Herramientas Kaizen

Herramientas Kaizen

1. Tormenta de Ideas

2. 5 Porques

3. Diagrama Causa - Efecto

4. Tormenta de Ideas

   • Este método es sumamente efectivo en la generación de ideas. Requiere la participación de todos los participantes involucrados, creando nuevas ideas y soluciones que sean lo más creativas e innovadoras dejando fuera todos los paradigmas establecidos.
     • Pasos
       • 1. Elegir un moderador. 2. Definir el enunciado del problema o tema a analizar. 3. Preparar la logística. 4. Dar inicio a la Tormenta de Ideas. 5. Desarrollo de la Tormenta de Ideas:. 6. Interpretación y conclusiones.
     • Beneficios
       • Estimula la imaginación, ayudando identificar causas, identificar riesgos y acciones correctivas, preventivas y/o oportunidades de mejora.  Es relativamente rápido y fácil de aplicar.  Integra a las principales partes interesadas (colaboradores), ayudando a una mejor comunicación dentro de la organización.

5. Los Cinco Porques

   • Los Cinco Por Qué es una técnica sistemática de preguntas utilizadas durante la fase de análisis de los problemas, para buscar posibles causas principales de un problema. Esta herramienta puede ser complementaria a otras.
     • Como se aplica
       • 1. Una vez que haya sido identificado el Problema, empezar a preguntar “¿Por qué es así?” o “¿Por qué está ocurriendo esto?”. 2. Continuar preguntando Por Qué al menos Cinco veces. Esto desafía al equipo a buscar a fondo y no conformarse con causas ya “probadas y ciertas”. 3. Tal como se mencionó anteriormente, existen ocasiones en las que se necesitará ir más allá de las Cinco veces preguntando “Por Qué” para poder identificar las causas principales. 4. Cuando no se puede contestar una de las preguntas significa que se ha llegado a la causa raíz del problema. 5. Una vez definidas las causas, se debe definir la acción correctiva o preventiva (según aplique), con la metodología establecida por la organización.
     • Beneficios
       •  Permite realizar un análisis más profundo, y llegar a causas más específicas.  Permite no focalizarse entre las causas obvias o más genéricas, al realizar un análisis más exhaustivo.

6. Diagrama Causa - Efecto

   • Este método permite, a través de la realización de una Tormenta de Ideas determinar las causas que dan lugar a los problemas o aspectos que estamos tratando de entender, identificados como “Efecto”. Las principales categorías de causas se ordenan a través de las denominadas“ espinas". Estas incluyen entre otras, categorías como por ejemplo; Métodos de trabajo, Equipos, Mediciones, Materiales, Sistemas, Personas, Gestión, que ayudan a organizarlas ideas para identificar posibles factores causales, denominadas espinas, que conducen al resultado, “Efecto”.
     • Como se aplica
       • 1. Identificar el efecto. 2. Identificar las principales categorías dentro de las cuales puede clasificarse las causas del problema. 3. Identificar las causas. 4. Analizar y discutir el diagrama.
     • Beneficios
       • Know-how (Conocimiento Fundamental) de los expertos que participan en el proceso.  Es un análisis más estructurado, que ayuda a determinar las causas raíz del  problema.  Consideración de todas las hipótesis probables.  Ayuda a focalizar causas del problema considerando todas las hipótesis  probables sin tener quejas.  Fácil interpretación del esquema.

7. Lista de Verificacion

   • Herramienta relativamente sencilla, económica y confiable para evaluar un producto, servicio o proceso. Consiste en una lista de frases, preguntas o afirmaciones, las cuales son contrastadas con criterios (procesos, características de un producto o servicio, etapas de un proceso, normativa legal, entre otros) y se determina si estos criterios se cumplen o no, con o sin observaciones.
     • Paos
       • 1. El responsable de la elaboración debe ser el líder del equipo auditor, quien puede ser apoyado por sus colaboradores. 2. Antes de su elaboración se debe realizar la revisión documental (manuales, políticas, procedimientos documentados, instructivos de trabajo, normativa legal, entre otros). 3. La lista de chequeo se debe elaborar para cada proceso que se enmarque en el proceso de auditoría.. 4. Se debe realizar una vez definida la Planificación Específica de Auditoría (objetivo y alcance de la auditoría). 5. Aquí se debe definir el tamaño de la muestra, de acuerdo a la cantidad de registros disponibles en el lugar de la auditoría. 6. Las preguntas deben ser claras y deben ir orientadas al cumplimiento puntual de un requisito o característica sometida a la revisión.
     • Beneficios
       • Ayudan en la planificación específica de la auditoría, asegura un enfoque consistente de auditoría, actúa como plan de muestreo y controlador de tiempo, sirve como ayuda a la memoria y proporciona un archivo para las notas recolectadas durante el proceso de auditoría.  Asisten al proceso de auditoría y en especial al auditor, para que se desempeñe mejor durante el proceso de auditoría.  Promueven que la auditoría se realice de forma sistemática y comprehensiva, obteniendo evidencia adecuada.  Proporcionan estructura al proceso de auditoría.  Proporcionan un medio de comunicación y un lugar para registrar los datos y mantenerlos como futura referencia.

8. Entrevistas

   • Esta técnica es muy útil cuando no es posible reunir a personas para realizar una tormenta de ideas o debatir sobre un tema. Esta herramienta es principalmente utilizada para:  Identificar riesgos.  Revisar la eficacia de controles existentes.  Ordenar el proceso de entrevista durante la auditoría interna, y puede ser complementario con la lista de verificación.
     • Como se aplica
       • Para la preparación de la entrevista, deben existir tres elementos de entrada:  Objetivo de la entrevista.  Lista de entrevistados.  Preguntas bien preparadas.
     • Beneficios
       • Las entrevistas estructuradas, dan tiempo para pensar a la persona sobre lo que se va a tratar.  La comunicación directa, permite una consideración más profunda de los temas a evaluar.  Las entrevistas estructuradas, permiten la implicación de un mayor número de partes interesadas que al utilizar la tormenta de ideas.

9. Encuestas

   • Es un método de investigación compatible con diversas técnicas e instrumentos para la recolección de datos, como son: la entrevista, el cuestionario, la observación, el test, entre otro
     • Pasos
       • 1. Definir los objetivos de la encuesta. 2. Revisar la bibliografía, para confección de las preguntas. 3. Elegir las variables que se quieren consultar. 4. Redacción de las preguntas. 5. Elegir la escala de puntuación. 6. Elegir el orden de las preguntas, y aquellas que son dependientes. 7. Diseñar el formato. 8. Preparar las instrucciones. 9. Elegir el método de aplicación (a través de Web o Manual). En el último caso preparar a los encuestadores. 10. Realizar una prueba; mejorar de acuerdo a los resultados. 11. Aplicar la encuesta. 12. Analizar los datos recolectados y emitir las conclusiones de los resultados.
     • Beneficios
       •  Aplicable a la mayoría de los grupos (población) a analizar.  Permite recuperar información sobre hechos acontecidos.  Permite un tratamiento estadístico, de los datos obtenidos.  Permite obtener mucha información en un breve período de tiempo.

10. Tecnica Delphi

    • Esta técnica es un procedimiento confiable para conocer la opinión de un grupo de expertos, que expresan sus opiniones de forma individual y anónima, teniendo acceso a las opiniones de los demás expertos, en la medida que el proceso avanza.
      • Etapas
        • 1. Formación de un equipo de trabajo para llevar a cabo y realizar el seguimiento a la ejecución del método Delphi. 2. Selección de un grupo de expertos (puede ir de uno a varios paneles de expertos, según la materia a tratar). 3. Desarrollo de una primera instancia de análisis de un cuestionario, para el desarrollo del método. 4. Ensayo del cuestionario generado. 5. Envío de cuestionario a los expertos. 6. La información de la primera ronda de respuestas, es analizada, consolidada y se distribuye a los miembros del equipo. 7. Luego los miembros del equipo responden, y el proceso se repite hasta que se llega al consenso. 8. Finalmente se tiene como resultado, para la posterior toma de acciones.
      • Beneficios
        •  Al ser puntos de vista anónimos, se expresan con mayor libertad las opiniones entre expertos.  Todas las miradas tienen la misma relevancia, lo que evita que ideas se impongan sobre otras, sólo por la personalidad de quien las emite.  No es necesario que las personas se reúnan en un lugar y una hora determinada, como el caso de la tormenta de ideas.