El Proceso de Consultoría

El Proceso de Consultoría

1. Preparativos

   • Contactos iniciales
     • El consultor establece el contacto
       • Dirigirse a los clientes sin que éstos lo hayan solicitado es una de las formas de comercializar los servicios de consultoría
     • El cliente establece el contacto
       • Ha oído de la fama del consultor
       • Un empresario amigo quedó satisfecho con los servicios del consultor y se lo recomendó
       • El cliente encuentra el nombre del consultor en un registro o repertorio
       • Las intervenciones del consultor en conferencias han impresionado al cliente
       • El cliente ya había trabajado con el consultor en otras ocasiones
   • Primeras reuniones
     • Nunca se insistirá lo bastante en la importancia del comportamiento y el desempeño del consultor durante las primeras reuniones con el cliente
       • Preparación de las reuniones iniciales
         • Terminología comúnmente utilizada
         • Índole y emplazamiento de los mercados
         • Nombres y ubicación de principales productores
         • Tipos y fuentes de materias primas
         • Pesos y medidas utilizados en la industria
         • Procedimientos y el equipo
         • Métodos y prácticas mercantiles peculiares en la industria
         • Leyes, reglamentos y costumbres que regulan la industria
         • Historia y evolución
         • Clima económico actual y principales problemas de la industria
       • Objeto de la reunión
         • La reunión es una forma de entrevista de investigación en la que cada parte trata de conocer a la otra.
   • Acuerdo sobre como proceder
     • Si el consultor y el cliente llegan a la conclusión de que están interesados en principio en trabajar juntos , es preciso contestar varias preguntas.
       • Alcance y objetivo de un diagnóstico preliminar
       • Registros e información que se ha de poner a disposición
       • A quién se debe ver y cuando
       • Actitudes del personal con relación a asuntos que se han de estudiar
       • Cuándo se ha de concluir el diagnóstico preliminar y cómo se ha de presentar la propuesta al cliente
       • La remuneración por el diagnóstico
   • Diagnóstico Preliminar
     • ¿Qué es el diagnóstico?
       • Su objetivo es examinar el problema que afronta y los objetivos que trata de alcanzar el cliente de manera detallada y a fondo, poniendo al descubierto los factores y las fuerzas que ocasionan el problema e influyen el él, y preparar toda la información necesaria para decidir cómo se ha de orientar el trabajo encaminado a la solución del problema.
     • Personal de la organización y diagnóstico
       • A menos que el sistema del cliente esté dispuesto a aceptar al consultor, toda la relación puede estar condenada al fracaso desde el comienzo
     • Planteamiento del problema
       • Siempre es útil revisar y replantear el problema y el objetivo de la consultoría al iniciar el diagnóstico
     • Objetivos
       • Es fundamental concentrarse en los objetivos para resolver adecuadamente el problema
     • Problemas
       • Existe un problema si
         • Hay una diferencia entre dos situaciones
           • Una real (pasada, presente o futura)
           • Una potencial o deseada (pasada, presente o futura)
         • Alguien está preocupado acerca de esa diferencia y desea cambiarla
       • Dimensiones de los problemas
         • Sustancia o identidad
           • Se ha de describir la sustancia o identidad del problema (bajo rendimiento; escasez de personal competente; carencia de ideas sobre cómo invertir el capital ocioso; deseo de mejorar los servicios posventa).
         • Ubicación física y en la organización
           • ¿En qué dependencia (divisiones, departamentos, filiales) de la organización y en qué unidades físicas (plantas, dependencias, oficinas) se ha observado el problema?
         • <<Tenencia>> del problema
           • ¿Qué personas (directores o gerentes, especialistas del personal, trabajadores) se ven afectadas por la existencia del problema y tienen un interés primordial el resolverlo?
         • Magnitud absoluta y relativa
           • ¿Qué importancia tiene el problema en términos absolutos (por ejemplo, magnitud de la pérdida de tiempo de trabajo o posibles ganancias futuras)?
         • Perspectiva cronológica
           • ¿Desde cuándo existe el problema?
     • Alcance del diagnóstico
       • El objetivo del diagnóstico preliminar del problema consiste en definir y planificar una misión o proyecto de consultoría que produzca este efecto.
     • Principales etapas del diagnóstico
       • El consultor puede utilizar el marco general al hacer un plan detallado para el trabajo de diagnóstico, teniendo presente que el alcance y la metodología de esa actividad tendrán que adaptarse a la índole y complejidad del problema y a las características y actitud del cliente
     • Pautas metodológicas
       • El diagnóstico preliminar de los problemas sigue las mismas normas y procedimientos básicos y utiliza las mismas técnicas que cualquier diagnóstico de un problema
         • El paso de lo general a lo particular
           • Este método implica que el análisis del consultor debe prestar considerable atención a las relaciones y proporciones básicas en la organización cliente
         • La utilización de comparaciones
           • Cada organización cliente es especial y deberá ser tratada como tal.
     • Participación del cliente
       • Sería erróneo pensar que, mientras que las primeras reuniones de contacto entrañaran una relación recíproca intensa y directa entre el consultor y el cliente, el consultor efectúa luego su diagnóstico preliminar del problema por sí solo, limitando sus contactos con el cliente a entrevistar a ciertas personas y a solicitar información
     • Fuentes de información
       • Todo el diagnóstico se basa en el rápido acopio de información selectiva que revela el tipo y el grado de ayuda que el consultor puede prestar al cliente.
         • Registros especiales
         • Observación
         • Cuestionarios
         • Entrevistas
     • Análisis de los hechos
       • Los datos no se pueden utilizar sin un análisis cuyo objetivo va más allá de la investigación y evaluación
     • ¿A quién se ha de proporcionar la información?
       • En un principio, se debe proporcionar esa información a las personas de quienes el consultor espera más ayuda, más información o ciertas medidas relacionadas con el problema de que trate
     • Terminación de la fase de diagnóstico
       • Existen tareas de consultoría que no tendrán ninguna nueva fase, como las auditorías de empresa y los estudios globales de diagnóstico de las organizaciones, en que se pide al consultor que establezca y analice los hechos, pero por algún motivo el cliente no quiere que vaya más allá
   • Mandato
     • Es la declaración inicial del trabajo que ha de realizar el consultor
       • Si se establece un mandato
         • La política del cliente consiste en realizar la mayor parte posible del trabajo analítico y de planificación antes de considerar la posibilidad de recurrir a un consultor
         • El cliente se ve obligado a establecer un mandato oficial y a obtener su aprobación
       • Si no se establece un mandato
         • El cliente prefiere ocuparse de forma directa de la selección del consultor, efectuar un diagnóstico preliminar del problema y definir el alcance del cometido con el consultor
   • Estrategia y planificación de la tarea
     • Durante sus contactos iniciales con el cliente y en el diagnóstico preliminar del problema posterior, el consultor debe haber reunido y evaluado suficiente información para poder planificar su tarea.
       • Resumen de la Identificación del problema
         • Las conclusiones del diagnóstico preliminar del problema se resumen y el consultor presenta una descripción del problema
       • Definición de las funciones
         • Esta es otra dimensión estratégica de la planificación del trabajo
           • Qué actividades van a realizar el cliente y el consultor
           • Qué datos y documentos se preparan y por quién
           • Qué formas de trabajo se utilizarán y quien participará en ellos
   • Propuesta presentada al cliente
     • Por regla general, el cometido propuesto se describirá en un documento que se somete a la decisión y aprobación del cliente.
       • Secciones de la propuesta
         • Sección técnica
         • Sección relativa al personal
         • Sección relativa a los antecedentes del consultor
         • Sección de las condiciones financieras y de otra índole
       • Presentación de la propuesta
         • Muchos consultores prefieren entregársela en mano al cliente en una reunión
       • Reacción del cliente
         • Un cliente del sector público está sujeto a reglas que especifican un número mínimo de ofertas y un procedimiento de evaluación interno antes de de conceder un contrato
       • Negociación de la propuesta
         • El cliente puede estar interesado en utilizar los servicios del consultor, pero quizá no le satisfagan algunos aspectos de la propuesta
   • Contrato de consultoría
     • Se considera que la fase inicial del proceso de consultoría ha quedado terminada con éxito si el consultor y el cliente conciertan un contrato en el que acuerdan trabajar juntos en un cometido o proyecto

2. Planificación de la acción

   • Tecnicas de pensamiento
     • Pensamiento lateral
     • Lista de certificacion
     • Los 6 sombreros pensantes
     • Pensamiento de ruptura
   • Evaluacion del proceso
     • Diseño del cometido
     • Cantidad y Calidad
     • Modalidad
     • Gestion del cometido
     • Instrumentos de Evaluacion
       • Presentacion del informe final
       • Presentacion del informe al cliente
       • Evaluacion de los beneficios
         • Evaluacion del proceso de consultoria
   • Pensamiento Creativo
     • Esfuerzo
     • Incubacion
     • Evaluacion
     • Barreras
       • Individualismo
       • Respeto por a autoridad
   • Orientacion en la busqueda de soluciones
     • Caracteristicas y Tecnicas
   • Utilizacion de la experiencia
     • Archivos y documentos
     • Colegas de su organizacion
     • Clientes anteriores
   • Busqueda de posibles soluciones
     • Compromiso
     • Mobilizacion de personas
     • No amplio trabajo
   • Terminacion
     • Planificacion de la retirada
     • Evaluacion
       • Efectuar la evaluacion
         • Alcanzar los objetivos
         • Resultados y beneficios
           • Beneficios a corto y largo plazo
   • Tacticas para la introduccion de cambios en los metodos
     • Suministro de pruebas de informacion
     • Capacidad de absorcion
     • Metas exigentes
     • Paso de lo conocido a lo desconocido
     • Ensayo
     • Practica separada
   • Aplicacion
     • Hallazgo de un arreglo adecuado
       • # de miembros del equipo
       • Consultor permanece en esta etapa
     • Planificacion y supervision
       • Supervision de la aplicacion
       • Consitucion del equipo de cooperacion
       • Capacitacion y perfeccionamiento
       • Enseñanza y nuevos metodos y tecnicas
       • Flexibilidad y eventualidades previstas
       • Especificacion de los procedimientos
       • Determinacion de las responsabilidades
   • Presentacion
     • Peligros que se incurren
     • Condiciones al cliente
     • Tareas que no se pueden completar
       • Las perspectivas
     • Presentacion de propuestas de medidas al cliente
       • Planes de aplicacion
         • Planificar estapas

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