MEMORANDOS

MEMORANDOS

1. Que es

   • Son comunicaciones escritas que se utilizan para transmitir informacion, orientaciones y pautas entre las dependencias locales,regionales nacionales e internacionales, (en organizaciones para tratar asuntos internos).
     • Documentos a consultar
       • Utilizar los formatos normalizados en los manuales de cada organizaciòn
     • Nùmero de temas
       • Preferiblemente un solo tema por memorando y distribuir el texto de acuerdo a sus extensión
     • Se redacta
       • Modo
         • Impersonal
         • Primera persona Plural
         • Forma
           • Clara
           • Breve
           • Directa
           • Sencilla
           • Cortes
     • Sus partes
       • Encabezado
       • Denominación del documento
       • Còdigo
       • Fecha
       • Encabezamiento
       • Destinatario remitente
       • Asunto
       • Texto
       • Despedida
       • Remitente y firmas responsables
       • Líneas especiales

2. Casos A

   • Utilizar
     • Informar sobre un hecho, breve
     • Expresar necesidades
     • Hacer requerimientos
     • Regular o aclarar situación
     • Dar respuesta a comunicación recibida
     • Reiterar información urgente
     • Conocer detalles, corregir situación
     • Confirmar eventos ocurridos o pendientes
     • Solicitar o remitir información, documentos u objetos
     • Felicitar, invitar o convocar a reuniones
     • Hacer llamados de atención, entre otros

3. Datos Presentes

   • Para diligenciar el encabezado
     • Denominación del documento
       • De cero a una interlínea libre de la zona 1 o margen superior, se escribe la palabra memorando en mayúscula sostenida y centrada.
     • Código
       • Se recomienda escribirlo a 3 cm ó 4 cm del borde superior, dejando de cero a una interlínea libre cuando el papel tiene el logotipo o membrete, según el estilo
     • Fecha
       • Fecha en el que realiza el documento

4. Qué identifica el código

   • Y a qué responde
     • Sistema convencional que identifica el departamento, el área o la sección que produce el documento con sus respectivas series. Éste responde al sistema de clasificación documental establecido en la entidad. Hace referencia a la identificación numérica, alfabética, alfanumérica y otros, de la dependencia en la organización, seguida de la serie documental, en caso de que exista.

5. Cómo se deben escribir estos datos

   • Lugar de origen y fecha de elaboración
     • Se aconseja escribir estos datos a una o dos interlíneas libres del código y en forma completa en orden de: nombre del lugar de origen, día, mes (en minúscula) y año (sin separarlo con punto), según el estilo

6. Encabezamiento

   • como se trabaja
     • Que soporta cada palabra
       • Está conformado por las palabras para (es decir, destinatario), de (es decir, remitente) y asunto, todas escritas en mayúscula sostenida, las cuales pueden ir impresas o digitadas a dos interlíneas libres y seguidas de dos puntos (:).