MEJORA CONTINUA E INNOVACIÒN

OBJETIVO: Definir criterios genèricos para ...a partir de metodologìas (innovaciòn, ejecucion de acciòn correctiva, preventiva y correcciòn, planes de trabajo.
ALCANCE : Oficinas asesora, direcciones y unidades que desarrollen proyectos de innovaciòn
DEFINICIONES
1. MEJORA CONTINUA E INNOVACION: ACTIVIDAD SISTEMICA.
  1. crea o modifica el servicio, formulacion de proyectos, Gestiòn del riesgo, ejecucion de acciones correctivas, preventivas o planes de trabajo.
2. PROYECTO: Conjunto de actividades coordinadas y controladas ...objetivo
3. EJECUCIÒN DE ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y CORRECCIONES: definiciòn a traves de un procedimiento
  1. identificar, definir, registrar, controlar y hacer seguimiento a .......de las diferentes feuntes de oportunidad de ...
FUENTES DE MEJORA: A TRAVES DE PROCEDIMIENTO 1MC-PR-0005
1. 19 EN SVE
  1. QUE PUEDE HACER FRENTE : desde lo mas amplio PROYECTOS -ACCIONES C.P.C
2. 1. PROYECTO DE INVERSION: unidad operacional de la planeación del desarrollo-sistema unificado de inversión pública-sistema de seguimiento a los proyectos de inversión-banco de proyectos de inversión
  1. suifp-p-pin S.S.P.I-banco de proyectos de inversión
3. 2. PROYECTOS DE CIENCIA Y TECNOLOGIAS:Es un conjunto articulado y coherente de actividades orientadas, D.A.C.T
  1. DINAE - BICERRECTORIA DE INVESTIGACIÓN COLCIENCIAS
4. 3. PROCEDIMIENTO 1MC-PR-0005, DETERMINAR LOS LINEAMIENTOS PARA
  1. IDENTIFICAR, DEFINIR, REGISTRAR, CONTROLAR, HACER SEGUIMIETNO A LAS ACCIONES PREVENTIVAS, CORRECTIVAS-CORRECCIONES YBPLANES DE TRABAJO
  2. ACCIONESPREVENTIVAS: METODOLOGÍA PARA LA GESTION DEL RIESGO
  3. CRITERIOS DE RECURRENCIA: Misma norma, mismo numeral y literal se vean afectados en el 30 % de las unidades auditadas que ejecutan proceso
  4. AUDITORIAS: 3.1 ENTES DE CERTIFICACION- 3.2 AUDITORIAS ENTES DE ACREDITACIÓN- AUDITORIAS ARCOI- VISITAS -3.4 V.C.R.MIA.SGC
    1. 3.1 AUDITORIAS ENTE DE CERTIFICACIÓN:
    2. 3.2 AUDITORIAS ENTES DE ACREDITACIÓN
    3. 3.3 AUDITORIA ARCOI
    4. 3.4 V.C.R.MODELO MIA-SGC
    5. El responsable de formular el plan de mejoramiento para un hallazgo de nivel estratégico, es el dueño del proceso de primer nivel.
      1. El responsable de formular el plan de mejoramiento para un hallazgo de nivel táctico, es el dueño del proceso de segundo nivel
        El responsable de formular el plan de mejoramiento para un hallazgo de nivel operacional, es la unidad policial auditada donde se evidenció el hallazgo
    6. CLASES DE AUDITORIA DE ARCOI
      1. auditoría de Aseguramiento y Control Institucional
        INTEGRAL
        Sistemas de Gestión y de Seguimiento a una unidad
        SEGUIMIENTO
        Específica
        Específica
5. 4. ACCION PREVENTIVA
  1. PROCEDIMIENTO MANEJO DEL RIESGO
6. 4. LECCIONES APRENDIDAS: Conocimiento adquirido a través d la experiencia organizacional
7. 5. AVANCE SIGNIFICATIVO: Incremento del nivel de desempeño de una organización.
COMO EVALUAMOS LOS PROYECTOS Y LAS ACCIONES DISPUESTAS PARA LA MENJORA CONTINUA Y LA INNOVACIÓN
1. PROYECTOS DE INVESDTIGACION: METODOLOGIAS PROPIAS
2. GESTION DEL RIESGO: DISPONE DE MECANISMOS DE SEGUIMIENTO DE SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN, DENTRO DEL FORMATO ENCUENTRA EL ANEXO
3. LECCIONES APRENDIDAS SON DE CONSULTA EN LA SVE Y NO REQUIEREN EVALUACIÓN POSTERIOR
4. ACION CORRECTIVA: Documento a traves del cual se documentan las acciones correctivas y planes de trabajo, Disponen de un aparte denominado "CIERRE DE ACCION CORRECTIVA O PLAN DE TRBAJO", en este formularkio se realiza la evaluación de la efectividad.
EQUIPOS DE MEJORA CONTINUA
1. 1.Entre 3 a 7 personas
  1. 2. Nombrado a través de orden interna
    1. 3. Se reunirá en el momento que se requiera analisis de los resultados obtenidos en las fuentes de información
      1. 4. Aplicar lineamientos del proceso de mejora continua
        5. No demorarse mas de tres 3 horas
        6. Orienta a los responsables y ejecutores de proceso en el análisis y contruccion de acciones correctivas o correcciones
        7. No tienen dedicación exclusiva
        8. El jefe de equipo puede invitar personas externas al equipo para tratar temas muy puntuales.
2. CRITERIOS PARA LA CONFORMACIÓN DE EQUIPOS DE MEJORA CONTINUA
3. REGLAS DEL EQUIPO DE MEJORA CONTINUA
  1. Todas las decisiones se toman en consenso
    1. ser conscientes de que hay temas confidenciales
      1. Escuchar
        preparar las reunioness
        Ser puntuales
        Evaluar las sesiones y mejorar continuamente
        No juzgar previamente la metodología
        Hacer actas de reuniones
METODOLOGIAS PARA ANALISIS CAUSALES O CAUSA RAIZ
1. Cinco por qués
  1. En forma sucesiva se explican las causas que generan el problema, no busca responsables, los por ques que sean necesarios hasta que no hayn mas esta es la raiz del problema
    1. VENTAJAS: facilita la detecciónd e causa raiz, es bien empleada para grupos pequeños,
    2. DESVENTAJAS:pueden haber pro blemas por posible señalamientose traza una camino para llegar a la causa.
    3. PARA; proceso que tienen interacción entre varios procesos, cuando el proble a resolver involucrar aspectos hyumanos, cuando es posible llegar a consenso entre los participantes, se desee encontrar directamente la causa raiz
      1. INSTRUCCIONES:Elegir un mderador, escribir el problema asunto a tratar o no conformidad, consiganar una respuesta en cada opor que, encontrar a fondo la causa raiz.
  2. DIAGRAMA DE AFINIDAD
    1. PROPOSITO: ORGANIZAR UN CONJUNTO DE IDEAS EN UN CONCEPTO CLAVE, PERMITE IDENTIFICAR FRENTES DE ACCIO
    2. SE EMPLEA CUADNO: hay un gran número de ideas y necesita integrarlas, existe como mínimo 15 ideas, cuando no hay suficiente soporte cuantitativo o cualitativo, se requiere un estudio creativo de un tema
    3. INSTRUCCIONES: generar lluvia de ideas, agrupar y organizar las ideas a fines, bautizar cada grup de ideas, las ideas aisladas no se descartan, se agrupan aparte como "miscelaneos"
    4. TENGA EN CUENTA: observar el significado de las ideas, los encabezados describen todos las ideas, responder a preguntas : ¡qué factores intervienen?, ¡que sucede en esta situación?, ¡que macrorelaciones se pueden identificar?
    5. 3.CHECK LIST O LITA DE VERIFICACIÓN
      1. Permite evitar que se olviden tareas, contrubuye a evitar no conformidades,
      2. SE EMPLEA CUANDO: El cunplimiento de cada una de las actividades es indispensable, se integran mas de 10 actividades para el desarrollo de un servicio o evento,actividades programadas
      3. 4. DIAGRAMA DE ARBOL
        Método grafico a través del cual se desagregan elementos para el logro de un objetivo, se usa para identificar los elementos para dar solución a un problema
        SE EMPLEA CUANDO: planificación de diseño o gestión, desglosar actividades para el logro de un objetivo, utilizar la tabla de priorización de causas sometiendo a votacion los temas.
        INSTRUCCIONES: Definir el objetivO;integrantes conocer el tema, mayor cantidad de ideas posibles, desconponga cada cabecera en sub temas visualice y analice el diagtama en su totalidad, incluya las ideas que se han pasado por alto, traza lineas de acción entre cada objetivo. ¡A PARTIR DE ESTAS IDEAS, PUEDO LOGRAR EL OBJETIVO PRINCIPAL?, con las tareas planteadas, puedo lograr elobjetivo, o necesito mas tareas?.
        5. ESPINA DE PESCADO O CAUSA - EFECTO
        permite apreciar con claridad las relaciones entre un tema o problema y las posibles causas, La metodología propone la existencia de cinco causas (espinas principales) para clasificar las causas generadas en la lluvia de ideas,
        estas son; método, materiales, maquinaria y equipo, mano de obra y medio ambiente.
        CUANDO SE EMPLEA?, organizar gran cantidad de información ilustrando las relaciones , identificar los factores o causas que contribuyen a un efecto,Permite un uso constructivo de la información, Para la determinación de la causalidad.
        INSTRUCCIONES DE USO: Identificar el problema, lluvia de ideas, Clasificarlas las ideas, profundizar en las que no sean concluyentes, organizar graficamente las causas que explican otras causas.
        6. Análisis cuantitativos
        A partir de la información suministrada por los datos, combinada con el uso de diferentes técnicas estadísticas y la interpretación de los resultados,
        7. DIAGTAMA DE PARETO:
        representación que permite identificar el porcentaje de participación que cada causa o categoría aporta en el problema,
        De acuerdo a Pareto, si se tiene un problema con muchas causas, el 80% de los problemas son ocasionados por el 20% de las causas.
        INSTRUCCIONES
        1. Identificación del problema, 2. priorización de causas (se deben establecer como mínimo 5 causas y la participación mínima de 3 persona, 3. Cada integrante selecciona 3 causas y asigna una votación según la importancia que en su opinión aporta cada una en la ocurrencia del problema; 1 si es de menor importancia, 5 media importancia y 10 si es de alta importancia. (Este paso se omite si se tienen datos organizados por categorías, ver ejemplo 4), 4. Totalizar los votos por cada causa, 5. Organizar las causas o categorías de mayor a menor según los totales obtenidos, 6. Sumar los totales obtenidos de todas las causas o categorías, 7. Hallar el valor porcentual de cada causa o categoría, Hallar el porcentaje acumulado, POCOS VITALES (causa raíz) causas priorizadas que daran objeto a plan de mejora, debe estar en el 80% o menos los cuales se resaltan en color amarillo,
        HISTOGRAMA

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