CAJA MENOR

CAJA MENOR

1. es una cantidad pequeña de fondos en dinero efectivo que se usa para gastos en aquellas situaciones en que desembolsos por cheque son inconvenientes debido al costo de escribirlos, firmarlos y convertirlos en efectivo.

   • QUE SE REGISTRA COMO CAJA MENOR
     • cuantías mínimas que no requieren el giro de un cheque, para ello se establece un fondo denominado caja menor
   • PARA QUE SE UTILIZA CAJA MENOR
     • Para controlar los gastos menores del día a día que se deben pagar en efectivo, al igual que todos aquellos pagos que deben hacerse por medio de cheques o transferencia bancaria.
   • APERTURA DEL FONDO DE CAJA MENOR
     • La empresa realiza un presupuesto de gastos por departamento y establece la cuantía necesaria que puede estipular para gastos de poca cuantía, en periodos inferiores a un mes. Mediante acta se establece la cuantía definitiva, se nombra un responsable y se dan una serie de instrucciones para el manejo de la Caja Menor.
   • DESEMBOLSO DE CAJA MENOR
     • En toda empresa es frecuente que se realicen una gran cantidad de desembolsos de cuantías menores, ya sea por pagos de elementos de papelería, por compras de artículos de aseo y cafetería, transportes para gestiones de mensajería, pagos por servicios de mantenimientos y reparaciones menores.
       • Contablemente el registro de apertura del fondo de caja menor, se hará debitando la cuenta 110510 CAJAS MENORES, y acreditando la cuenta de CAJA GENERAL, o BANCOS según sea el caso.
   • REEMBOLSO DE CAJA MENOR
     • Las empresas que han creado un fondo de caja menor, una vez se agotan los recursos o dineros asignados al fondo, el responsable del mismo debe solicitar el reembolso de caja menor, esto es, solicitar el reembolso de los recursos gastados para recuperar el monto inicialmente asignado.
   • AUMENTO Y DISMINUCIONES DEL FONDO FIJO DE CAJA MENOR
     • Cuando se presentan demasiados reembolsos, lo que dificulta la contabilidad para subsanar esto se debe incrementar el fondo fijo de manera que su reembolso sea máximo de dos veces al mes para el caso contrario este se debe disminuir. AUMENTO: Para aumentar la caja menor se hace el siguiente registro contable;
   • RECOMENDACIONES PARA EL ARQUEO DE CAJA MENOR
     • Es conveniente crear fondo de caja menor o caja chica, asignando una persona encargada de su administración, para gastos menores, a la que se le fijará un monto de acuerdo al movimiento de la empresa, y deberá hacerse un reembolso por períodos breves no mayores de un mes, utilizando comprobantes de caja menor que se elaboraran cada vez que la caja tenga movimiento. El arqueo de caja chica se debe realizar haciendo un conteo minucioso y detallado, separando el efectivo por grupo de nominaciones, y debe ser realizado por una persona diferente a quien realiza la documentació
   • NORMAS DE CONTROL INTERNO
     • Evitar o prevenir fraudes de caja y bancos. Promover la eficiencia del personal de caja y bancos. Proteger y salvaguardar el efectivo en caja y bancos. Descubrir malversaciones. Localizar errores de caja y bancos. Detectar desperdicios y filtraciones de caja. Obtener información administrativa contable oportuna de caja y bancos.
       • AUDITORIA Y TRIBUTARIAS REFERENTE A CAJA MENOR
         • Velar por el manejo y custodia de los recursos asignados a la Caja Menor Viaticos de Regalfas, mediante el cumplimiento de las normas establecidas en el Decreto 0146 del 06 de febrero de 2013 del MHCP, y las Resoluciones Nos. 0007 y 469 del 5 enero y 2 de julio de 2015 de Colciencias, respectivamente.

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