Gestão de processos nas organizações

Gestão de processos nas organizações

1. Tecnologias e metodologias para gestão de processos eficientes

   • BPM
     • BPM é a abreviação de Business Process Management, que traduzido para o português significa Gerenciamento de Processos de Negócio. BPM é uma abordagem de gerenciamento adaptável, desenvolvido com a finalidade de sistematizar e facilitar processos organizacionais individuais complexos, dentro e fora das empresas. Inovação, flexibilidade e integração com a tecnologia. O BPM tem como foco alcançar os objetivos das organizações, sejam elas grandes ou pequenas, por meio de melhorias, gestão e controle de métodos, técnicas e ferramentas para analisar, modelar, publicar, otimizar e controlar processos envolvendo recursos humanos, aplicações, documentos e outras fontes de informação.
     • MAPEAMENTO
       • Como resultado do mapeamento dos processos:   •Possibilitar o entendimento do processo; •Permitir conhecer o fluxo de trabalho; •Modelar o fluxograma; •Identificar conexões indevidas; •Possibilitar a padronização e eficiência para assegurar qualidade; •Tornar os processos eficazes e governados por regras.  
       • MODELAGEM DE PROCESSOS
         •  MODELAR OS PROCESSOS •Estruturar em fluxograma   
         • FLUXOGRAMAS
           • Para Cruz (2008, p. 136), o fluxograma é a “representação gráfica da sequência de operações de um processo”.   
           • CONCLUSÃO
             • VANTAGENS DA UTILIZAÇÃO DO MODELO : •MELHOR DESENVOLVIMENTO •RESULTADOS MAIS EFICIENTES •ORGANIZAR E GERENCIAR •CRIAR VALOR DIRETAMENTE OU INDIRETAMENTE PARA OS CLIENTES EVITAR DESPERDÍCIO
           • BIZAGI MODELER
             • Ferramenta de criação de fluxograma. Além de desenhar o fluxo do processo, é possível documentar os elementos criando novos campos para complementar o modelo com informações.Os diagramas criados são gravados no formato próprio da ferramenta (extensão .bpm) mas podem ser exportados para formatos de imagem como PNG e BMP, além de gerar documentações no formato de manuais que podem ser exportados em PDF, DOC, para wiki e também um formato navegável HTML. É possível também exportar e importar arquivos nos formatos padrões BPMN e XPDL.
           • MICROSOFT VISIO
             • Ferramenta de criação de fluxograma. O Microsoft Visio é um aplicativo para criação de diagramas para o ambiente Windows. O programa serve para gerar diagramas de diversos tipos, como organogramas, fluxogramas, modelagem de dados (usando UML ou outra notação gráfica qualquer), diagramas de redes, plantas baixas, cartazes, etc.
     • GESTÃO DE INDICADORES DE PROCESSOS
       • É preciso medir para que o processo seja melhorado. Apenas com referências é possível obtermos parâmetros para aprimorar os demais.
       • ÍNDICES
         • Valor numérico do indicador
       • PADRÕES
         • Índice arbitrado como referência de comparação com o indicador
       • METAS
         • Índice desejado a ser alcançado em determinado espaço de tempo
       • TIPOS DE INDICADORES DE DESEMPENHO DE PROCESSOS
         • Vantagens do uso dos indicadores de desempenho: Disponibilizam a informação que o gestor necessita sobre cada etapa do processo Proporcionam maior exatidão na tomada de decisão pelo gestor  Tem por objetivo trazer mais eficiência e eficácia aos processos Trazem mais rapidez, melhor compreensão e transparência ao se divulgar resultados Indicadores de desempenho se tornam a medida da excelência da empresa
         • DE EFICIÊNCIA
           • Relação das entradas consumidas com as metas estabelecidas
           • DE EFICÁCIA
             • Relação das saídas geradas com as metas estabelecidas
             • DE CAPACIDADE
               • Relaciona uma determinada produção realizada em um intervalo de tempo.
               • DE PRODUTIVIDADE
                 • Representa o resultado da relação entre   as saídas de um trabalho e os recursos utilizados para sua produção
                 • DE QUALIDADE
                   •    Qualidade é a relação entre as saídas totais e as conforme ou adequadas ao uso (sem defeitos, desvios, problemas ou erros)   
                   • DE LUCRATIVIDADE
                     •    •Mede a relação entre os valores (R$) obtidos pelo lucro e o valor total das vendas.   
                     • DE RENTABILIDADE
                       •    Rentabilidade indica o percentual de remuneração do capital investido na empresa.   
                       • DE COMPETITIVIDADE
                         •    Relação de concorrência que se estabelece entre 2 ou mais organizações no sentido de atender as necessidades de um mesmo cliente.   
                         • DE EFETIVIDADE
                           •  Fazer certo as coisas certas. Para a organização ser EFETIVA, precisa ser, também, EFICIENTE e EFICAZ.   Apresentar resultados globais positivos ao longo do tempo (permanentemente).   
                           • DE VALOR
                             •   Valor é a razão entre o que  se recebe e o que se dispende. Os custos e os benefícios.   
       • PADRÕES DE DESEMPENHO
         • Padrões Históricos: compara o desempenho atual com os anteriores Padrões de desempenho alvo: Estabelecido arbitrariamente para refletir nível de desempenho adequado; Padrões de Desempenho da Concorrência: Compara o padrão da organização com o da concorrência; Padrões de Desempenho Absolutos: Relacionado com o objetivo teórico.

2. O QUE SÃO PROCESSOS?

   •    “Processos podem ser definidos como uma sequência lógica de atividades para se chegar a determinado resultado, que atende a necessidade de um cliente externo ou interno.”   
   • GESTÃO POR PROCESSOS
     • As principais vantagens potenciais associadas à visão processual em uma organização são: Habilita a organização a ter seu foco direcionado aos clientes;Melhor coordenação e integração do trabalho;Tempos de respostas mais rápidos;Permite à organização antecipar e controlar mudanças;Provê meios de efetivar, mais rapidamente, mudanças complexas;Auxilia a organização a gerenciar efetivamente seus inter-relacionamentos;Provê uma visão sistêmica das atividades da organização;Mantém o foco no processo;Previne a ocorrência de erros;Auxilia a organização a entender melhor a sua cadeia de valor
     • VISÃO FUNCIONAL
       • Visão funcional da organização e seus problemas: -São lentas, as filas aumentam o tempo necessário para a conclusão do trabalho;-Há erros de comunicação sutis entre diferentes departamentos, provocando falhas no trabalho gerado;-Os custos são altos, nem todas as tarefas precisam percorrer todas as etapas do procedimento;-Quando os computadores são utilizados, algumas tarefas precisam de tratamento especial, ligeiramente diferente doprogramado;-Quando ocorrem erros nas atividades anteriores, torna-se necessário voltar ao departamento que executou a tarefa e modificá-la, o que exige retrabalho;-Cada função e departamento tem suas próprias regras e controles, geralmente não relacionados a satisfação do cliente( externo ou interno).
     • TIPOS DE PROCESSOS
       •    Processos de negócio: São todos os processos que justificam a existência da empresa. Geralmente estes tipos de processos são suportados por outros processos internos que resultam no produto ou serviço que é entregue a um cliente externo;  Processos organizacionais: são os processos que viabilizam o funcionamento das várias áreas da organização. Estes processos passam Despercebidos pelo cliente externo, são os processos que dão suporte aos processos de negócios;      Processos gerenciais: Estão relacionados com as ações que os gestores devem realizar para o acompanhamento e controle dos outros processos da organização.   
     • ETAPAS DA IMPLANTAÇÃO DA GESTÃO POR PROCESSOS
       • ESCOLHER O PROCESSO A SER ESTUDADO
         • Entender a importância de determinado processo para a organização.
       • COLETAR OS PASSOS E REALIZAR SUA APRESENTAÇÃO GRÁFICA
         • Fazer levantamento das informações para gerir conhecimento, padronizar informações, esclarecendo a interdependência das tarefas e atividades.
       • ANALISAR OS MÉTODOS EMPREGADOS NO PROCESSAMENTO ATUAL
         • Analisa o que é feito e com o que é feito. Também identifica a tecnologia atualmente utilizada e como pode ser mais utilizada.
       • IMPLANTAR O NOVO PROCESSO
         • Gerar valor com a proposta de um novo processo.
       • MANUALIZAR O PROCESSO
         • Deve-se documentar e publicar formalmente o novo processo para que ele possa ser seguido pelos participantes. 

3. PESSOAS NA GESTÃO DE PROCESSOS

   • ANALISTA DE NEGÓCIOS
     • ANALISTA DE PROCESOS
       • ANALISTA DE SISTEMAS
         • PREOCUPA-SE COM O "COMO AUTOMATIZAR O QUE FAZER"
       • PREOCUPA-SE COM O "COMO FAZER"
     • PREOCUPA-SE COM "O QUE FAZER"

4. “Um resultado desejado é alcançado mais eficientemente quando as atividades e os recursos relacionados são gerenciados como um processo” ISO 9001:2008 – Sistema de gestão da Qualidade para operações de produção e serviços

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