DECRETO 2609 DE 2012

DECRETO 2609 DE 2012

1. CAPÍTULO I Gestión de Documentos

   • Ámbito de la aplicación:comprende a la Administración Pública en sus diferentes niveles, nacional, departamental, distrital, municipal; de las entidades territoriales indígenas y demás entidades territoriales que se creen por ley.
     • ART. 1
   • Tipos de información. Documentos de Archivo (físicos y electrónicos). Archivos institucionales (físicos y electrónicos). Sistemas de Información Corporativos. Sistemas de Trabajo Colaborativo.
     • ART.2
   • Responsabilidad de la gestión de documentos. al cumplimiento de las funciones y al desarrollo de los procesos de todas las entidades del Estado; por lo tanto, es responsabilidad de los servidores y empleados públicos
     • ART.3
   • Coordinación de la gestión documental.deben ser coordinados por los respectivos Secretarios Generales o quienes hagan sus veces, a través de las oficinas de Archivo de cada entidad.
     • ART.4
   • Principios del proceso de gestión documental Planeación , Eficiencia, economia, control y seguimiento, Agrupación, Vinculo Archivístico, protección del medio ambiente, autoevaluación, coordinación y accesso, cultura archivística, modernización, oriemntación al ciudadano, neutralidad tecnológica, protección de la información y los datos.
     • ART.5
   • Componentes de la política de gestión documental. Marco conceptual claro para la gestión de la información física y electrónica de las entidades públicas. b) Conjunto de estándares para la gestión de la información en cualquier soporte. Programa de gestión de información y documentos que pueda ser aplicado en cada entidad.
     • ART.6
   • Etapas de la gestión de los documentos. Creación, difusión, administración.
     • ART.7
   • Instrumentos archivísticos par la gestión documental El Cuadro de Clasificación Documental (CCD), la Tabla de Retención Documental (TRD), el Programa de Gestión Documental (PGD), plan Institucional de Archivos de la Entidad (PINAR), el Inventario Documental, un modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos.
     • ART.8
   • Procesos de la Gestión Documental: Planeación, producción, gestión y trámite, organización, disposición de documentos, preservación a largo plazo, Valoración.
     • ART.9

2. CAPITULO II El Programa de Gestión Documental

   • .Obligatoriedad del programa de gestión documental Todas las entidades del Estado deben formular un Programa de Gestión Documental (PGD), a corto, mediano y largo plazo
     • ART.10
   • Aprobación del programa de gestión documental ebe ser aprobado por el Comité de Desarrollo Administrativo conformado en cada una de las entidades del orden nacional o el Comité Interno de Archivo en las entidades del orden territorial.
     • ART.11
   • Publicación del programa de gestión documentadebe ser publicado en la página web de la respectiva entidad, dentro de los siguientes treinta (30) días posteriores a su aprobación por parte del Comité de Desarrollo Administrativo.
     • ART.12
   • Elementos del programa de gestión documental. debe obedecer a una estructura normalizada y como mínimo los elementos que se presentan en el Anexo denominado “Programa de Gestión Documental” que hará parte integral de este decreto.
     • ART.13
   • Plan de CapacitaciónLas entidades públicas y las privadas que cumplan funciones públicas, deberán incluir en sus planes anuales de capacitación
     • ART.14
   • Armonización con otros sistemas administrativos y de gestióndebe armonizarse con los otros sistemas administrativos y de gestión establecidos por el gobierno nacional o los que se establezcan en el futuro.
     • ART.15

3. CAPÍTULO III El Sistema de Gestión Documental

   • Generalidades del sistema de gestión documental. Organizar los documentos físicos y electrónicos, incluyendo sus metadatos a través de cuadros de clasificación documental. Establecer plazos de conservación y eliminación para la información y los documentos electrónicos de archivo en tablas de retención documental (TRD) y tablas de valoración documental (TVD). Ejecutar procesos de eliminación parcial o completa de acuerdo con los tiempos establecidos en las TRD o TVD.
     • ART.16
   • Características de los sistemas de gestión documental. Seguridad, Conformidad, Interoperabilidad, Metadescripción, Adición de contenidos, Diseño y funcionamiento, Gestión Distribuida, Disponibilidad y acceso, Neutralidad tecnológica.
     • ART.17
   • Preservación de documentos en ambientes electrónicos. En los sistemas de archivo electrónico implementados en las entidades públicas, se debe garantizar la autenticidad, integridad, confidencialidad y la conservación a largo plazo de los documentos electrónicos de archivo
     • ART.18
   • Criterios para la Selección de Sistemas de Gestión de Documentosdebe tener en cuenta además de la normatividad que expida el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, las necesidades de la Entidad, la estructura organizacional, para su implementación y mantenimiento.
     • ART.19
   • Integridad de la información en los sistemas de gestión de documentos.deben mantener el contenido, la estructura, el contexto y el vínculo archivístico entre los documentos, de forma que se garantice su accesibilidad, agrupación y valor como evidencia de las actuaciones de la Entidad.
     • ART.20
   • Interoperabilidad de los sistemas de gestión documental. El Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado y el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones definirán los estándares y protocolos que deberán cumplir las entidades públicas para la interconexión y la interoperabilidad de los sistemas de información
     • ART.21

4. CAPÍTULO IV La Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo

   • Aspectos que se deben considerar para la adecuada gestión de los documentos electrónicosEs responsabilidad de las Entidades Públicas cumplir con los elementos esenciales tales como: autenticidad, integridad, inalterabilidad, fiabilidad, disponibilidad y conservación, que garanticen que los documentos electrónicos mantienen su valor de evi­dencia a lo largo del ciclo de vida,
     • ART.22
   • Características del documento electrónico de archivoContenido estable.Forma documental fija. Vínculo archivístico )Equivalente Funcional El Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado y el Ministerio de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones definirán las excepciones aplicables a este artículo
     • ART.23
   • Requisitos para la presunción de autenticidad de los documentos electrónicos de archivoSe debe expresar desde el momento de su creación los atributos del documento de archivo, tales como el trámite o asunto al que corresponde, las nombres de quienes intervinieron en las diferentes acciones que se llevaron a cabo con el documento, la fecha de creación, la fecha de transmisión, nivel de acceso, los privilegios de acceso, mantenimiento, modificación, transferencia y disposición.
     • ART.24
   • Requisitos para la Integridad de los Documentos Electrónicos de Archivo Los documentos deben permanecer completos y protegidos de manipulaciones o cualquier posibilidad de cambio así mismo se debe evitar su alteración o eliminación por personas no autorizadas.
     • ART.25
   • Requisitos para la inalterabilidad de los Documentos Electrónicos de Archivo Se debe garantizar que un documento electrónico generado por primera vez en su forma definitiva no sea modificado a lo largo de todo su ciclo de vida, desde su producción hasta su conservación temporal o definitiva,
     • ART.26
   • Requisitos para la fiabilidad de los Documentos Electrónicos de Archivo. Garantizan que el contenido de los documentos electrónicos de archivo es una representación completa, fiel y precisa de las operaciones
     • ART.27
   • Requisitos para la disponibilidad de los documentos electrónicos de archivo debe estar disponible en cualquier momento, mientras la entidad está obligada a conservarla, de acuerdo con lo establecido en las Tablas de Retención Documental (TRD).
     • ART.28
   • Requisitos para la preservación y conservación de los documentos electrónicos de archivo. El documento electrónico de archivo debe estar relacionado con las actividades que desarrolla la organización. Se pueden conservar los documentos de archivo simultáneamente en formato análogo y digital de acuerdo a criterios jurídicos, las necesidades de la organización y el valor que las normas procesales, le otorguen a cada formato.
     • ART.29
   • Metadatos mínimos de los documentos electrónicos de archivo. De contenido: Tipo de recurso de información, Tipo documental. De estructura: Descripción, Formato. Estado. De contexto: Jurídico-administrativo, Documental. De procedencia.
     • ART.30
   • Uso de mecanismos de protección y autenticidad de los Documentos Electrónicos de Archivo . Como firmas digitales, mecanismos de encriptamiento, marcas digitales electrónicas y cualquier otro procedimiento informático que se creen en el futuro.
     • ART.31
   • Neutralidad tecnológica. Las entidades públicas deben adoptar medidas en contra de la obsolescencia de hardware y software, que eviten afectar la preservación, acceso, consulta y disponibilidad de los documentos electrónicos de archivo a lo largo del tiempo.
     • ART.32
   • Del expediente electrónico debe reflejar la secuencia de las diligencias realizadas dentro de una misma actuación o trámite. Se deberán adoptar mecanismos tecnológicos adecuados para cumplir con el proceso de foliado del expediente electrónico
     • ART.33
   • Sobre la administración y transferencia de Archivos Electrónicos. Establecerán las directrices para entregar las transferencias de archivos electrónicos de valor histórico de las entidades de orden nacional, departamental, municipal y distrital al Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado y a los Archivos Generales Territoriales.
     • ART.34

5. CAPÍTULO V Articulación con otros Organismos y Entidades del Estado

   • Responsabilidad de otras entidades públicas en el desarrollo de las normas sobre la gestión de documentos. Es responsabilidad de las Superintendencias y los Ministerios en sus respectivos sectores, establecer normas para la formulación, implementación y evaluación del Programa de Gestión Documental de las entidades privadas bajo su inspección y vigilancia
     • ART.35
   • Coordinación con otras entidades del orden nacional. El Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado coordinará con los Ministerios y las Superintendencias el desarrollo de la normatividad deba expedirse para las entidades privadas bajo el control y vigilancia
     • ART.36
   • Inspección y vigilancia. El Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, realizará inspección sobre la implementación y funcionamiento de los programas de gestión documental de las diferentes entidades públicas y privadas.
     • ART.37
   • Vigencia. El presente Decreto rige a partir de su publicación y el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado podrá complementarlo con acuerdos, guías e instrumentos que faciliten su aplicación.
     • ART.38