Comunicación Escrita y Oral en la Empresa

Comunicación Escrita y Oral en la Empresa

1. características:

   • ■ La voz es el elemento básico de la comunicación.
     • ■ Si el mensaje no es grabado, no se pueden hacer comprobaciones posteriores a su emisión.
       • ■ El sentido del mensaje depende de distintos factores.
         • ■ El mensaje, aunque sea el mismo, puede ser captado de manera diferente.
           • ■ A menos que se grabe, el mensaje caduca.
             • ■ La comunicación oral permite el feedback o retroalimentación de manera inmediata.
               • ■ Se puede rectificar el mensaje en el mismo momento en que se emite.

2. La comunicación oral Para entablar una comunicación adecuada, es necesario tener en cuenta los siguientes aspectos:

   • ■ Definición: antes de empezar la comunicación en sí, debe exponerse el motivo de esta.
     • ■ Definición: antes de empezar la comunicación en sí, debe exponerse el motivo de esta.
       • ■ ■ Estructura: el mensaje siempre tiene que estar ordenado por etapas de manera coherente.
         • ■ Énfasis: se resaltarán aquellas palabras que se crea que tienen más importancia.
           • ■ Repetición: para llamar la atención del receptor, es conveniente repetir palabras o frases.

3. Funciones de la Comunicación Oral

   • Función Representativa
     • Aparece cuando el mensaje tiene un contenido informativo o derscriptivo
   • Función Apelativa
     • Tiene como finalidad recibir una respuesta por parte del receptor
   • Función Expresiva
     • Es cuando el emisor expresa sus sentimientos

4. Plan comunicativo:

   • Análisis y diagnóstico actual de la comunicación:
     • Se debe usar una herramienta que permita conocer la situación de los sistemas de comunicación que existan en la empresa.
   • Fijar los objetivos:
     • qué tipo de comunicación se va a utilizar en función del tipo de mensaje que se quiere transmitir.
   • Identificar a quién se va a aplicar el plan.
   • Identificar cuántos recursos necesita la empresa para implantar dicho plan
   • Implantar el plan de comunicación en la empresa:
     • El plan debe presentarse a los altos directivos y, una vez aceptado, al resto de miembros de la empresa a los que le afecte.
   • Establecer un control y seguimiento:
     • Para corroborar que el plan funciona correctamente y, si no fuera así, detectar desviaciones para corregirlas en el menor tiempo posible.

5. Formas de comunicación oral: entrevista, reunión, debate

   • Conversaciones singulares:
     • Se trata de comunicaciones en las que solo existen uno o varios emisores, sin que estos reciban alguna respuesta inmediata por parte de los receptores.
   • Conversaciones duales:
     • Dos personas que se intercambian a lo largo de la comunicación el papel de emisor y receptor.
   • Conversaciones plurales:
     • Tres o más personas que se intercambian a lo largo del proceso comunicativo el papel de emisor y receptor.

6. Entrevista

   • Se define como u dialogo que se presenta entre dos o más personas
     • Laboral
       • De personalidad
         • Informativa
           • De divulgación
             • Testimonial
               • Declaraqtiva
                 • Encuesta
                   • De perfil

7. Reunioón

   • Es el conjunto de personas que tienen intereses comunes.
     • Sujet6os
       • Causa
         • Tiempo
           • Lugar

8. Debate

   • Consiste en la reciprocidad de opiniones sobre una temática determinada que se produce entre varias personas, genertalmente dos y que está regulada por un mediador o moderador.

9. La counicación no verbal

   • Recursos no verbales en la comunicación oral: entonación, gestuales y espaciales
     • Aspectos importantes en la comunicación no verbal: mirada, posturas, gestos y otros.
       • Los mensajes de la comunicación verbal y no verbal: voluntarios e involuntarios. Importancia de la imagen del proceso de comunicación.
         • Pautas de comportamiento e imagen corporativa. Criterios de calidad: empatía, amabilidad.

10. Normas para Escuchar

    • Favorecer el entendimiento
      • Hacer uso de la verdad
        • Respetar a los demás
          • Prestar atención cuando alguien habla
            • Saber escuchar opiniones diferentes
              • Expresar de manera correcta las opiniones
                • Ser objetivo ante las críticas
                  • En caso de equivocarse, hay que saber modificar las opiniones.
                    • Estar dispuesto a aceptar otras alternativas o buscar otras soluciones.

11. Comunicación Escrita

    • La escritura como medio de comunicación
      • VENTAJAS
        • Es de carácter permanente, es decir, mientras que dicha comunicación escrita permanezca en la empresa, podrá ser susceptible de consulta.
          • A la hora de elaborar la comunicación escrita, puede tenerse un periodo de reflexión.
      • VENTAJAS
        • La retroalimentación o feed-back no se produce de manera inmediata.
        • La retroalimentación o feed-back no se produce de manera inmediata.
        • La retroalimentación o feed-back no se produce de manera inmediata.
      • Clasificación del mensaje según las causas
        • Mensaje de producción: el contenido persigue que se utilicen las formas y condiciones necesarias para realizar bien el trabajo.s
          • Mensajes de innovación: el contenido hace alusión a la moral de los trabajadores, la motivación, las expectativas del personal, etc.
            • Mensajes de mantenimiento: el contenido del mensaje pretende integrar y coordinar los elementos de la empresa para lograr el buen funcionamiento de esta.
      • Clasificación del mensaje según los objetivos
        • Mensajes de tarea: mensajes cuyo fin es mejorar todos aquellos elementos que afectan de manera directa a los productos o servicios de la empresa.
        • Mensajes de tarea: mensajes cuyo fin es mejorar todos aquellos elementos que afectan de manera directa a los productos o servicios de la empresa.
        • Mensajes humanos: tienen como principal finalidad favorecer las actitudes positivas dentro de la empresa.
      • Características del mensaje escrito
        • Breve y conciso: el mensaje debe ser breve, usando solo las palabras necesarias para su comprensión, teniendo en cuenta las pautas gramaticales.
          • Claro: la claridad en el acto comunicativo escrito la condicionan dos agentes, la claridad en la escritura y en el contenido del mensaje
            • Claridad en la escritura: la escritura puede realizarse de manera manual o mecanografiada.
              • Claridad en el contenido del mensaje: en todo momento, hay que procurar que el mensaje no dé pie a varias interpretaciones. Ello se consigue a través del uso de palabras y expresiones sencillas y concretas. El mensaje debe llevar un orden y hacer uso de las normas gramaticales.
        • Eficaz: el fin del contenido del mensaje es que llegue al receptor de la forma que el emisor ha deseado.
        • Natural: es importante que el contenido del mensaje esté escrito con la lengua habitual, sin necesidad de usar palabras rebuscadas.
        • Cortés: la cortesía es importante, ya que hace alusión al trato atento y respetuoso que se ha de tener al receptor.
      • Tipos de comunicaciones escritas
        • Interna
          • Autorizaciones
            • Avisos y anuncios
              • Avisos y anuncios
                • Memoria
                  • Nota interior
                    • Solicitud

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