Organización como etapa del proceso administrativo

Organización como etapa del proceso administrativo

1. : Concepto de organización, importancia, principios, etapas, tipos de organización y técnicas de organización.

2. CONCEPTO

   • Es la fase que le da vida a aquellos detalles que se han planificado dentro del proceso administrativo, estructurando mejor cada actividad, asignando los recursos que se necesitan y seleccionando las personas con las competencias requeridas para cumplir las actividades asignadas.

3. IMPORTANCIA

   • La importancia del proceso de organización en la empresa, está dado por ser el dinamizador y activador de los planes diseñados, pero podemos citar otros aspectos que hacen que el proceso de organización aun sea de mayor importancia en la empresa

4. PRINCIPIOS

   • 1. Objetivo
     • Cabe destacar, que todas las actividades y tareas de una organización deben girar en función de un objetivo común, el cual establece el propósito que impulsa la empresa.
   • 2. Especialización
     • Así mismo, los trabajadores deben especializarse en desempeñar una sola labor, aprovechando la ventaja o habilidad superior que posee cada empleado. Este proceso ayuda a aumentar la productividad de la empresa.
   • 3. Jerarquía
     • Naturalmente, la jerarquía consiste en establecer un centro de autoridad de donde surge el proceso de comunicación sobre las disposiciones generales que se deben seguir para la consecución de los objetivos.
   • 4. Responsabilidad
     • Sin duda, debe existir una correlación entre la autoridad y la responsabilidad, porque muchas veces para cumplir con ciertas responsabilidades se requiere tener cierto grado de autoridad. Además, la responsabilidad dependerá de la posición y el rol que desempeñe cada persona dentro de la empresa.
   • 5. Unidad de mando
     • Generalmente, cuando una organización establece una unidad de mando, cada función debe asignarse a un solo jefe. Dado que, si no se asignan de forma correcta las funciones no se puede posteriormente deducir responsabilidades.
   • 6. Difusión
     • Desde luego, al realizar una correcta difusión de las obligaciones y responsabilidades que le corresponden a cada puesto, se logra maximizar las ventajas y el uso de los recursos de la empresa. En el proceso de difusión participan todos los miembros de la organización. Empezando con los altos mandos, hacia los niveles más bajos de autoridad.
   • 7. Extensión del control
     • Evidentemente, este principio permite limitar el número de subordinados que dependen de un puesto de mando y que deben reportar a un jefe específico. Lo recomendable es que un jefe o supervisor tenga a cargo como máximo cinco empleados, para que pueda darse un control eficiente de las tareas.
   • 8. Coordinación
     • De cualquier manera, la coordinación se establece con el propósito de lograr mantener el equilibrio dentro de la organización. El equilibrio resulta necesario para que todos sus departamentos funcionen adecuadamente y para alcanzar los objetivos.
   • 9. Continuidad
     • También, se debe pensar en la permanencia de la empresa en el largo plazo. Se debe considerar que se debe mantener estable a lo largo del tiempo, pero que debe irse ajustando a las condiciones y cambios del entorno.
   • 10. Flexibilidad
     • Tras establecerse la estructura organizacional, se debe considerar que todo cambia para una empresa. Cambian los métodos de producción y de comercialización. Por lo tanto, la empresa debe estar sujeta a los cambios y realizar los ajustes necesarios.
   • 11. Eficiencia
     • Ciertamente, toda empresa debe tener como meta lograr la máxima producción con los costos más bajos posibles. Esto se puede lograr coordinando adecuadamente todos los esfuerzos, pero también es necesario que los empleados se encuentren a gusto dentro de la empresa. Puesto que esto favorece el aumento de la productividad del trabajo.
   • 12. Comunicación
     • Igualmente, el proceso de comunicación se debe dar de manera fluida y constante, para que circule en todos los niveles y en ambos sentidos. Es decir, de arriba hacia abajo y de abajo hacia arriba.

5. ETAPAS

   • Previsión
     • Por lógica, se debe realizar antes de empezar cualquier proyecto. Se deben tener en cuenta todos los factores que pueden entrar en juego y afectar el resultado. Se debe ser en extremo precavido y no dar nada por sentado.
   • Planificación
     • Se trazan los objetivos y se manejan las opciones disponibles y las acciones a tomar para poder cumplir dichos objetivos. Estas metas deben ser siempre realistas y coherentes, nunca se deben dar por efectivas o anunciar ganancias desde el inicio.
   • Organización
     • Se realiza el proceso de creación y se forma la estructura laboral necesaria para lograr el objetivo, definiendo las actividades, el trabajo, los posibles retos, las jerarquías, los grupos y los pasos a seguir a continuación.
   • Dirección
     • La dirección implica encabezar e influenciar a la organización de forma total y completa. Es en esta etapa donde se empieza a ver cómo la acción planificada toma forma y los objetivos ya resultan menos lejanos, pues hay orden en la jerarquía y hay un plan en funcionamiento.
   • Coordinación
     • Esta etapa se refiere a las herramientas que se deben tener en cuenta para garantizar que las metas trazadas puedan ser cumplidas.
   • Control
     • Las conductas y métodos aprobados en la planificación y por la coordinación deben ser ejecutados al pie de la letra. Así, los objetivos son cumplidos con la mayor precisión y en el menor tiempo posible.
   • TIPOS DE ORGANIZACION
     • Lineal
       • Es una jerarquía piramidal en donde la comunicación sigue de manera estricta una línea única y directa. La autoridad y la toma de decisiones se concentra en la punta de la pirámide, mientras que en las bases las tareas son más específicas y simples.
     • Funcional
       • Este tipo prioriza la especialización de cada persona y área. Divide y organiza las tareas por departamentos, lo que propicia que existan varios jefes y grados de supervisión. Cada elemento toma decisiones con base en su experiencia y conocimientos.
     • Matricial
       • Es una organización temporal dentro de la existente en la empresa. Incluye a personas de diferentes áreas en un equipo con la finalidad de lograr un proyecto. Esto disminuye las jerarquías, la comunicación es más fluida y el trabajo más flexible.
     • Trébol
       • Comúnmente conocido como outsourcing. Se implementa cuando la empresa prefiere organizar a su personal y sus tareas en aquellas que son claves para la empresa y delegar otras a compañías externas. Los beneficios de esta estructura organizacional es que no es necesario invertir en personal calificado o en la capacitación de alguien que tiene otras funciones para poder lograr una tarea de la empresa que puede ser delegada.

6. Técnicas de organización.

   • Organigramas
     • Los organigramas son representaciones gráficas de la estructura formal de una organización, que muestran las interrelaciones, las funciones, los niveles jerárquicos, las obligaciones y la autoridad existentes dentro de esta.
   • Distribución en planta
     • La distribución en planta es una técnica de organización que consiste en la ordenación física de los factores y elementos industriales que participan en el proceso productivo de la empresa, en la distribución del área y ubicación de los distintos departamentos. Su principal objetivo es la eficiencia y se alinea con los objetivos empresariales.
   • Flujogramas
     • Estas representaciones gráficas muestran la sucesión de pasos que conforman un procedimiento. Utilizan los siguientes símbolos
   • Cursograma analítico
     • El cursograma analítico es una técnica de organización del tipo diagrama, en el que se registran, en forma escrita, de manera ordenada y secuencial, todas las actividades relacionadas con un proceso y se grafica el símbolo que corresponde a cada actividad
   • Diagramas de recorrido
     • El diagrama de recorrido es otra técnica de organización del tipo diagrama hecha a escala, que muestra los lugares de trabajo y el recorrido que sigue un proceso.
     • Cuestionario para la descripción de procesos
       • Es una técnica de organización que permite contar con información importante para describir y analizar los procesos dentro de una visión sistémica
       • Diseño de procesos
         • El diseño de procesos es una técnica de organización que consiste en la determinación y descripción de la serie de acciones, operaciones, flujos de trabajo y métodos para la producción que, en su conjunto, generan lo que el cliente desea, ya sean bienes o servicios, y deriva en la formulación del manual de procedimientos