Coordinación de eventos

Coordinación de eventos

1. Concepto

   • Se define como
     • La organización de eventos consiste en coordinar la logística de diferentes áreas, incluyendo presupuestos, oradores, transporte, decoración, comida, bebidas, equipos, suministros, entre otros.

2. Tipos de eventos organizacionales

   • Convenciones
     • Acuerdo entre personas, empresas, instituciones o países.
   • Reuniones
     • Dos o más personas se reúnen para discutir uno o varios temas, a menudo en un ambiente formal.
   • Conferencias
     • Reunión de autoridades políticas o intelectuales para tratar un tema importante, en especial si se trata de representantes de países, organismos o entidades.
   • Capacitaciones
     • Acto y el resultado de capacitar: formar, instruir, entrenar o educar a alguien. La capacitación busca que una persona adquiera capacidades o habilidades para el desarrollo de determinadas acciones.
   • Comidas de trabajo
     • Los almuerzos de trabajo suelen ser, de forma habitual, una prolongación de una reunión que se ha mantenido durante la mañana. También, caso menos habitual, se puede quedar expresamente para comer y hablar de algún tema de trabajo.
   • Celebraciones coorporativas
     • "Acto en vivo” organizado en función de los intereses comerciales o empresariales de una compañía o marca con el fin de trasladar un mensaje determinado a un público

3. Etapas de la planeación de eventos

   • Planeación
     • Presupuesto
       • Conjunto de los gastos e ingresos previstos para un determinado evento
     • Objetivo
       • El planteo de una meta o un propósito a alcanzar, el motivo de realiza dicho evento
     • Sede
       • Lugar o núcleo principal que constituye una empresa
     • Estructura organizacional
       • forma en la que la empresa se va a gestionar.
     • Conceptualización
       • Marcar el concepto del cual tratará el evento
     • Invitación
       • Se crea para dar aviso acerca del evento integrando, fecha, lugar y hora
     • Cómites
       • Conjunto de personas elegidas para desempeñar una labor determinada
     • Logística
       • Conjunto de los medios necesarios para llevar a cabo el evento
   • Producción
     • Participantes
       • Aquellos que participan en un evento, en un acto o en una actividad
     • Ponentes
       • Persona que hace una exposición sobre un tema concreto ante un conjunto de personas reunidas
     • Anfitriones/maestros de ceremonia
       • anfitrión oficial de un evento y/o actuación
     • Alimentos y Bebidas
       • Abarca todo lo relacionado con el servicio gastronómico, desde su producción hasta el servicio o la venta
     • Agencias y Alojamientos
       • Verificar los lugares para aquellos socios extranjeros de la empresa para darles la comodidad durante el periodo de duración del evento
     • Recursos materiales
       • Bienes tangibles o concretos que disponen una empresa u organización con el fin de cumplir y lograr sus objetivos
     • Recursos técnicos y humanos
       • Todo aquel personal que se requiera para el cumplimiento de los objetivos con uso de herramientas que le faciliten el trabajo
     • Evaluacion/selección de proveedores
       • este proceso debe ser enfocado a la búsqueda de calidad, con respecto a lo necesiitado de los proveedores
   • Evaluación
     • Cuentas por cobrar
       • Deuda a crédito que el cliente contrae con el proveedor
     • Cuentas por pagar
       • Aporte de una parte deudora, que aparece como resultado de una compra de bienes o servicios
     • Encuesta de salida
       • Es aquella herramienta que nos ayuda a evaluar el aprendizaje que el evento transmitió
     • Reporte final
       • Herramienta que nos sirve para pensar y analizar un servicio o trabajo prestado, incluyendo el proceso seguido y los resultados obtenidos
     • Seguimiento final de presupuesto
       • Se reliza la comparación de resultados conforme al primer presupuesto realizado antes de inicar el evento y al finalizar, para conocer si se obtuvieron ganancias o perdidas
     • Devolución de materiales
       • De tal manera que nos ofrecieron todos aquellos recursos materiales empleados para el cumplimiento del evento regresar todo de igual manera y en buen estado para evitar gastos por daño

4. Importancia en organizaciones

   • se debe a
     • Cobra una particular importancia cuando la sede de la compañía no es única. Es decir, si la empresa tiene varias localidades en las cuales presta sus servicios, podrá conseguir una mejor conexión entre todas, mediante los eventos corporativos.

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