la foliación en archivos

definiciones:
1. folio: hoja
2. foliar: acción de numerar las hojas
3. foliación: acto de enumerar los folios solo por su cara recta,operación incluida en los trabajos
4. folio recto: primera cara de un folio,la que se numera
5. folio vuelto: segunda cara del folio ,la cual no se numera
6. página:lo escrito o impreso en una cara
7. paginar: acción de numerar páginas.
requisitos:
1. 1.la documentación que va ser objeto de foliación debe estar previamente clasificada
  1. la de las oficinas se encontrará en la (TRD)
  2. fondos acumulados
  3. se foliará la documentación en la (TVD)
  4. sea objeto de conservación del AGN ó archivo historico al igual a la que no va a ser reproducida en otros soportes
2. 2. la documentación que va a ser objeto de foliación debe estar previamente ordenada
  1. la documentación correcta es aquella que :
    1. respeta el principio de ordén original
      1. el más común es el orden cronológico
        el 1 corresponde al documento mas antiguo
3. 3. la docuemntación que va a ser objeto de la foliación debe estar depurada
  1. consiste en
    1. ritirar los duplicados idénticos
    2. folios en blanco
    3. documentos de apoyo en archivos de gestión o de oficina
    4. en fondos acumulados se hará igualmente depuración
4. 4.se deben foliar todos y cada una de las unidades documentales de una serie
  1. series documentales simples
    1. acuerdos
      1. decretos
        circulares
        resoluciones
        la foliación se ejecutará de manera independiente por:
        carpeta
        tomo
        legajo
  2. series documentales complejas:
    1. contratos
      1. historias laborales
        investigaciones disciplinarias
        procesos juridicos
        cada uno de sus expedientes tendrá una sola foliación
        si se encuentra una unidad de conservación la foliación se ejecutará de forma tal que la segunda será la continuación de la primera
materiales:
1. 1. la foliación debe efectuarse utilizando:
  1. lápiz de punta negra y blanda
    1. tipo HB ó B
2. bolígrafo de tinta negra insoluble
  1. dificulta corregir una foliación mal ejecutada
3. 2. no se debe foliar
  1. con lápiz de mina roja
    1. este color no es capturado ,en la mayoría de los casos ,por las máquinas reprográfas
procedimiento:
1. 1. se debe numerar de manera
  1. sin omitir
  2. consecutiva
  3. ni repetir
2. 2.no se debe foliar utilizando
  1. suplemento A,B,C ó bis
3. 3.se debe escribir el número
  1. en la esquina superior derecha de la cara recta del folio
    1. en el mismo sentido del texto del documento
4. 4.se debe escribir el número de manera:
  1. legible
  2. sin enmendaduras sobre un espacio en blanco
  3. sin alterar membretes
  4. sellos
  5. textos ó numeraciones originales
5. 5. no se debe escribir con:
  1. trazo fuerte puede causar daño irreversible al soporte
6. 6.no se deben foliar las:
  1. pastas
    1. guardadas en blanco
  2. las hojas
7. 7.los planos, mapas ,dibujos etc, que se encuentren tendrán :
  1. el número de folio consecutivo,aún cuando estén plegados
  2. en el área de notas de control se debe dejar constancia del documento foliado
    1. tamaño
    2. colores
    3. titulo
    4. asunto
    5. fechas
    6. y otros datos
      1. si se separa este material se dejará constancia
        mediante un testigo de su lugar de destino y en este se indicará la procedencia
        esto se denomina cruce de referencia
8. 8.los anexos impresos
  1. folletos
    1. boletines
      1. periódicos
        revistas
        que se encuentren
        se numerarán como un solo folio
        en el área de notas se dejará constancia de :
        titulo
        año
        número total de páginas
        si se separa este material se hará el correspondiente cruce de referencia.
9. 9. cuando se encuentren varios documentos pequeños adheridos a una hoja
  1. se escribirá su respectivo número de folio
    1. dejando en el libro de notas constancia del documento foliado:
      1. cantidad de documentos adheridos
      2. titulo
      3. asunto
      4. fecha
      5. para adherir documentos o fotografías a una hoja debe utilizarse pegante libre de ácido
10. 10.las fotografías cuando estén sueltas se foliarán en la cara vuelta utilizando:
  1. lápiz de mina negra blanda HB ó B
  2. un número para cada una de ellas
  3. en el área de notas dejar constancia de las características del documento foliado
    1. tamaño
    2. color
    3. titulo
    4. asunto
    5. fecha
    6. y otros que se consideren necesarios
      1. si una o varias fotografías se encuentran adheridas a una hoja se escribirá:
        número de folio
        dejando constancia en el libro de notas de control :
        la cantidad de fotografías adheridas a la hoja
        otras características
        tamaño
        color
        titulo
        asunto
        fecha
        otros datos que sean necearios
        si se separa este material ,se hará el correspondiente cruce de referencia
        el contenido del sobre
11. 11.las radiografías ,diapositivas ,negativos o documentos similares deben colocarse en:
  1. un sobre de protección
    1. se hará la foliación al sobre antes de almacenar el material para :
      1. evitar marcas
        dejando constancia en el área de notas el contenido del sobre
        cantidad
        tamaño
        color
        título
        asunto
        fecha
        y otros datos que sean necesarios
12. 12. en caso de unidades de conservación
  1. copiadores de correspondencia,legajos,tomos ,libros de contabilidad ,etc
    1. que vienen de fábica foliados y/o paginados
      1. pueden aceptarse como mecanismo de control
        sin refoliar a mano
        se registrará en el libro de notas la cantidad de:
        folios
        páginas que contiene.
13. 13.para el caso de unidades documentales que generan
  1. foliadas por impresora
    1. se dejará si en una entidad
      1. haya mas de una
      2. en caso contrario
        si hay mas de una
        deberá refoliarse toda la unidad de conservación
14. 14.si existen errores en la foliación
  1. se anulará con línea oblicua
    1. evitando tachones
15. 15.la foliación es :
  1. una tarea previa a cualquier empaste
  2. proceso de descripción
  3. proceso técnico de reprografía
    1. microfilmación
    2. digitalización
16. 16.la documentación que ya se encuentra haciendo parte
  1. del acervo documental en :
    1. archivos históricos cuyos folios estén
      1. sueltos
      2. en blanco
        se retirarán
        si por el contrario se encuentrán
        empastados
        cosidos
        deberán foliarse
        dejando constancia en el libro de notas de control
        la foliación debe realizarse con:
        lápiz de punta negra blanda
        HB ó B
17. 17.no se debe numerar los folios
  1. totalmente en blanco
  2. cosidos
  3. empastados
    1. que se encuentren en:
      1. tomos
        en archivos de gestión o archivos centrales
        pero sí se dejará constancia en el área de control de notas
      2. legajos
18. 18. no se deben
  1. foliar ni retirar los folios sueltos en blanco
    1. cuando estos cumplen una función de conservación como:
      1. fotografías
      2. dibujos grabados u otros
        para evitar migración de tintas por contacto
19. 19. no se deben
  1. foliar documentos diferentes al papel
    1. cassetes
    2. discos digitales
    3. CD's
    4. disquetes
    5. videos
    6. pero si dejar constancia de su existencia y de la unidad documental a la que pertenecen
      1. en el área de notas de control
        si se opta por separar este material se hará el correspondiente cruce de referencia

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Semelhante

	Criado por maria alejandra segura cardeño mais de 7 anos atrás