LEY 594 DE 2000

LEY 594 DE 2000

1. LEY GENERAL DE ARCHIVOS

2. Establece las reglas y principios que regula la función archivística del estado

   • Archivo Público: Prestación de servicios públicos a entidades privadas
   • Archivo Total: Se refiere al proceso integral de los documentos en su ciclo vital.
   • Archivo privado de interés público: Aquel que para la historia es de interés público
     • El Estado estimulará la organización, conservación y consulta de los archivos históricos privados de interés económico, social, técnico, científico y cultural.
       • Se prohibe a las personas tenedoras de documentos declarados de interés cultural, trasladarlos fuera del país sin ser autorizados
   • Los principios generales que rigen esa función archivística son:
     • Finalidad de los archivos
     • Importancia de los archivos
     • Institucionalidad e instrumentalidad
     • Responsabilidad
     • Dirección y coordinación
     • Administración y acceso
     • Racionalidad
     • Modernización
     • Manejo y aprovechamiento
     • Interpretación
     • Función de los archivos

3. SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS

   • Está integrado por el Archivo General de la Nación, archivos de entidades del estado en otro nivel administrativo y archivos privados
   • Conjunto de instituciones archivísticas que normalizan los procesos archivísticos, desarrollan centros de información, salvaguardan el patrimonio documental y permite a los ciudadanos acceder a la información y a los documentos

4. (Artículo 7) Los archivos, desde el punto de vista de su jurisdicción y competencia, se clasifican en:

   • Archivo General de la Nación
   • Archivo General del Distrito
   • Archivo General del Municipio
   • Archivo General del Departamento

5. ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS

   • El estado está obligado a velar por los archivos
   • La administración publica es la responsable de gestionar los documentos
   • La administración pública debe garantizas espacios e instalaciones
   • La documentación de la administración pública es producto y propiedad del Estado

6. GESTIÓN DE ARCHIVOS

   • Las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos
     • Producción o recepción, distribución, consulta, organización, recuperación y disposición final de los documentos
   • Dependiendo el ciclo vital de los documentos, los archivos se clasifican en:
     • Archivo de Gestión, Archivo Central y Archivo Histórico
   • Obligatorio elaborar tablas de retención documental
   • Obligatorio realizar invemtarios de los documetnos

7. Todas las personas tienen derecho a CONSULTAR los documentos de archivos públicos y a que se les expida copia de los mismos, siempre que no sean reservados

8. Los archivos históricos pueden SALIR temporalmente por motivos legales o procesos técnicos o exposiciones culturales

9. CONTROL y VIGILANCIA. El archivo general de la nación adelantan en cualquier momento, visitas de inspección a los archivos del estado.

10. El Archivo General de la Nación dará pautas y normas técnicas generales sobre CONSERVACIÓN de archivos

    • "En ningún caso los documentos de carácter histórico podrán ser destruidos, aunque hayan sido reproducidos por cualquier medio".

11. Estimulo por parte del gobierno nacional otorgando premios no tributarios, a empresas que con acciones contribuyan a SALVAGUARDAR y DIFUNDIR documentos.