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Arquivos e documentação PROVA MARINHA

Victoria Eduarda Portugiesisch 47 Karten

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  1. 1Arquivística - É uma ciência que estuda funções do arquivo e também os princÍpios e tÉcnicas a serem observados durante a atuação de um arquivista sobre os arquivos.OBJETIVO: GERENCIAR TODAS AS INFORM. QUE POSSAM SER REGISTRADAS EM DOCUMENTOS DE ARQUIVOS.
  2. 2A lei n° 80159/91 ( dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e entidades privadas e da outras providências) e nos da sobre arquivo:''É o conjunto de documentos oficialmente produzidos e recebidos por um governo, organização ou firma, no decorrer de suas atividades, arquivados e conservados por si e seus sucessores para efeitos futuros.''
  3. 3''É a acumulação ordenada dos documentos, em sua maioria textuais, criadas por uma instituição ou pessoa, no curso de sua atividade, e preservados para a consecução dos seus objetivos, visando a utilidade que poderão oferecer o futuro.''''Consideram-se arquivos, para fins desta lei, os conjuntos de docum. produzidos e recebidos por orgãos publicos, institui. de carater publico e entidades privadas, em decorrencia do exercicio de atividades especificas, bem como por pessoas qualquer que seja o suporte da info. ou a natureza dos docum.''
  4. 4'' Designação genérica de um conjunto de docum. produzidos e recebidos por uma pessoa fis. , jur. ou priv., caracterizadas pela natureza orgânica de sua acumulação e conservado por essas pessoas ou por seus sucessores para fins de prova ou infor.''A arquivistica está embasada em princípios que a diferencia de outras ciências documentais existentes.
  5. 5Princípio da Proveniência: *Fixa a identidade do documento a quem produziu. * São organizados obedecendo a competência e as atividades. de sua origem produtora, de forma que ñ se misture arquivos de origens diferentes.Princípio da Organicidade:
    * Arquivos espelham a estrutura, funções e atividades da entidade produtora/acumuladora em suas relações internas e externas
  6. 6Princípio da Unicidade: * Os documentos de arquivos conservam seu caráter único em função do contexto em que foram produzidosPrincípios da indivisibilidade ou integridade:
    * Arquivo deve ser preservado mantendo sua integridade, quem que haja qualquer tipo de alteração nele.
  7. 7Princípio da Proveniência se remete ao FUNDO DE ARQUIVO que se caracterizam como um conjunto de docum. de qualquer natureza. (Independente da idade, suporte). Ou seja, são acumulados por um processo natural que decorre da própria atividade da instituição (Criados e acumulados e utilizados por uma pessoa fisica, jur. ou poruma familia no exerc. de suas ativ./funções)Há 2 tipos de fundo de arquivo:
    Fundo Fechado - Quando a instituição foi extinta e ñ produz + docum.
    Fundo aberto - Quando a instuição continua a produzir docum. que vão reunindo no seu arquivo.
  8. 8Aspectos retratados como princípios: * Territorialidade - arquivos mantidos o + próximo possível de sua origem de produção; * Autenticidade - Se mantem da forma mesma que foi produzido e tem o mesmo grau de confiabilidade que tinha no momento da produção* Imparcialidade - Documentos relativos em determinadas funções, caso contrario, os processos aos quais os documentos se referem, não funcionarão, não terão validade. Documentos arquivisticos retratam com fidelidade os fatos e atos que atestam.
  9. 9Por finalidade a arquivística visa servir de fonte de consulta, tornando possível a circulação de info. registrada, guardada e preservada sob cuidados da ADM, garantindo sua veracidade.* Confusão entre 2 conceitos da Ciência da Info. X Arquivo ( que são Biblioteca e Museu), talvez pelo fato deles também manterem docum. conservados e guardados, porém frisa-se que trata-se de conceitos distintos.
  10. 10Arquivo: OBJETIVO: provar, testemunhar, informar FINALIDADE: funcional, administrativa cultural (apenas para o conhecimento da história) ORIGEM: criação de docum. no curso natural das atividades particulares, organizacionais e familiares. CONSTITUIÇÃO: único exemplar ou limitado nº de documentos ( na maioria textuais).Biblioteca:
    OBJETIVO: instruir, educar, subsidiar a pesquisa
    FINALIDADE: cultural, científica
    ORIGEM: compra, permuta, doação
    CONSTITUIÇÃO: vários exemplares (na maioria impressora)
  11. 11Museu: OBJETIVO: preservar, conservar, entreter FINALIDADE: cultural didática ORIGEM: coleção, doação, exploração científica CONSTITUIÇÃO: peça e objetos históricos, coleções diversas, legado artístico e familiarARQUIVOS PÚBLICO
    Segundo a lei nº 8.159 de 08 janeiro de 1991, Art 7º: '' Os arquivos públicos são os conjuntos de docum. produzidos e recebidos, no exercícios de suas atividades, por orgãos públicos (federal, estadual, DF e municipal) em decorrência de suas funções administ., legislat. e judiciárias.
  12. 12Os parágrafos do mesmo artigo diz: 1° São também públicos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por instituição de carater público, por entidades privadas encarregadas da gestão de serviço publico no exercicio de suas atividades.2° A cessação de atividades de instituições publicas e de carter publico implica o recolhimento de sua documentação a instituição arquivistica publica ou sua transferencia a instituição sucessora.
  13. 13Todos os documentos produzidos ou recebidos por orgãos públicos ou entidades privadas ( revestida carater publico, mediante delegação de serviços públicos) são considerados arquivos públicos , independente da esfera de governo.ARQUIVOS PRIVADOS: A pessoa juridica a qual o enunciado se refere diz a respeito a pessoa juridica de direito privado, não se confundindo, portanto, com pessoa juridica de direito publico, pois os orgãos que compoe a ADM indireta da União, Estados, Distrito Federal e Municipios são também pessoas juridicas, destituídas de poder, são também pessoas juridicas, destituidas de poder politico e dotadas de personalidade juridica propria, porem, direito público.
  14. 14Exemplos: * Institucional: Igrejas, clubes, associações *Pessoais: Fotos de familia, cartas, originais de trabalhos. *Comercial: Companhias, empreas e etcA Aquivistica é desenvolvida pelo arquivista, profissional formado em arquivologia ou experiência reconhecida pelo Estado. Ele pode trabalhar em instituições públicas ou privadas, centros de documentação, arquivos privados ou públicos, instituições culturais.
  15. 15Ao arquivista compete: *Gerenciar a informação *Cuidar da gestão documental *Conservação *Preservação *Disseminação da informação contida nos documentos *Preservação do patrimonio documental de uma pessoa (física ou jurídica), instituição *Olhar a sociedade como um todo *Recuperar informações ou elaborar instrumentos de pesquisas arquivisticas.GESTÃO DE DOCUMENTOS: Um documento é qualquer meio, sobretudo gráfico que comprove a existência de um fato, a exatidão ou a verdade de uma afirmação.
  16. 16No meio jurídico, documentos são frequentemente sinônimos de atos, cartas, escritos que carregam um valor probatório.Documento arquivístico: Informação registrada, independente da forma ou do suporte, produzida ou recebida no decorrer da atividade de uma instituição ou pessoa e que possui conteúdo, contexto e estrutura suficientes para servir de prova dessa atividade.
  17. 17Admininstrar, gerenciar e organizar a info. é uma tarefa de considerável importância para as organizações atuais, sejam essas privadas ou públicas, tarefa essa que encontra suporte na TECNOLOGIA DA GESTÃO DE DOCUMENTOS, IMPORTANTE FERRAMENTA QUE AUXILIA NA GESTÃO E NO PROCESSO DECISÓRIO.GESTÃO DE DOCUMENTOS representa:
    *Conjunto de procedimentos e operações
    *Técnicas referentes á sua produção
    *Tramitação
    *Uso, avaliação e arquivamento ( fase corrente e intermeditária, visando a sua eliminação ou recolhimento para a guarda permanente)
  18. 18Aspectos importantes sobre a Gestão documental: *É possível definir qual política arquivistica adotada (através da qual se constituí o patrimônio arquivistico) *Defini os responsáveis pelo processo arquivístico; *Responsávelo pela implantação do programa de gestão (que envolve ações como as de acesso, preservação, conservação de arquivo) *Racionalização de espaço para guarda de documentos e o controle deste a produção até o arquivamento * Favorece o processo de Acreditação e Certificação ISO, processos esses que para detrminadas organizações são de extrema importância *Na administração pública, atua na elaboração dos planos de classificação dos documentos, TTD ( Tabela Temporalidade Documental), e comissão permanente de avaliação. Assegurando o acesso rápido á infor. e preservação dos documentos.Implantação de GESTÃO DE DOCUMENTOS: Uso adequado da microfilmagem e das tecnologias do Gerenciamento Eletrônico de documentos.
  19. 19Uso adequado da microfilmagem e das tecnologias do Gerenciamento Eletrônico de documentos visa: * garantir o processo de atualização da docum., * interrupção no processo de deterioração dos documentos e na eliminação do risco de do acervo ( backup ou pela utilização de sistemas que permitam acesso á informação pela INTERNET OU INTRANETPROTOCOLO: Recebimento, registo, distribuição, tramitação, e expedição de documentos.
    ^
    ^
    Processo de gestão de info. e documentos q segue um tramite para que possa ser aplicado de forma eficaz
    *É desenvolvido pelos encarregados das funções pertinentes aos documentos: recebimento, registro, distribuição e moviment. dos docum. em curso.
    * Finalidade principal é PERMITIR QUE AS INFO. E DOCUM. SEJAM ADMINISTRADAS E COORDENADAS DE FORMA CONCISA, OTIMIZADA, EVITANDO ACÚMULOS DE DADOS DESNECESSÁRIOS, DE FORMA QUE MESMO HAVENDO UM AUMENTO DE PRODUÇÃO DE DOCUM. SUA GESTÃO SEJA FEITA COM AGILIDADE, RAPIDEZ E ORGANIZAÇÃO
    *Atendendo essa finalidade, as organizações adotam um sistema de base de dados, onde os docum. são registrados.
    Quando chegam na organização, a info. ou a docum. é adotado uma rotina lógica, evitando o descontrole ou problemas decorrentes por falta de zelo.
  20. 20Recebimento: Onde se recebe os documentos e onde se separa o que é oficial e pessoal Pessoais - encaminhados aos seus destinatários Já os oficiais - são sigilosos (enviados diretos para seus destinatários) e os ostensivos ( são abertos e analisados, anexando + info. e encaminhando a seus destinos)Registro: Todos os documentos devem ser registrados eletronicamente com seu número, nome do remetente, data, assunto dentre outras info.
    Depois do registro o doc. é numerado ( autuado) em ordem de chegada.
    Depois de analisado o doc. ele é classificado em uma categoria de assunto para que possam ser achados ( podendo dar ate um código)
  21. 21Distribuição: Conhecido como movimentação, é a entrega para seus destinatários internos da empresa. Caso fosse para fora da empresa seria feita a expedição.Tramitação: Procedimentos formais definidos pela empresa.
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    É o caminho que o docum. percorre desde sua entrada na empresa até chegar ao seu destinatário ( função)
    ^
    Etapas sem erros para que consiga localizar o docum.
    ^
    Quando os dados são posto corretamente ajuda em sua localização.
  22. 22Expedição de Documentos: É por onde sai o docum. * Deve-se verificar se faltam folhas ou anexos. *Deve-se numerar e datar a correspondência no original e nas cópias, pois são o acompanhamento da tramitação do doc. na empresa e serão encaminhadas ao arquivo. As originais são expedidas para seus destinatários.Após cumprirem suas respectivas funções, os doc. devem ter seu destino decidido, seja este a sua eliminação ou:
    Produção; Tramitação; Uso; Avaliação
    Avaliação
    |
    Eliminação ou Recolhimento (doc. permanente)
  23. 23Sistema de Classificação: São de uma importância decisiva na elaboração de um plano de classificação que permita um bom funcionamento do arquivo.Um plano de classificações devem obter as seguintes características:
    *Satisfazer as necessidades práticas do serviço, adotando critérios que potenciem a resolução dos problemas. Quanto + simples forem as regras de classificação adotadas, melhor se efetuará a ordenação de docum.
    *Deverá ter em conta a evolução futura das atribuições do serviço deixando espaço livre para novas inclusões
    *Ser revista periodicamente, corrigindo os erros ou classificações mal efetuadas, e promover a sua atualização sempre que se entender conveninte.
    *A sua construção deve estar de acordo com as atribuições do organismo (divisão de competências) ou em última análise, focando a estrutura das entidades de onde provem a correspondência.)
  24. 24Classificação por assunto tem o objetivo de agrupar os docum. sob um mesmo tema, como forma de agilizar sua recuperação e facilitar as tarefas arquivísticas relacionadas com a avaliação, seleção, eliminação, transferência, recolhecimento e acesso a esses docum.O trabalho arquivistico é realizado com base no contéudo do docum., o qual reflete a atividade que o gerou e determina o uso da info. nele contida.
  25. 25A classificação define portanto a organização física dos docum. arquivados, constituíndo-se em referencial básico para sua recuperação.Na classificação, as funções, atividades, espécies, e tipos documentais distribuídos de acordo com as funções e atividades desempenhadas pelo orgão.
  26. 26A classificação deve ser realizada de acordo com seguintes características:De acordo com a entidade criadora:
    *PÚBLICO - arquivo de instituições públicas de âmbito federal ou estadual ou municipal
    *INSTITUCIONAL- arquivos pertencentes ou relacionados a instituições educacionais, igrejas, corporações não-lucrativas, sociedades e associações
    *COMERCIAL- arquivo de empresa, corporações, companhias
    *FAMILIAR OU PESSOAL- arquivo organizado por grupos familiares ou pessoas individualmente.
  27. 27De acordo com estágio de evolução (tempo de vida de um arquivo) : *ARQUIVO DE 1° idade/ corrente - guarda a docum. + atual e frequentemente consultada. Mantida em fácil local de acesso para facilitar a consulta ARQUIVO DE 2° idade/intermediário - incluí docum. que vieram do arquivo corrente, pois deixaram de ser usados com frequência. Mas eles ainda podem ser consultados pelos orgãos que os produziram e os receberam, se surgir uma situação idêntica aquela que o gerou( Continuação)
    ARQUIVO DE 3° idade/permanente - nele se encontram documentos que perderam seu valor administrativo e deixou de ser utilizado (esporádico). São conservados somente por causa de seu valor histórico, informativo para comprovar algo para fins de pesquisa em geral.
  28. 28De acordo com a extensão da atenção: Os arquivos se dividem em: *Arquivo setorial - localizado junto aos órgãos operacionais, cumprindo as funções de um arquivo corrente *Arquivo central ou geral: destina-se a receber os docum. correntes provenientes dos diversos órgãos que integram a estrutura de uma instituição.De acordo com a natureza de seus documentos:
    *Arquivo especial - guarda docum. de variadas formas físicas como discos, fitas, disquetes, fotografias, microformas ( ficha microfilmadas), slides, filmes. Merecem tratamento adequado não apenas quanto ao armazenamento das peças, mas também quanto ao registo, acondicionamento, controle e conservação.
    * Arquivo especializado - também conhecido como arquivo técnico, é responsável pela guarda dos documentos de um determinado assunto ou setor/departamento específico.
  29. 29De acordo com a natureza do assunto: *Ostensivo - aqueles que ao serem divulgados não prejudicam a administração *Sigiloso - em decorrência do assunto, o acesso é limitado,com divulgação restritaDe acordo com a espécie:
    *Administrativo: Referente as atividades puramente administrativas
    * Judicial - Referente as ações judicias e extrajudiciais
    *Consultivo: Referente ao assessoramento e orientação jurídica. Busca dirimir dúvidas entre pareceres, busca alternativas para evitar a esfera judicial.
  30. 30De acordo com o grau do sigilo: *Reservado: dados ou infor. cuja a revelação não autorizada possa comprometer planos, operações ou objetivos neles previstos. *Secreto: dados ou infor. referentes a sistemas, instalações, projetos, planos ou operações de interesse nacional, assuntos diplomáticos e de inteligência e a planos ou detalhes, programas ou instalações estratégicos, cujo conhecimento não autorizado possa acarretar dano grave á segurança da sociedade e do estado. ULTRASSECRETO: dados e info. referentes a soberania e a integridade territorial nacional, a plano ou operações militares, as relações internacionais do país, a projetos de pesquisa e desenvolvimento científico e tecnológico de interesse da defesa nacional e a programas econômicos, cujo conhecimento não autorizado possa acarretar dano excepcionalmente grave a segurança da sociedade e do estado.Arquivamento e ordenação de documentos:
    *Arquivamento é o conjunto de técnicas e procedimentos que visa ao acondicionamento e armazenamento dos documentos no arquivo.
    Registrado>Classificado> Tramitado nas unidades competentes ( o docum. será encaminhado ao seu destino para arquivamento, após receber o despacho final)
  31. 31O arquivamento é a guarda dos docum. no local estabelecido, de acordo com a classificação dada. * Um docum. arquivado de forma errada pode ficar pedido quando solicitado depois. O docum. ficará arquivado na unidade até que cumpram o prazo de transferência ao Arquivo Central ou a sua eliminação.Operações para arquivamento:
    1- Verificar se o docum. destina-se ao arquivamento
    2- Checar a classificação do docum., caso não haja, atribuir um código conforme o assunto
    3- Ordenar os docum. na ordem sequencial
    4- Ao arquivar o docum. na pasta, verificar a existência de antecedentes na mesma pasta e agrupar aqueles que tratam do mesmo assunto, por consequência o mesmo código.
  32. 325- Arquivar as pastas na sequência dos códigos atribuídos - usar uma pasta para cada código, evitando a classificação. 6-Ordenar os docum. que não possuem antecedentes, de acordo com a ordem estabelecida - cronológica, alfabética, geográfica, verificando a existência de cópias e eliminando-as. Caso não exista o original manter uma única cópia. 7- Arquivar o anexo do docum., quando volumoso, em caixa ou pasta apropriada, identificando externamente o seu conteúdo e registrando a sua localização no docum. que o encaminhou. 8- Endereçamento - o endereço aponta para o local onde os docum./ processos estão armazenados.Há duas formas de arquivamento HORIZONTAL E VERTICAL:
    * Horizontal- os docum. são dispostos uns sobre os outros -deitados, dentro do mobiliário. É indicado para arquivos permanentes e para docum. de grandes dimensões , pois evitam marcas e dobras nos mesmos.
    Vertical: os docum. são dispostos uns atrás dos outros dentro do mobiliário. É indicado para arquivos correntes, pois facilita a busca pela mobilidade na disposição dos docum.
  33. 33Para arquivamento e ordenação dos docum. no arquivo, devemos considerar tantos os métodos quanto os sistemas. Os sistemas de arquivamento são a possibilidade ou não de recuperação da infor. sem o uso de instrumentos.Tudo isso com o intuito de saber se deve ou não utilizar ferramentas tais como (índices, tabelas) para localizar algum docum. no arquivo.
    Quando há a necessidade, dizemos que é um sistema indireto de busca e recuperação, como são os métodos numéricos.
    Quando não há necessidade, dizemos que é um sistema direto de busca e recuperação, como métodos alfabéticos e geográfico.
  34. 34A Ordenação é a reunião dos documentos que foram classificados dentre de um mesmo assunto. Sua finalidade é agilizar o arquivamento de forma organizada e categorizada previamente para posterior arquivamento.Para definir a forma da ordenação é considerada a natureza dos docum., podendo ser:
    1 - Arquivamento por assunto: consiste em realizar o arquivamento dos docum. de acordo com o assunto tratado neles. Permite agrupar docum. que tratem de assuntos correlatos e permite encontrar infor. completas sobre matérias de forma simples e direta, sendo necessária e empresa que trabalham com grandes pilhas de docum. sobre o mesmo tema.
  35. 352- Método alfabético: Documentos arquivados em ordem alfabética. Elemento principal o nome. Muito usados em empresas por ser rápido e simples.Quando se armazena um número muito grande de informações pode ocorrer erros graças ao cansaço visual do colaborador ou a grande variedade de grafia de nomes.
    Para facilitar a procura desses documentos armazenados há um método com escolha de cores para ficar + fácil encontrar a letra procurada.
    Chama-se VARIADEX e utiliza cores como elemento auxiliares e com o objetivo de facilitar a sua localização.
    *É apenas uma variação para o método alfabético, mas também pode ser utilizado no arquivamento por assunto.
  36. 363- Método numérico: Opção de arquivamento que trabalha com grandes volumes de docum. Consiste em determinar um número sequencial para cada docum., permitindo sua consulta de acordo com um índice numérico previamente determinado. Esse método é aquele usado quando os docum. são ordenados por números. É possível escolher 3 formas distintas de utilizá-lo: *Método numérico simples *Método numérico cronológico *Método numérico dígito-terminal*Método numérico simples:
    É usado quando o modo de organizar é feito pelo número da pasta ou do docum. em que ele foi arquivado. É muito utilizado na organiz. de prontuários médicos, filmes, processos e pastas de funcionários.
  37. 37* Método numérico cronológico: Usado para fazer a organização dos docum. por data. É extremamente utilizado para organizar docum. financeiros, fotos e outros arquivos em que a data é o elemento essencial para buscar a infor.* Método numérico dígito- terminal:
    A partir do momento que se faz o uso de números maiores com diversos dígitos, o método simples não é eficiente e sim esse.
    Nesse método a organização é realizada com base nos dois ultimos digitos. Quando são idênticos, a ordenação é dada a partir dos dois dígitos anteriores. Isso acaba tornando o arquivo + ágil e eficiente.
  38. 384- Método eletrônico: Consiste em arquivar os docum. de forma eletrônica, realizando sua digitalização - o que permite não só organizar de formas diferentes e de acordo com o método q + se encaixa na organiz. e nas necessidades da empresa ( fazer sua gestão online e remota)5- Método geográfico:
    É aquele usado quando os docum. apresentam a sua organiz. por meio do local, isto é, quando a empresa escolhe classificar os docum. a partir de seu local de origem.
    Dois métodos precisam ser empregados para que seja utilizado da forma adequada:
  39. 39- NORMAS DO MÉTODO GEORGRÁFICO 1: Quando os docum. são organizados por país ou por estado, eles precisam ser ordenados alfabeticamente. Dessa forma, eles ficam + fácil localizá-los depois. Também valendo para cidades de um mesmo país ou estado: sempre postas em ordem alfabética. Nesse caso, as capitais precisam aparecer no início da lista, uma vez que elas são, normalmente, as mais procuradas, tendo uma quantidade maior de docum.- NORMAS DO MÉTODO GEORGRÁFICO 2:
    Ao realizar um arquivamento por cidades, quando não existe separação por estado, não há a exigência de que as capitais fiquem no início. A ordem vai ser simplesmente alfabética. Entretanto, ao final de cada cidade, o estado a que ela corresponde precisa aparecer na identificação.
  40. 406- Método temático: É um método que propõe a organização dos docum. por assuntos. Assim, a classificação é elaborada pelos assuntos e temas básicos, que admitem diversas composições.7 - Índice onomástico (opcional):
    Índice de nomes próprios que aparecem no texto. Deve ser utilizado quando o coordenador da coleção assim o decidir. Deve ser organiz. da mesma maneira que o índice remissivo.
  41. 41Tabela de temporalidade: Instrumento de destinação que determinada PRAZOS E CONDIÇÕES DE GUARDA tendo em vista a transferência, recolhimento, descarte de docum. com a finalidade de garantir o acesso a info. a quantos dela necessitem.* É um instrumento resultante da atividade de avaliação de docum. que consiste em identificar seus valores ( primário/ administrativo ou secundário/ histórico) e definir prazos de guarda, registrando dessa forma, o registra o ciclo de vida dos docum.
  42. 42Para que a tabela tenha validade precisa ser aprovada por autoridade competente e divulgada entre os funcionários na instituição. Sua estrutura básica deve necessariamente contemplar os conjuntos documentais produzidos e recebidos por uma instituição no exercício de suas atividades, prazos de guarda nas fases corrente e intermediária, a destinação final- eliminação ou guarda permanente, além de um campo para observações necessárias á sua compreensão e aplicação.Apresentam-se a seguir diretrizes para a correta utilização do instrumento:
  43. 431- Assunto: Apresenta-se aqui os conjuntos documentais produzidos e recebidos, hierarquicamente distribuídos de acordo com as funções e atividades desempenhadas pela instituição. Pode ser utilizado o índice, que contém os conjuntos documentais ordenados alfabeticamente para agilizar a sua localização na tabela.2- Prazo de guarda: Trata-se do tempo necessário para arquivamento dos docum. nas fases corrente e intermediária, visando atender exclusivamente as necessidades da adminis. que os gerou.
    Deve ser objetivo e direto na definição da ação - exemplos: até aprovação das contas; homologação da aposentadoria; e até quitação da dívida.
    - Os prazos são preferencialmente em ANOS
    - Os prazos são determinados pelas: -Normas
    -Precaução
    -Inform. recaptulativas
    - Frequência de uso
  44. 443- Destinação final: Registra-se a destinação estabelecida que pode ser: ELIMINAÇÃO>> quando um docum. NÃO apresenta valor secundário (probatório ou informativo) Guarda Permanente (sempre nas instituições arquivísticas públicas) >> quando as inform. contidas no docum. são consideradas importantes para fins de prova, informação e pesquisa.4- Observações: Neste campo são registradas informações complementares e justificativas, necessárias a correta aplicação da tabela. Incluem-se, ainda, orientações quanto á alteração do suporte da inform. e aspectos elucidativos quanto a destinação dos docum., segundo a particularidade dos conjuntos documentais avaliados.
    DEFINIÇÃO DOS PRAZOS DE GUARDA DEVEM SER DEFINIDOS COM BASE NA LEGISLAÇÃO VIGENTE E NAS NECESSIDADES ADMINISTRATIVAS.
  45. 45ACONDICIONAMENTO E ARMAZENAMENTO DE DOCUM. DE ARQUIVO: Processos de produção, tramitação, organização e acesso aos docum. deverão ser observados procedimentos específicos, de acordo com os diferentes gêneros documentais, com vista a assegurar sua preservação durante o prazo de guarda estabelecido na tabela de temporalidade e destinação. *Não podemos esquecer dos docum. eletrônicosACONDICIONAMENTO
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    É a embalagem usada para preservação do docum.
    (pasta, envelopes, caixas)
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    Visa proteger o docum. de ação externa, provocada por agentes diversos que podem causar danos e destruição.
    *
    ARMAZENAMENTO
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    É a guarda do docum. propriamente dita.
    |
    Todos os docum. devem ser armazenados em locais que apresentem condições ambientais apropriadas as suas necessidades de preservação, pelo prazo de guarda estabelecido em tabela de temporalidade e destinação.
  46. 46ARMAZENAMENTO: Áreas de armazenamento: Áreas externas:Condições ambientais:
  47. 47—

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CAP MARINHA
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Victoria Eduarda
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