CONTROL INTERNO

CONTROL INTERNO

1. es un plan de organización de todos los métodos coordinados con la finalidad de Proteger los activos, Verificar la exactitud y confiabilidad de la información financiera y Promover la eficiencia de las operaciones.

   • CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO
     • Métodos, medidas y procedimientos que tienen que ver fundamentalmente con la eficiencia de las operaciones y con el cumplimiento de las medidas administrativas impuestas por la gerencia.
   • CONTROL INTERNO CONTABLE
     • Métodos, medidas y procedimientos que tienen que ver principalmente con la protección de los activos y a la confiabilidad de los datos de contabilidad.
   • CARACTERISTICAS
     • Organización de manera tal que se pueda diferenciar la autoridad y la responsabilidad relativas a las actividades de la empresa.
     • Autorización y registro operacional de manera que sea de la atribución del departamento de contabilidad el hacer los registros de las informaciones y de mantener el control.
       • CONTROL INTERNO DEL EFECTIVO
         • Lo constituye una serie de procedimientos bien establecidos, con el propósito de monitorear todas las actividades de la Empresa, que puedan afectar el manejo del efectivo.
           • Delegación de autoridad
           • Asignación de responsabilidades
           • Promoción de personal eficiente
           • Identificación del personal con las políticas de la Empresa
           • El efectivo es el dinero que mantiene toda empresa en su cuenta de caja o en forma de depósito en un banco comercial. Valores en moneda curso legal o su equivalente contenido
             • Efectivo en caja
             • Cuentas bancarias
             • COMPRENDE
               • CAJA Y BANCO
                 • CAJA CHICA
                   • es el fondo que la empresa emplea para los gastos menores dentro de la misma que no requieren uso de un cheque.
                     • CONTROL INTERNO
                       • Deberá establecerse un límite máximo para los pagos a realizarse por caja chica. Los que excedan dicho límite, se deberán pagar con cheques.
                       • Esta cuenta sólo se moverá cuando se decida aumentar o disminuir el fondo, o para su eliminación
                       • La persona responsable de la caja chica, no debe tener acceso a la Contabilidad, ni a los Cobros, ni a la Caja Principal.
                       • La reposición del fondo se hará mediante cheque a favor de la persona responsable del mismo.
                       • El fondo se cargará a cada una de las cuentas de gastos o de costos, según se especifique en los comprobantes pagados por la Caja Chica.
                 • CAJA GENERAL
                   • Es la cuenta que registra todo el efectivo que ingrese y salga de la Empresa. Se carga con los cheques que recibe y se abona cuando se hace el depósito de los mismos en Banco.
                     • EL ARQUEO DE CAJA
                       • Consiste en el análisis de las transacciones del efectivo, durante un lapso determinado, con el objeto de comprobar si se ha contabilizado todo el efectivo recibido y por tanto el Saldo que arroja esta cuenta, corresponde con lo que se encuentra físicamente en Caja en dinero efectivo, cheques o vales.
       • CONCILIACION BANCARIA
         • Consiste en la comparación de los registros de las operaciones con los Bancos, de nuestros libros con los movimientos registrados en los Bancos, mostrados en los Estados de Cuenta Mensuales que emiten dichas instituciones, para proceder a hacer las correcciones o ajustes necesarios en los libros de la Empresa.
           • Cheques pendientes de cobro por parte de los beneficiarios de los mismos.
           • Depósitos de última hora que la Empresa realizó y que el Banco no registró por haber cerrado.
           • Los libros de las cuentas corrientes, para preparar los Estados de fin de mes.
           • Errores numéricos u omisiones en los libros de la Empresa.
           • Cheques ajenos que el Banco carga por equivocación.
           • Cheques devueltos por falta de fondos o cualquier otra causa.
           • Errores u omisiones por parte de los Bancos.
       • CONTROL INTERNO DE LOS INVENTARIOS
         • Los inventarios constituyen las partidas del activo corriente que están listas para la venta. Mercancía que posee una empresa en el almacén valorada al costo de adquisición, para la venta o actividades productivas.
           • se inicia con el establecimiento de un departamento de compras, que deberá gestionar las compras de los inventarios siguiendo el proceso de compras.
             • PEPS (Primero en Entrar Primero en Salir)
               • Tipo de inventario perpetuo que detalla por medio de la Tarjeta de Control de inventario, las salidas y entradas de las mercancías. Establece que la primera mercancía que se compra es la primera en venderse o salir.
             • UEPS (Ultimo en Entrar Primero en Salir)
               • tipo de inventario perpetuo que estable que las últimas mercancías que se comprar son las que primero se venden o salen.
             • CONTROL INTERNO.
               • Los certificados de acciones deben ser guardados por una persona independiente o el banco.
               • El registro debe estar al día, cotejado periódicamente con los certificados de acciones.
               • Llevar cuenta y razón de los ingresos provenientes de este concepto.
               • Las transacciones de valores deben se autorizadas por el Consejo Administrativo.
               • Las transacciones efectuadas por el custodio requieren la autorización de cuando menos dos funcionarios.
       • CONTROL INTERNO DE LAS CUENTAS POR COBRAR
         • El total de las cuentas individuales de ser conciliado periódicamente con la cuenta control en el mayor general.
         • La antigüedad de los saldos debe ser revisada periódicamente por un Empleado.
           • Se debe contar con la aprobación de específica del funcionario.
             • Otorgar descuentos especiales
             • Pagar saldos acreedores
             • Las labores del encargado de cuenta por cobrar deben ser independiente de:
               • Todas las funciones de efectivo.
               • Verificación de facturas y Notas de créditos.
               • Pases a cuentas control.
               • Autorización de bajas de cuentas de cobros dudosos.
         • Los estados de cuentas deben ser enviados con regularidad todos los deudores.
       • CONTROL INTERNO PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO
         • Uso de un archivo maestro para los activos fijos individuales.
         • Controles físicos adecuados sobre activos que puedan moverse con facilidad.
         • Asignación de números de identificación a cada activo de planta.
         • Conteo periódico de los activos fijos y su conciliación con el departamento de contabilidad.
         • Verificar si los equipos de recientes adquisición sustituyen activos existentes.
         • Analizar los ingresos provenientes de la eliminación de activos e ingresos misceláneos para detectar recibos de venta de activos.
       • CONTROL INTERNO DE CUENTAS POR PAGAR
         • Deben segregarse las funciones de recepción de productos o mercancías, de las de autorización de pagos y emisión de cheques.
         • Deben archivarse, en expedientes de pago por cada proveedor, los documentos relativos a cada operación.
           • Las cuentas por pagar deben analizarse por rangos de edades, a fin de tener conocimiento actualizado de las envejecidas y proceder a activar su pago.
         • Las cuentas por pagar deben controlarse por sub-mayores, habilitados por suministradores, y en cada uno, por cada recepción, y cada pago efectuado.
       • CONTROL INTERNO DE CAPITAL
         • Personal independiente debe llevar los registros de los títulos.
         • Conciliar periódicamente el registro de acciones con la cuenta de control.
         • Efectuar pagos de dividendos a través de una cuenta bancaria especial.
     • Eficiencia para evitar que en determinado tipo de operaciones intervengan cuando menos tres (3) persona para evitar fraude