MICROSOFT PROJECT 2010

Juan Sebastian Rivas Hernández
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Aspectos generales para la planificación y gestión de proyectos usando como herramienta project 2010.

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Juan Sebastian Rivas Hernández
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Dirección y Gestión de Proyectos - PMBOK - PMI
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    Instalación del programa:  Windows XP SP3/ Windows Vista SP1/ Windows 7 Procesador de 700 Mhz 512 MB de RAM Disco duro de 2 GB Tener en cuenta la clave de 25 caracteres para la correcta instalación. Y seguir los pasos planteados por el instalador.
    MICROSOFT PROJECT
    Caption: : Tomada de: projectwizard.com

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    PRIMEROS PASOS
    Caption: : Imagen tomada de: blog.zincro.com
    El objetivo general de Project 2010 es ayudar a planificar y realizar el seguimiento a cualquier proyecto. FASES DE UN PROYECTO:  Planificación de tareas y asignación de recursos. Seguimiento al avance del proyecto. Cierre de tareas. ELEMENTOS A USAR EN PROJECT 2010: Proyecto: Planificación de un conjunto de tareas. Tarea: actividad planificada Recurso: Persona, material o costo que se puede asignar a una tarea.

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    CAMPOS PRINCIPALES EN PROJECT
    Toda la información que proporciona los elementos se vera reflejada en los campos. Los campos principales en project son:  Comienzo: Fecha de inicio del proyecto. Fin: fecha de finalización de una tarea.  Duración: tiempo laboral desde el comienzo hasta el fin del proyecto.  Trabajo: tiempo que los recursos invierten en una tarea. Unidades: porcentaje de la jornada laboral que un recurso dedica a una tarea.  Costo de un recurso y/o tarea. Se debe tener en cuenta que la duración se mide en días y el trabajo en horas. 
    ESTADO DEL PROYECTO Previsto: Duración prevista y costo previsto. Actual: Duración actual, costo actual.  Real: Duración real, costo real. Variación: variación de duración, variación de costo.

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    PLANIFICACIÓN DE UN PROYECTO
    En project se puede planificar las tareas de dos formas:  PROGRAMACIÓN AUTOMÁTICA: Facilita la distribución de las tareas del proyecto de una manera correcta en el diagrama de gantt generando así una vista de la duración de cada tarea, y de cada fase junto con los hitos.  PROGRAMACIÓN MANUAL: Es útil cuando se esta efectuando el inicio de las tareas y las distribución del tiempo, pero resulta engorroso en el momento en el cual.  Luego de haber finalizado la distribución de las tareas y las fases se procede a crear la linea de tiempo seleccionando las fases y sus fines y generar la respectiva linea.
    Caption: : Imagen tomada de: guiadeproyecto.com

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    GESTIÓN DE RECURSOS
    La hoja de gestión de recursos permite elaborar una tabla rápida y sencilla en la cual se muestra el tipo de recurso ya sea trabajo,, material o costo, asignándoles a cada uno el porcentaje de capacidad ( 8 horas=100%) , el costo por hora y el costo total de uso. Asignación de las tareas a los recursos: Luego de haber elaborado la tabla principal con los recursos a utilizar, se procede a asignarlos a cada tarea mediante la cinta de opciones de recursos dirigiéndose a asignar recursos. Esto se hace con el fin de que los recursos sean responsables de cumplir con cada tarea o ayudar en su proceso de elaboración. 
    Caption: : Imagen tomada de www.abc.com

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    BÚSQUEDA DE INFORMACIÓN 
    Para visualizar la información  se debe acceder mediante la cinta opciones de proyecto y a continuación  información del proyecto en el cual aparecerá un cuadro con las estadísticas del proyecto en donde se mostrarán las principales variables del mismo (comienzo, fin, duración, trabajo y costo).Generalmente la información se divide en dos:  Información de proyecto:  Información de tarea Estos dos tipos de información se pueden presentar desde distintas vistas que nos ofrece el programa, en las cuales relaciona variables con el fin de presentar la información que deseemos conocer.
    Igualmente se presentan las opciones de filtración, el cual nos posibilita acceder a información especifica como hitos, recursos, tareas, entre otras.  Por otro lado también existe la posibilidad de mostrar tablas con información precisa junto con el diagrama de gantt.

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    GESTIÓN DE COSTOS
    La gestión de costos tiene como principal función la asignación de los costos a cada recurso y posteriormente a cada tarea en relación al recurso.Los recursos son los que determinan el costo de acuerdo a las horas de trabajo para ejecutar tareas.Se debe tener en cuenta la tasa estándar y la unidad de medida que generalmente es en horas de trabajo.

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    SEGUIMIENTO DEL PROYECTO
    Para comenzar con el seguimiento del proyecto se debe guardar la linea base la cual indica el punto de partida del proyecto. Lo que propone básicamente el seguimiento del proyecto es posibilitar el control de cambios en fechas, recursos y tareas, así como registrar los avances de las distintas tareas, y por supuesto brindar al usuario una vista clara de la situación del proyecto.
    Una forma de seguir el proyecto es por medio de las tablas de seguimiento las cuales permiten establecer las fechas de inicio reales para posteriormente ubicar la fecha de fin real de dicha tarea.Es importante actualizar el proyecto a una fecha dada, de acuerdo a las actividades culminadas o las respectivas fases.

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    IMPRESIÓN DE INFORMACIÓN
    Caption: : Imagen tomada de: impresionprofesional.idg.es
    Project 2010 genera la posibilidad de imprimir documentos de acuerdo al tipo de informe solicitado por el usuario en relación al proyecto, se debe tener en cuenta el tamaño del papel para no tener problemas de visualización de la información, por lo tanto es recomendable realizar las configuraciones relacionadas con la distribución de la información y el tamaño real de la misma. Otra opción que facilita project, es la visualización o exportacion de la información de distintos tipos de informes a excel o visio,

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    DIAGRAMA DE RED
    Caption: : Imagen tomada de: www.arquba.com
    Es un gráfico el cual permite visualizar las tareas de resumen,, las actividades secundarias y  los hitosEL color rojo representa las tareas criticas y el color azul las tareas no criticas.Las tareas completadas serán marcadas con una cruz, y las tareas comenzadas con una barra inclinada.Su fácil manejo permite crear nuevas tareas e inmediatamente vincularlas al proyecto.Para una mayor visulaizacion se puede acceder a la opción de contraer cuadros para ver el diagrama en una forma resumida y así realizar un correcto seguimiento al proyecto.

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    CONFIGURACIÓN Y PERSONALIZACIÓN
    Las configuraciones en project son un elemento importante ya que  permite adaptar el programa a las necesidades de cada usuario. Aspectos como unidad monetaria, vista estándar, símbolo, ubicación, calendario laboral (numero de horas);  son algunos de los cuales project permite configurar a petición del usuario.La función Personalizar permite agregar botones de comando a las diferentes  cintas de  comandos de acuerdo al uso de cada usuario.Por otro lado se pueden desactivar o activar las cintas de opciones que se deseen ver en la aplicación. 
    Caption: : Imagen tomada de: www.euroinnova.edu.es

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    SUBPROYECTOS
    La creación de subproyectos permite una mejor distribución de actividades y/o tareas. Por otro lado también posibilita la unión e interacción con mas proyectos, es decir, varios proyectos estarán unificados a un proyecto maestro.Se debe tener en cuenta que cualquier modificación que se realice en el subproyecto se vera reflejada en el proyecto maestro, y cualquier modificación que se realice en el proyecto maestro se vera reflejada en cada subproyecto independientemente. 

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    CÓDIGO EDT
    "Estructura de Descomposición del Trabajo" Es un código de identificación de tareas. que maneja niveles de numeración.  Primer Nivel: Inicio y fin de fase. Segundo Nivel: Tareas correspondientes a cada fase.  La ventaja de esta codificación es que es propia para cada tarea y no cambiara al insertar nuevas tareas que no se tenían establecidas.

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    MACROS
    Es una herramienta característica de Microsoft Office  se basa en la automatización de trabajos.Para insertar los macros se debe seleccionar una tarea especifica, dar nombre al macro, seleccionar una tecla de identificación y a continuación iniciar la grabación del mismo. En la grabación del macro se debe realizar los cambios que se deseen que se ejecuten al seleccionar el macro.Luego de tener el macro ya establecido, las actividades grabadas se harán de forma automática al ejecutarlo.
    Caption: : Imagen tomada de: www.bartech.es

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    PLANTILLAS DE OFFICE
    Una opción rápida para realizar un proyecto en project 2010 es usar plantillas proporcionadas por office.com, el cual propone distintos bocetos de proyectos que fácilmente se pueden ajustar a nuestras necesidades. Esta opción la proporciona la propia aplicación, pero también se pueden descargar directamente del sitio web de Office.
    Caption: : Imagen tomada de: www.hotmail-hotmaii.com

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    CONEXIÓN CON PROJECT SERVER
    Para poder trabajar en linea y compartir mas fácil la información entre contactos se debe acceder al programa desde una cuenta debidamente configurada.
    Caption: : Imagen tomada de: www.versatilecompany.com