Capítulo 4. Elementos esenciales de la planeación y la administración por objetivos.

Capítulo 4. Elementos esenciales de la planeación y la administración por objetivos.

1. PLANEACIÓN

   • Definición
     • La base de todas las funciones gerenciales. Consiste en seleccionar misiones y objetivos, y decidir sobre las acciones necesarias para lograrlos. Requiere elegir una acción entre varias alternativas.
   • Siameses de la planeación
     • Planeación y control. Primero hay que saber a dónde ir (planeación) para poder saber si se va en la dirección correcta (control).

2. TIPOS DE PLANES

   • 1. Misiones y propósitos
     • Función o tareas básicas de las partes de una empresa o dependencia. Todo tipo de operación organizada.
     • Ejemplo: el propósito de una universidad es enseñar, investigar y proporcionar servicios a la comunidad.
     • Ejemplo: la misión de la National Aeronautics Space Administration (NASA) fue levar a una persona a la Luna antes que la Agencia Espacial Federal Rusa (AEFR).
   • 2. Objetivos o metas
     • Fines hacia los cuales se dirige la actividad. El fin al que se dirige la organización, la integración de personal, la dirección y control.
   • 3. Estrategias
     • La forma en que se determinan los objetivos básicos a largo plazo en una empresa, la instrumentación de los cursos de acción y la asignación de los recursos necesarios para alcanzar esos objetivos.
   • 4. Políticas
     • Declaraciones o interpretaciones generales que orientan las reflexiones para la toma de decisiones.
     • Definen un área dentro de la cual debe tomarse una decisión. Aseguran un objetivo y contribuya a su logro.
     • Ejemplo: sólo contratar ingenieros con una capacitación universitaria.
   • 5. Procedimientos
     • Planes que establecen un método de actuación necesario para soportar actividades futuras. Secuencias cronológicas de acciones requeridas.
     • Los tres pasos que sugiere la Case Western University
       • Establecer los objetivos de desempeño.
       • Realizar una revisión de los objetivos a medio año.
       • Realizar un análisis del desempeño al final del periodo.
   • 6. Reglas
     • Establecen las acciones específicas necesarias para evitar que existan desviaciones de un curso de acción establecido.
   • 7. Programas
     • Complejo de metas, políticas, procedimientos, reglas, asignaciones de tareas, pasos a seguir, recursos a emplear y otros elementos necesarios para realizar un curso de acción determinado.
     • Tienen un presupuesto asignado.
     • Ejemplo: el programa de una aerolínea para adquirir una flotilla de jets con valor de 400 millones de dólares.
   • 8. Presupuesto
     • Informe expresado en términos numéricos. Obliga a elaborar por adelantado una compilación numérica de los flujos de efectivo, gastos e ingresos, gastos de capital o utilización de mano de obra u horas máquina esperados.
     • Dos tipos de planes
       • Plan cuantificado: presupuesto financiero operativo.
       • Plan de utilidades: expresado en términos financieros y de horas laborales, en unidades de producto u horas máquina.

3. PASOS DE LA PLANEACIÓN

   • Coordinación de planes a corto y largo plazo
     • No debe hacerse un plan de corto plazo a menos que contribuya al logro de un plan a largo plazo.
   • 8 pasos
     • 1. Estar atentos a las oportunidades
       • Diagnóstico realista de la situación de oportunidad.
       • Los gerentes deben echar un vistazo preliminar a las posibles oportunidades futuras y verlas con claridad y de manera integral.
     • 2. Establecer objetivos
       • Especifican los resultados esperados e indican el punto final de lo que debe hacerse.
       • Primero para toda la empresa y después para cada unidad de trabajo subordinada. A corto y largo plazo.
     • 3. Desarrollar premisas
       • Supuestos sobre el ambiente en el que se desarrollará el plan.
       • Ejemplos: ¿qué precios?, ¿qué productos?, ¿qué costos?, etc.
     • 4. Determinar cursos alternativos
       • Buscar y examinar cursos de acción alternativos, especialmente los que no son muy evidentes.
       • El planeador debe hacer un examen preliminar para descubrir las posibilidades más productivas.
     • 5. Evaluar cursos alternativos
       • Seleccionar el que pueda adecuarse mejor a los objetivos a largo plazo de la compañía
     • 6. Seleccionar un curso
       • Es cuando se adopta el plan. El paso en el que se toma la decisión.
     • 7. Formular planes derivados
       • Planes derivados para apoyar al plan básico.
     • 8. Cuantificar los planes mediante presupuestos
       • Ya que se tienen las decisiones y se hayan establecido los planes, es necesario cuantificarlos y convertirlos en presupuestos.
         • Presupuesto general de una empresa: suma total de ingresos y egresos.

4. OBJETIVOS

   • Naturaleza de los objetivos
     • Establecen los resultados finales.
     • Van desde la meta amplia hasta objetivos individuales específicos. En el punto más alto está el propósito o dimensión, se divide en 2.
       • 1. El propósito social: contribuir al bienestar de la gente proporcionando bienes y servicios a un precio razonable.
       • 2. La misión o propósito de la empresa: puede ser proporcionar transportación conveniente y de bajo costo para la persona promedio.
     • El siguiente nivel de la jerarquía: áreas de resultados clave. En ésta, el desempeño es esencial para el éxito de la empresa.
       • Peter F. Drucker sugiere las siguientes áreas de resultado: posición en el mercado, innovación, productividad, recursos físicos y financieros, rentabilidad, desempeño y desarrollo del gerente, desempeño y actitud del trabajador, y responsabilidad pública.
   • Definición
     • Los fines importantes hacia los que se dirigen las actividades organizacionales e individuales. Principal interés en los objetivos verificables
       • Objetivos verificables: cuando al final del periodo pueden determinarse si se han logrado.
   • Establecimiento de objetivos y jerarquía organizacional
     • Los gerentes de diferentes niveles de la jerarquía organizacional se preocupan por distintos tipos de objetivos.
       • Los gerente de nivel medio (vicepresidente, gerente de marketing o de producción) están involucrados en el establecimiento de los objetivos de las áreas de resultado clave, divisionales y departamentales.
       • Los gerentes de nivel inferior establecen los objetivos de los departamentos, unidades y subordinados.
   • Multiplicidad de objetivos
     • Objetivos generales
       • 1. Atraer estudiantes de alta calidad.
       • 2. Ofrecer capacitación básica en artes y ciencias, así como en ciertos campos profesionales.
       • 3. Otorgar títulos de posgrado a candidatos calificados.
       • 4. Atraer profesores de gran reconocimiento.
       • 5. Descubrir y organizar nuevos conocimientos mediante la investigación.
       • 6. Operar como escuela privada que se apoye en colegiaturas y donativos de ex alumnos y amigos.
     • Por cada nivel en la jerarquía de objetivos es probable que haya múltiples metas.
       • Es importante establecer la importancia de cada objetivo para que las principales metas reciban más atención.
   • Cómo establecer objetivos
     • Para ser medibles, los objetivos deben ser verificables.
       • Ej: tu objetivo no verificable es mejorar las comunicaciones. El verificable sería, publicar un boletín mensual de dos páginas a partir de cierta fecha que involucre no más de 40 horas de trabajo en su preparación-

5. PAUTAS PARA ESTABLECER OBJETIVOS

   • Ayudan a los gerentes a establecer sus objetivos.
     • Los objetivos deben plantear un reto, establecer prioridades y promover el crecimiento profesional y desarrollo del personal.
   • Ejemplos de preguntas para evaluar mis objetivos
     • Las principales características de mi puesto, ¿cubren los objetivos?
     • ¿Es demasiado larga la lista de objetivos? ¿Puedo cambiar algunos?

6. CONCEPTOS EN EVOLUCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN POR OBJETIVOS

   • Ventajas y debilidades de la administración por objetivos.
     • Se cuestiona la efectividad de la administración orientada
     • Puede aplicarse como una técnica mecánica que se enfoca en determinados aspectos del proceso gerencial sin integrarlos en un sistema.
   • Administración por objetivos (APO)
     • Sistema administrativo que integra muchas actividades gerenciales clave de manera sistemática y está conscientemente dirigido hacia el logro efectivo, eficiente y eficaz de objetivos organizacionales e individuales.
   • Subsistemas gerenciales utilizados para la evaluación del desempeño y en la planeación estratégica:
     • Planeación y desarrollo de recursos humanos.
     • Planeación del desarrollo profesional. (Fortalezas individuales y superar debilidades)
     • Sistema de recompensas. (Pagar por el desempeño)
     • Presupuesto. (Planeación y control)

7. VENTAJAS DE LA ADMINISTRACIÓN POR OBJETIVOS

   • Ventajas
     • 1. Perfeccionamiento de la administración mediante la planeación orientada a resultados.
     • 2. Precisión en las funciones, estructuras y delegación de autoridad según los resultados esperados de las personas que desempeñan las funciones.
     • 3. Fomento al compromiso con las metas personales y las de la organización.
     • 4. Desarrollo de controles efectivos que miden los resultados y conducen a acciones correctivas.
   • Desventajas y recomendaciones
     • 1. Fracaso en la enseñanza de la filosofía. Los gerentes deben explicar qué es a sus subordinados, de manera detallada.
     • 2. No orientar a quienes establecen las metas verificables con el grado correcto de flexibilidad.
     • 3. Darle más importancia a las metas de corto plazo que a las de largo plazo.
     • 4. Uso excesivo de metas cuantitativas y usar cifras en áreas en las que no son aplicables.