Microsoft Access

Microsoft Access

1. CONCEPTOS PRELIMINARES

   • Formulario
     • •Especifica la manera en que se representan los datos
   • Macro
     • • Lista de acciones conjunta que deseamos que efectúe Microsoft Access. 
   • Informe
     • • Se utiliza para presentar los datos de la mejor forma posible en una página impresa, para agrupar registros y mostrar totales y subtotales. Los datos los recogen de TABLAS o VISTAS. 
   • Sistema de Gestión de Base de Datos
     •    •      Sistema que almacena y recupera información de la base de datos.   
   • Tabla
     • • Colección de datos acerca de un tema en particular. Los datos de la tabla se representan en formato tabular en columnas (campos) y filas (registros). 
   • Base de Datos
     •    •      Conjunto de datos interrelacionados sobre un tema o propósito particular.   
   • Módulo
     •    •      Objeto de Microsoft Access que contiene procedimientos escritos en Access Basic.   
   • Consulta
     •    •      Son preguntas acerca de los datos en su base de datos. Los datos fuente pueden provenir de una o varias tablas. La consulta reúne la información solicitada y responde en la Hoja de Respuestas Dinámica. No almacenan la información en un fichero.     

2. TABLAS

   • ELEMENTOS DE UNA TABLA
     • Nombre de campo
       • El nombre de los campos puede estar formado por un máximo de 64 caracteres (letras, números, espacios en blanco o caracteres especiales). Es conveniente que los nombres sean significativos. 
     • Tipos de datos
       • Hace referencia al contenido y características de la información que contiene el campo.
       • Texto
         • Texto o combinaciones de texto y números
         • Memo
           • Texto y números de gran longitud. 
           • Numérico
             • Datos numéricos exceptuando cálculos relacionados con dinero.   
             • Fecha/Hora
               • Fechas y horas. 
               • Moneda
                 • Valores de Moneda: útil para evitar el redondeo en los cálculos. 
                 • Auto numérico
                   • Números secuenciales exclusivos (en incrementos unitarios) que se insertan de manera automática al agregar un registro.   
                   • Si/No
                     • Campos que contienen sólo un valor posible: Si/No, Verdadero/Falso. 
                     • Objeto OLE
                       • Objetos como documentos de Word, hojas de Excel, etc.; creados por otros programas mediante protocolo OLE. 
                       • Hipervínculo
                         • Campo que almacena hipervínculos (direcciones URL).   
     • CLAVE PRINCIPAL
       • La clave principal de una tabla es un campo o campos que identifican de forma única cada registro de la tabla
       • Localizar rápidamente registros determinados
       •  Combinar información de varias tablas

3. CONSULTAS

   • Permiten seleccionar el conjunto de filas que cumplen unas determinadas condiciones o criterios, verlas por pantalla e inclusive modificar los datos que contienen. Las consultas también permiten obtener los resultados con distintos aspectos y con los registros ordenados según interese, así como calcular valores para cada registro a partir de otros almacenados en una tabla.   
   • CREACIÓN DE CONSULTAS
     • Utilizando el Asistente
     • Asistente para Consultas de Referencias Cruzadas
     • Asistente para Consultas de Buscar Duplicados
     •  Asistente para Consultas de Buscar No-Coincidentes
     • Vista Diseño
   • Cuadrícula QBE
     •    Permite establecer las condiciones o criterios de la consulta. Se compone de varias filas en las que se especifican los campos a consultar, las tablas de procedencia de dichos campos, los CRITERIOS que deben cumplir los campos o cualquier otra condición de búsqueda.   
   • Expresiones lógicas con AND y OR
     •    Para que una expresión que incluye el operador AND sea cierta se deben cumplir TODAS las condiciones de la expresión que incluye el AND.  Para que una expresión que incluye el operador OR sea cierta se debe cumplir AL MENOS UNA de las condiciones de la expresión que incluye el OR.   

4. FORMULARIOS

   •    Los formularios de Access permiten visualizar los datos con un diseño personalizado. Ofrecen unas prestaciones similares a la Hoja de Datos o a las Consultas, pero aportan una mejor presentación de cara al usuario final.   
   • TIPOS DE FORMULARIOS
     • • Mediante un Autoformulario
       •    •      Mediante un Autoformulario que genera un formulario sencillo a partir de un origen de filas (por ejemplo, una tabla) y un diseño en columnas, u hoja de datos.   
       • Asistentes para Formularios
         •    •      diseñan un formulario con un formato estándar de forma rápida.  El Asistente pregunta por el origen de los registros, los campos, el diseño y el formato que se quiere y crea un formulario basado en esas respuestas.   
         • la Vista Diseño
           • Diseño se pueden crear formularios sin asistente, es decir, se parte de cero y se pueden personalizar todos los aspectos.

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