Mindmap

DECRETO 2609 DEL 2012

Marcela Gallego Spanisch

Inhalt der Mindmap

Por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión Documental para todas las Entidades del Estado.
- Decreta :
  - Capitulo I
    - Gestión de Documentos
      - Artículo 1°. Ámbito de aplicación.
        Comprende:
        La Administración Pública en sus diferentes niveles
        Nacional
        Distrital
        Municipal
        Departamental
      - Artículo 2°. Tipos de información.
        Las normas del presente decreto se aplicarán a cualquier tipo de información producida y/o recibida por las entidades públicas.
        Las cuales se conservan en:
        Documentos de Archivo (físicos y electrónicos)
        Archivos institucionales (físicos y electrónicos).
        Sistemas de Información Corporativos
        Sistemas de Trabajo Colaborativo
        Sistemas de Administración de Documentos
        Sistemas de Mensajería Electrónica
        Portales, Intranet y Extranet
        Sistemas de Bases de Datos
        Disco duros, servidores, discos o medios portables, cintas o medios de video y audio (análogo o digital)
        Cintas y medios de soporte (back up o contingencia)
        Uso de tecnologías en la nube
      - Artículo 3°. Responsabilidad de la gestión de documentos
        Es responsabilidad de los empleados públicos aplicar las normas establecidas por el AGN sobre la responsabilidad de la gestión de documentos ya que esta se encuentra asociada a la actividad administrativa.
      - Artículo 4°. Coordinación de la gestión documental.
        La coordinación de la gestión documental se realizara por la secretaria general a través la oficina de archivo
      - Artículo 5°. Principios del proceso de gestión documental.
        La gestión de los documentos se rige bajo los siguientes principios
        1.Planeación: al crear un documento se debe tener en cuenta el análisis funcional, legal y archivístico, ya que estos determinan si se debe crearse o no un documento.
        2.Eficiencia: las entidades solo deberán crear los documentos necesarios para el cumplimento de su función.
        3.Economía: las entidades deben estar pendientes del presupuesto generado por la producción de documentos economizando en cada proceso archivístico.
        4.Control y seguimiento: las entidades deben garantizar el control de todos los documentos en el transcurso de todo el ciclo de vida, así mismo los documentos deben estar disponibles cuando se requieran.
        5.Agrupación: todos los documentos deben estar clasificados en: series subseries y expedientes.
        6.Vínculo archivístico: .Los documentos resultantes de un mismo trámite deben mantener el vínculo entre sí, mediante la implementación de sistemas de clasificación, sistemas descriptivos y metadatos de contexto, estructura y contenido, de forma que se facilite su gestión como conjunto.
        7. Protección del medio ambiente: Las entidades deben evitar la producción de documentos impresos en papel cuando este medio no sea requerido
        8. Autoevaluación: se realizara una evaluación tanto el sistema de gestión documental como el programa correspondiente por cada una de las dependencias de la entidad.
        9. Coordinación y acceso:Las áreas funcionales actuarán coordinadamente en torno al acceso y manejo de la información que custodian para garantizar la no duplicidad de acciones frente a los documentos de archivo y el cumplimiento de la misión de estos.
        10.Cultura archivística: se debe sensibilizar al personal sobre la importancia y el valor de los archivos, esto le corresponde a cada jefe de área.
        11. Modernización: .La alta gerencia pública junto con el Archivo Institucional implementaran herramientas tecnológicas modernas para fortalecer la función archivística.
        12. Orientación al ciudadano: El ejercicio de colaboración entre organizaciones para intercambiar información y conocimiento en el marco de sus procesos de negocio, con el propósito de facilitar la entrega de servicios en línea a ciudadanos, empresas y a otras entidades.
        13.Neutralidad tecnológica: El Estado garantizará la libre adopción de tecnologías, que permitan fomentar la eficiente prestación de servicios y que su adopción sea armónica con el desarrollo ambiental sostenible.
        14. Protección de la información y los datos. Las entidades públicas deben garantizar la protección de la información y los datos personales en los distintos procesos de la gestión documental.
      - Artículo 6°. Componentes de la política de gestión documental
        Las entidades deben formular una política de gestión documental con los siguientes componentes:
        a) Marco conceptual claro para la gestión de la información física y electrónica de las entidades públicas.
        b) Conjunto de estándares para la gestión de la información en cualquier soporte.
        c) Metodología general para la creación, uso, mantenimiento, retención, acceso y preservación de la información, independiente de su soporte y medio de creación.
        d) Programa de gestión de información y documentos que pueda ser aplicado en cada entidad.
        e) La cooperación, articulación y coordinación permanente entre las áreas de tecnología, la oficina de Archivo, las oficinas de planeación y los productores de la información.
      - Artículo 7°. Etapas de la gestión de los documentos.
        Para la buena gestión de los documentos hay que tener en cuenta las siguientes etapas:
        Creación
        Difusión
        Mantenimiento
        Administración
      - Artículo 8°: Instrumentos archivísticos para la gestión documental.
        La gestión de los documentos se realizara a partir de los instrumentos archivísticos como :
        C.C.D
        T.R.D
        PINAR
        Los mapas de procesos, flujos documentales y la descripción de las funciones de las unidades administrativas de la entidad.
        I.D
        Un modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos.
        Tablas de Control de Acceso para el establecimiento de categorías adecuadas de derechos y restricciones de acceso y seguridad aplicables a los documentos.
        P.G.D
        Los bancos terminológicos de tipos, series y sub-series documentales.
      - Artículo 9° Procesos de la gestión documental
        La gestión de los documentos debe contemplar los procesos de :
  - Capitulo II
    - El Programa de Gestión Documental
      - Artículo 10. Obligatoriedad del programa de gestión documental.
        Todas las entidades del estado deben formular un programa de gestión documental a largo, mediano y corto plazo, la implementación y seguimiento del PGD es responsabilidad del área de archivo de la entidad, la entidad debe tener un plan de capacitación en el alcance y desarrollo del PGD.
      - Artículo 11. Aprobación del programa de gestión documental.
        (PGD) debe ser aprobado por el Comité de Desarrollo Administrativo conformado en cada una de las entidades del orden nacional o el Comité Interno de Archivo en las entidades del orden territorial.
        es responsabilidad del área de archivo de la Entidad en coordinación con la Oficina de Control Interno o quien haga sus veces.
      - Artículo 12. Publicación del programa de gestión documental.
        (PGD) debe ser publicado en la página web de la respectiva entidad, dentro de los siguientes treinta (30) días posteriores a su aprobación
        siguiendo los lineamientos del Manual de Gobierno en Línea.
        Todos las entidades deberán tener en cuenta la protección de la información y los datos personales de conformidad
      - Artículo 13. Elementos del programa de gestión documental.
        El Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado y cada entidad podrán incluir los elementos adicionales que considere necesarios para facilitar el desarrollo del programa de gestión documental.
        debe obedecer a una estructura normalizada y como mínimo los elementos que se presentan en el Anexo.
      - Artículo 14. Plan de Capacitación.
        Todas las entidades que cumplan funciones públicas deberán capacitar a sus funcionarios sobre el desarrollo y alcance del PGD
      - Artículo 15. Armonización con otros sistemas administrativos y de gestión.
        (PGD) debe armonizarse con los otros sistemas administrativos y de gestión establecidos por el gobierno nacional o los que se establezcan en el futuro.
  - Capitulo III
    - El Sistema de Gestión Documental
      - Artículo 16. Generalidades del sistema de gestión documental.
        Todas las entidades públicas deberán contar
        con un sistema de Gestión Documental
        que permita:
        1.Organizar los documentos físicos y electrónicos, a través de CCD.
        Establecer plazos de conservación y eliminación para la información y los documentos electrónicos, a través de TRD Y TVD
        Ejecutar procesos de eliminación parcial o completa de acuerdo con los tiempos establecidos en las TRD o TVD.
        Garantizar la autenticidad de los documentos de archivo durante el ciclo de vida del documento.
        Mantener la integridad de los documentos.
        Facilitar el acceso a la documentación ya sea a la ciudadanía o a la propia entidad
        Preservar los documentos y sus agrupaciones documentales.
      - Artículo 17. Características de los sistemas de gestión documental
        La gestión adecuada de los documentos debe basarse en el desarrollo de las funciones de las Entidades Públicas, sus dependencias y funcionarios
        Para lograrlo es necesario que los sistemas de gestión de documentos respondan mínimo a las siguientes características.
        Conformidad
        Los sistemas de información, incluyendo los sistemas de gestión de documentos electrónicos (SGDE), deben respaldar la gestión de la información a partir de los procesos administrativos de las entidades.
        Interoperabilidad.
        Los sistemas de gestión documental deben permitir la interoperabilidad con los otros sistemas de información, a lo largo del tiempo, basado en el principio de neutralidad tecnológica, el uso de formatos abiertos y estándares nacionales o internacionales adoptados por las autoridades o instancias competentes.
        Seguridad.
        Los sistemas de gestión documental deben mantener la información administrativa en un entorno seguro.
        Metadescripción
        Se debe procurar la generación de metadatos normalizados, sean manuales o automatizados, desde los mismos sistemas y aplicativos.
        Adición de contenidos
        El sistema de gestión documental debe permitir que sean agregados nuevos contenidos a los documentos, en forma de metadatos, sin que se altere la autenticidad, valor evidencial e integridad de los documentos.
        Diseño y funcionamiento
        Los sistemas de gestión documental deben ofrecer capacidades para importar y exportar masivamente los documentos (series, subseries y expedientes y metadatos asociados desde y hacia otros sistemas de gestión documental).
        Gestión Distribuida.
        Un sistema de gestión de documentos electrónicos (SGDE) debe asegurar la autenticidad, integridad, inalterabilidad, accesibilidad, interpretación y comprensión de los documentos electrónicos en su contexto original, así como su capacidad de ser procesados y reutilizados en cualquier momento.
        Disponibilidad y acceso.
        Un sistema de gestión de documentos electrónicos (SGDE) debe asegurar la autenticidad, integridad, inalterabilidad, accesibilidad, interpretación y comprensión de los documentos electrónicos en su contexto original, así como su capacidad de ser procesados y reutilizados en cualquier momento.
        Neutralidad tecnológica
        El estado permitirá que las entidades usen Tecnologías de la Información y las Comunicaciones y garantizar la libre y leal competencia, y que su adopción sea armónica con el desarrollo ambiental sostenible.
      - Artículo 18. Preservación de documentos en ambientes electrónicos.
        En los sistemas de archivo electrónico implementados en las entidades públicas, se debe garantizar la autenticidad, integridad, confidencialidad y la conservación a largo plazo de los documentos electrónicos de archivo que de acuerdo con las TRD o TVD lo ameriten
      - Artículo 19. Criterios para la Selección de Sistemas de Gestión de Documentos.
        El AGN  en coordinación con el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, los requisitos funcionales y no funcionales mínimos que deben tenerse en cuenta para desarrollar, seleccionar y adquirir sistemas de gestión de documentos.
        se debe tener en cuenta además de la normatividad que expida el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, las necesidades de la Entidad, la estructura organizacional, el modelo de gestión documental y la capacidad financiera y tecnológica para su implementación y mantenimiento.
      - Artículo 20. Integridad de la información en los sistemas de gestión de documentos.
        Los sistemas de gestión documental
        Deben garantizar
        accesibilidad, agrupación y valor como evidencia de las actuaciones de la Entidad.
        teniendo en cuenta:
        el contenido, la estructura, el contexto y el vínculo archivístico entre los documentos
      - Artículo 21. Interoperabilidad de los sistemas de gestión documental.
        El Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado y el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones
        definirán los estándares y protocolos
        las entidades públicas tienen que cumplir para el cambio de información de los sistemas de información, de forma que se garantice el flujo interno y externo de documentos.
  - Capitulo IV
    - La Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo
      - Artículo 22. Aspectos que se deben considerar para la adecuada gestión de los documentos
        Fiablilidad
        Integridad
        Disponibilidad
        Autenticidad
        Inalterabilidad
        Conservación
        Estos garantizarán que los documentos electrónicos
        mantengan su valor de evidencia a lo largo del ciclo de vida
        Cuando el procedimiento administrativo y judicial se adelante utilizando medios electrónicos, los documentos deberán ser archivados en este mismo medio.
      - Artículo 23. Características del documento electrónico de archivo.
        Los documentos generados y gestionados a través de sistemas electrónicos deben tener como mínimo las siguientes características.
        Forma documental fija
        cualidad del documento de archivo que asegura que su contenido permanece completo y sin alteraciones
        Equivalente Funcional.
        consiste en atribuirle la eficacia probatoria o mismo valor probatorio, a los mensajes y firmas electrónicas, que los que la ley consagra para los instrumentos escritos
        Vínculo archivístico
        Los documentos de archivo están vinculados entre sí, por razones de la procedencia, proceso, trámite o función y por lo tanto este vínculo debe mantenerse a lo largo del tiempo
        Contenido estable.
        El contenido del documento no cambia en el tiempo
      - Artículo 24. Requisitos para la presunción de autenticidad de los documentos electrónicos de archivo.
        para la gestión de documentos electrónicos de archivo
        es necesario tener en cuenta:
        los siguientes requisitos
        Asunto al que corresponde,
        Fecha de creación
        Fecha de transmisión
        Nivel de acceso
        privilegios de acceso
        Mantenimiento
        Modificación
        Transferencia
        Disposición
        Definición de los procedimientos de protección para evitar la pérdida o corrupción de los documentos de archivo
        Desde el contexto jurídico de acuerdo con lo señalado en el artículo 10 de la Ley 527 de 1999, según el cual en toda actuación administrativa o judicial no se negará eficacia probatoria, validez o fuerza obligatoria y probatoria a todo tipo de información en forma de un mensaje de datos.
        Desde el contexto administrativo y documental, la creación del documento..
        Formas documentales, autenticación del documento de archivo y su identificación de autoridad
        Establecer procedimientos idóneos para asegurar la cadena de preservación de los documentos electrónicos de archivo a lo largo del ciclo de vida, y en el transcurso del tiempo
        Formas documentales, autenticación del documento de archivo y su identificación de autoridad
      - Artículo 29. Requisitos para la preservación y conservación de los documentos electrónicos de archivo
        El documento electrónico de archivo debe estar relacionado con las actividades que desarrolla la organización.
        Se pueden conservar los documentos de archivo simultáneamente en formato análogo y digital, según lo dispongan
        conservar documentos electrónicos de archivo se extiende a lo largo de todo el ciclo de vida de los documentos.
        Resguardar y mantener la accesibilidad de copias auténticas de documentos de archivo digitales.
        Asegurar que los componentes de los documentos de archivo existirán durante todo el tiempo necesario para que las estrategias de preservación entren en aplicación.
        La conservación de los documentos electrónicos de archivo deben considerar y atender los principios de preservación en el tiempo
        Teniendo en cuenta que el documento electrónico no es el mismo que era ni antes de ser almacenado ni después de su recuperación
        Se debe asegurar que cualquier acción que afecte al modo en que se presentan los documentos proteja su integridad, a través del respeto por la cadena de conservación.
        Proteger la información y los datos personales de conformidad con lo señalado en la Ley 1273 de 2009 y Ley 1581 de 2012.
      - Artículo 26. Requisitos para la inalterabilidad de los Documentos Electrónicos de Archivo.
        Que el documento electrónico generado por primera vez en su forma definitiva no sea modificado a lo largo de todo su ciclo de vida
        condición que puede satisfacerse mediante la aplicación de sistemas de protección de la información
      - Artículo 30. Metadatos mínimos de los documentos electrónicos de archivo.
        Las entidades públicas podrán, según sus necesidades, agregar otros tipos de metadatos, siempre que se garantice la preservación de los documentos y esto facilite su acceso, disponibilidad en el tiempo y recuperación.
        Los documentos electrónicos de archivo deben contener como mínimo los siguientes metadatos
        De contenido
        Tipo documental
        Título del documento
        Autor o emisor responsable de su contenido, destinatario, responsable que proyectó el contenido, nombre de la entidad que respalda el contenido, nombre de la persona o sistema desde donde el documento es creado.
        Clasificación de acceso (nivel de acceso).
        Fecha de creación, transmisión y recepción.
        Tipo de recurso de información
        Folio (físico o electrónico).
        Tema o asunto administrativo al que se vincula (trámite).
        Palabras clave.
        De estructura
        Descripción.
        Formato
        Estado
        Proceso administrativo
        Serie/subserie documental.
        Ubicación (en el sistema físico y/o lógico).
        Perfil autorizado
        Unidad Administrativa responsable.
        De contexto
        Jurídico-administrativo.
        De procedencia.
        Tecnológico.
        Documental
        Procedimental
      - Artículo 31. Uso de mecanismos de protección y autenticidad de los Documentos Electrónicos de Archivo.
         Si los documentos electrónicos han sido encriptados durante su transmisión, no deben ser almacenados con dicha protección, la cual debe ser retirada (desencriptados) al momento de transferirlos para su conservación definitiva, en repositorios de archivos electrónicos
        Los sistemas de gestión de documentos electrónicos deben permitir que los documentos sean gestionados
        Aún cuando hayan sido con medidas de protección como:
        firmas digitales, mecanismos de encriptamiento, marcas digitales electrónicas y cualquier otro procedimiento informático que se creen en el futuro.
      - Artículo 27. Requisitos para la fiabilidad de los Documentos Electrónicos de Archivo.
        Garantizan que el contenido de los documentos electrónicos de archivo es una representación
        completa, fiel y precisa de las operaciones
      - Artículo 32. Neutralidad tecnológica.
        En la gestión de documentos electrónicos así como en los sistemas de gestión documental se deben utilizar estándares abiertos que no dependan de una tecnología en particular.
      - Artículo 28. Requisitos para la disponibilidad de los documentos electrónicos de archivo.
        los documentos electrónicos junto a su información
        debe estar disponible en cualquier momento
        y l a entidad debe conservarla segÚn lo estipule las TRD
      - Artículo 25. Requisitos para la Integridad de los Documentos Electrónicos de Archivo.
        permanecer completos, protegidos de manipulaciones o cambio de formato
        evitar su alteración o eliminación por personas no autorizadas
        Cuando sea necesario un cambio de estructura del documento electrónico es necesario :
        dejar evidencia de dichos cambios en el sistema de gestión documental y en el documento, a través de metadatos.
      - Artículo 33. Del expediente electrónico.
        El expediente debe reflejar la secuencia de las diligencias realizadas dentro de una misma actuación o trámite.
        Se deberán adoptar mecanismos tecnológicos adecuados para cumplir con el proceso de foliado del expediente electrónico
      - Artículo 34. Sobre la administración y transferencia de Archivos Electrónicos.
        El Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado establecerá los requisitos de archivo y conservación en medios electrónicos de los documentos y expedientes de archivo, que se hayan gestionado utilizando dichos medios, así como los requisitos para la transferencia primaria y secundaria.
  - Capitulo V
    - Articulación con otros Organismos y Entidades del Estado
      - Artículo 35. Responsabilidad de otras entidades públicas en el desarrollo de las normas sobre la gestión de documentos
        Es responsabilidad de las Superintendencias y los Ministerios en sus respectivos sectores, establecer normas para la formulación, implementación y evaluación del Programa de Gestión Documental de las entidades privadas bajo su inspección y vigilancia
      - Artículo 37. Inspección y vigilancia.
        El Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, cuando así lo considere, realizará inspección sobre la implementación y funcionamiento de los programas de gestión documental de las diferentes entidades públicas, privadas que cumplen funciones públicas y en los archivos que tengan documentos declarados Bienes de Interés Cultural (BIC), o sean de interés público.
      - Artículo 36. Coordinación con otras entidades del orden nacional.
        El Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado coordinará con los Ministerios y las Superintendencias el desarrollo de la normatividad que en materia de gestión documental deba expedirse para las entidades privadas bajo el control y vigilancia de dichas autoridades nacionales.
      - Artículo 38. Vigencia.
        El presente Decreto rige a partir de su publicación y el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado podrá complementarlo con acuerdos, guías e instrumentos que faciliten su aplicación.

Bilder und Dateien der Mindmap

Informationen

Beschreibung: Mindmap am DECRETO 2609 DEL 2012, erstellt von Marcela Gallego am 21/02/2021.
Erstellt von: Marcela Gallego
Aufrufe: 0
Bewertung

DECRETO 2609 DEL 2012

Inhalt der Mindmap

Bilder und Dateien der Mindmap

Informationen

Feedback

Wie gefällt dir das neue Design?