Mapa mental "manual de funciones por competencias"

Mapa mental "manual de funciones por competencias"

1. Para su diseño e implementación se debe establecer el tipo de estructura organizacional

   • Funcional
     • Organización donde los miembros de equipo trabajan para un departamento
       • Estructura: Burocrátrica, toma de decisiones centralizada
   • Divisional
     • Organización estructurada de a cuerdo con las divisiones y no con los departamentos
       • Estructura: Burocrática con cierto nivel de participación en la toma de decisiones
   • Matriarcal o mixta
     • De tipo híbrida, donde los individuos reportan a un gerente de proyecto y a uno funcional
       • Estructura: Post burocrática. Con amplia participación en la toma de decisiones
         • En toda organización se establecen niveles de autoridad sobre la toma de decisiones
           • Estratégico
             • Nivel gerencial, toma decisiones que serán adoptadas a largo plazo y de allí se desprende el marco filosófico de la organización
           • Táctico
             • Las decisiones tomadas por el nivel estratégico son implementadas y ejecutadas a mediano plazo, además se encargan de la administración de los recursos necesarios para el cumplimiento de las metas
           • Operativo
             • Ejecuta las acciones a corto plazo, su capacidad decisoria es mínima por lo menos en temas cuya gerarquía son de otros niveles. Es decir, puede participar en torno a los correspondiente a sus tareas u oficios. Ejecutan a corto plazo

2. ¿QUÉ ES?

   • Es un elemento de Sistema de control interno, que se convierte en un documento instrumental de información detallado e integral. Contiene en forma ordenada y sistemática, instrucciones, responsabilidades, e información sobre políticas, sistemas, y reglamentos de las distintas operaciones o actividades que se deben realizar individua y colectivamente en una empresa, en todas sus áreas, secciones, departamentos y servicios

3. ¿Qué requiere identificar?

   • ¿Quién?, ¿cuando?, ¿dónde?, ¿con quién? y ¿para qué?

4. Qué se documenta

   • El conjunto de actividades o funciones dentro de la organización
     • Algunos términos convenientes
       • Proceso: Son una serie de actvidades, acciones o eventos orientados a obtener un resultado específico y predeterminado. Se obtienen gracias al valor agregado que aportan los responsables de la ejecución de cada fase, acorde con su posición en la estructura orgánica de la empresa
       • Procedimientos: Son módulos homogéneos que especifican y detallan un proceso, los cuales conforman un conjunto ordenado de operaciones en relación con los responsables de la ejecución en cumplimiento con las políticas y normas establecidas

5. ¿Para qué el levantamiento de MFPC?

   • Implementar métodos y procedimientos del Sistema de Control Interno del a empresa
   • Identificar los trámites de cada operación y su funcionario responsable
   • Identificar las responsabilidades del personal en cada actividad, trámite, proceso, operación o transacción
   • Determinar el tiempo invertido en cada una de las actividades para establecer la duración total del procedimiento
   • Establecer controles para fomentar la descentralización y desconcentración de esfuerzos, por medio de una adecuada segregación y planeación de las cargas de trabajo
   • Fomentar la modernización y simplificación de los trámites, evitando demoras, pasos innecesarios y sobre todo costos injustificados
   • Establecer tiempos estándar o promedio para cada función, con el fin de detectar las dependencias que demoran los trámites sin justa causa
   • Sentar la base documental para la elaboración del MFPC
   • Estimular la innovación, el constante perfeccionamiento y actualización de los procedimientos
   • Establecer indicadores, estándares, índices o razones válidos para evaluar la gestión

6. ¿Cómo hacer el levantamiento del MFPC?

   • Por medio de los jefes de área y el grupo de trabajo participante en el procedimiento
   • Por medio de un funcionario conocedor de las funciones del área
   • Por medio de talleres de asesores o coordinadores
   • Mixto

7. ¿Quiénes deben usar el MFPC?

   • Los jefes de las diferentes áreas para evaluar de forma objetiva el desarrollo de sus subalternos
   • los organismos de control a nivel interno y externo, que facilitan la medición del nivel de cumplimiento de las funciones establecidas para prevenir pérdidas o desvíos de bienes

8. Responsabilidad de los jefes de área frente al MFPC

   • Jefes de áreas funcionales: Dirigir todo el proceso, teniendo en cuenta el cumplimento del documento resultante y las actualizaciones futuras, así como sentar las bases para el proceso de evaluación
   • Líder de gestión del talento humano: Divulgar, actualizar y hacer cumplir el MFPC establecido, definir la metodología para crear un cargo con todas las especificaciones inherentes, así como la remuneración de manera consecuente con sus aptitudes y funciones, garantizar las herramientas y mecanismos
   • Líder del área de selección y desarrollo: Coordinar la definición de cada descripción de cargo que se requiera en la organización, así como las correcciones que surjan después del proceso de revisión. Posterior entrega y difusión a todos los actores involucrados
   • Líder de área de administración de personal: Garantizar que todas las personas que ingresan con un contrato de trabajo a la organización, se asignen a alguno de los cargos definidos en el MFPC
   • Líder del área: Conocer el contenido del MFPC y asignar el trabajo de manera adecuada, verificando su debida comprensión y cumplimiento teniendo constante comunicación con selección y desarrollo para las posteriores actualizaciones
   • Colaborador del área: Conocer y cumplir con las responsabilidades establecidas en el MFPC dando a conocer a sus jefes las desviaciones o posibles actualizaciones, cambios o aclaraciones en la DPC