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Medición y Seguimiento
Resource summary
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En
el mundo actual de los negocios, la principal herramienta de sostenibilidad en
el tiempo con la que cuentan las empresas son las llamadas estrategias
organizacionales. Para que una organización pueda aplicar con éxito sus
estrategias, es necesario que en primer lugar se establezcan objetivos
específicos, ¿pero ¿cómo medir en el tiempo si se están cumpliendo con dichos
objetivos?, es ahí donde nacen los llamados indicadores, los cuales miden el
grado de avance de los objetivos propuestos, con el control de estos
indicadores se pueden determinar planes de acción, los que a su vez encaminan
nuevamente a la organización a la estrategia inicialmente establecida.
INTRODUCCIÓN
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Indicadores de Gestión
Caption: : CONTROL DE LA GESTIÓN: El control de gestión es un sistema dinámico e importante para el logro de metas organizacionales, dichas metas provienen inicialmente del proceso de planeación como requisito básico para el diseño y aplicación del mismo, dentro de ciertas condiciones culturales y organizacionales.
Caption: : SISTEMAS DE INDICADORES: Un sistema de Indicadores se encuentra conformado por el Indicador, el nivel base, el valor actual, la meta, y el uso de semáforos para la evaluación del desempeño del Indicador.
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Los dashboards son tableros con
información que se caracterizan por utilizar imágenes, que simulan un tablero
de automóvil, con figuras similares a velocímetros y que son utilizados como
herramientas que permiten efectuar un verdadero monitoreo a un negocio a través
de datos provenientes desde múltiples repositorios y aplicaciones. Estos
dashboards también pueden contener gráficos y tablas los cuales son presentados
al usuario final (generalmente el gerente) en la pantalla de su computador en
tiempo real.
Dashboards
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INDICADORES
Caption: : • INDICADORES DE ECONOMÍA detectarán si los recursos se han adquirido al menor coste y en el tiempo oportuno, así como en cuantía precisa y calidad deseada. En función de las características propias de cada entidad podrán establecerse indicadores respecto de los recursos utilizados que informarán sobre el grado de economía con que se utilizan aquéllos
Caption: : • INDICADORES DE EFICIENCIA tratarán de detectar si la transformación de recursos en bienes y servicios se realiza con un rendimiento adecuado o no. Para ello, debe cuestionarse esta relación tanto desde el punto de vista de los recursos, como de las operaciones y procedimientos realizados para la obtención de los bienes o servicios, como de los servicios proporcionados por la entidad, todo ello orientado a la medida y mejora del rendimiento de la entidad.
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Caption: : • INDICADORES DE EFICACIA tratarán de medir el grado en que son alcanzados los objetivos de un programa, actividad u organización. En general, la eficacia suele ser la más difícil de medir, puesto que en las entidades públicas no siempre existen objetivos definidos y metas claras, en parte debido a las imprecisas demandas del público y ofertas políticas.
INDICADORES
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Los Indicadores de Gestión se definen
como una relación entre variables que permite observar la situación y las
tendencias de cambio generadas en la entidad, en relación con el logro de los
objetivos y metas previstas, es decir, "permiten observar la forma como se
ejecutan los procesos y las actividades. En ese sentido, los indicadores sirven
como un mecanismo de control y de direccionamiento, en la medida en que
"miden las decisiones y acciones emprendidas por la administración, se
orientan al cumplimiento de los objetivos de los procesos, Macro procesos y la
misión de la entidad. Con su utilización se debe minimizar la cantidad de
información innecesaria y así generar sólo la información relevante para la
toma de decisiones al interior de la Institución. Para la definición de los
indicadores de gestión se debe tener en cuenta que el nivel directivo define
los parámetros de medición y aprueba los indicadores diseñados por el
responsable de cada proceso.
INDICADORES
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b)PRESUPUESTARIOS : parten del presupuesto de la
entidad para obtener una serie de ratios que permiten visualizar proporciones e
índices que completarán la información obtenida de la liquidación del
presupuesto.
c) DE ORGANIZACIÓN de una entidad pública variarán en función de
diversos parámetros como su actividad, dimensión, localización, carácter
central o territorial, etc.
Para
elaborar indicadores sobre la misma, se analizará su organigrama funcional,
incluyendo los órganos de dirección, de ejecución, a administración y los
órganos de control.
d) SOCIALES son aquellos instrumentos que valorarán el impacto
social de las actuaciones de la entidad, expresados en unidades no monetarias.
Pueden ir referidos a los usuarios de los servicios y contribuyentes (creación
de puestos de trabajos, becas, etc.) o a los trabajadores (duración de la
jornada semanal, rotación, despidos, temperatura del despacho, ayudas a los
estudios del personal, etc.).
e) DE ENTORNO Los elementos
constitutivos del entorno de un programa forman parte del medio exterior no
controlado por éste. Aspectos demográficos como la evolución de la población,
económicos como la variaciones en el precio de la energía, culturales como los
cambios en las preferencias de los ciudadanos, medioambientales que pueden
influir en programas de infraestructuras públicas, etc. f) IMPACTOmiden logros a largo plazo,los
efectos que la aplicación de un programa o política pública, o la actividad de
una entidad provocan en la sociedad o en la economía, si son relevantes, deben
ser conocidos por los usuarios de la información
g)
Indicadores de efecto: miden los logros a medio plazo.
h)
Indicadores de resultado: miden los logros a corto plazo.
i)
Indicadores de producto: miden los logros a plazo inmediato.
INDICADORES
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Fundamentos de indicadores
¿Qué se hace?
Con esto se
pretende que la organización describa sus actividades principales, de tal forma
que, con la ayuda, a ser posible, de una plantilla con el fin de tenerlas
inventariadas con la descripción del resultado que se pretende obtener mediante
su ejecución.
¿Qué se
desea medir? A continuación,
debe realizarse la selección de aquellas actividades que se consideren
prioritarias. Para ello se trata de establecer una relación valorada (por
ejemplo, de 0 a 10) según el criterio que se establezca, que permita priorizar
todas las actividades. En esta reflexión puede incluirse una columna en la que
conste el porcentaje de tiempo dedicado por el personal de la organización en
cada actividad, dado que resulta recomendable centrarse en las tareas que
consuman la mayor parte del esfuerzo de la plantilla.
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¿Quién utiliza la información?
Una vez
descritas y valoradas las actividades se deben seleccionar los destinatarios de
la información, ya que los indicadores diferirán sustancialmente en función de
quién los ha de utilizar.
¿Cada
cuánto tiempo?
En esta fase de
la reflexión debe precisarse la periodicidad con la que se desea obtener la
información. Dependiendo del tipo de actividad y del destinatario de la
información, los indicadores habrán de tener una u otra frecuencia temporal en
cuanto a su presentación.
¿Con qué o
quién se compara?
Finalmente, deben establecerse referentes respecto
a su estructura, proceso o resultado, que pueden ser tanto internos a la
organización, como externos a la misma y que servirán para efectuar
comparaciones
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Es fundamental
contar con objetivos claros, precisos, cuantificados y tener establecidas las
estrategias que se emplearán para Lograr los objetivos. Ellos nos dan el punto
de llegada, las características del resultado que se espera.
Se entiende por
cuantificar un objetivo o estrategia la acción de asociarle patrones que
permitan hacerla verificable.Estos patrones son:Atributo: Es el que identifica la meta.Escala: Corresponde a las unidades de medida en que se especificará la meta.
Status: Es el valor actual de la escala, el punto de partida.Umbral: Es el valor de la escala que se desea alcanzar.Horizonte: Hace referencia al período en el cual se espera alcanzar el umbral.Fecha Iniciación: Cuando se inicia.Fecha Terminación: Finalización de lapso programado para el logro de la meta.
Responsable: Persona que tendrá a su cargo la ejecución de la estrategia o logro de la meta.
Alineación con la estrategia institucional
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La definición de los Objetivos
Estratégicos, los indicadores y las metas, permiten establecer el marco para la
elaboración de la Programación Anual Operativo que es la base para la
formulación de los proyectos. El uso de la Planificación Estratégica se concibe
como una herramienta imprescindible para la identificación de prioridades y
asignación de recursos en un contexto de cambios y altas exigencias por avanzar
hacia una gestión comprometida con los resultados.
Caption: : La planificación estratégica y los indicadores de gestión son herramientas metodológicas claves para la evaluación que retroalimenta el proceso de toma de decisiones para el mejoramiento de la organización.
Alineación con la estrategia institucional
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Herramientas; definición de indicadores.
Caption: : CLIENTE EXTERNO: Su empresa vive por los clientes que usted tiene, su mercado, las personas que compran y/o demandan sus productos o servicios. Por esto es importante saber que piensan ellos de lo que usted ofrece en el mercado. Tener ventas elevadas no significa siempre que las personas estén felices con sus productos.
Caption: : CLIMA ORGANIZACIONAL: El clima organizacional comprende a su cliente interno. No basta con tener personas trabajando si usted no sabe y no conoce la posición de ellos frente a sus jefes inmediatos, jefes altos y el jefe superior, que podría ser el gerente general o el presidente de la compañía. Al igual que con sus clientes externos, es importante implementar una encuesta a nivel interno de la empresa.
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Caption: : Objetivos financieros de las compañías y el presupuesto anual: Sin duda cada empresa presta la mayor parte de su tiempo a los objetivos financieros y al presupuesto anual. Para esto es preciso ver el análisis de periodos anteriores y tener en cuenta las proyecciones de ventas. El presupuesto debe establecerse para no encontrarse a mitad de camino con respuestas como: "no se pudo implementar tal estrategia por falta de presupuesto..." Mida los resultados obtenidos y haga un control de los objetivos definidos, el seguimiento permite evitar errores
Caption: : Planeación estratégica: Identificar los puntos débiles, hacer un análisis FODA, y con base en los resultados, definir los objetivos generales, por áreas, y de esta manera desarrollar estrategias para cada uno de estos.
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La
primera prioridad es identificar todos los indicadores y relacionarlos con los
procesos de gestión. Cualquier discrepancia deberá ser resuelta, en el sentido
de desarrollar y/o sistematizar nuevos indicadores, nuevos procesos y/o dar de
baja lo innecesario. Luego estaremos obligados a identificar y/o implantar esos
indicadores de gestión que son o serán los principales artífices del pilotaje
de los procesos.
Una
de las acciones apropiadas a tomar es la matriz de evaluación:
Evaluación de los diferentes métodos para análisis de datos
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El seguimiento a la gestión se realiza
a través del monitoreo de metas programadas y se mide por medio de los
indicadores que se reportan trimestralmente por las dependencias que
desarrollan cada una de las actividades que se adelantan en la entidad permitiendo
determinar el porcentaje de avance o cumplimiento, el resultado acumulado al
trimestre correspondiente y el total de la ejecución en la vigencia con
respecto a la programación establecida por los ejecutores o responsables de
cada indicador.La importancia de la medición parte
del entendido en que existe un vínculo entre ésta y la planeación
institucional, toda vez que permite observar el grado en que se alcanzan las
actividades propuestas dentro de un proceso específico. Los resultados
obtenidos a través de la medición permiten mejorar la planificación, dado que
es posible observar hechos en tiempo real, logrando tomar decisiones con mayor
certeza y confiabilidad.
Presentación de informes
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Caption: : Evaluar los diferentes tipos de acciones más pertinentes de acuerdo a los resultados del análisis de datos (correcciones, acciones correctivas, preventivas o de mejora).
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Determinar
si todos los servicios prestados, obras y bienes entregados son necesarios y,
si es necesario desarrollar nuevos; así como, efectuar sugerencias sobre formas
más económicas de obtenerlos. Determinar
lo adecuado de la organización de la entidad; la existencia de objetivos y
planes coherentes y realistas; la existencia y cumplimiento de políticas
adecuadas; la existencia y eficiencia de métodos y procedimientos adecuados; y,
la confiabilidad de la información y de los controles establecidos. Comprobar
si la entidad adquiere, protege y emplea sus recursos de manera económica y
eficiente y si se realizan con eficiencia sus actividades y funciones Con el fin de
implementar las acciones correctivas, preventivas y/o de mejora es necesario
que los procesos apliquen su respectivo plan de mejoramiento por procesos -
acciones correctivas, acciones preventivas y acciones de mejora establecido en
el SIG. Estas acciones de mejora adelantadas deben ser socializadas en cada una
de las dependencias responsables del proceso, los documentos soportes deben
estar disponibles para efectos de auditoría
Desarrollar planes de mejora
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En
cuanto al desarrollo de los indicadores, hemos podido concluir que, a pesar de
la cantidad autores que hablan sobre este tema, todos llegan prácticamente a la
misma definición, y es que un indicador de gestión, es esencial, para la medida
de la eficacia, la eficiencia, la economía y la efectividad, no solo en las
Administraciones Públicas, sino también en las empresas privadas.
En el
desarrollo de los Indicadores se deben identificar necesidades propias del área
involucrada, clasificando según la naturaleza de los datos y la necesidad del
indicador. Esto es fundamental para el mejoramiento de la calidad, debido a que
son medios económicos y rápidos de identificación de problemas.
El
principal objetivo de los indicadores, es poder evaluar el desempeño del área
mediante parámetros establecidos en relación con las metas, así mismo observar
la tendencia en un lapso de tiempo durante un proceso de evaluación.Establecer
un conjunto de indicadores de gestión es una parte clave de un sistema de
medición de desempeño.
En
cuanto al desarrollo de los indicadores, hemos podido concluir que, a pesar de
la cantidad autores que hablan sobre este tema, todos llegan prácticamente a la
misma definición, y es que un indicador de gestión, es esencial, para la medida
de la eficacia, la eficiencia, la economía y la efectividad, no solo en las
Administraciones Públicas, sino también en las empresas privadas.
En el
desarrollo de los Indicadores se deben identificar necesidades propias del área
involucrada, clasificando según la naturaleza de los datos y la necesidad del
indicador. Esto es fundamental para el mejoramiento de la calidad, debido a que
son medios económicos y rápidos de identificación de problemas.
El
principal objetivo de los indicadores, es poder evaluar el desempeño del área
mediante parámetros establecidos en relación con las metas, así mismo observar
la tendencia en un lapso de tiempo durante un proceso de evaluación.
Establecer
un conjunto de indicadores de gestión es una parte clave de un sistema de
medición de desempeño.
CONCLUSIONES
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http://www.umng.edu.co/documents/10162/745281/V3N2_29.pdfhttp://ciberconta.unizar.es/leccion/contpub013/413.HTMhttp://www.iue.edu.co/documents/emp/comogerenciar.pdfhttp://www.hacienda.go.cr/centro/datos/Articulo/Indicadores%20para%20desarrollar%20indicadores%20de%20gesti%C3%B3n.pdf
Cibergrafía
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