En esta pantalla elegimos los niveles de agrupamiento dentro del informe. Podemos agrupar los registros que aparecen en el informe por varios conceptos y para cada concepto añadir una cabecera y pie de grupo, en el pie de grupo normalmente se visualizarán totales de ese grupo.

Para añadir un nivel de agrupamiento, en la lista de la izquierda, hacer clic sobre el campo por el cual queremos agrupar y hacer clic sobre el botón  (o directamente hacer doble clic sobre el campo).

En la parte de la derecha aparece un dibujo que nos indica la estructura que tendrá nuestro informe, en la zona central aparecen los campos que se visualizarán para cada registro, en nuestro ejemplo, encima aparece un grupo por código de curso.

Para quitar un nivel de agrupamiento, hacer clic sobre la cabecera correspondiente al grupo para seleccionarlo y pulsar el botón .

Si queremos cambiar el orden de los grupos definidos utilizamos los botones , la flecha hacia arriba sube el grupo seleccionado un nivel, la flecha hacia abajo baja el grupo un nivel.

Con el botón  podemos refinar el agrupamiento. Haciendo clic en ese botón aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:

 

Para cada campo por el que se va a agrupar la información del informe podremos elegir su intervalo de agrupamiento. En el desplegable debemos indicar que utilice un intervalo en función de determinados valores, que utilice las iniciales, etc. Las opciones de intervalo variarán en función del tipo de datos y los valores que contenga. Después de pulsar el botón Aceptar volvemos a la ventana anterior.

Una vez tenemos los niveles de agrupamiento definidos hacemos clic en el botón Siguiente > y pasamos a la siguiente ventana que verás en la siguiente imagen...

 

En esta pantalla podemos elegir cómo ordenar los registros. Seleccionamos el campo por el que queremos ordenar los registros que saldrán en el informe, y elegimos si queremos una ordenación ascendente o descendente. Por defecto indica Ascendente, pero para cambiarlo sólo deberemos pulsar el botón y cambiará a Descendente. Como máximo podremos ordenar por 4 criterios (campos) distintos.

Para seguir con el asistente, pulsamos el botón Siguiente > y aparece la ventana que puedes ver en la siguiente página.. .

 

ACTIVIDAD

Ejercicio paso a paso

 

 Vamos a crear primero un informe para la visualización de los datos de la tabla Alumnado, para ello utilizaremos el asistente para informes:

  1. Haz clic en el botón Asistente para informes en la pestaña Crear.
  2. En la primera pantalla del asistente elige en el cuadro Tabla/consulta la tabla Alumnado.
  3. Haz clic sobre el botón  para añadir todos los campos al informe.
  4. Haz clic sobre el botón Siguiente para ir al siguiente paso del asistente.
  5. Haz clic sobre el campo Curso del informe para seleccionarlo.
  6. Haz clic sobre el botón  para quitar el campo.
  7. Haz clic en el campo fecha nacimiento para seleccionar el campo.
  8. Haz clic sobre el botón  para agrupar por fecha de nacimiento.

Como hemos elegido un campo de tipo Fecha/Hora el asistente agrupa por mes, vamos a cambiar esa opción y vamos a definir una agrupación por año de nacimiento:

  1. Haz clic sobre el botón .
  2. Despliega el cuadro Intervalos de agrupamiento del campo fecha nacimiento.
  3. Elige la opción Año.
  4. Haz clic sobre el botón Aceptar. Volvemos a la ventana del asistente.
  5. Haz clic sobre el botón Siguiente.

Ahora vamos a hacer que los alumnos del mismo año aparezcan ordenados por apellidos:

  1. Despliega el cuadro 1 correspondiente al primer campo de ordenación.
  2. Elige el campo Apellidos alumnado.
  3. Haz clic sobre el botón Siguiente.
  4. Deja activada la opción En pasos como distribución del informe.
  5. Marca la opción para poner el informe en Horizontal y que quepan los controles.
  6. Haz clic sobre el botón Siguiente.
  7. Escribe como título listado de alumnos.
  8. Haz clic sobre el botón Finalizar.
  9. Observa el resultado. Si lo deseas, puedes modificar en la vista diseño el tamaño de los controles para ajustar los datos y que quepan mejor en el formulario.
  10. Cierra el informe guardando los cambios.