R2 Presentación Resguardo de Docs. Electrónicos

Alejandro Piñón Méndez
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Presentación que da una introducción a la materia de Resguardo de Documentos Electrónicos
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    Actualmente encontramos equipos de cómputo de diversos tipos y formas, compu- tadoras de escritorio, portátiles como laptops o netbook y hasta las nuevas tabletas como la Ipad de la marca Apple; pero en las empresas y en lo personal, a pesar de lo costoso que resulte el equipo, se torna más valiosa la información que en ellas se va generando día con día.
    Resguardar Documentos Electrónicos
    Caption: : Es muy facil dañar y perder tus documentos electrónicos

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    Establecer políticas de resg. de inform.
    No es algo nuevo ni exagerado que las empresas valoren la  importancia del resguardo de información y datos que en ella se generan a diario, lo que si resulta extraño es la falta de precaución que en muchas de ella existen, muchas veces al depender de una sola computadora para realizar sus respaldos, la cual cuenta con un solo disco duro, en muchos sentidos insuficiente- te para mantener disponible la información cuando se requiera, un solo disco es susceptible a fallas. Actualmente contamos con varios mecanismos para respaldar información en distintos dispositivos o inclusive distintos lugares con la ayuda de internet.
    Cuando en las empresas o grandes negocios sucede una pérdida de información se pueden esperar consecuencias como: La pérdida de oportunidades para concretar negocios. Clientes insatisfechos por el servicio. Ganarse una mala reputación. Por lo tanto en lo particular tenemos que empezar a diseñar una estrategia para mantener segura la información con la que contamos.

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    POLÍTICAS DE RESG. DE INFORMACIÓN
    No es ninguna novedad el valor que tiene la información y los datos para nuestros negocios. Los que resulta increíble de esto es la falta de precauciones que solemos tener al confiar al núcleo de nuestros negocios al sistema de almacenamiento de lo que en la mayoría de los casos resulta ser una computadora pobremente armada tanto del punto de vista de hardware como de software. Utilizar el software de respaldo. Las interrupciones se presentan de formas muy variadas: virus informáticos, fallos de electricidad, errores de hardware y software, caídas de red, hackers, errores humanos, incendios, inundaciones, etc. Y aunque no se pueda prevenir cada una de estas interrupciones, la empresa sí puede prepararse para evitar las consecuencias que éstas puedan tener sobre su negocio. Del tiempo que tarde en reaccionar una empresa dependerá la gravedad de sus consecuencias. Lo ideal es que nunca sufra pérdidas de información. Pero para que esto se cumpla es importante cumplir con todos y cada uno de los puntos que aquí se detallan:
    Seguridad del Hardware. Seguridad interna. Mantenimiento Preventivo. Seguridad de Redes. Seguridad de la base de datos. Seguridad de los archivos de la base de datos. Seguridad en el Sistema informático. Seguridad en el Sistema Operativo. Seguridad de servidores. Seguridad de PCs Clientes. Seguridad Antivirus: Definición de política de antivirus. Seguridad de los documentos informáticos de la empresa: Política de almacenamiento de documentos. Seguridad de los archivos en papel que respaldan la base de datos: Política de almacenamiento de archivos en papel. Resguardo de la información. Resguardo de Hardware. Resguardo de Software. Resguardo de la base de datos. Resguardo de los documentos informáticos

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    POLÍTICAS DE RESG. DE INFORMACIÓN
    Otros consejos útiles pueden ser: Respaldar la información en una USB, realizando una copia completa de los archivos. Efectuar los respaldos cada semana en los dispositivos. Ejecutar una práctica de ejercicio una vez al mes ya sea por restricción económica o de tiempo. Llevar a cabo los respaldos a media noche, (o a una hora no laborable). Utilizar un disco duro externo de 500Gb Utilizar 2 máquinas almacenadoras. Utilizar un CD o DVD para respaldar datos financieros, los servicios de Internet prestados.

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    SELECCIONAR LA UBICACIÓN FÍSICA
    La computadora como herramienta de solución para problemas de cálculo de operaciones, investigación de procesos, enseñanza, etc. establece las bases para determinar el objetivo de un centro de cómputo, como es el de prestar servicios a diferentes áreas de una organización ya sea dentro de la misma empresa, o bien fuera de ella, tales como: Producción Control de operaciones. Captura de datos. Programación. Dibujo. Biblioteca
    Los diversos servicios que puede prestar un centro de cómputo, pueden dividirse en departamentos a áreas específicas de trabajo. Planeación de instalación física y ubicación física. La ubicación física e instalación de un Centro de Cómputo en una empresa depende de muchos factores, entre los que podemos citar: el tamaño de la empresa, el servicio que se pretende obtener, las disponibilidades de espacio físico existente o proyectado, etc. Generalmente, la instalación física de un Centro de Cómputo exige tener en cuenta por lo  menos los siguientes puntos:

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    SELECCIONAR LA UBICACIÓN FÍSICA
    Local físico: Donde se analizará el espacio disponible, el acceso de equipos y personal, instalaciones de suministro eléctrico, acondicionamiento térmico y elementos de seguridad disponibles. Espacio y movilidad: Características de las salas, altura, anchura, posición de las columnas, posibilidades de movilidad de los equipos, suelo móvil o falso suelo, etc. Tratamiento acústico: Los equipos ruidosos como las impresoras con impacto, equipos de aire acondicionado o equipos sujetos a una gran vibración, deben estar en zonas donde tanto el ruido como la vibración se encuentren amortiguados.
    Seguridad física del local: Se estudiará el sistema contra incendios, teniendo en cuenta que los materiales sean incombustibles (pintura de las paredes, suelo, techo, mesas, estanterías, etc.). También se estudiará la protección contra inundaciones y otros peligros físicos que puedan afectar a la instalación. Suministro eléctrico: El suministro eléctrico a un Centro de Cómputo, y en particular la alimentación de los equipos, debe hacerse con unas condiciones especiales, como la utilización de una línea independiente del resto de la instalación para evitar interferencias, con elementos de protección y seguridad específicos y en muchos casos con sistemas de alimentación ininterrumpida (equipos electrógenos, instalación de baterías, etc.). Iluminación: El sistema de iluminación debe ser apropiado para evitar reflejos en las pantallas, falta de luz en determinados puntos, y se evitará la incidencia directa del sol sobre los equipos.

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    Establecer la frecuencia del resguardo
    Este tema se refiere a la planeación necesaria para darle continuidad a tan importante tarea como lo es el respaldo de la información en los departamentos de informática de cada empresa o alguna institución como tu escuela. En este contexto vamos a utilizar la prioridad o preferencia que algún tipo de información pueda tener para determinar la frecuencia en que un conjunto de datos se debe respaldar. Podemos hablar de varios casos en los cuales debemos respaldar cada determinado tiempo, por ejemplo: Una computadora que se utilice para el trabajo donde se elaboran documentos comunes, el respaldo deberá ser semanal. Una computadora donde se procese información importante como pedidos, ventas o información financiera, el respaldo debería ser diariamente. Si existen servidores donde se maneje la información de varios usuarios se deberán realizar respaldos completos cada día.
    Caption: : Es conveniente realizar respaldos periodicamente

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    Software con opc. de frecuencia de resg.
    Caption: : Configuración de Word
    Recuerda que en la materia de Informática I se comentó acerca de la memoria RAM, un dispositivo de memoria temporal, lo que significa que si se corta la energía eléctrica esta memoria se borra por completo perdiendo al momento lo que no se guardó en una memoria fija como: el disco duro o memoria USB. Imagina que después de trabajar un documento por más de media hora, y haber avanzado 20 páginas, se corte la energía eléctrica y al encenderla nuevamente descubras que todo tu trabajo se ha perdido, el sentimiento de frustración y enojo es inevitable. Para tratar de evitar una pérdida mayor de tiempo y esfuerzo los procesadores de texto como el Microsoft Word y Write de Open Office, agregan la opción Guardar información de Autor recuperación cada <n> minutos. Con esta opción puedes establecer el tiempo que consideres adecuado esperar para que el procesador guarde automáticamente el documento. Si por algún motivo se apaga la computadora inesperadamente al abrir el procesador de texto en el siguiente arranque, éste debe mostrarte el documento que estabas trabajando en el momento de la falla hasta el momento que hizo la última recuperación automática.

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    Etiquetar los medios de almacenamiento
    El último aspecto que las políticas de resguardo toman en cuenta, es la nomenclatura de los archivos y el etiquetado de los medios de almacenamiento. La identificación individual de cada archivo es uno de los puntos débiles, si no hay una planeación adecuada; es decir, la consistencia, seguridad y asignación de una nomenclatura moderada, pero que incluya los datos suficientes que nos permitan saber: ¿Qué archivo es? ¿A quién corresponde? ¿Qué tipo de archivo es? y ¿En dónde se encuentra el archivo? Es deber de cada organización utilizar el nombre del archivo adecuado, para que la recuperación de los mismos no se convierta a la larga en un proceso agotador.
    Caption: : Diferentes Medios de Almacenamiento

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    Elaborar respaldos de información
    Cuando hablamos de respaldos de información, estamos hablando de hacer copias de la información original, para estar seguros de contar con ella en cualquier momento, aun si sucediera alguna pérdida del hardware o error en los sistemas de cómputo. Existen tres tipos de respaldos que podemos efectuar para mantener segura nuestra información: Completo. Guarda todos los archivos que sean especificados al tiempo de ejecutarse el respaldo. Incremental. Revisa las fechas de modificación de los archivos y si detecta algún cambio sustituye en el respaldo el archivo original por la modificación reciente. Se requiere el primer respaldo completo. Diferencial. Es parecido al anterior con la diferencia que al verificar las fechas no sustituye el archivo original en el respaldo existente, sino que incluye de nuevo el archivo con su reciente modificación. Los procedimientos de resguardo deberán comenzar con un respaldo completo, el cual deberá repetirse una vez por semana, aparte de esto, se puede hacer una serie de respaldos parciales, ya sea incremental (archivos que han cambiado desde el último respaldo parcial) o diferencial (archivos que han cambiado desde el último respaldo completo).

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    Proteger la confidencialidad de la inform.
    La confidencialidad de la información es una característica que no debe perderse al ser resguardada en cualquier medio de almacenamiento. Recuerda que la información que se resguarda es muy importante para la empresa y que no puede ser, en ningún caso, accedida públicamente y no puede haber usuarios que tengan acceso permanente a ella. La contraseña (password) de acceso al archivo es, hoy por hoy, la principal protección utilizada, porque verifica inequívocamente la identidad del usuario que pretende acceder o ver el contenido del respaldo de un archivo. Software con opciones de seguridad Algunas de las aplicaciones que cuentan con la opción para establecer una contraseña son: Compresores, como el WinRAR. Procesadores de texto, como el Microsoft Word y OpenOffice Write.
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