Archivo de la información

Clasificación de los documentos y sistemas de ordenación

1.1 Clasificación alfabética

Ventajas

· Es un método sencillo en cuanto a su compresión y a su manejo

-Permite añadir documentos con facilidad

-Es fácil de localizar los documentos sinnecesidad de índices

-Permite clasificar todo tipo de documentos

Inconvenientes

-Pueden surgir dudas y errores

-Si se extrae un documento y no se anota, se falta puede pasar de inadvertida

-Si un expediente incluye muchos documentos, se corre el riesgo de duplicidad, por eso se establecen normas para evitar errores.

Criterios de ordenación

Ordenacion por nombres de personas fisicas

Ordenación por nombres de empresas

1.2 Clasificación numérica

Ventajas

-Se puede clasificar un número ilimitado de documentos

-La búsqueda de documentos es rápida

-Es un sistema muy exacto. Salvo que se hayan transcurrido

-Si se extrae un documento, se aprecia su falta con un simple vistazo. No es necesario dejar una marca

Inconvenientes

-Es totalmente necesario un INDICE- GUIA para la LOCALIZACION de los documentos.

-Para intercalar nuevos documentos entre los existentes, se hace necesario plantear sub clasificaciones, que pueden dificultar