GENERALIDADES DE LA ADMINSTRACIÓN DOCUMENTAL

DEFINICIÓN DE LA ADMINISTRACION
1. ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL
  1. Son
    1. todos aquellos procesos encargados a la elaboracion de documentos
      1. y
        y todo esto se rige con una normatividad, llevando un proceso administrativo
        su finalidad
        es
        regular la administración de archivos
        para
        la recopilacion de datos
  2. las
    1. funciones buscan que los procesos administrativos sean cordinados
      1. con
        el fin de que el documento apoye la comunicación empresarial
        las
        funciones son
        * CONTROL * MANTENIMIENTO * ALMACENAMIENTO DE DOCUMENTOS * DESCARTE DE DOCUMENTOS * RECUPERACION DE LA INFORMACION
  3. CONTROL
    1. ES
      1. apoyarse en herramientas , soportes y las disposiciones finales ejemplos; acuerdos, leyes, árticulos y las NTC
        Y
        una persona que este apoyada por instrumentos tecnologicos
        como
        el reloj radicador, sellos secos, húmedos, hologramas, tintas y detectores de seguridad en general.
    2. MANTENIMIENTO
      1. ES
        El cuidado y la actualización que se le da al documento dependiendo el soporte en el cual esta guardado y en que condiciones esta se preserva.
        ALMACENAMIENTO DE DOCUMENTOS
        ES
        la funcion que consiste en lla recopilacion de los documentos debidamente clasificados y almacernarlos en el lugar adecuado, como lo indica la normatividad.
        DESCARTE DE DOCUMENTOS
        LOS
        Documentos con el pasar del tiempo pierden su valor administrativo, estos según las tablas de retención deben ser eliminados.
        RECUPERACIÓN DE LA INFORMACION
        ES UN PROCESO DE EXPLORACIÓNN DE BASES DE DATOS, DOCUMENTOS Y TODO AQUELLO QUE GENERE SOPORTES O EVIDENCIEN ALGO
        LOS RESULTADOS SON DOS
        El Ruido Documental: Se produce cuando nos encontramos con un gran número de datos genéricos que no son relevantes frente a lo que deseamos encontrar. Imagen No 9. El descarte de documentos requiere una previa revisión por parte del comité encargado. Í
        Silencio Documental: Se puede definir como la falta de información o hallazgos mínimos respecto a lo que se esperaba encontrar porque posiblemente no tuvieron un proceso adecuado en el momento de guardarlos o se desconoce la palabra clave con la que pueden ser encontrados
2. PROCESO ADMINISTRATIVO
  1. son
    1. secuencias de acciones y operaciones logicas
      1. que son
        PLANEACION
        son
        todas las actividades que se deben realizar, para la obtenciónn de resultados y respuestas.
        EJECUCIÓN
        es
        ya teniendo la planiación y la organización procedemos a la ejecucion de los recursos
        y
        teniendo o elaborando un plan de contigencia
        CONTROL
        este controla
        las
        actividades de PLANECION, ORGANIZACION Y EJECUCION
        ORGANIZACION
        son
        todos aquellos elementos que establecen un orden y una secuencia
        para
        poder logar una buena planeación de los recursos.
3. Esta se divide en dos vocablos
  1. Manus traher
    1. y
      1. ministrare
        que significa
        Gestion y Servicio
        que al unirse quedan como
        Gestión del Servicio

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