Mindmap

SISTEMA DOCUMENTAL CONTABLE

Felipe Quetamá Delgado Spanisch

Inhalt der Mindmap

Garantiza y Regula
- Inalterabilidad
- Integralidad
- verificabilidad
- Conservación
- Seguridad
- De la Información Financiera
- Documentos Contables
  - Correspondientes a:
    - Libros de contabilidad
      - Deben llevarse en Español e identificar la entidad a la cual pertenecen
        Libros principales
        Resumen la información sobre los recursos, obligaciones, ingresos, costos y gastos de una entidad así como las operaciones llevadas a cabo durante un periodo contable determinado
        Son
        Libro Diario
        registra cronológicamente los movimientos diarios de cada una de las cuentas afectadas
        Contenido
        -Fecha a la cual corresponde el movimiento de la cuenta, el código y la denominación de la cuenta y el movimiento diario débito y crédito de la partida contable
        Libro Mayor
        resume por mes el saldo inicial, el movimiento y el saldo final de las cuentas
        Contenido
        -El saldo inicial, el movimiento y el saldo final de las cuenta, el mes al cual corresponden los saldos iniciales, el movimiento débito y crédito y el saldo final de la cuenta
        Libros Auxiliares
        Detallan cronológicamente los hechos económicos registrados en los comprobantes de contabilidad
        Contenido
        El periodo que comprende el libro auxiliar; la fecha, clase y número del comprobante de contabilidad que originó el registro; la descripción general del hecho o hechos económicos que se registran en el comprobante de contabilidad; el valor por el cual se afecta la cuenta, y el saldo inicial y final de la misma
      - Prohibiciones
        Alterar el orden cronológico en que se presentan los hechos económicos. En los comprobantes de contabilidad, los errores se corrigen por medio de un nuevo comprobante
    - Comprobantes
      - Son los documentos en los cuales se registran los hechos económicos y sirven de fuente para registrar los movimientos en el libro correspondiente.
        Pueden Ser
        Ingreso
        Resume las operaciones relacionadas con el recaudo de efectivo o equivalentes al efectivo
        Egreso
        Constituye la síntesis de las operaciones relacionadas con el pago de efectivo o equivalentes al efectivo
        General
        Resume las operaciones relacionadas con estimaciones, re-clasificaciones y ajustes
        Características
        Elaborarse en español, en forma cronológica y se debe identificar: la entidad, la fecha, el número, una descripción del hecho económico, la cuantía, el código y la denominación de las cuentas afectadas.
    - Soportes
      - Contienen información sobre los hechos económicos
        Pueden ser
        Internos
        Los que provienen de terceros como consecuencia de las operaciones llevadas a cabo con la entidad como contratos, facturas de compra, títulos valores, cuentas de cobro, etc.
        Externos
        son los elaborados por la entidad, como conciliaciones, nóminas, resúmenes, estadísticas y cuadros comparativos
        Pueden Ser
        Transaccionales
        Surge de una operación con un tercero y el soporte de contabilidad (por ejemplo, entradas y salidas de almacén y consignaciones).
        No Transaccionales
        Surge de nueva información sobre la condición de un recurso que conlleva a un ajuste en la medición por conceptos tales como depreciaciones, amortizaciones, agotamiento, etc.
  - Documentan
    - Hechos económicos
  - Características
    - Autenticidad
      - Cuando
        Existe certeza sobre la persona que lo ha elaborado, manuscrito o firmado
    - Integridad
      - Cuando
        No se encuentra alterado, es decir, cuando no se ha eliminado o adicionado información a la inicialmente establecida en el documento, o cuando no se han modificado los archivos electrónicos.
    - Veracidad
      - Cuando
        La declaración que contiene corresponde a la realidad.
A cargo de
- Representante Legal
  - En el caso de
    - SIIF Nación
      - Quien establezcan las normas
    - SPGR
Prohibiciones
- Loss documentos contables no se puede tachar, mutilar, enmendar, eliminar, alterar las denominaciones y cuantías ni adicionar información a la inicialmente establecida en el documento
- Conservación
  - La entidad deberá definir los controles internos que permitan garantizar la tenencia, conservación y reproducción de la documentación contable para estar a disposición de los usuarios de la información, pueden conservarse impresos o en cualquier otro medio electrónico, magnético, óptico o similar
    - Siempre y cuando
      - a) se garantice su reproducción exacta; b) sean accesibles para su posterior consulta; c) sean conservados en el formato en que se hayan generado, o en algún formato que permita demostrar que se reproduce con exactitud la información generada, y d) se conserve toda información que permita determinar el origen, la fecha y la hora en que fue producido el documento.
        Pérdida y reconstrucción
        Cuando se presente la pérdida de soportes, comprobantes o libros de contabilidad, deberá activarse el plan de contingencia y de continuidad establecido por la entidad, en desarrollo del sistema de gestión de calidad y administración del riesgo