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REQUERIMIENTOS DE DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS

CONTROL DE CALIDAD

CAPTURA

TECNICAS DE ESCANEO

IDENTIFICACIÓN

ALISTAMIENTO

ALMACENAMIENTO

El proveedor debe cargar las imágenes digitales y los metadatos con la información referencial en el software o repositorio que tiene la entidad compradora o en el hosting contratado o en el servicio de custodia de medios, esto último para la copia de conservación.

METADATOS

MECANISMOS TECNOLOGICOS DE VALOR PROBATORIO

Levantar y digitar en la base de datos el registro de inventario de cada expediente con los metadatos descriptivos definidos previamente por el contratante, de acuerdo a cada serie documental.

Retirar los documentos que no correspondan al expediente, dichos documentos deben estar debidamente identificados, relacionando la cantidad y referenciando el expediente del que fue retirada la información.

Verificar la exactitud de la foliación del expediente y volver a foliar cuando se presenten inconsistencias, dejando constancia de este hecho, para informar al Contratante.

Quitar dobleces y materiales que no hacen parte de la documentación

Hacer descontaminación biológica puntual de los expedientes con contaminación biológica activa.

Eliminar material metálico.

Unir rasgaduras y fragmentos de soporte que no superen los 10 cm de largo. Para casos de deterioros más graves, se hará una fotocopia a costa del contratista, para ser usada en el escáner, o en su defecto se usará un escáner de cama plana para no causar más daños.

Se aceptará la utilización de cinta mágica para los primeros auxilios, por la cara posterior del documento, aún cuando se recomienda el uso de cinta de reparación de documentos.

Usar escáner automático para la captura digital, teniendo en cuenta una resolución entre 300 dpi y 600 dpi, se irá aumentando la resolución en la medida que los documentos presenten problemas de conservación o contraste.

Escala de grises para documentos manuscritos, mecanografiados, impresos en equipo de matriz de punto y/o impresos sobre papeles de colores.

Color cuando la documentación posea información relevante que se encuentre en colores, ejemplo en mapas.

En caso de digitalizarse documentación con características heterogéneas, se puede utilizar la profundidad de acuerdo con el tipo de documento.

El proveedor debe realizar la identificación de las imágenes por foliación, expediente documental, subserie documental y serie documental.

El proveedor debe realizar el control de calidad al 100% de las imágenes, para garantizar la legibilidad e integralidad de la imagen.

Garantizar la lectura normal y total del documento en monitor y al tamaño del 100%.

Se podrán utilizar procesos de compresión para reducir el tamaño de imágenes cuya digitalización sea con fines de difusión.

El menor detalle capturado debe tener completa legibilidad (por ejemplo, el menor tamaño de fuente para el texto; claridad de los signos de puntuación, incluidos los decimales).

La integridad de los detalles (por ejemplo, no aceptabilidad de caracteres interrumpidos o de segmentos que faltan en las líneas).

El formato para fines de consulta y difusión debe ser PDF/A, jpeg, jpg, jpe, JPEG2000 (con pérdida).

No tener problemas de foco los cuales se evidencian en una imagen borrosa o con sombras en las fuentes.

El resultado de la digitalización no debe entregar imágenes torcidas

TIEMPO DE EJECUCIÓN

La entidad compradora debe definir el tiempo de ejecución esperado para el servicio de digitalización.

Incluir entre 2 y 10 metadatos descriptivos, según las características de los documentos.

Mantener los metadatos propios del proceso de digitalización.

Como característica opcional se sugiere que el proceso de digitalización contemple la estructura de metadatos Dublin Core Metadata Initiative correspondiente a 15 elementos de metadatos descriptivos.

Aplicar OCR para llevar a base de datos o para generar capa de texto del documento.

Leer códigos impresos en el documento (código de barras, nube de puntos, código QR, etc) e incorporar la información como metadato.

(opcional solo en caso de requerir Digitalización Certificada)

Incluir entre 2 y 10 metadatos descriptivos, según las características de los documentos.

Mantener los metadatos propios del proceso de digitalización.

Como característica opcional se sugiere que el proceso de digitalización contemple la estructura de metadatos Dublin Core Metadata Initiative correspondiente a 15 elementos de metadatos descriptivos.