Acuerdo 002 del 2014

Acuerdo 002 del 2014

1. "Por medio del cual se establecen los criterios basicos para creacion, conformacion, organizacion, control y consulta de los expedientes de archivo y se dictan otras disposiciones"

   • El acuerdo se divide en 4 capitulos con sus respectivos articulos.
     • CAPITULO 1 GENERALIDADES
       • ARTICULO 1 FINALIDAD DEL EXPEDIENTE
         • Es la esencia de las actuaciones de la administración, ya que es la base de la organizacion archivistica sobre el cual se establecen las series y subseries documentales que conformar un archivo.
       • ÀRTICULO 2 AMBITO DE APLICACION
         • Aplica todas las entidades publicas en sus diferentes niveles, nacional, departamenta, distrital municipal de las entidades territorales indigenas y demas entiadades territoriales que se creen por ley. Todo se regula por la ley 594 DEL 2000
       • ARTICULO 3 DEFINICIONES
         • DOCUMENTO : Información registrada, cualquiera sea su forma o el medio utilizado.
           • DOCUMENTO DE ARCHIVO : Registro de informacion producida o recibida por una persona o entidad en razon a sus actividades.
             • DOCUMENTO ELECTRONICO DE ARCHIVO: registro de informacion generada, producida o recibida o comunicada por medios electronicos que permanece almacenada electronicamente durante todo su ciclo de vida.
               • EXPEDIENTE: conjunto de docuemntos producidos y recibidos durante el desarrollo de un mismo tramite o procedimeineto, a cumulando por una persona , dependencia o unidad administrativa
                 • EXPEDIENTE DIGITAL O DGITALIZADO: Copia exacta de un expediente fisico cuyos documentos originales, tradicionalmente impresos, son convertidos a formato electronico mediante procesos de digitalizacion
                   • EXPEDIENTE ELECTRONICO DE ARCHIVO: Conjunto de documentos y actuaciones electronicos producidos y recibidos durante cualquier causa legal, interrelacionados y vinculados entre si.
                     • EXPEDIENTE HIBRIDO: expediente conformado simultaneamente por documentos analogados y electronicos, que pesar de estar separados forman una sola unidad documental por razones del tramite o actuacion.
                       • EXPEDIENTE VIRTUAL: conjunto de documentos relacionados con un mismo tramite o procedimiento adminitrativo, conservados en diferentes sistemas electronicos o de informacion que se pueden visualizar simulando un expediente electronico, pero no puede ser gestinonado archivisticamente hasta que no sean unificados mediante procedimiento tecno
                         • FOLIADO ELECTRONICO: Asociacion de un documento electronico a un indice electronico en un mismo expediente electronico o serie documental con el fin de garantizar su integridad, orden y autenticidad.
                           • INDICE ELECTRONICO: relacion de los docuemntos electronicos que conforman un expediente electronico o serie documental, debidamente ordenada confirma la metodologia reglamentada para el fin
                             • PRESERVACION A LARGO PLAZO: Conjunto de principios, políticas, medidas, planes y estrategias de orden administrativo y operativo orientadas a asegurar la estabilidad física, tecnológica y de protección del contenido intelectual y de la integridad del objeto documental, independiente de su medio y forma de registro o almacenamiento.
                               • UNIDAD DOCUMENTAL: Unidad archivística constituida por documentos del mismo tipo formando unidades simples o por documentos de diferentes tipos formando un expediente (unidad documental compleja).
     • CAPITULO 2 DEL EXPEDIENTE DE ARCHIVO
       • SE DIVIDE EN TRECE ARTICULOS
         • ARTICULO 4 OBLIGATORIEDAD DE LA CONFROMACION DE LOS EXPEDIENTES Y UNIDADES DOCUMENTALES SIMPLES: Todas las entidades públicas están obligadas a crear y conformar expedientes de archivo con la totalidad de los documentos y actuaciones que se gestionen en desarrollo de un mismo trámite o procedimiento. están obligadas a clasificar, organizar, conservar, describir y facilitar el acceso y consulta de sus unidades documentales durante todo el ciclo de vida.
           • ARTICULO 5 CREACION Y CONFORMACION DE EXPEDIENTES: Los expedientes deben crearse a partir de los cuadros de clasificación documental adoptados por cada entidad y las tablas de retención documental, desde el primer momento en que se inicia un trámite, actuación o procedimiento hasta la finalización del mismo
             • ARTICULO 6 IDENTIFICACION EXPEDIENTE: Las personas responsables de gestionar los trámites o actuaciones en una determinada dependencia u oficina, deben identificar los expedientes de acuerdo con los elementos propios del sistema de descripción adoptado por la entidad, así como las normas y directrices impartidas por el Archivo General de la Nación.
               • ARTICULO 7 GESTION DEL EXPEDIENTE: La gestión es la administración interna del expediente durante su etapa activa y se refiere a las acciones y operaciones que se realizan durante el desarrollo de un trámite, actuación o procedimiento que dio origen a un expediente; comprende operaciones como la creación del expediente, el control de los documentos, la foliación o paginación, la ordenación interna de los documentos, el inventario y cierre.
                 • ARTICULO 8 ORGANIZACION DE LOS EXPEDIENTE Y UNIDADES DOCUEMNTALES SIMPLES: Las entidades públicas deben organizar expedientes o unidades documentales simples, los cuales a su vez se agruparán en series o subseries documentales dentro de una misma dependencia, de acuerdo con el principio de procedencia.
                   • ARTICULO 9 DESCRIPCION DEL EXPEDIENTE: Las entidades públicas deben emplear métodos y sistemas informáticos para la descripción y ubicación física de los expedientes conservados en sus archivos, especificando su localización, de acuerdo con las normas de descripción establecidas por el Archivo General de la Nación.
                     • ARTICULO 10 CIERRES DEL EXPEDIENTE: El cierre de un expediente se puede llevar a cabo en dos momentos: A. Cierre administrativo: Una vez finalizadas las actuaciones y resuelto el trámite o procedimiento administrativo que le dio origen. B Cierre definitivo: Una vez superada la vigencia de las actuaciones y cumplido el tiempo de prescripción de acciones administrativas, fiscales o legales. Durante esta fase se pueden agregar nuevos documentos.
                       • ARTICULO 11 TRANSFERENCIAS PRIMARIAS Y SEGUNDARIAS: Las transferencias documentales se deben realizar mediante la aplicación de las tablas de retención documental y la elaboración de inventarias documentales; solo podrán transferirse los expedientes que una vez cerrados, han cumplido su tiempo de retención en la respectiva etapa o fase de archivo; la transferencia se debe llevar a cabo por series o subseries documentales.
                         • ARTICULO 12 ORGANIZACION DE DOCUMENTOS AL INTERIOR DE LOS EXPEDIENTES Y UNIDADES DOCUMENTALES SIMPLES:Los documentos que conforman un expediente se deben organizar siguiendo la secuencia de la actuación o trámite, de acuerdo con el procedimiento; si esto no fuera posible, se organizarán en el orden en que se incorporan al expediente. En el caso de unidades documentales simples que presenten una secuencia numérica o cronológica en su producción, se organizarán siguiendo dicha secuencia.
                           • ARTICULO 13 DEL RESPECTO DEL PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL : En la ordenación interna de los documentos que conforman un expediente se debe respetar el principio de orden original, tanto en la etapa de tramitación como en las demás fases del archivo, es decir que no se puede realizar ninguna intervención en la ordenación interna de los expedientes, una vez estos han sido cerrados y transferidos a los archivos centrales o históricos.
                             • ARTICULO 14 DE LA INTERVENCION DE EXPEDEDIENTES CERRADOS O TRASFERIDOS: Los expedientes cerrados o transferidos desde las oficinas o entidades que los gestionaron, tanto a archivos institucionales como a otras entidades, no podrán someterse a ningún tipo de intervención archivística en su ordenación, que pueda conducir a decisiones contradictorias o erradas; igualmente, se prohíbe la foliación o refoliación así como la eliminación de documentos, la unificación de expedientes de procedencias diferentes o la separación de documentos.
                               • ARTICULO 15 DE LA DEPURACION DE EXPEDIENTES CERRADOS : La depuración o retiro de documentos de un expediente cerrado cuyo archivo este en proceso de organización de acuerdo con lo señalado en los artículos 12° y 13° del presente Acuerdo, deberá ser autorizada por el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo o el Comité Interno de Archivo,
                                 • ARTICULO 16 DIGITACION DE EXPEDIENTES: Las entidades públicas podrán llevar a cabo procesos de digitalización de los expedientes físicos con fines de consulta o preservación.
     • CAPITULO 3 DEL EXPEDIENTE ELECTRONICO
       • ARTICULO 17 CREACION Y CONFORMACION DE EXPEDIENTES ELECTRONICOS DE ARCHIVO: Las entidades públicas podrán utilizar diferentes medios electrónicos y tecnologías de la información, para la creación, conformación y gestión de sus expedientes, durante todo su ciclo de vida. Los expedientes electrónicos de archivo deben crearse a partir de las series documentales establecidas
         • ARTICULO 18 FOLIACION ELECTRONICA: as entidades públicas deberán implementar mecanismos para el foliado de los documentos electrónicos, de forma que se garantice la integridad y autenticidad del expediente y los documentos que lo conforman
           • a partir de los siguientes requisitos: a) Debe garantizar el respeto del principio de orden original. b) Debe permitir la identificación inequívoca de cada documento del expediente. e) Debe permitir asociar los documentos al expediente al cual pertenecen. d) Debe permitir diferenciar las copias de un mismo documento electrónico, que en virtud del trámite se archiven en diferentes expedientes, es decir que cada copia de un mismo documento debe tener su propio foliado electrónico. e) Se debe garantizar la preservación a largo plazo de los datos y metadatos que conforman un folio electrónico y el expediente en su conjunto.
           • ARTICULO 19 INDICE ELECTRONICO: Las entidades públicas deberán implementar mecanismos tecnológicos que permitan llevar un índice electrónico de sus expedientes electrónicos,
             • el cual deberá: a) Permitir la identificación de la totalidad de los documentos que conforman un expediente. b) Permitir la identificación de la secuencia de los documentos y el orden dentro del expediente electrónico. e) Garantizar la integridad del expediente electrónico y permitir la recuperación de sus documentos y metadatos. d) Garantizar la preservación a largo plazo de los datos y metadatos que conforman el índice electrónico.
             • ARTCULO 20 IDENTIFICACION Y GESTION DEL EXPEDIENTE ELECTRONICO : las entidades públicas deberán adoptar las normas expedidas por el Archivo General de la Nación, para la identificación y gestión de los expedientes electrónicos de archivo.
               • ARTICULO 21 DESCRIPCION DOCUMENTAL DEL EXPEDIENTE ELCETRONICO: los expedientes electrónicos se deben describir desde su tramitación, teniendo en cuenta las normas internacionales de descripción archivística, los estándares y normas adoptados por el Archivo General de la Nación
                 • ARTICULO 22 CONFORMACION DE UNIDADES DOCUMENTALES SIMPLES: Para los documentos electrónicos que conforman series documentales simples, también aplicará lo establecido en los artículos 3° al 13° del presente Acuerdo.
                   • ARTICULO 23 CIERRE DEL EXPEDIENTE ELECTRONICO: Las entidades públicas deberán utilizar mecanismos electrónicos seguros, para garantizar la integridad y autenticidad en el cierre de los expedientes, tales como estampados de tiempos, firmas digitales, índice electrónico,
                     • ARTICULO 24 TRANSFERENCIAS SECUNDARIAS DE LOS EXPEDIENTES ELECTRONICOS : Para la transferencia de expedientes electrónicos a los archivos generales del orden municipal, distrital, departamental y al Archivo General de la Nación, se deberán atender las disposiciones expedidas por el Archivo General de la Nación sobre esta materia.
                       • ARTICULO 25 DE LA DEPURACION O INTERVENCION DE EXPEDIENTES ELECTRONICOS : En el caso de expedientes electrónicos se prohíbe cualquier intervención al expediente en cualquier etapa de su tramitación, así como la selección o depuración de documentos.
                         • ARTICULO 25 PRESERVACION A LARGO PLAZO DEL EXPEDIENTE ELECTRONICO O DIGITAL: En la preservación de los expedientes electrónicos se deberán aplicar las directrices establecidas en el artículo 29 del Decreto 2609 de 2012 y demás normas que sobre el particular expida el Archivo General de la Nación.
     • CAPITULO 4 DISPOSICIONES FINALES
       • ARTICULO 27 DE LAS SEIRES DOCUMENTALES SIMPLES: Los documentos que conforman series documentales simples podrán, de acuerdo con sus características, ser archivadas utilizando entre otros los siguientes métodos: a. Tomos, siguiendo las directrices que imparta el Archivo General de la Nación. b. Unidades de conservación (carpetas). c. Otros sistemas, aprobados por el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo o el Comité Interno de Archivo, según sea el caso.
         • ARTICULO 28 EXPEDIENTE VIRTUAL: Durante la etapa activa se podrán gestionar electrónicamente los documentos de archivo simultáneamente en diferentes sistemas de información, simulando un expediente electrónico único mediante mecanismos tecnológicos de consulta y visualización, garantizando el vínculo archivístico entre los documentos del mismo trámite o actuación, de forma que una vez cerrado se facilite su gestión archivística como una sola unidad documental.
           • ARTICULO 29 DE LA RESERVA DE DOCUMENTOS:De acuerdo con lo establecido en el artículo 36 de la Ley 1437 de 2011, con los documentos que por mandato de la constitución o de la Ley tengan el carácter de reservado y obren dentro de un expediente, se hará un cuaderno o expediente separado, el cual se conservará integrado al expediente principal.
             • ARTICULO 30 DE LA CONSULTA DE EXPEDIENTES: De acuerdo con lo establecido en el artículo 36 de la Ley 1437 de 2011, cualquier persona tendrá derecho a examinar los expedientes en el estado en que se encuentren, salvo los documentos o cuadernos sujetos a reserva.
               • ARTCULO 31 VIGENCIA Y DEROGATORIA. El presente Acuerdo rige a partir de la fecha de su publicación y deroga las disposiciones que le sean contrarias.