MICROSOFT ACCESS

MICROSOFT ACCESS

1. CONCEPTOS PRELIMINARES

   • Informe
     • Se  utiliza  para  presentar  los  datos  de  la  mejor  forma  posible  en  una página impresa, para agrupar registros y mostrar totales y subtotales. Los datos los recogen de TABLAS o VISTAS.
   • Formulario
     • Especifica la manera en que se representan los datos.
     • Uso
       • Introducir, cambiar, ver los registros de una base de datos utilizando un diseño personalizado.
       • Al abrir un formulario, se recuperan los registros deseados de las tablas,   y los presenta  de  acuerdo  al  diseño.  Los  formularios  se  diseñan  sobre  TABLAS  o VISTAS (CONSULTAS).   
   • Consulta
     • Son preguntas acerca de los datos en su base de datos. Los datos fuente pueden provenir de una o varias tablas. La consulta reúne la información solicitada y responde en la Hoja de Respuestas Dinámica. No almacenan la información en un fichero. 
   • Tabla
     • Colección de datos acerca de un tema en particular. Los datos de la tabla se representan en formato tabular en columnas (campos) y filas (registros).   
   • Macro
     • Lista de acciones conjunta que deseamos que efectúe Microsoft Access.   
   • Módulo
     • Objeto  de  Microsoft  Access  que  contiene  procedimientos  escritos  en Access Basic. 
   • Sistema de Gestión de Base de Datos
     • Sistema  que almacena y  recupera información de la base de datos
   • Base de Datos
     • Conjunto de datos interrelacionados sobre un tema o propósito particular.   

2. Tablas

   • Nombre de campo
     • El nombre de los campos puede estar formado por un máximo de 64 caracteres (letras, números, espacios en blanco o caracteres especiales). Es conveniente que los nombres sean significativos.
   • Tipos de datos
     • Hace referencia al contenido y características de la información que contiene el campo
   • Tipos
     • Texto
       • Texto o combinaciones de texto y números
     • Memo
       • Texto y números de gran longitud
     • Númerico
       • Datos numéricos exceptuando cálculos relacionados con dinero. 
     • Fecha/Hora
       • Fechas y Horas
     • Moneda
       • Valores de Moneda: útil para evitar el redondeo en los cálculos. 
     • Alto Númerico
       • Números secuenciales exclusivos (en incrementos unitarios) que se insertan de manera automática al agregar un registro. 
     • Si/No
       • Campos que contienen sólo un valor posible: Si/No, Verdadero/Falso. 
     • Hipervínculo
       • Campo que almacena hipervínculos (direcciones URL). 
     • Objeto OLE
       • Objetos como documentos de Word, hojas de Excel, etc.; creados por otros programas mediante protocolo OLE. 
   • Clave Principal
     • La clave principal de una tabla es un campo o campos que identifican de forma única cada registro de la tabla
     • Se utiliza para
       • Localizar rápidamente registros determinados   
       • Combinar información de varias tablas   
       • La clave principal NO PUEDE TENER VALORES NULOS NI VALORES DUPLICADOS.   

3. Consultas

   • Permiten seleccionar el conjunto de filas que cumplen unas determinadas condiciones o criterios, verlas por pantalla e inclusive modificar los datos que contienen. Las consultas también permiten obtener los resultados con distintos aspectos y con los registros ordenados según interese, así como calcular valores para cada registro a partir de otros almacenados en una tabla.
   • CREACIÓN DE CONSULTAS
     • Asistente para Consultas de Buscar No-Coincidentes
       • Permite crear una consulta para buscar los registros que no tengan relación con otros pertenecientes a tablas que estén relacionadas.   
     • Vista Diseño
       • Permite crear la consulta paso a paso en una ventana de diseño
     • Utilizando al Asistente
       • Se activa el Asistente para Consultas que permite crear consultas de selección de forma sencilla. 
     • Asistente para Consultas de Buscar Duplicados
       • En este caso el asistente ayuda a crear una consulta para buscar datos duplicados en un campo determinado 
     • Asistente para Consultas de Referencias Cruzadas
       • Permite  crear  una  consulta particular  cuyo  resultado  es  la creación  de  una  tabla  con  tres campos:  uno  como cabecera  de  columnas,  otro como  cabecera  de filas  y  el  tercero  para  mostrar  una función
   • Expresiones lógicas con AND y OR
     • Para  que  una  expresión  que  incluye  el  operador  AND  sea  cierta  se  deben  cumplir TODAS las condiciones de la expresión que incluye el AND.
     • Para que una expresión que  incluye  el  operador  OR  sea  cierta  se  debe  cumplir  AL  MENOS  UNA  de  las condiciones de la expresión que incluye el OR.
   • Cuadrícula QBE
     • Permite establecer las condiciones o criterios de la consulta. Se compone de varias filas en  las  que  se  especifican  los  campos  a  consultar,  las  tablas  de  procedencia  de  dichos campos, los CRITERIOS que deben cumplir los campos o cualquier otra condición de búsqueda.

4. Formularios

   • Los formularios de Access permiten visualizar los datos con un diseño personalizado. Ofrecen unas prestaciones similares a la Hoja de Datos o a las Consultas pero aportan una mejor presentación de cara al usuario final.
   • Tipos de formularios
     • Asistentes para formularios
       • A  través de  Asistentes  para  Formularios  que diseñan  un  formulario con  un formato  estándar de  forma  rápida.  El  Asistente  pregunta  por  el  origen de  los registros,  los campos,  el  diseño y  el  formato  que  se  quiere  y  crea  un formulario basado en esas respuestas.   
     • Autoformulario
       • Mediante  un  Autoformulario  que  genera  un  formulario  sencillo  a  partir  de  un orígen de filas (por ejemplo una tabla) y un diseño en columnas, u hoja de datos.
     • Vista Diseño
       • Desde la Vista Diseño se pueden crear formularios sin asistente, es decir, se parte de cero y se pueden personalizar todos los aspectos.   

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