GESTIÓN DOCUMENTAL

GESTION DOCUMENTAL

ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE 2Caso N° 1 – EMPRESA PILOS S.A. UN ARCHIVO ORGANIZADOPRESENTADO POR: LUIS CARLOS ARISMENDI VARGAS

Arnulfo Debe organizar los archivos según su orden orden cronológico, ya sea fecha importancia o alfabéticamente y con esto logra un archivo patrimonial, de esta manera los archivos pueden ser tácticamente organizados de tal manera que se han fácil de encontrar, se pueden organizar por consulta y poco frecuentes.

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Caption: : ¿Cómo debe de comenzar a organizar el archivo Arnulfo?

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Caption: : 2.¿ Cuales son las causas que originaron esta situación?

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La falta de conocimiento del personal administrativo sobre la gestión y el sistema documental, ya que los archivos o documentos varían según su importancia de igual manera hay que aplicarla tabla de retención documental para una buena organización. 

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Caption: : 3. ¿Debe aplicar el ciclo vital del documento y como gestionarlo?

Si debe aplicar el ciclo vital del documento,ya que este si gestiona y se controla de una manera excelente la empresa genera una productividad, ya que el ciclo vital es la fase de vida que cumple dicho archivo, esto con el fin de gestionar la excelencia de una empresa, por medio de los documentos de excelencia de la misma forma este se gestiona por medio de las TRD= TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL, para un eficiente sistema de gestión documental.

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Caption: : 4. Arnulfo encuentra en los fondos acumulados documentos electrónicos de archivo. ¿Cómo debe ser archivado esos documentos?

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Se debe organizar magneticamente de igual manera que los archivos se encuentren en el mismo formato, se organizaran cronológicamente o por tipo de consulta o poco frecuentes. 

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Caption: : 5. ¿Cómo debe aplicar las TRD para un fácil acceso a la información?

Se debe aplicar las Tablas de Retención Documental  TRD en los archivos para un fácil acceso, por medio de los números de serie y sub-serie de las TRD.

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Caption: : 6. Desde el punto de vista archivístico ¿Cuál es la importancia del uso de las TRD?

La importancia de las tablas de retención documental, es la de llevar un control eficiente de los archivos con el fin de sistematizar los documentos de una empresa para su  consulta y lo importante del ciclo de la vida  de dicho documento,También para el fácil acceso de la información, que la TRD contiene.

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Caption: : 7. Según su criterio ¿cuál es el gran reto de Arnulfo?

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Arnulfo debe asumir el reto seriando y sub-seriando, teniendo encenta la importancia del documento y su historia patrimonial.

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Caption: : ¿Cree usted que la gestión documental es la base para el desempeño de la empresa?

Por supuesto que si creo que la gestión documental es importante, en el proceso administrativo de las entidades publicas y privadas, es el soporte de lo que representa o la misionalidad que tiene dicha empresa.

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REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS