LEY 594 DE 2000

LEY 594 DE 2000

1. Se dicta Ley general de Archivo

   • TITULO I
     • Art. 1. OBJETO
       • Art. 2. AMBITO DE APLICACION
         • Art. 3. DEFINICIONES:
           • Archivo
             • Archivo Publico
               • Archivo privado de interes publico
                 • Archivo Total
                   • Documento de Archivo
                     • Funcion archivistica
                       • Gestion Documental
                         • Patrimonio Documental
                           • Soporte Documental
                             • Tabla de retencion Documental
                               • Documento Original
           • Art. 4. Principios Generales
             • a) Fines de los archivos
               • b) Importancia de los archivos
                 • c) Institucionalidad e instrumentalidad
             • T I T U L O II SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS ORGANOS ASESORES, COORDINADORES Y EJECUTORES
               • Art. 5 sistema nacional de archivos
                 • a) ES: un conjunto de instituciones archivísticas articuladas entre sí, que posibilitan la homogenización y normalización de los procesos archivísticos, promueven el desarrollo de estos centros de información, la salvaguarda del patrimonio documental y el acceso de los ciudadanos a la información y a los documentos
                   • B) LO INTEGRAN: * El archivo general de la Nacion.* Archivos de las entidades de Estado. * Archivos Privados.
                     • C) SE DESARROLLA: Bajo principios de unidad Normativa; Descentralización administrativa y operativa, coordinación, concurrencia y subsidiariedad
                       • D) BUSCA: la modernización y homogenización metodológica de la función archivística y propiciará la cooperación e integración de los archivos
                         • E) Los proyectos y programas archivísticos de las instituciones: sigue principios de: participación, cooperación, descentralización y autonomía
                           • f) El Archivo General de la Nación: Orientará y coordinará el Sistema Nacional de Archivos.
                 • ART. 6: De los planes y programas
                   • INTERVIENEN PROCESOS DE :
                     • Planeacion
                       • programación
                         • acciones de asistencia técnica
                           • ejecución
                             • control
                               • seguimiento
                                 • coordinación
                           • T I T U L O III CATEGORIZACION DE LOS ARCHIVOS PUBLICOS
                             • ART. 7°. Archivos desde el punto de vista de su jurisdicción y competencia.
                               • Se clasifican en:
                                 • a) Archivo General de la Nación
                                   • b) Archivo General del Departamento
                                     • c) Archivo General del Municipio
                                       • d) Archivo General del Distrito
                               • ART. 8°. Archivos territoriales: Los archivos, desde el punto de vista territorial.
                                 • Se clasifican en:
                                   • a) Archivos de entidades del orden nacional
                                     • b) Archivos de entidades del orden departamental
                                       • c) Archivos de entidades del orden distrital
                                         • d) Archivos de entidades del orden metropolitano
                                           • e) Archivos de entidades del orden municipal
                                             • f) Archivos de entidades del orden local
                                               • g) Archivos de las nuevas entidades territoriales que se creen por ley
                                                 • h) Archivos de los territorios indígenas, que se crearán cuando la ley los desarrolle.
                                 • ART. 9°. Los archivos según la organización del Estado.
                                   • a) Archivos de la Rama Ejecutiva
                                     • b) Archivos de la Rama Legislativa.
                                       • c) Archivos de la Rama Judicial
                                         • d) Archivos de los Órganos de Control
                                           • e) Archivos de los Organismos Autónomos.
                                   • ART. 10. Obligatoriedad de la creación de archivos
                                     • La creación de los archivos contemplados en los artículos 8° y 9° de la presente ley, así como los archivos de los organismos de control y de los organismos autónomos será de carácter obligatorio.
                                     • T I T U L O IV ADMINISTRACION DE ARCHIVOS
                                       • ART. 11. Obligatoriedad de la conformación de los archivos
                                         • El Estado está obligado a:
                                           • La creación
                                             • Organización
                                               • Preservación
                                                 • Control de los archivos
                                                   • Teniendo en cuenta:
                                                     • Los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivística.
                                         • ART. 12. Responsabilidad:
                                           • Sera a cargo de La administración pública
                                           • Art. 13 Instalaciones para los archivos
                                             • La administración pública deberá garantizar los espacios y las instalaciones necesarias para el correcto funcionamiento de sus archivos. En los casos de construcción de edificios públicos, adecuación de espacios, adquisición o arriendo, deberán tenerse en cuenta las especificaciones técnicas existentes sobre áreas de archivos.
                                             • ART. 14. Propiedad, manejo y aprovechamiento de los archivos públicos.
                                               • La documentación de la administración pública es producto y propiedad del Estado, y éste ejercerá el pleno control de sus recursos informativos. Los archivos públicos, por ser un bien de uso público, no son susceptibles de enajenación.
                                               • ART. 15. Responsabilidad especial y obligaciones de los servidores públicos
                                                 • Los servidores públicos, al desvincularse de las funciones titulares, entregarán los documentos y archivos a su cargo debidamente inventariados, conforme a las normas y procedimientos que establezca el Archivo General de la Nación, sin que ello implique exoneración de la responsabilidad a que haya lugar en caso de irregularidades.
                                                 • ART. 16. Obligaciones de los funcionarios a cuyo cargo estén los archivos de las entidades públicas.
                                                   • Los secretarios generales o los funcionarios administrativos de igual o superior jerarquía, pertenecientes a las entidades públicas, a cuyo carga estén los archivos públicos, tendrán la obligación de velar por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información de los documentos de archivo y serán responsables de su organización y conservación, así como de la prestación de los servicios archivísticos.
                                                   • ART. 17. Responsabilidad general de los funcionarios de archivo.
                                                     • Los funcionarios de archivo trabajarán sujetos a los más rigurosos principios de la ética profesional, a lo dispuesto en la Constitución Política de Colombia, especialmente en lo previsto en su artículo 15, a las leyes y disposiciones que regulen su labor. Actuarán siempre guiados por los valores de una sociedad democrática que les confíe la misión de organizar, conservar y poner al servicio de la comunidad la documentación de la administración del Estado y aquélla que forme parte del patrimonio documental de la Nación.
                                                     • ART. 18. Capacitación para los funcionarios de archivo
                                                       • Las entidades tienen la obligación de capacitar y actualizar a los funcionarios de archivo, en programas y áreas relacionadas con su labor.
                                                       • ART. 19. Soporte documental
                                                         • Las entidades del Estado podrán incorporar tecnologías de avanzada en la administración y conservación de sus archivos, empleando cualquier medio técnico, electrónico, informático, óptico o telemático
                                                           • REQUISITOS:
                                                             • a) Organización archivística de los documentos
                                                               • b) Realización de estudios técnicos para la adecuada decisión, teniendo en cuenta aspectos como la conservación física, las condiciones ambientales y operacionales, la seguridad, perdurabilidad y reproducción de la información contenida en estos soportes, así como el funcionamiento razonable del sistema.
                                                         • ART. 20. Supresión, fusión o privatización de entidades públicas.
                                                           • Las entidades públicas que se suprimen o fusionen deberán entregar sus archivos a las entidades que asuman sus funciones o al ministerio o entidad a la cual hayan estado adscritas o vinculadas.
                                                           • T I T U L O V GESTION DE DOCUMENTOS
                                                             • ART. 21. Programas de gestión documental
                                                               • Las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos.
                                                               • ART. 22. Procesos archivísticos.
                                                                 • La gestión de documentación dentro del concepto de archivo total, comprende procesos tales como la producción o recepción, la distribución, la consulta, la organización, la recuperación y la disposición final de los documentos.
                                                                 • ART. 23. Formación de archivos
                                                                   • Se clasifican en:
                                                                     • a) Archivo de gestión: Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados
                                                                       • b) Archivo central: En el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general.
                                                                         • c) Archivo histórico: Es aquel al que se transfieren desde el archivo central los documentos de archivo de conservación permanente.
                                                                   • ART.24. Obligatoriedad de las tablas de retención:
                                                                     • Será obligatorio para las entidades del Estado elaborar y adoptar las respectivas tablas de retención documental.
                                                                     • ART. 25. De los documentos contables, notariales y otros.
                                                                       • El Ministerio de la Cultura, a través del Archivo General de la Nación y el del sector correspondiente, de conformidad con las normas aplicables, reglamentarán lo relacionado con los tiempos de retención documental, organización y conservación de las historias clínicas, historias laborales, documentos contables y documentos notariales. Así mismo, se reglamentará lo atinente a los documentos producidos por las entidades privadas que presten servicios públicos.
                                                                       • ART. 26. Inventario documental:
                                                                         • Es obligación de las entidades de la Administración Pública elaborar inventarios de los documentos que produzcan en ejercicio de sus funciones, de manera que se asegure el control de los documentos en sus diferentes fases.
                                                                         • T I T U L O VI ACCESO Y CONSULTA DE LOS DOCUMENTOS
                                                                           • ART. 27. Acceso y consulta de los documentos:
                                                                             • Todas las personas tienen derecho a consultar los documentos de archivos públicos y a que se les expida copia de los mismos, siempre que dichos documentos no tengan carácter reservado conforme a la Constitución o a la ley.
                                                                               • Las autoridades responsables de los archivos públicos y privados garantizarán el derecho a la intimidad personal y familiar, honra y buen nombre de las personas y demás derechos consagrados en la Constitución y las leyes.
                                                                             • ART. 28. Modificación de la Ley 57 de 1985
                                                                               • Modifícase el inciso 2° del artículo 13 de la Ley 57 de 1985, el cual quedará así: “La reserva legal sobre cualquier documento cesará a los treinta años de su expedición. Cumplidos éstos, el documento por este solo hecho no adquiere el carácter histórico y podrá ser consulta-do por cualquier ciudadano, y la autoridad que esté en su posesión adquiere la obligación de expedir a quien lo demande copias o fotocopias del mismo”.
                                                                               • ART. 29. Restricciones por razones de conservación
                                                                                 • Cuando los documentos históricos presenten deterioro físico manifiesto tal que su estado de conservación impida su acceso directo, las instituciones suministrarán la información contenida en estos mediante un sistema de reproducción que no afecte la conservación del documento, certificando su autenticidad cuando fuere del caso.
                                                                                 • T I T U L O VII SALIDA DE DOCUMENTOS
                                                                                   • ART. 30. Documentos administrativos
                                                                                     • Sólo por motivos lega-les las entidades del Estado podrán autorizar la salida temporal de los documentos de archivo.
                                                                                     • ART. 31. Documentos históricos:
                                                                                       • En los archivos públicos de carácter histórico se podrá autorizar de manera excepcional la salida temporal de los documentos que conservan y en tal evento el jefe del archivo deberá tomar todas las medidas que garanticen la integridad, la seguridad, la conservación o el reintegro de los mismos.
                                                                                         • PROCEDE DICHA AUTORIZACION EN TERMINOS:
                                                                                           • a) Motivos legales
                                                                                             • b) Procesos técnicos
                                                                                               • c) Exposiciones culturales
                                                                                                 • PARAGRAFO: Sólo el Archivo General de la Nación autorizará, por motivos legales, procesos técnicos especiales o para exposiciones culturales, la salida temporal de documentos de un archivo fuera del territorio nacional.
                                                                                       • T I T U L O VIII CONTROL Y VIGILANCIA
                                                                                         • Art. 32. Visitas de inspección:
                                                                                           • El Archivo General de la Nación podrá, de oficio o a solicitud de parte, adelantar en cualquier momento visitas de inspección a los archivos de las entidades del Estado con el fin de verificar el cumplimiento de lo dispuesto en la presente ley y sus normas reglamentarias. Advertida alguna situación irregular, requerirá a la respectiva entidad para que adelante los correctivos a que haya lugar o dará traslado, según el caso, a los órganos competentes con el fin de establecer las responsabilidades administrativas y ordenar las medidas pertinentes.
                                                                                           • ART. 33. Órgano competente:
                                                                                             • El Estado, a través del Archivo General de la Nación, ejercerá control y vigilancia sobre los documentos declarados de interés cultural cuyos propietarios, tenedores o poseedores sean personas naturales o jurídicas de carácter privado.
                                                                                             • ART. 34. Normalización:
                                                                                               • En desarrollo de lo dispuesto en el artículo 8° de la Constitución Política, el Archivo General de la Nación fijará los criterios y normas técnicas y jurídicas para hacer efectiva la creación, organización, transferencia, conservación y servicios de los archivos públicos, teniendo en cuenta lo establecido en esta ley y sus disposiciones.
                                                                                               • ART. 35. Prevención y sanción:
                                                                                                 • El Gobierno Nacional, a través del Archivo General de la Nación, y las entidades territoriales, a través de sus respectivos Consejos de Archivos, tendrán a prevención facultades dirigidas a prevenir y sancionar el incumplimiento de lo señalado en la presente ley y sus normas reglamentarias
                                                                                                   • ASI:
                                                                                                     • a) Emitir las órdenes necesarias para que se suspendan de inmediato las prácticas que amenacen o vulneren la integridad de los archivos públicos y se adopten las correspondientes medidas preventivas y correctivas.
                                                                                                       • b) Las faltas contra el patrimonio documental serán tenidas como faltas gravísimas cuando fueren realizadas por servidores públicos, de conformidad con el artículo 25 de la Ley 200 de 1995
                                                                                                         • c) Si la falta constituye hecho punible por la destrucción o daño del patrimonio documental o por su explotación ilegal, de conformidad con lo establecido en los artículos 218 a 226, 349, 370, 371 y 372 del Código Penal, es obligación instaurar la respectiva denuncia y, si hubiere flagrancia, poner inmediatamente el retenido a órdenes de la autoridad de policía más cercana, sin perjuicio de las sanciones patrimoniales previstas
                                                                                                           • d) Cuando se exporten o se sustraigan ilegalmente documentos y archivos históricos públicos, éstos serán decomisados y puestos a órdenes del Ministerio de la Cultura. El Estado realizará todos los esfuerzos tendientes a repatriar los documentos y archivos que hayan sido extraídos ilegalmente del territorio colombiano.
                                                                                                 • T I T U L O IX ARCHIVOS PRIVADOS
                                                                                                   • ART. 36. Archivo privado:
                                                                                                     • Conjunto de documentos pertenecientes a personas naturales o jurídicas de derecho privado y aquellos que se deriven de la prestación de sus servicios.
                                                                                                     • ART. 37. Asistencia a los archivos privados:
                                                                                                       • El Estado estimulará la organización, conservación y consulta de los archivos históricos privados de interés económico, social, técnico, científico y cultural. En consecuencia, el Archivo General de la Nación brindará especial protección y asistencia a los archivos de las instituciones y centros de investigación y enseñanza científica y técnica, empresariales y del mundo del trabajo, de las iglesias, las asociaciones y los partidos políticos, así como a los archivos familiares y de personalidades destacadas en el campo del arte, la ciencia, la literatura y la política.
                                                                                                       • ART. 38. Registro de archivos:
                                                                                                         • Las personas naturales o jurídicas propietarias, poseedoras o tenedoras de documentos o archivos de cierta significación histórica, deberán inscribirlos en el registro que para tal efecto abrirá el Archivo General de la Nación. Los propietarios, poseedores o tenedores de los archivos privados declarados de interés cultural, continuarán con la propiedad, posesión o tenencia de los mismos y deberán facilitar las copias que el Archivo General de la Nación solicite.
                                                                                                         • ART. 39. Declaración de interés cultural de documentos privados:
                                                                                                           • La Junta Directiva del Archivo General de la Nación, sin perjuicio del derecho de propiedad y siguiendo el procedimiento que se establezca para el efecto, podrá declarar de interés cultural los documentos privados de carácter histórico. Estos formará par-te del patrimonio documental colombiano y en consecuencia serán de libre acceso.
                                                                                                           • ART. 40. Régimen de estímulos:
                                                                                                             • El Gobierno Nacional establecerá y reglamentará un régimen de estímulos no tributarios para los archivos privados declarados de interés cultural, tales como: premios anuales, asistencia técnica, divulgación y pasantías.
                                                                                                             • ART. 41. Prohibiciones:
                                                                                                               • Se prohíbe a los organismos privados y a las personas naturales o jurídicas propietarias, poseedoras o tenedoras de documentos declarados de interés cultural:
                                                                                                                 • a) Trasladarlos fuera del territorio nacional, sin la previa autorización del Archivo General de la Nación. Esta falta dará lugar a la imposición de una multa de cien salarios mínimos legales mensuales vigentes.
                                                                                                                   • b) Transferir –a título oneroso o gratuito– la propiedad, posesión o tenencia de documentos históricos, sin previa información al Archivo General de la Nación. Esta falta dará lugar a la imposición de una multa de cincuenta salarios mínimos legales mensuales vigentes.
                                                                                                               • ART. 42. Obligatoriedad de la cláusula contractual:
                                                                                                                 • Cuando las entidades públicas celebren contratos con personas naturales o jurídicas, nacionales o extranjeras, para desarrollar proyectos de investigación cultural, científica, técnica o industrial, incluirán en los contratos una cláusula donde se establezca la obligación de aquéllas de entregar copias de los archivos producidos en desarrollo de dichos proyectos, siempre y cuando no contraríen las normas sobre propiedad intelectual y no se vulneren los derechos otorgados a dichas personas por el artículo 15 de la Constitución Política.
                                                                                                                 • ART. 43. Protocolos notariales:
                                                                                                                   • Los protocolos notariales pertenecen a la Nación. Los que tengan más de treinta años deberán ser transferidos por la correspondiente notaría al Archivo General Notarial del respectivo círculo. Para tal efecto el Gobierno Nacional, con asesoría del Archivo General de la Nación, tomará las medidas pertinentes.
                                                                                                                   • T I T U L O X DONACION, ADQUISICION Y EXPROPIACION
                                                                                                                     • ART. 44. Donaciones:
                                                                                                                       • ART. 44. Donaciones:
                                                                                                                       • ART. 45. Adquisición y/o expropiación:
                                                                                                                         • Los archivos privados de carácter histórico declarados de interés público, podrán ser adquiridos por la Nación cuando el propietario los ofreciere en venta. Declárase de interés público o de interés social, para efectos de la expropiación por vía administrativa a la que se refiere la Constitución Política, la adquisición de archivos privados de carácter histórico-cultural que se encuentren en peligro
                                                                                                                         • T I T U L O XI CONSERVACION DE DOCUMENTOS
                                                                                                                           • ART. 46. Conservación de documentos:
                                                                                                                             • Los archivos de la Administración Pública deberán implementar un sistema integra-do de conservación en cada una de las fases del ciclo vital de los documentos.
                                                                                                                             • ART. 47. Calidad de los soportes:
                                                                                                                               • Los documentos de archivo, sean originales o copias, deberán elaborarse en soportes de comprobada durabilidad y calidad, de acuerdo con las normas nacionales o internacionales que para el efecto sean acogidas por el Archivo General de la Nación.
                                                                                                                               • ART. 48. Conservación de documentos en nuevos:
                                                                                                                                 • El Archivo General de la Nación dará pautas y normas técnicas generales sobre conservación de archivos, incluyendo lo relativo a los documentos en nuevos soportes.
                                                                                                                                 • ART. 49. Reproducción de documentos:
                                                                                                                                   • El parágrafo del artículo 2° de la Ley 80 de 1989 quedará así: “En ningún caso los documentos de carácter histórico podrán ser destruidos, aunque hayan sido reproducidos por cualquier medio”.
                                                                                                                                   • T I T U L O XII ESTIMULOS A LA SALVAGUARDA, DIFUSION O INCRE-MENTO DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL DE LA NACION:
                                                                                                                                     • ART. 50. Estímulos:
                                                                                                                                       • El Gobierno Nacional establecerá premios y estímulos no tributarios para las personas o instituciones que con sus acciones y trabajos técnicos, culturales o científicos contribuyan a la salvaguarda, difusión o incremento del patrimonio documental del país, así como a los autores de estudios históricos significativos para la historiografía nacional elaborados con base en fuentes primarias. Tales premios y estímulos podrán consistir en: becas, concursos, publicaciones, pasantías, capacitación y distinciones honoríficas.
                                                                                                                                       • T I T U L O XIII DISPOSICIONES FINALES:
                                                                                                                                         • ART. 51. Apoyo de los organismos de control:
                                                                                                                                           • La Procuraduría General de la Nación y la Contraloría General de la República prestarán todo el apoyo en lo de su competencia al Archivo General de la Nación, para el cumplimiento de lo preceptuado en esta ley.
                                                                                                                                           • ART. 52. Vigencias y derogatorias:
                                                                                                                                             • Esta ley rige a partir de la fecha de su publicación y deroga en lo pertinente todas las disposiciones que le sean contrarias.

Bilder und Dateien der Mindmap