Reembolso de caja menor

Reembolso de caja menor

1. El reembolso de caja menor es el reintegro que se realiza a un fondo fijo asignado a un departamento de la empresa, por el monto de los pagos hechos por este medio, de acuerdo a lo indicado en las facturas y recibos presentados, para así completar de nuevo su monto inicial en dinero en efectivo

   • En què consiste?
     • Para establecer un fondo de caja menor, se crea un cheque por el monto del fondo asignado a la caja menor particular. La entrada inicial del diario de caja menor es un débito a la cuenta de caja menor y un crédito a la cuenta de caja o banco. El depositario luego desembolsa diferentes montos del fondo de la caja menor a cambio de recibos relacionados con los que sean los gastos.
       • Reembolso
         • Cuando el saldo de efectivo en el fondo de caja menor se reduce a un nivel suficientemente bajo, el custodio de la caja menor solicita al cajero el reembolso de efectivo. Esto adquiere la figura de un total de los recibos que se han venido acumulando. El cajero emite un cheque nuevo por el valor total de los recibos e intercambia este cheque por los recibos. La entrada de diario de caja menor es un débito a la cuenta de caja menor y un crédito a la cuenta de caja o banco. El custodio de la caja menor ingresa el efectivo en el cajón de caja menor, que ahora debe contener la cantidad original de dinero asignada para el fondo. El cajero crea una entrada de diario para registrar los recibos de caja menor. Esto es un crédito para la cuenta de caja menor, y debitando a varias cuentas de gastos diferentes, dependiendo de lo que se compró con el efectivo.
       • Controles internos
         • Es necesario establecer controles internos sólidos para los recibos o desembolsos de efectivo, para evitar el mal manejo de los fondos y salvaguardarlos contra pérdidas. – La caja menor debe mantenerse en un lugar seguro. Por ejemplo, en una caja de efectivo. – El cajero debe ser responsable de mantener las facturas correspondientes a los pagos realizados a través de caja menor – De vez en cuando se deben realizar conteos de efectivo sorpresa para garantizar la exactitud del saldo de efectivo indicado en la caja registradora de gastos menores. – La cantidad de efectivo de la caja menor no debe ser demasiado alta.
       • Documentos
         • Cada compañía define los formatos a utilizar y el procedimiento a seguir para la solicitud de reembolso, pero esencialmente el proceso consiste en reunir el conjunto de los pagos efectuados con el fondo de la caja menor y los soportes respectivos. Resulta importante que todo pago, aunque sea mínimo, tenga como soporte la respectiva factura o si fuere el caso el documento equivalente, donde claramente se pueda identificar la empresa o persona a la que se le hizo el pago, para las cuestiones pertinentes como el manejo de los impuestos y la contabilización.
       • Formato de reembolso
         • El custodio responsable por el manejo de la caja menor debe rellenar un comprobante llamado “Reembolso de caja menor”, donde están relacionados los gastos realizados en un periodo determinado, con el objeto de recibir el reembolso del dinero consumido. El empleado debe presentar todos los recibos de gastos originales adjuntos a un formato de reembolso de caja menor rellenado. La suma total de todas las facturas y recibos en el formato de reembolso y el efectivo disponible restante en la caja menor debe ser igual al monto del fondo de anticipos original. El formato de reembolso de caja menor totalizada, con la suma de todos los pagos individuales, se envía al controlador para su revisión final y autorización.
       • Comprobante de egreso
         • Para realizar el reintegro del valor de los gastos perpetrados de acuerdo a los recibos y facturas de caja menor, que están relacionados en el documento “reembolso de caja menor”, se genera un comprobante de egreso o de pago, tal como se muestra a continuación. Todos estos documentos involucrados deben adjuntarse al registro contable de comprobante de diario. El formato de reembolso y los originales de toda la documentación se envían al departamento de cuentas por pagar para su procesamiento. El comprobante de egreso se hace a nombre del custodio de la caja menor, para que el cheque pueda ser emitido a su nombre por el monto solicitado. El cheque de reembolso puede ser cobrado en forma privada por el custodio.

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