PROCEDIMIENTO DE COMPRAS

PROCEDIMIENTO DE COMPRAS

1. DETERMINACIÓN DE LAS NECESIDADES

   • PARA DETERMINAR UNA NECESIDAD SE NECESITA DE:
     • La necesidad de comprar.
       • ESTO QUIERE DECIR QUE:
         • En todo tipo de empresa las compras, representan esencialmente una inversión de su capital.
           • DONDE
             • Las compras exigen una prioridad fundamental
               • EN EL CUAL
                 • Deben realizarse a través de personal de absoluta honorabilidad, responsabilidad e integridad
                   • YA QUE
                     • Depende una buena realización de transacciones de materias primas y demás materiales.
             • Una buena realización de transacciones de materias debe cumplir con:
               • Los requisitos más elementales de una compra como:
                 • Precio
                 • Calidad
                 • Cantidad
                 • Condiciones de entrega
                 • Pago.

2. REQUISICIÓN DE INSUMOS

   • ¿QUÉ ES?
     • Es un documento interno
       • EN LA CUAL:
         • Se plasman las necesidades que tienen el departamento de producción o algunos de sus departamentos o sucursales.
           • POR MEDIO DE :
             • El departamento de almacén.
               • Los elementos básicos que deben contener son:
                 • 5. Número
                 • 2. Departamento
                 • 3. Sucursal
                 • 4. Fecha en que se formula la requisición
                 • 1. Persona que solicita el material
                 • 6. Cantidad requerida
                 • 9. Partida
                 • 8. Clave
                 • 7. Descripción clara del material solicitado
                 • 10.Unidad de medida
                 • 12.Observaciones
                 • 11.Nombre y firma de la persona que formuló la solicitud

3. PROGRAMACIÓN DE COMPRAS

   • Para planear adecuadamente las compras de una empresa se debe:
     • Seguir una regla juiciosa
       • YA QUE
         • Las adquisiciones empíricas en la actualidad ya no tienen razón de ser
           • ES POR ELLO QUE:
             • Las empresas importantes deben basarse en métodos científicos y racionales
   • Las compras en una empresa pueden planearse de acuerdo con su uso e importancia en:
     • 1. Artículos juzgados como indispensables
       • COMO:
         • Las materias primas.
     • 2.Artículos de consumo inmediato o directo
       • DONDE:
         • No necesitan almacenamiento
           • COMO:
             • EL mobiliario.
             • Equipo de oficina.
     • 3. Artículos de consumo esporádico o con fines muy particulares.
       • EN LA CUAL:
         • Su almacenamiento es mínimo y es de manera transitoria.
           • COMO:
             • Refacciones para el departamento de Producción
             • Refacciones para el departamento deMantenimiento.

4. INVESTIGACIÓN DE FUENTES DE FINANCIAMIENTO

   • LAS FUENTES DE ABASTECIMIENTO SON:
     • Importantes para cualquier comprador efectivo.
       • ALGUNOS AGENTES DE COMPRAS SOLO TIENEN:
         • Su experiencia y memoria para el conocimiento de estas fuentes
       • SOLO FUNCIONAN CUANDO:
         • Los proveedores son muy limitados.
   • ESTAS FUENTES SE PUEDEN DIVIDIR EN:
     • A) Las fuentes de información
       • ALGUNOS EJEMPLOS SON SIGUIENTES:
         • Catálogos
           • SON:
             • Aquellos que proporcionan información sobre precios, muchos artículos y materiales.
               • DONDE
                 • Venden a partir de las listas del precio estándar .
         • Directorios Telefónicos clasificados
           • SON:
             • Una sección amarilla, donde abres el librillo, haces la búsqueda de lo que se necesita
               • EN EL CUAL
                 • Se encuentras varias empresas que ofrecen el producto.
         • Revistas de comercio
           • SON:
             • Una valiosa fuente de información sobre proveedores potenciales, la lista de tales publicaciones es muy extensa y los artículos similares varían en valor.
         • Registros
           • SON
             • Listados semioficiales, cuyo valor es el de identificar fuentes para un contacto específico
       • Computadora
         • ES
           • Es una herramineta que es posible tener una fuente de información confiable
             • DONDE
               • Puede ser proporcionado por el proveedor vía disquete o CD room o en su caso vía Internet.
     • B) Fuentes de contactos personales y la experiencia:
       • ALGUNOS EJEMPLOS SON SIGUIENTES:
         • Entrevistas con los vendedores y representantes de los fabricantes
           • SON:
             • La representación de ventas, puede constituir una de las fuentes más valiosas de información
               • EN LA CUAL FUNCIONAN:
                 • Con referencias a procedencias de abastecimientos, tipos de productos e información sobre comercio.
         • Índices de archivo de proveedores
           • SON:
             • Toda la información, de cualquier fuente, si tiene valor debe de ser registrada, es el índice que acompaña el archivo de catálogos.
         • Organizaciones de compra
           • SON
             • Grupos de especialistas que tienen gran experiencia.
     • C) Fuentes de abastecimiento en el extranjero
       • EL ABASTECIMIENTO EN EL EXTRANJERO SIEMPRE:
         • Debe de tomarse en cuanta en un país como el nuestro, país que carece, la mayor de las veces, de tecnologías sofisticadas para poder crear productos de alta calidad.
           • PARA ELLO EXISTEN 2 RECOMENDACIONES :
             • 2-Se proseguirá negociar directamente con los representantes o dueños de las empresas a las que les queremos comprar los materiales que necesitamos.
             • 1- Se recomienda que se utilicen los servicios de un importador para resolver dudas respecto a la calidad, disponibilidad, aceptación de la corporación, etc.
           • CONSISTEN PRINCIPALMENTE EN LAS SIGUIENTES:
             • Compras de importación
               • ES IMPORTANTE RESALTAR UN ASPECTO MUY INTERESANTE:
                 • Que sostiene nuestro país con otras naciones
                   • COMO POR EJEMPLO
                     • Chile
                     • Estados Unidos
                     • Japón
                     • Canadá
               • SON:
                 • Aquellas que se efectúan entre dos o más países y se rigen por las leyes y estatutos de los involucrados
               • GRACIAS A ELLOS , SE A LOGRADO:
                 • La estimulación de las importaciones con la reducción
                 • Una anulación de tarifas aduanales en diversos productos, materias primas y/o servicios

5. SELECCIÓN DE PROVEEDORES.

   • LA SELECCIÓN DE LOS PROVEEDORES DEBE SER CONSIDERADA DE ACUERDO A LOS SIGUIENTES PUNTOS:
     • A) La capacidad financiera
       • ESTO QUIERE DECIR QUE:
         • El investigar la confiabilidad que pueda ofrecer en el caso de que se hayan de conceder anticipos.
     • c) La capacidad de producción.
       • ÉSTA CAPACIDAD ES ESENCIAL YA QUE:
         • Permite conocer si la empresa tiene disposición
           • Y FINALMENTE
             • Es capaz de enfrentarse con las obligaciones de producir materiales en un determinado tiempo.
     • B) La capacidad técnica.
       • ESTO ES IMPORTANTE CUANDO:
         • Se trata de los materiales que exigen especificaciones técnicas o de calidad.
   • SE PUEDEN CONSIDERAR CARACTERÍSTICAS COMO:
     • Inmueble
     • Número De Empleados
     • Maquinaria y equipo funcionando
     • Disponibilidad De Equipos Especiales
     • Capacidad Productiva Global
   • TAMBIÉN PARA LA SELECCIÓN DE PROVEEDORES SE DEBE CONSIDERAR:
     • 1-La Elección de los proveedores
       • ESTO QUIERE DECIR QUE:
         • Se debe analizar detenidamente a cada uno de los proveedores que están en posibilidades de surtir el material requerido.
     • 2-Estudio de aptitud.
       • EN LA CUAL SE MENCIONA QUE:
         • Permitirá analizar los diferentes elementos que describen el nivel de servicio que ofrece un proveedor.
     • 3-La Información Financiera
       • ESTA ES DE SUMA IMPORTANCIA YA QUE:
         • Tiene la capacidad con cumplimiento del proveedor
           • Y
             • Fundamentar su operación está definida por su situación financiera definidos en los reportes de sus estados financieros.
     • 4-Información Operacional.
       • ES IMPORTANTE CONTAR CON LA INFORMACIÓN NECESARIA YA QUE:
         • formaliza el estudio de la capacidad instalada de la planta del proveedor
           • CON:
             • Los elementos que permitan garantizar el suministro.
     • LA CLASIFICACIÓN O REGISTRO DE PROVEEDORES PUEDE HACERSE POR ORDEN:
       • Alfabético.
         • DEBE HACERSE:
           • Archivar en el orden del abecedario.
       • Cronológico.
         • DEBE HACERSE:
           • Por riguroso orden de fechas.
       • Geográfico.
         • DEBE HACERSE:
           • Por zonas
       • De asuntos.
         • DEBE HACERSE:
           • Por clasificación a todo lo relativo de un mismo negocio en un solo expediente.
       • Numérico.
         • DEBE HACERSE:
           • Por cualquiera de los sistemas anteriores principalmente el de asuntos.
     • Estabilidad de sus operaciones.
       • EN ESTE PUNTO
         • Debe confirmarse la información necesaria para medir el nivel de operación del proveedor
           • YA QUE SE PUEDEN VER:
             • Las visitas a su Planta
             • Las encuestas y referencias comerciales
             • Las entrevistas directas con sus diferentes clientes.
       • SE PUEDE DEFINIR EL PROCESO DE SELECCIÓN DE PROVEEDORES DE ACUERDO CON LOS SIGUIENTES ELEMENTOS:
         • 2- Capacidad Operacional.
         • 4-Posición En El Mercado.
         • 6- Disponibilidad.
         • 5- Capacidad De Respuesta.
         • 1- Estabilidad financiera.
         • 3- Experiencia.
         • 7- Capacidad De Transportación.
         • 8- Tipo De Servicio.
         • 9- Expectativas De Crecimiento.
     • El Registro de Proveedores
       • SE DEDICA A:
         • En basarse en las informaciones completas y amplias de todas las fuentes de abastecimiento.
           • EN LA CUAL , DEBE CONSIDERARSE SIGUIENTES PUNTOS:
             • 1. Realizar un directorio alfabético pormenorizado de los proveedores, en lo que contengan los datos necesarios para facilitar las compras.
               • COMO POR EJEMPLO:
                 • 1) Nombre y dirección del proveedor.
                 • 2) El Giro a que se dedica.
                 • 3) Si es fabricante o distribuidor.
                 • 4) La Reputación del proveedor.
                 • 5) Las Condiciones de pago
                 • 6) Las Condiciones de entrega
                 • 7) Los Descuentos
             • 2. Desarrollar un expediente de cada proveedor, donde se archive en orden alfabético
               • Y QUE DEBERÁ CONTENER LO SIGUIENTE:
                 • 1- Lista de precios
                 • 2-El . Catálogo.
                 • 3- Las Copias de las órdenes de compras.
                 • 4-Las Copias de las facturas.

6. SOLICITUD DE COTIZACIÓN.

   • El departamento de compras, después de haber consultado su registro de proveedores
     • DEBE
       • Conocer quién puede vender los materiales que se requieren
         • MISMO QUE
           • Se elabora una solicitud de cotización (usualmente se hace por teléfono).
     • PARA SU REALIZACIÓN SE DEBEN CONSIDERAR LOS SIGUIENTES DATOS:
       • 5. Descripción de artículo solicitado.
       • 4. Unidad de medida
       • 1. Número de la solicitud
       • 6. Precio unitario
       • 8. Condiciones de pago
       • 7. Lugar de entrega
       • 9. Fecha, nombre y firma de la persona que la solicita
       • 10.Nombre, domicilio y teléfono del proveedor
       • 11.Observaciones.
       • 2. Partida
       • 3. Cantidad.

7. RECEPCIÓN DE MATERIALES Y FACTURACIÓN

   • Este control le corresponde principalmente a los departamentos que tienen la responsabilidad de verificar las entregas
     • COMO:
       • El departamento de compras
         • ES IMPORTANTE QUE EL DEPARTAMENTO DE COMPRAS EXIJA AL DEPARTAMENTO DE ALMACÉN QUE:
           • Las mercancías entregadas por parte de los proveedores sean precisamente las solicitadas en la Orden de Compra o Pedido.
           • Por ninguna razón haya variaciones considerables entre uno y otro.
   • EXISTEN HOJAS DE CONTROL PARA LA RECEPCIÓN DE MATERIALES QUE CONTIENEN LOS SIGUIENTES DATOS:
     • 1. No. de la Orden de Compra
     • 3. Descripción del artículo
     • 5. Unidad de medida
     • 8. Fecha de recepción
     • 2. Cantidad entregada
     • 4. Procedente
     • 6. Observaciones.
     • 7. Nombre y firma del empleado quien recibe los materiales
   • OTRO PUNTO IMPORTANTE ES:
     • La Facturación
       • EN LA CUAL ES :
         • Un documento mercantil que refleja toda la información de una operación de compraventa.
           • DONDE:
             • El departamento de compras debe participar también del cierre y vigilancia de las compras.
               • TAMBIÉN
                 • El departamento de compras recibe las facturas para su revisión
           • LOS DEPARTAMENTOS QUE RECIBE LAS COPIAS DE LA ORDEN DE COMPRA SON :
             • 1. Compras.
             • 2. Contabilidad.
             • 3. Almacén.
             • 4. Departamento que originó la requisición.

8. NEGOCIACIÓN DE LA COMPRAS

   • En la negociación con proveedores, ambos conocen el terreno, lo inteligente es saberlo preparar.
     • UN PUNTO IMPORTANTE ES :
       • Debemos sentir a un proveedor, como un “aliado de nuestra empresa”.
       • Las reuniones con los proveedores, son de gran importancia
         • YA QUE:
           • Forman afianzas en nuestra empresa
     • PARA EL PROVEEDOR Y CLIENTE TIENE QUE SER CLAROS LOS RESULTADOS DE LA NEGOCIACIÓN COMO:
       • C) Importancia Del Tiempo
       • D) Elementos De Poder.
       • A) Objetivos.
       • B) Puntos De Acuerdo.
   • Toda la información enviada por los proveedores, debe tabularse, información de la empresa, garantías, valor agregado, servicios, precios, etc.
   • PARA PODER TENER UNA NEGOCIACIÓN EXITOSA SE NECESITA:
     • 1-El negociar con proveedores, es cosa de:
       • 1-Tener claridad en nuestras necesidades
       • 2-Saber guiar al proveedor hacia donde nosotros queremos que vaya.
       • 3-Entender y hacérselo saber, que él trabaja con nosotros y no para nosotros
     • 2- No tener un solo proveedor, ni un solo mayorista.
     • 3-Tabular todos los datos para toma buena decisiones
     • 4-Tener reunión con los proveedores
     • 5- Solicitarles que nos mantengan al día de precios ofertas
   • LOS PRINCIPIOS BÁSICOS DE LA NEGOCIACIÓN SON:
     • Adquirir producto total.
     • Conocer características y necesidades.
     • Actitud.
     • Escuchar
     • Buscar comprar beneficios.
     • Preguntar
   • EL PROCESO DE PREPARACIÓN DE LA NEGOCIACIÓN SE NECESITA TENER LOS SIGUIENTES ELEMENTOS:
     • 1- Objetivos
     • 2-Análisis previo.
     • 4-Expectativas gerenciales.
     • 3-Logística.
     • 5-Disponibilidad de recursos

9. ORDEN DE COMPRA Y SEGUIMIENTO DEL PEDIDO

   • La orden de compra o pedido se considera un contrato previo
     • EN LA CUAL:
       • Puede variar en su forma o extensión de acuerdo con las necesidades de cada empresa.
     • TAMBIEN
       • Se convierte automáticamente en un contrato de Compra-Venta
   • EN EL SEGUIMIENTO DEL PEDIDO CUANDO:
     • El departamento de compras.
       • DEBE VERIFICAR QUE :
         • Este cumpla con las condiciones de entrega pactadas y las especificaciones en cuanto a la calidad, cantidad y garantía de los productos referidos en la Orden de Compra.
     • Un elemento de programación importante, que se convierte en instrumento de la estrategia de compra, es el contrato de servicio

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