CAJA MENOR

CAJA MENOR

1. DEFINICIÓN :

   • Es una subcuenta de caja se codifica 110510, en ella se registra una cantidad pequeña de fondos en dinero efectivo, esta subcuenta solo maneja efectivo nacional.

2. QUE SE REGISTRA COMO CAJA MENOR

   • se registran las compras o pagos pequeños que recibe la empresa, como compra de papelería o pequeñas compras que no superen el monto de caja menor.

3. PARA QUE SE UTILIZA CAJA MENOR

   • se utiliza como un fondo de la empresa para disponer de dinero en efectivo para pequeños gastos o pagos que la empresa presente en el día.

4. APERTURA DEL FONDO DE CAJA MENOR

   • La empresa realiza un presupuesto de gastos y establece el dinero necesario que deberá ir en caja menor el cual tendrá disponibilidad de un mes y se utilizará para gastos o pagos pequeños. Se realizara un acta en el cual se estipulara el dinero que irá en caja menor y se nombra un responsable para el manejo de la caja menor.

5. DESEMBOLSOS DE CAJA MENOR Y SU CONTABILIZACION

   • El desembolso se encarga de la salida de dinero (efectivo) al momento de alguna compra y gastos de menor cuantía. Para contabilizar el desembolso de caja menor se utiliza las cuentas, la cuenta a pagar contra la cuenta de caja menor.

6. REEMBOLSO DE CAJA MENOR

   • Cuando el fondo de caja menor se agota, o llega a un determinado monto, se procede a rembolsar el dinero utilizado. En este momento, el responsable del fondo de caja menor, hace entrega de los soportes de los gastos incurridos para que le sea rembolsado su valor y así recuperar el fondo de caja menor a su monto inicial.

7. AUMENTO Y DISMINUCIONES DEL FONDO FIJO DE CAJA MENOR

   • Cuando se presentan demasiados reembolsos, lo que dificulta la contabilidad para subsanar esto se debe incrementar el fondo fijo de manera que su reembolso sea máximo de dos veces al mes para el caso contrario este se debe disminuir.
     • AUMENTA
       • Para que el fondo fijo de caja menor aumente se puede hacer el registro contable en donde caja menor aumenta y bancos o caja general disminuye
     • DISMINUYE
       • Es cuando la caja menor presenta una cuantia superior a lo correspondiente. El registro contable que se puede elaborar es disminuyendo caja menor y aumentando caja general

8. ARQUEO DE CAJA MENOR

   • Es la relación detallada y justifica de cada una de las salidas de dinero a las que hubo lugar en el fondo de caja menor. Esto quiere decir que el responsable del fondo debe justificar el porque de las disminuciones con documentos o soportes como facturas y recibos.

9. RECOMENDACIONES PARA EL ARQUEO DE CAJA MENOR

   • • El responsable de arqueo de caja deberá justificar la disminución del fondo con soportes como facturas y recibos. • El fondo de caja menor solo se utilizara para compras o gastos de menor cuantía como lo son pago de buses, pago de taxis, elementos de aseo y compra de papelería. • Designar una persona responsable encargada de controlar los flujos de dinero de dicho fondo. • Cuando las personas externas o internas de la empresa quieran solicitarle dinero a el encargado del fondo este debe contar con una autorización previa de algún responsable del área para que se pueda llevar a cabo el desembolso.

10. ACTA Y AJUSTES DE CAJA MENOR

    • ACTA
    • AJUSTES
      • 1. Que el valor del arqueo de caja coincida con el saldo de la cuenta de caja: Aquí no es necesario realizar ajustes ya que los saldos son iguales. 2. Que el valor del arqueo de caja sea menor al saldo de caja es un faltante, lo cual puede tener origen en: • En operaciones no reportadas por el cajero: El valor faltante de las operaciones no reportadas se abona a la cuenta de caja y se carga a las cuentas que procedan en cada caso. • Cantidades dispuestas por el cajero o pagadas de más: Se abona a la cuenta de caja y se carga a la cuenta personal del cajero para asentar la obligación que tiene de pagar dicho faltante.

11. NORMAS DE CONTROL INTERNO

    • - El monto de la caja menor debe ser un monto fijo - Se deben realizar arqueos sorpresivos - No se debe cambiar cheques con el dinero de la caja menor - Se debe cancelar los comprobantes en el momento de ser reintegrados con un sello de pago con cheque No. xxx - El monto fijo de la caja menor depende del tamaño de la empresa
      • NORMAS DE AUDITORIA
        • Es la evaluación crítica por parte interna de los administrativos que tiene como objetivo el verificar e inspeccionar la normatividad relacionada con la caja menor, haciendo los procedimientos y controles para su funcionamiento, manejo y ejecución de los recursos de la caja menor.
          • NORMAS TRIBUTARIAS
            • Es el control critico que se efectúa teniendo en cuenta las normas tributarias durante el periodo a fiscalizar y los principios de contabilidad generalmente para establecer conciliaciones entre aspectos legales y contables para determinar los atributos que afectan al contribuyente auditado.

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