Gestión de Alcance Public

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Plataforma de Entrenamiento en Gestión de Proyecto

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La Gestión del Alcance del Proyecto incluye los procesos necesarios para garantizar que el proyecto incluya todo el trabajo requerido y únicamente el trabajo para completar el proyecto con éxito. Gestionar el alcance del proyecto se enfoca primordialmente en definir y controlar qué se incluye y qué no se incluye en el proyecto.    Los seis procesos de la Gestión de Proyectos son: Planificar la Gestión del Alcance: Es el proceso de crear un plan de gestión del alcance que documente cómo se va a definir, validar y controlar el alcance del proyecto. Recopilar Requisitos: Es el proceso de determinar, documentar y gestionar las necesidades y los requisitos de los interesados para cumplir con los objetivos del proyecto. Definir el Alcance: Es el proceso de desarrollar una descripción detallada del proyecto y del producto. Crear la EDT/WBS: Es el proceso de subdividir los entregables y el trabajo del proyecto en componentes más pequeños y más fáciles de manejar. Validar el Alcance: Es el proceso de formalizar la aceptación de los entregables del proyecto que se hayan completado. Controlar el Alcance: Es el proceso de monitorear el estado del proyecto y de la línea base del alcance del producto, y de gestionar cambios a la línea base del alcance.
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Gestión del alcance del proyecto: Procesos involucrados Esta área de conocimiento se incluyen 6 procesos: • Planificar la gestión del alcance. • Recopilar Requisitos • Definir el alcance • Crear WBS (Work Breakdown Structure) • Validar Alcance • Controlar Alcance Planificar la gestión de alcance Es el proceso de crear el plan de gestión de alcance. Este plan documenta cómo se va a definir, validar y controlar el alcance del proyecto. Este plan incluye: • El proceso para elaborar un enunciado detallado del alcance del producto y la WBS. • El proceso que especifica cómo se obtendrá la aceptación formal de los entregables del proyecto que se hayan completado • El proceso para realizar el seguimiento del proyecto y las solicitudes de cambio. Recopilar Requisitos Recopilar Requisitos es el proceso de determinar, documentar y gestionar las necesidades y los requisitos de los interesados para cumplir con los objetivos del proyecto Los requisitos incluyen: • Las condiciones o capacidades que el proyecto debe cumplir. • Las necesidades y expectativas cuantificadas. • Se categorizan en requisitos de: – Negocio – Interesados – Soluciones – Transición – Proyecto – Calidad Definir el alcance Consiste en desarrollar una descripción detallada del alcance del proyecto y del producto. ● En este documento se especifican cuáles tareas y requisitos serán incluidos y cuáles no. ● Ayuda a replantear nuestro plan de gestión de alcance. ● Suele ser un proceso iterativo. Crear la EDT/WBS Crear la EDT/WBS es el proceso de subdividir los entregables del proyecto y el trabajo del proyecto en componentes más pequeños y más fáciles de manejar. • Descomposición jerárquica del alcance total del trabajo a realizar. • El trabajo planificado está contenido en el nivel más bajo de los componentes de la EDT/WBS (Paquetes de trabajo). Validar el Alcance Validar el Alcance es el proceso de formalizar la aceptación de los entregables del proyecto que se hayan completado. • La validación se enfoca en analizar la documentación de requisitos o la línea base del alcance. Controlar el Alcance • Es el proceso el cual monitorea el estado del alcance del proyecto y del producto con respecto a la línea base. • De requerirse algún cambio, se recurre a el proceso de Control Integrado de cambios, del área de Gestión de Integración.
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Planificar la gestión de alcance: Entradas • Plan de dirección de proyecto y Acta de constitución del proyecto. • Factores ambientales de la empresa, como la cultura, las condiciones de mercado, etc. • Activos de proceso de la organización, como los registros históricos de la empresa y reportes de lecciones aprendidas. Planificar la gestión de alcance: Técnicas y Herramientas • Juicios de expertos, que refiere a la aplicación experiencia y conocimiento de en el desarrollo de planes de gestión, por parte de consultores. • Reuniones, en las que se reúnen los distintos interesados para confeccionar el plan de gestión en conjunto. Planificar la gestión de alcance: Salidas • El propio plan de gestión de alcance (ya se habló anteriormente) •El plan de gestión de requisitos. Describe cómo se analizarán, documentaran y gestionarán los requisitos. El plan incluye: • Cómo serán recolectados y priorizados • Cómo se realizará la gestión de cambios en los requisitos • Como se va a estructurar la matriz de trazabilidad de requisitos. ------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Recopilar Requisitos: Entradas • Plan de Gestion del Alcance • Plan de Gestion de los Requisitos • Plan de Gestión de los Interesados • Acta de constitución del proyecto • Registro de interesados Recopilar Requisitos: Herramientas y técnicas Reuniones: • Entrevistas • Grupos focales • Talleres facilitados Tecnicas Grupales: • Creatividad • Toma de decisión Realimentación: ● Prototipos ● Diagramas de contexto ● Estudios comparativos ● Análisis de documento Recopilar Requisitos: Salidas • Documentación de Requisitos • Matriz de trazabilidad de requisitos ------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Definir el alcance: Entradas Para definir el alcance se utilizan los siguientes elementos: • Plan de gestión de alcance. • Documentación de requisitos, para seleccionar los requisitos que serán incluidos en el producto. Definir alcance: Técnicas y herramientas • Juicios de expertos. • Análisis del producto, para proyectos cuyo entregable es un producto, se aplican técnicas como el Product Breakdown Structure. • Generación de alternativas, identificar diferentes alternativas para llevar a cabo el trabajo. Definir el alcance: PBS A diferencia de la WBS, está solo define como esta compuesto el el producto. Definir alcance: Salidas • Enunciado detallados del alcance del proyecto, es la descripción detallada del alcance del proyecto y producto en su totalidad. Además define los criterios de aceptación, entregables, supuestos y restricciones • Actualizaciones los Documentos del proyecto. ------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Crear la EDT/WBS: Entradas • Plan de Gestión del Alcance • Enunciado del Alcance del Proyecto • Documentación de Requisitos • Factores Ambientales de la Empresa • Activos de los Procesos de la Organización Crear la EDT/WBS: Herramientas y Técnicas • Descomposición • Juicio de Expertos • Estructura de la WBS Crear la EDT/WBS: Salidas • Línea Base del Alcance – Enunciado del alcance del proyecto – EDT/WBS – Diccionario de la EDT/WBS • Actualizaciones a los Documentos del Proyecto ------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Validar el Alcance: Entradas • Plan para la Dirección del Proyecto • Documentación de Requisitos • Matriz de Trazabilidad de Requisitos • Entregables Verificados • Datos de Desempeño del Trabajo Validar el Alcance: Herramientas y Técnicas • Inspección • Técnicas Grupales de Toma de Decisiones Validar el Alcance: Salidas • Entregables Aceptados • Solicitudes de Cambio • Información de Desempeño del Trabajo • Actualizaciones a los Documentos del Proyecto ------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Controlar el alcance: Entradas • Línea base del alcance, se compara con los resultado para advertir una necesidad de cambio • Documentación de requisitos, para facilitar la detección de cualquier desvío en el alcance. • Matriz de Trazabilidad de Requisitos, para detectar el impacto de un cambio o desviación. • Datos de desempeño de trabajo, por ejemplo número de entregables que se han completado, se correlación con el tiempo, costo, etc. Controlar el alcance: Técnicas y herramientas Análisis de variación • Determina la causa y el grado de la diferencia entre la línea base y el desempeño real. • Para ello se utilizan distintas medidas de desempeño del proyecto como el desempeño del equipo, tiempo, cantidad de tareas completadas, entre otras. Controlar el alcance: Salidas • Información de desempeño del trabajo, expone el desempeño del alcance del producto en relación a la línea base. • Solicitudes de cambio, producidas por el analisis de variacion. • Actualizaciones de los documentos del proyecto
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