Project Management Professional

Dirección de Proyectos

1.Introducción

2. Marco conceptual

3. Procesos

Integración

Alcance

Cronograma

Costo

Calidad

Recursos

Comunicaciones

Riesgos

Adquisiciones

Interesados

Conducta profesional

Proyecto: Esfuerzo temporal para crear un producto, servicio o resultado único. Tienen como finalidad obtener algún beneficio.

Trabajo operativo: Efectuar permanentemente actividades que generan un mismo producto o proveen un servicio repetitivo.

Dirección de proyectos: Es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades del proyecto.

Plan estratégico

Portafolio

Programas

Proyectos

Operaciones

Tipos de interrelación entre las fases (ciclos de vida):

a) Predictivo, hasta que no finaliza la fase predecesora, no comienza su sucesora.

Ejemplo:

Inicio->Planificación->Ejecución->Cierre

b) Adaptativo, al finalizar la fase A comienza B, y al finalizar B comienza de nuevo la A (Scrum o Kanbam). Entregables, valor al cliente. Existen 2 tipos de variaciones: Iterativo e Incremental.

Ejemplo:

(Planificación->Ejecución->Cierre)

(Planificación->Ejecución->Cierre)

(Planificación->Ejecución->Cierre)

Los ciclos de vida varían según la industria.

Los procesos a lo largo del ciclo de vida del proyecto podrían ser:

- Unicos

- Periódicos

- Continuos

​​​​​Áreas de conocimiento:

1. Gestión de la integración.

2. Gestión del alcance.

3. Gestión del cronográma.

4. Gestión del costo.

5. Gestión de la calidad.

6. Gestión de los recursos.

7. Gestión de las comunicaciones.

8. Gestión de los riesgos.

9. Gestión de las adquisiciones.

10. Gestión de los Interesados.

Caso de negocio: Documento detallado que toma como entrada la iniciación. Ayuda a justificar si es conveniente o no realizar la inversión. Se incluye:

- Definición del problema u oportunidad.

- Visión general

- Impacto del proyecto sobre el negocio

- Alternativas y análisis costo-beneficio y ROI.

Algunas herramientas:

- Métodos de medición de beneficios.

- Modelos matemáticos.

Plan de gestión de beneficios:

- Beneficios, alinear estos beneficios a la estrategia de negocio, impacto de los beneficios.

A estos 2 documentos se les llama:

Documento de Negocios.

Proyecto exitoso: debe considerar los siguientes requisitos:

- Calidad, plazo, presupuesto, beneficios, sostenibilidad.

Objetivos de un proyecto:

- Se establecen al inicio.

- Se perfeccionan en la Planificación.

- Son SMART: Specific, Measurable, Achievable (alcanzables), Result-oriented, Time-limited.

Restricción simple del proyecto:

Alcance, Tiempo y Costo.

Restricción actual del proyecto:

Alcance, tiempo, costo, calidad, recursos y riesgos.

Si cambia alguna variable de la restricción, el DP debe evaluar el impacto del resto de las variables.

Estructura de la organización:

1. Orgánica o simple: único departamento sin divisiones.

2. Funcional: gran centraliza

3. Multi-divisional

4. Matricial: Fuerte (el DP tiene más poder que el gerente funcional), débil y equilibrada.

El DP debe tener poder y autoridad, en una organizacional matricial débil tiende a no tener autoridad y es más bien un coordinador o gestor.

5. Orientada a proyectos

Este tipo de estructuras se observa en empresas que obtienen sus ingresos principalmente de proyectos.

6. Virtual: Se vinculan mediante TI, requiere una gran auto-disciplina,

7. PMO: Roles: Soporte (consultoría, lecciones aprendidas, etc), Control (Gobernabilidad, Metodologías, etc) y Directivo (asignación de directores de proyecto).

8. Híbrida: Combina varias tipo de estructura.

En resumen:

Funcional = “Islas independientes”

Orientada a proyectos = “Sin casa al terminar el proyecto”

Matricial = “2 jefes”

Rol y competencias del Director del Proyecto:

El DP es el responsable de coordinar el proyecto desde el inicio hasta el cierre.

Habilidades: planificación, liderazgo, relaciones personales, motivación, coordinación, comunicación, saber escuchar, etc. Capacidad para gestionar las restricciones del proyecto. Es visionario y optimista. Sabe que el éxito del proyecto se basa en un buen plan. Comunica lo que debe hacer cada miembro y verifica que todos estén realizando lo que corresponde.

Triángulo del talento (elaborado por PMI): Herramientas técnicas, liderazgo, "Estrategia y negocios".

Estilos de liderazgo:

1. Autoritario (directivo).

2. Paternalista.

3. Democrático

4. Dejar hacer.

5. Transaccional.

6. Transformacional. Carismáticos, considerados, estimuladores.

7. Servicial

8. Interactivo o situacional.

Durante la ejecución del proyecto el DP tiene bastante información como para tomar decisiones sin Consenso. Cada vez que hay un problema no debe llamar a una reunión para buscar Consenso.

Tipos de poder:

Recompensa

Coercitivo o penalidad

Legítimo o Formal

Experto

Referente

De Información

Relalcional

Gratificación

Presión

Culpabilidad

Persuasión

Evitar

Situacional

Guía PMBOK y Norma ISO21500, se tienen 5 grupos de procesos:

- Inicio: Se define objetivos del proyecto, identifican principales interesados, se asigna formalmente al DP y se autoriza formalmente inicio del proyecto.

- Planificación: Los interesados definen el alcance del proyecto y refinan los objetivos, se desarrolla le plan para la Dir. del Proyecto.

- Ejecución: El DP y su equipo supervisan el avance del proyecto. Y se aplican acciones correctivas.

- Monitoreo y control: el DP y su equipo supervisan el avance del proyecto.

- Cierre: El cliente acepta formalmente los entregables del proyecto.

Grupos de proceso:

Procesos de INICIO: La organización define objetivos del proy, se identifican a los interesados, el Sponsor asigna al DP y se autoriza formalmente el inicio.

Procesos de PLANIFICACIÓN: Los interesados definen el alcance y refinan objetivos, así como generar el plan.

Procesos de EJECUCIÓN: El DP coordina todos los recursos para implementar el plan.

Procesos de MONITOREO y CONTROL: El DP y su equipo supervisan el avance del proyecto y aplican acciones correctivas.

Procesos de CIERRE: El cliente acepta formalmente los entregables del proyecto.

Factores ambientales: Leyes, cultura de la empresa, tendencias del mercado, etc.

Activos de los procesos: políticas, procesos, información histórica, etc.

Procesos de INICIO:

- Desarrollar acta constitutiva del proyecto:

- Identificar a los interesados:

Stakeholders: personas u organizaciones cuyos intereses pueden verse afectados de forma positiva o negativa.

Procesos de PLANIFICACIÓN:

Durante la planificación se refinarán los objetivos finales del proyecto, así como el alcance.

La planificación abarca a todas las áreas de conocimiento.

Procesos de EJECUCIÓN

Las actividades del DP son: completar el trabajo definido, coordinar procesos y recursos, asegurar que se cumplan los requisitos de calidad, adquirir recursos, distribuir la información con los avances del proyecto, gestionar las expectativas de los interesados, enviar las solicitudes de los cambios, actualizar los planes y documentos del proyecto.

Todos los procesos de ejecución tienen como salida actualizaciones a los planes, documentos y/o activos de los procesos de la organización. Por ejemplo, actualizaciones a la EDT, requisitos, cronograma, presupuesto, recursos, registro de riesgos, registro de interesados, supuestos, lecciones aprendidas.

A excepción de los procesos “Gestionar conocimiento” y “Gestionar comunicaciones”, todo el resto de los procesos de ejecución tienen como salida solicitudes de cambio.

Procesos de MONITOREO Y CONTROL:

El DP debe hacer seguimiento del progreso y desempeño del proyecto para asegurar que sólo se implementen los cambios asegurados.

Recolectar datos de desempeño del trabajo

Procesar los datos en información de desempeño del trabajo

Elaborar y distribuir informes de desempeño del trabajo.

Comparar el estado actual del proyecto vs sus líneas base

Evaluar alternativas para la mejora de procesos

Estimar tendencias y proyecciones

Analizar las solicitudes de cambio para aprobarlas, postergarlas o rechazarlas

Procesos de CIERRE

Único proceso de cierre: Cierre del proyecto o fase. Y consiste en completar formalmente un proyecto, fase o contrato.

​Todo proyecto que comienza debe cerrarse formalmente, aunque se trate de un cierre anticipado o un aborto.

Acciones al cierre:

- aceptación formal de los interesados,

- verificar que todos los procesos han finalizado, y que el trabajo ha sido completado.

- Archivar toda la información, liberar recursos que ya no se utilizarán.

- Dejar por escrito las lecciones aprendidas y FESTEJAR.

INTEGRACIÓN

- Coordinar todos los procesos del proyecto.

- Gestionar recursos compartidos y asignar recursos.

- Creación y transferencia del conocimiento.

- Decisiones sobre ctrl. de cambio y análisis de alternativas.

- Monitorear los avances del proyecto.

- Recolectar los datos para obtener información y presentar a los interesados.

- Asegurar que se complete todo el trabajo y cerrar las fases.

7 procesos