Gestion Documental

Gestion Documental

1. Ciclo vital del Documento

   • Archivo
   • Archivo de Gestion
     • Archivos de Alta consulta. Se conservan en las dependencias por el tiempo que se determine en la TRD
   • Archivo Central
     • A este Archivo son transferidos los documentos de los Archivos de Gestión cuya consulta no es tan frecuente.
   • Archivo Historico
     • última etapa del ciclo vital de los documentos. A este Archivo se transfieren los documentos que aportan a la investigación, la ciencia y la cultura CONSERVACION TOTAL.

2. Procesos Archivisticos

   • Planeacion
     •  Actividades destinadas al estudio de los documentos en la forma de producción o ingreso, formato y estructura,
     • Produccion
       • Conjunto de actividades encaminadas a la planeación, generación y valoración de los documentos de la entidad, en cumplimiento con el contexto administrativo
       • Gestion y Tramite
         •  Conjunto de actuaciones necesarias para el registro, la vinculación a un trámite, la distribución incluidas las actuaciones o delegaciones, la descripción (metadatos), la disponibilidad, recuperación y acceso para consulta de los documentos, 
         • Organizacion
           • Conjunto de operaciones técnicas para declarar el documento en el sistema de gestión documental, clasificarlo, ubicarlo en el nivel adecuado, ordenarlo y describirlo adecuadamente.
           • Transferencia
             •  Conjunto de operaciones adoptadas por la entidad para transferir los documentos durante las fases de archivo, verificando la estructura, la validación del formato de generación, la migración, 
             • Disposicion del Documento
               •  Selección de los documentos en cualquier etapa del archivo, con miras a su conservación temporal, permanente o a su eliminación, 
               • Preservacion a Largo Plazo
                 • Conjunto de acciones y estándares aplicados a los documentos durante su gestión para garantizar su preservación en el tiempo, independientemente de su medio y forma de registro o almacenamiento.
                 • Valoracion
                   • Proceso permanente y continuo, que inicia desde la planificación de los documentos y por medio del cual se determinan sus valores primarios y secundarios,

3. Software de Gestion documental

   • aplicación informática permite el manejo, gestión, conservación, publicación y trabajo sobre documentos electrónicos
   • ¿Para qué empresas es importante la Gestión Documental?
     • Todas las empresas - grandes o pequeñas, públicas o privadas- trabajan con documentos y contenidos digitales, donde se contiene toda la informacion del negocio.
       • Es por eso que la gestión de estos contenidos se convierte en una clave fundamental para la supervivencia y crecimiento de las organizaciones.
         • NO importa el tamaño o sector de las empresas: Todas necesitan la Gestión Documental.
           • ¿Ahorro más si el software de gestión de documentos es inteligente?
             • Mejoras de hasta el 90% en la Eficiencia con un software inteligente
       • ¿Qué es Smart Document Management?
         • ¿Cómo funciona la Gestión Documental Inteligente de Athento?
           • permite a las empresas automatizar procesos relacionados con la captura, gestión, almacenamiento y distribución de documentos.
             • ¿Qué ventajas aporta la Gestión Documental Inteligente?
               • Reducción a 0 del tiempo en entrada manual de metadatos
                 • Reduccion en tiempos de Clasificacion
                   • Hacer llegar la información a quién la necesita
                     • Eliminar pérdidas de tiempo en búsquedas
         • "Smart Document Management" es la aplicación de nuevas tecnologías , el procesamiento de imágenes y del lenguaje natural a la Gestión de los Documentos y del Conocimiento.
           • Implica además resolver la problemática de la Gestión de Documentos y de Contenidos Empresariales desde una perspectiva más integral

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