Comunicación Efectiva Oral y Escrita

3.3 Comunicación Efectiva Oral y Escrita

La comunicación se transmite ya sea verbal o no verbal.

Verbal: Palabras.

No verbal: Lenguaje Corporal y tono.

Lo que convierte a un comunicador en efectivo es:

La voz

Herramientas Lingüísticas, comunicación impactante

Pausas

Escucha Activa y Efectiva

Se usa para instruir, informar, motivar y persuadir.

Se debe hablar con la "Voz Correcta". Volumen, ritmo, inflexión, claridad y enfasis.

Atributos clave del orador: Autoridad, energía, conocimiento de la audiencia y alcance.

El orador debe lograr el Propósito, Intención y Objetivo.

Ayuda a ser un orador más efectivo, proyecta autoridad, energía, y conocimiento de la audiencia.

Las personas retienen de 50% a 60% de lo que se les dice. Dos días después, su capacidad para recordar detalles habrá disminuido un 25%.

La escucha requiere concentración para que el cerebro procese el significado de palabras y frases

Consiste en 7 fases:

Oir, seleccionar, prestar atención, comprender, evaluar, recordar y responder.

Importancia

- Es parte del proceso de comunicación.

- Método para recibir información.

- Mejora las relaciones y la toma de decisiones.

- Ahorra tiempo.

- Incrementa la cantidad de información que se recuerda.

- Acelera la identificación de problemas.

Obstáculos

- Soñar despierto.

- Ensayo

- "Cuando es mi turno"

- Sobrecarga de información.

- Deseo de agradar.

- Escucha selectiva.

- Precipitarse en sacar conclusiones.

- Hablar en exceso.

- Falta de empatía.

- Miedo

- Prejuicios

- Identificación.

- Consejo

- Discusión.

Se pueden superar:

- Habilidades de escucha.

- Dominio del Lenguaje silencioso.

- Dominio del Lenguaje Corporal.

Habilidades

- Preparación para escuchar.

- Escucha consciente.

- Parafrasear y reflexionar.

- Hacer preguntas que generen diáologo

Debilidades

- Centrarte en ti mismo.

- Centrarte en tus emociones y opiniones.

- Centrarte en tus propios pensamientos.

- Centrarte en tú respuesta.

Combatirlas a través de:

- No interrumpir o dar respuestas breves.

- Escuchar con un propósito u objetivo específico.

- Utilizar el contacto visual o el lenguaje corporal apropiado.

- Concentrarse en el contenido de la comunicación.

- Ser consciente de tu estado emocional.

- Permanecer objetivo.

Mejora tus habilidades esquematizando, ordenando, comparando y evaluando las ideas, emociones, hechos y sentimientos.

Hace que respondas de la mejor manera y puede utilizarse para reducir la posibilidad de conflicto.

Los componentes:

- Proximidad: La distancia entre tú y otra persona.

- Orientación corporal: Se refiere a cómo te sitúas en torno a la otra persona.

- Contacto Físico: Darse un apretón de manos, tocarse, sostenerse, abrazarse y/o empujarse.

- Postura: Si alguien está encorvado, si está recto, si tiene los brazos cruzados, etc.

Ojos: Intenta establecer contacto visual con cada persona y con cada idea.

manos: Mueve las manos naturalmente, no las agites o las aprietes fuertemente.

voz: Controla tu velocidad y varía el tono.

Postura: Los pies deberían estar separados al ancho de los hombros.

Nervios: Ten confianza, sé entusiasta.

- No saques conclusiones basadas en un gesto.

- Sé consciente de cómo actúan las personas a tu alrededor.

Postura

Te dará claves de ciertos sentimientosfundamentales.

- Abierto y en actitud receptiva.

- Cerrado y en actitud de rechazo.

- Echado hacia delante y activo.

- Conservadory pasivo.

Puede ser positiva y negativa.

Postura abierta: Sentarse con las piernas extendidas, sin cruzar o con las rodillas separadas. Los codos normalmente están separados del cuerpo, las manos abiertas y no están cerradas fuertemente.

Postura Cerrada: Piernas cruzadas, manos sobre las piernas, o brazos cruzados en el pecho.

- Las personas que tienen posturas abiertas se perciben más positivas que aquellos con posturas cerradas.

Tipos de emoción:

- Defensivo: Sentado hacia atrás con lso brazos cruzados a la altura del pecho con las piernas cruzadas.

- Receptivo: Sentado hacia adelante con las manos abiertas, los codos y brazos sobre la mesa.

- Combativo: Sentado hacia delante en la silla con las manos apretadas sobre la mesa.

- Reflexico: Echado hacia atrás en la silla con las peirnas extendidas.

Comunicación vía:

Teléfono

Contestador

Mail

¿Qúe hacer?

- Incluir solo un mensaje en cada email.

- Comenzar con el objetivo del mail antes de entrar en detalles.

- Haz tu mensaje visualmente fácil de leer.

Céntrate en tu lector.

- Leelo antes de enviarlo.

¿Qúe evitar?

- Adjuntar ficheros grandes, cuando el lector busca conocer puntos claves de esos ficheros.

- Utilizar emoticonos o lenguaje de chateo en mensajes profesionales.

- Ignorar las reglas gramaticales.

- Utilizar mayúsculas, exclamaciones, subrayar o utilizar la negrita para expresar algo serio.

- Enviar cadenas de mensajes.

- Utilizar abreviaturas o acrónimos a menos que la audiencia los conozca.

- Con cada llamada te representas a ti ya tu organización.

- Responde las llamadas con rápidez.

- Identificate.

- Habla despacio y claro.

- Utiliza lenguaje simple y sencillo.

- Dí claramente el motivo de tu llamada.

- Escucha sin interrumpir a los demás.

- Sé amable cuando te llaman.

- Piensa en lo que vas a decir antes de tomar el teléfono.

- Dí tu nombre al principio.

- Dí la hora y el día si procede.

- Establece el propósito de tu llamada.

- Menciona tu número de teléfono despacio.