiones el botón de la macro.
Por lo tanto, lo que deberás hacer ahora es moverte de la Hoja de Inicio a la Hoja de Cálculo en la que estés mostrando los gráficos, y una vez hayas realizado esta operación, deberás presionar el botón “Detener grabación” en la opción de Macros. Una vez realizado esto, ya tendrás tu Macro grabada!
Ahora que tienes la Macro grabada, simplemente debes asignársela al Botón que corresponde, para esto, deberás colocarte sobre el Botón y hacer click con el botón derecho del Mouse, y allí seleccionar la opción “Asignar Macro”.
Una vez hecho esto, te aparecerá una nueva imagen, en la cual deberás seleccionar la Macro que corresponde a ese botón, y con esto quedará listo.
Cada vez que hagas click sobre ese botón, la Macro te llevará automáticamente hacia la Hoja de Cálculo que hayas seleccionado. Debes repetir la misma operación para las demás Hojas de Cálculo y botones que tengas en tu presentación; y adicionalmente, deberás agregar un Botón con la opción “Volver”, en cada una de las Hojas de Cálculo, de forma que puedas regresar automáticamente a tu Hoja de Inicio.
