Processos Gerenciais

Processos Gerenciais

1. Planejamento

   • Conceito
     • É um processo realizado para alcançar uma situação de modo eficiente
   • Função principal dentro do processo administrativo
   • Etapas e definições
     • Negócios
       • Definição clara e comunicar a todos os colaboradores e clientes
     • Missão
       • Razão da existência da empresa
     • Princípios
       • Fornece sustentação e consolida a identidade da empresa
     • Análise do ambiente
       • Identifica e monitora as variáveis que afetam o desempenho da empresa
       • Análise do ambiente externo
         • Ambiente geral
           • Fatores econômicos, sociais, políticos, etc
         • Ambientes operacionais
           • Clientes, concorrência, mão de obra, etc
       • Análise do ambiente interno
         • Evidenciar os pontos fortes e fracos da empresa
     • Visão
       • O que os proprietários almejam de suas empresas no futuro
     • Objetivos
       • Resultados a alcançar em determinado período
       • Definição de horizonte dos objetivos
         • Os objetivos devem ter um horizonte menor
       • Escolha dos temas
         • O tema deve estar alinhado com a análise interna e externa
       • Definição dos indicadores
         • Os principais indicadores são financeiros, de resultados, de produção
       • Preenchimento do painel de controle dos objetivos
         • Facilita a visualização e o controle dos indicadores de desempenho
     • Estratégias competitivas
       • Ação formulada e adequada para alcançar as metas
     • Planos de ação
       • Usado para definir metas e objetivos
     • Divulgação
       • O planejamento da empresa deve ser divulgado adequadamente de acordo com o público alvo
     • Implantação
       • Implantar é fazer acontecer o que foi planejado
     • Controle e acompanhamento
       • Avaliação de resultados e correção de rotas

2. Organização

   • Processo de tomar decisões, de atribuir responsabilidades às pessoas e estabelecer mecanismos de comunicação e coordenação
   • Princípios
     • Como estrutura básica
       • Assumindo a forma de organograma e estabelecendo os aspectos estáticos da organização
     • Como mecanismo de operação
       • Indicando aos participantes da empresa seus deveres, através de descrição de cargo
     • Como mecanismo de decisão
       • Define o poder de tomar decisões e a autoridade decorrente
     • Como mecanismo de coordenação entre as partes
       • Harmonizando e integrando as diferentes partes em função da divisão do trabalho
   • Componentes
     • Divisão de trabalho
       • Determina quem faz o que; pode ser horizontal departamentalização ou vertical hierárquica
     • Formalização
       • É a técnica de prescrever como, quando e por quem as tarefas deverão ser executadas
     • Sistema de autoridade
       • Refere-se à concentração ou dispersão da autoridade dentro da empresa, centralização ou descentralização
     • Integração
       • Toda atividade humana organizada apresenta dois requisitos fundamentais e opostos: a divisão do trabalho em várias tarefas a serem executadas e a integração destas tarefas para cumprir a atividade

3. Direção

   • Tem como atividades principais a liderança, a orientação, a comunicação e a motivação
   • Teoria X
     • Pessoas preguiçosas evitam trabalho e responsabilidade
   • Teoria Y
     • Pessoas esforçadas possuem responsabilidade e são criativas
   • Liderança
     • É um processo de influência pelo qual o administrador, com suas ações pessoais, facilita, impulsiona e dinamiza o movimento de um grupo de pessoas rumo a metas
   • Orientação
     • Orientar é o processo de transferência de conhecimento aos subordinados
   • Comunicação
     • É o processo pelo qual a informação é transferida e entendida por duas ou mais pessoas, com a intenção de motivar ou influenciar o comportamento
   • Motivação
     • Tem função importante no trabalho e deve ser considerada pelos dirigentes em todas as empresas
   • Características de grupos e equipes nas organizações
     • Um grupo é um conjunto de pessoas que têm um objetivo comum ou que compartilha alguma característica

4. Controle

   • É a função administrativa que mede e avalia o desempenho em função dos padrões e critérios esperados e toma a ação corretiva quando necessária
   • Etapas ou componentes do processo
     • a) Padrões de controle
       • Para que possa existir controle é preciso definir o que será controlado
     • b) Aquisição de informação
       • É a coleta de dados ou informações sobre o andamento do que está sendo realizado
     • c) Comparação e ação corretiva
       • É realizada a comparação da informação sobre o desempenho com o padrão
     • d) Recomeço do ciclo de planejamento
       • As informações do processo de controle alimentam o planejamento
   • Tipos de controle
     • a) Preventivos
       • Atuam prevendo problemas que possam ocorrer
     • b) Simultâneos
       • Monitoramento contínuo das atividades e foco no processo e corrige os problemas a medida que vão surgindo
     • c) Posteriores
       • A avaliação da atividade é realizada após sua conclusão
   • Sistemas de controle
     • São conjuntos coordenados de regras, princípios e práticas que interagem de forma regular e previsível, buscando coletar informações necessárias para sua função
   • Efeitos comportamentais
     • O processo de controle deve considerar as pessoas e não apenas os aspectos instrumentais
   • Indicadores de desempenho
     • Por intermédio deles, a empresa tem a capacidade de controlar as tarefas, controlar seus processos, observar o atendimento das metas e dos objetivos
     • Indicadores da qualidade
       • Índice de defeitos, de retrabalho
     • Indicadores de produtividade
       • Número de clientes atendidos, de vendas
     • Indicadores do custo
       • Homem hora por unidade de produto, tempo de produção
     • Indicadores de entrega
       • Fora de prazo, prazo de entrega
     • Indicadores de moral
       • Número de sugestões por colaborador, de reclamações

5. Gestão de processos

   • Os processos são mapeados, padronizados, monitorados e melhorados continuamente
   • Conceitos e elementos
     • É um conjunto de atividade que transforma entradas conhecidas em saídas desejadas
     • a) Entrada
       • Materiais, serviços e informações
     • b) Processo
       • É a transformação
     • c) Saída
       • Resultado da transformação
   • Classificação dos processos
     • a) Processos de negócios
       • Processos primários por incluírem as atividades que geram valor para o cliente
     • b) Processos organizacionais
       • Garante o suporte adequado aos processos do negócio
     • c) Processos gerencias
       • Com suporte no direcionamento, negociação e monitoração
   • Classificação de gestões
     • a) Gestão de processo
       • O objetivo é satisfazer o cliente interno
     • b) Gestão por processo
       • O objetivo é a satisfação do cliente final
   • Mapeamento e melhorias de processos
     • Os processos são a estrutura pela qual uma organização faz o necessário para produzir valor para os seus clientes
     • a) Reengenharia
       • É composto por 6 etapas
       • Momento de verificar e corrigir problemas nos pedidos
       • Mapear e medir o processo atual
       • Analisar e modificar o processo existente
       • Fazer o benchmarking para buscar alternativas inovadoras
       • Redesenhar o processo
       • Implementar o processo e monitorar os resultados
     • b) Davenport (1995)
       • É importante compreender um processo existente antes de projetar outro
     • c) Krajewski, Ritzman e Malhotra (2009)
       • A documentação e a compreensão detalhada de como o trabalho é executado e de como pode ser redesenhado
     • d) Maranhão e Macieira (2004)
       • Estrela Decisória é o processo de sequência lógica de passos, de forma que a solução de um problema progrida racionalmente, esgotando contratempo
     • e) Galvão e Mendonça (1996)
       • Desenvolveram a Metodologia de Análise e Melhoria de Processos (MAMP)
     • f) Ferramentas
       • São muitas as ferramentas disponível para a análise e melhorias em processos
       • PDCA
         • É considerado fundamental na gerência de processos, também chamado de ciclo de Shewhart ou ciclo de Deming
       • Indicadores
         • São dados objetivos que descrevem uma situação sob o ponto de vista quantitativo
       • 5W2H
         • São as letras iniciais das palavras inglesas definidoras dos requisitos de planejamento primário de ações