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E-procurement

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E-procurement

Datos maestros central procurement (en proceso)
- creación de materiales
Seguimiento de alertas del gestor del contrato, de compras, de auditoria o juridica, de multas sanciones y embargos a proveedores
ciclo Asignación presupuesto
- PLANEACIÓN FINANCIERA
  - SAP
  - AREA USUARIA
    - solicitud de pedido estándar con presupuesto para compra simple o directa. solicitud de pedido contrato marco sin presupuesto para licitación
      - SAP
      - toda sp que no este liberada 20 dias habiles despues de la fecha de documento seran borradas del sistema
      - toda sp que este liberada y sin tramite en 80 dias habiles despues de su fecha de liberación seran borradas del sistema
      - toda sp ARV que este liberada y sin tramite en 125 dias habiles despues de la fecha de liberación seran borradas del sistema
      - dentro de la herramienta debe existir un pool donde se lean las solicitudes de pedido y donde sea posible subir los soportes necesarios para compras y liberación de sp (no debe permitir borrar ni modificar adjuntos)
        Se agrega la URL del soporte en servicios de objetos de SAP
        Liberación sp SAP
        asignación solped por area usuaria a comprador
        ciclo de compras
        COMPRAS
        aprobación del del ingeniero de compras del alcance y/o especificaciones
        Presentación del área usuaria del Kick Off para licitación y aprobación de la gerencia de compras
        notificar cada actividad del proceso a compras, area usuaria, juridica
        compra recurrente o >=400.000 usd al año
        citas previas independientes con proveedores (si aplica)
        construcción y aprobación del RFP por área usuaria, compras, jurídica, relaciones laborales (si aplica) seguros, reciprocidad
        Biblioteca de modelos de contratos y clausulas - jurídica
        configuración del proceso, preguntas abiertas, cerradas, calificación automática, fechas de apertura y cierre de cada etapa del proceso, configuración de las personas de evaluar y resolver cada sobre, configurar sobres abiertos o cerrados, licitación abierta o invitación puntual a proveedores, etc
        invitación formal a los proveedores, (según servicios descritos en cámara y comercio) - envío de rfp, modelo de contrato
        Requiere administración de personal?
        sobre automático relaciones laborales
        sobre económico, técnico, jurídico, reciprocidad
        preguntas a cada responsable (con nombres ocultos para todos los participantes)
        el bróker garantiza la constitución de póliza de seriedad
        calificación de sobres por responsables
        si la compra compra es suceptible de subasta a la baja se realiza el proceso con referencia a la licitación
        evaluación de riesgo vigente habilitada
        notificación al equipo de trabajo (sin proveedor)
        comité asignación
        adjudicación
        contrato jurídico
        Registro de juridica de la información del contrato monto, proveedor, vigencia, etc
        notificación proveedor
        >6.000 usd evaluación de riesgo vigente habilitada
        compra puntual
        rfx simple
        Búsqueda Cotizaciones vigentes de proveedores, referentes al mismo producto
        po compra*
        se adiciona clausulado del pedido
        se notifica al broker de seguros
        ciclo validación poliza
        antes de firmar la digitalmente la orden de compra debe ser habilitado por el broker de seguros a fin de garantizar que exista pólizas antes de iniciar el servicio
        Broker de Seguros
        carga estado y poliza
        notificación a seguros
        SEGUROS
        En caso de algún siniestro el área de seguros bloqueará el proveedor
        valida y da ok para permitir firma digital
        ciclo firma digital (certificado digital, estampa cronologica) o física
        contrato marco SAP
        notificar vigencia del contrato 120 días calendario antes del vencimiento
        notificar gestor del contrato (el que genero la sp y al que la libero) con las obligaciones del contrato (hacer entradas de mercancía, controlar ejecución del contrato, controlar vencimiento del contrato, etc)
        notificar al liberado del contrato
        liberación del contrato SAP
        ciclo administración del contrato sap
        area usuaria genera solped asociada a contrato
        se genera pedido automático sap
        debe leer y actualizar todos los pedidos generados con referencia al contrato
        ciclo otro si
        vobo director area usuaria
        nuevo alcance (si aplica)
        comentarios minuta otro si compras, área usuaria, jurídica, tesorería, seguros, proveedor
        En caso de error al momento de realizar el contrato: se registra el error en un log de consulta y el estado del rfx queda en estado sin contrato sap
        debe leer y actualizar todos los cambios realizados en sap
        Existió sobre Relaciones Laborales
        ciclo evaluación gestión contrato (solo si existió sobre relaciones laborales)
        RELACIONES LABORALES (seguridad industrial, medio ambiente y obligaciones laborales)
        ciclo planes de mejora o multas a proveedores
        Ciclo evaluación del gestor del contrato
        po compras SAP
        si el pedido capex no tiene entra de mercancia en 540 dias desde la fecha de documento se agrega indicador de bloqueo S a la posición
        si el pedido opex no tiene entra de mercancia en 365 días desde la fecha de documento se agrega indicador de bloqueo S a la posición
        notificar al liberador del pedido
        liberación del pedido SAP
        notificar al proveedor, al creador de sp y al liberador de sp las modificaciones de fecha de entrega del pedido
        envío pedido al proveedor
        el proveedor notifica la entrega del producto o servicio al comprador, al usuario que generó la sp y al usuario liberador de sp
        area usuria valida cantidades y valores vs pedido
        en caso de diferencias en pedido estandar compras ajusta el pedido
        en caso de diferencias en pedido automático area usuaria ajusta el pedido
        area usuaria acepta la entrega (pendiente de aprobación del superior) ingresa cantidades no puede cambiar nada adicional
        aprobación del superior de la aceptación
        entrada de mercancia
        alerta de entrada de mercancía al proveedor
        envío documento aceptación de servicio o bien al proveedor (autorización para radicar)
        El proveedor emite factura física o digital pdf o electrónica
        alerta contabilidad
        aprobación contabilidad
        registro de factura
        alerta de pago a proveedores
        desembolso
        información disponible para proveedor y demás áreas: pedido, entrega, pago, certificados, etc
        En caso de error al momento de realizar la entrada de mercancía: se registra el error en un log de consulta y la el estado de la aceptación queda en estado sin entrada de mercancia
        debe leer y actualizar todos los cambios realizados en sap
        En caso de error al momento de realizar el pedido: se registra el error en un log de consulta y el estado del rfx queda en estado sin pedido sap
        De ser necesario, bloquea proveedor por siniestros
        si no hay cotización vigente, se configura el proceso, precio mínimo, máximo, vigencia cotización, responsable técnico (si aplica), etc
        invitación formal a los proveedores, (según servicios descritos en cámara y comercio)
        preguntas técnicas(si aplica)
        sobre económico con vigencia de oferta y sobre técnico(si aplica)
        >6.000 usd evaluación de riesgo vigente habilitada
        compra directa
      - notifica a compras y gestor del contrato documentos 90,60,30 días antes de la depuración de documentos
informes
- compras • Solicitudes de Pedido Abiertas • Órdenes de Compra Abiertas • Fraccionamiento de Compras • Evaluación de Proveedores • Errores de Entrada de Mercancía • Tiempos de generar entrada de mercancia • Indicador de Oportunidad • Menor Ejecución Presupuestal • Ahorros por Licitaciones • Niveles de Liberación • Solicitudes de Pedido sin liberar • Lead Time con Órdenes de Compra Abiertas • Lead Time con Órdenes de Compra Cerradas • contratos próximos a vencer • proveedores abc • Informe unificado de inicio a fin del proceso
ciclo ponderación semestral de evaluación
- notifica a resultado ponderación a cada gestor del contrato, al comprador y al proveedor
  - Genera formato de resultado de evaluación de desempeño ponderada
    - notifica los proveedores que perdieron evaluación ponderada a compras, auditoria, area usuaria, gestor del contrato
      - GESTION Y CONTROL - Dir. Compras
        ciclo plan de mejora
        aprobación y seguimiento por parte de compras, área usuaria, auditoria
        se remite resultado de la evaluación
        si no mejora se reporta a jurídica y se bloquea al proveedor para pedidos
consultas
- • Estados de procesos por proveedor, material, solicitud de pedido, pedido, contrato, licitación, por usuario creador pedido, contrato, sp, usuario liberador pedido, contrato, sp, solicitante, clase de documento, centro logístico, centro de costo, imputación, organización de compras • Estados de procesos por fecha de documento de solicitud de pedido, pedido, contrato, licitación, fecha notificación de entrega del servicio DEL PROVEEDOR, fecha aceptación del área usuaria y fecha de entrada de mercancía MIGO, fecha de recepción de factura MIRO • Estados de procesos por indicador y fecha de liberación de solicitud de pedido, pedido, contrato, licitación • El sistema debe permitir la generación de reportes, y visualización de la subastra o bajastra en tiempo real • El sistema debe permitir determinar qué información visualizan los proveedores que están licitando o en proceso de subasta o bajastra
- • Una vez, cierre el proceso, el Gestor y Administrador puede consultar los archivos enviados y las plantillas diligenciadas • El sistema debe contar con una pool tanto para el proveedor como para el comprador donde se visualice el status de todos los procesos en que tiene inferencia
ciclo registro de proveedor
- WEB COMCEL
  - PROVEEDOR, DISTRIBUIDOR, ARRENDATARIOS
    - formulario de registro/actualización SAP+información general+documentación requerida + acuerdos de confidencialidad
      - Descarga guía proveedor, guía firma digital, guía factura electrónica, acuerdo de confidencialidad, anexo seguridad informática. manuales de herramienta
        notificación al provedor que estara bloqueado hasta tanto sea validada la información por los CAP
        notificación de creación o actualización
        Si el proveedor existe en sap se bloquea para crear pedidos mientras se valida la información y se da de alta por los caps
        Colcredit - Proveedor nacional- arrendatarios
        permitir descarga de información y documentos soportes
        ciclo evaluación de comercial
        Se carga evaluación de riesgo (PDF) en el sistema y vigencia de evaluación
        notificación de actualización de evaluación de riesgo a impuestos y al proveedor
        IMPUESTOS
        Crear proveedores en las 3 sociedades
        En caso de error al momento de crear el proveedor: se registra el error en un log de consulta y el estado del del proceso queda en estado sin proveedor sap
        Generación de reporte de proveedores no aptos para seguimiento
        Achilles - Proveedor internacional
        Risk - Distribuidor
    - notificación vencimiento de documentos o vencimiento de evaluación
      - en caso que no se actualice la evaluación se bloquea el proveedor en sap
    - Permitir certificaciones de compras, comunicados masivos a proveedores, certificados de iva, renta, ica, pagos pendientes de pago, pagos realizados, estado de los procesos (asignado, rechazado, invitatos, etapas de cada proceso, estado de pedido de compras, liberado, con entrada, sin entrada, facturado, sin facturar, factura pagada, factura sin pagar
    - Reportar a auditoria y compras: conflictos de interes, sobornos, presiones, etc
    - Contestar encuestas, recibir comunicados

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Beschreibung: Ciencia Mindmap am E-procurement, erstellt von hector jovanny guzman chacon am 22/02/2017.
Erstellt von: hector jovanny guzman chacon
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