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Beschreibung
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LEY 594 DE 2000 (JULIO 14))
- ART 1.
OBJETO: Se
establecen las
normas y
decretos de la
archivistica.
- ART 2. APLICACION:
comprende la administracion
publica, entidades privadas y
organismos que
cumplanfunciones publicas.
- ART. 3.
DEFINICIONES
- ARCHIVO: documento que sirva como
testimonio de información o fuente
de historia o las instituciones que
esten al servicio de la gestion
adminstrativa.
- ARCHIVO PUBLICO: archivos que
pertenezcan a entidades que presten un
servicio publico . o archivos privados de
inters publico
- ARCHIVO TOTAL:
proceso de los
documentos en su ciclo
de vida
- DOCUMENTO DEL
ARCHIVO: registro
de información
producida por una
entidad publica o
privada
- FUNCION
ARCHIVISTICA:
actividades
relacionadas con el
area archivistica
- GESTIÓN
DOCUMENTAL:
actividades
relacionadas con
el manejo,
organización y
planificación de
la
documentación
desde el origen
hasta la fase
final
- PATRIMONIO
DOCUMENTAL:
documentos
conservados por que
tenen un valor
historico.
- TABLA DE
RETENCIÓN
DOCUMENTAL:
listado de series a
los que se le asignan
la permanencia de
cada documento.
- ARCHIVO: documento que sirva como
testimonio de información o fuente
de historia o las instituciones que
esten al servicio de la gestion
adminstrativa.
- ART 4.PRINCIPIOS GENERALES
- FINES DE LOS
ARCHIVOS:
Disponer de la
documentación
y así sea
recuperable
para fines de la
historia y del
servicio
ciudadano.
- IMPORTANCIA: los
documentos que los
conforman son
necesarios para la toma
de decisiones y ademas
estos documentos son
patrimonio cultural
- INSTITUCIONALIDAD:
Son testimonio de
obras y hechos,
documentan a las
´personas derechos e
instituciones.
- RESPONSABILIDAD:
Servidores públicos
responsables de los
documentos.
- DIRECCIÓN Y
COORDINACIÓN:
El Archivo General
de la Nacion es el
encargado de
orientar y
coordinar para
salvaguardar el el
patr8imonio
documental.
- ADMINISTRACION Y
ACCESO: El estado es
el encargado de de
administrar archivos
publicos.
- RACIONALIDAD:
Los archivos actuan
como agentes
dinamizadores de
la accion estatl.
- MODERNIZACION: El
estado establecera,
programas eficientes de
administracion de
documentos
- MANEJO Y
APROVECHAMIENTO:
Aprovechamientos de
recursos informativos.
- INTERPRETACION:
Las disposiciones de
la ley 594 de
conformidad con la
Constitucion
Politica, trabajos y
convenios
internacionales.
- FINES DE LOS
ARCHIVOS:
Disponer de la
documentación
y así sea
recuperable
para fines de la
historia y del
servicio
ciudadano.
- TITULO II ART 5. SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS:
- a. conjunto de
instituciones
archivisticas,
que posibilitan
normalizacion
de los procesos
archivisticos.
- b. A.G.N -- A.E.E.
- C. El Sistema Nacional
de Archivos, se
desarrolla bajo
principios de unidad
normativa
- d. El Sistema N. de
Archivos,buscara la
modernizacion de
la funcion
archivistica.
- e. Los proyectos y
Programas,
archivisticos, se
guiran y ejecutaran
segun principios de
participacion.
- f. El A.G.N. orientara y coordinara el S. N. A.
- a. conjunto de
instituciones
archivisticas,
que posibilitan
normalizacion
de los procesos
archivisticos.
- ART 6. PLANES Y
PROGRAMAS: Las
entidades que
integran el S.N.A.
llevaran a cabo la
planeacion,
programacion
ejecucion control y
seguimiento de la
archivistica.
- TITULO III ART. 7. ARCHIVOS:
A.G.N -- A.G.D -- A.G.M -- A-G-D
- ART 8. ARCHIVOS
TERRITORIALES: Archivos de
orden nacional -- orden
departamental -- orden
distrital -- orden
metropolitano --orden
municipal -- orden local -- de
neuvas entidades
territoriales.
- ART 9. ARCHIVOS
SEGÚN
ORGANIZACIÓN DEL
ESTADO: Archios de la
Rma Ejecutiva -- Rama
Legislativa -- Rama
Judicial -- Organos de
Control -- Organismos
Autonomos.
- ART. 10.
OBLIGATORIEDAD
DE LA CREACION DE
ARCHIVOS
PUBLICOS: Archivos
que se dan el el art
8 y 9 y de caracter
obligatorio..
- TITULO IV: ART 11.
OBLIGATORIEDAD
DE LA
CONFORMACION
DE ARCHIVOS
PUBLICOS: El
estado debera
preservar los
documentos segun
la normatividad
- ART 12.
RESPONSABILIDAD:
En la gestion de
documentos y
administracion de
archivos.
- ART 13.
INSTALACIONES
PARA LOS
ARCHIVOS: La
adiministracion
publica debera
garantizar el
espacion para el
funcionamiento se
dud archivos
- ART 14. PROPIEDAD,
MANEJO Y
APROVECHAMIENTO:
El estado ejercera
pleno manejo de sus
recursos
informativos.
- ART 15.
RESPONSABILIDAD
ESPECIAL Y
OBLIGACIONES DE
SERVIDORES PUBLICOS:
Deberan entregar su
cargo inventariado y en
orden cuando se
desviculen.
- ART 16. OBLIGACIONES
DE LOS
FUNCIONARIOSTendran
la obligacion de velar por
la informacion de los
documentos que esten a
su cargo como tambien
de las funciones
archivisticas.
- ART 17.
RESPONSABILIDAD
DE LOS
FUNCIONARIOS DE
ARCHIVO: Trabajaran
con etica y conforme
a la Constitucion.
- ART 18.
CAPACITACION
PARA
FUNCIONARIOS:
Las entidades
capacitan y
actualizan en
programas
relacionados
con su trabajo.
- ART 19. SOPORTE
DOCUMENTAL, se
podra incorporar
tecnologias de
ciualquier
mediopero se deben
cumplir algunos
requisitos como;
organizacion
archivistica,
realziacion de
estudios tecnicos
para para decuadas
decisiones.
- PARAGRAFO 1.
los docuemtnos
reproducidos
por los medios
tecnologicos
tendran validez
solo si cumplen
con los
requisitos
exigidos por la
ley.
- PARAGRAFO 2.
Documentos
originales y con
valor historico
no podran ser
destruidos
- PARAGRAFO 2.
Documentos
originales y con
valor historico
no podran ser
destruidos
- PARAGRAFO 1.
los docuemtnos
reproducidos
por los medios
tecnologicos
tendran validez
solo si cumplen
con los
requisitos
exigidos por la
ley.
- ART 20.
SUPRESION,
FUSION O
PRIVATIZACION DE
ENT. PUBLICAS:
Entidsdes publicas
deben entregar sus
archivos a las
entidades
vinculadas
- T I T U L O V ART
21. PROGRAMAS
DE GESTION
DOCUMENTAL:
Entidades oublicas
deben contar con
programas dinde
incluyan los
procesos y
principios
archivisticos
- ART 22. PROCESOS
ARCHIVISTICOS:
Comprende
produccion
distribucion
recuperaciin y
disposucion fianl de
documentos
- ART 23.
FORMACION DE
ARCHIVOS: Los
archivos se
clasifican de
forman asi.
- Archivo central:
son documentos
transferidos cuya
consulta no es
frecuente
- Archivo de
gestion: su
tramite es
para dar
respyesta a
los asuntos
iniciados
- Archivo
historico:
archivos de
conservacion
permanente
- Archivo
historico:
archivos de
conservacion
permanente
- Archivo de
gestion: su
tramite es
para dar
respyesta a
los asuntos
iniciados
- Archivo central:
son documentos
transferidos cuya
consulta no es
frecuente
- ART 24.
OBLIGATORIEDAD DE
LAS TABLAS DE
RETENCION: Es
obligacion para
entidades elaborar
tablas de retecion
documental
- ART 25. DOCUMENTOS
NOTARIALES,
CONTABLES Y OTROS:
Cada sector
corrwspondiente
reglamentara lo
relacionado con los
documentos sea
historias clinicas,
laborales documebtos
contables y notariales
- ART 26 . INVENTARIO
DOCUMENTAL:
Obligacion de
entidades publicas
rwalizar un inventario
de los documentos
- TITULO VI : ART 27.
ACCESO Y CONSULTA
DE DOCUMENTOS:
Toda persona puede
consultar
documentos de
archivos publicos
- ART 28. MODIFICACION
DE LA LEY 57 DEL 85: a
reserva de un
documento dejara de
ser de caracter
historico a los 30 años y
sera consultado por
cualquier ciudadano
- ART 29. RESTRICCIONES POR
RAZONES DE CONSERVACION: Si los
documentos historicos presentan
deterioro fisico las instituciones
deberan suministrr info por medio
de un sistema de reproduccion
- TITULO VII: ART 30.
DOCUMENTOS
ADMINISTRATIVOS: Las
entidades del estados
permitiran la salida de
documentos solo por motivos
legales
- ART 31. DOCUMENTOS
HISTORICOS: El jefe del archivo
debe tomar medidas que
garanticen la integridad de un
archivo publico de carácter
histórico solo por 3 razones: 1
motivo legal 2 proceso técnico 3
exposiciones culturales
- TITULO VIII ART 32 . VISITAS DE
INSPECCION: El AGN podra realizar
visitas de inspeccion a los archivos de
entidades del estado
- ART 33.
ORGANO
COMPETENTE: El
estado tendra
control y
vigilancia de
documwntos de
tipo cultural si
sus propietarios
son de caracter
privado
- ART. 34.
NORMALIZACION: El
AGN fijara normas
para la creacion
organizacion y
conservacion de
documentos publicos
- ART 35. PREVENCION Y
SANCION; El estado a
travez de sus consejos de
archivos tendran
facultades de prevenir y
sancionar el
incumplimiento de las
nromas de archivo de
este modo:
- Emitir ordenes para
suspender practicas
que amenacen los
archivos
- faltas contra el
patrimonio documental
sean faltas gravisimas
- Si la falta es por destruccion o
daño se instaura una denuncia
ante la autoridad policial
- Seran decomisados
archivos historicos
cuando se sustraigan
ilegalmente
- Seran decomisados
archivos historicos
cuando se sustraigan
ilegalmente
- Si la falta es por destruccion o
daño se instaura una denuncia
ante la autoridad policial
- faltas contra el
patrimonio documental
sean faltas gravisimas
- Emitir ordenes para
suspender practicas
que amenacen los
archivos
- TITULO IX ART 36.
ARCHIVO
PRIVADOConjunto de
documentos que
pertenecen de la
prestacion de servicios o
sector privado
- ART 37. ASISTENCIA A
LOS ARCHIVOS
PRIVADOS: La
organizacion
conservacion y
consulta de archivos
historicos privados de
cualquier tipo de
interes seran
manejado por el
estado
- ART 38. REGISTRO
DE ARCHIVOS: Las
personas
propuetaroas de
documentos de tipo
historicodeberan ser
registrados
- ART 39 . DECLARACION
DE INETRES CULTURAL
DE DOCUMENTOS
PRIVADOS: Los
dicumentos privados de
caracter historico seran
declarados de interes
cultural por el AGN, que
seran de libre acceso.
- ART 40. REGIMEN DE
ESTIMULOS: Los
archivos de interes
cultural se les
reglamebtara un
regimen de estimulos
no tributarios
- art 41. PROHIBICIONES: Se prohibe a
organismos privados o a personas
naturales , juridicaso de interes
cultural lo siguiente: traslados fuera
del territorio nacional sin autorizacion,
transferir a titrulo oneroso o gratuito
los documentos historicos sin
informacion al AGN.
- ART 42 .
OBLIGATORIEDAD
DE LA CLAUSULA
CONTRACTUAL:
Cuando se celebren
contratos se incluira
clauisula donde se
obligue a entregar
cpias de los archivos
producidos en
desarrollo
- ART 43.
PROTOCOLOS
NOTARIALES:
los protocolos
notariales
pertenecen a
la nacion
- TITULO X : ART 44.
DONACIONES: Los archivos
historicos podran recibir
donaciones
- ART 45. ADQUISICION Y/O
EXPROPIACION : Podran ser
adquiridos por la nacion los
archivos privados de caracter
historico de interes publico
- TITULO XI : ART 46. CONSERVACION DE
DOCUMENTOS: deberan
implementar un sistema de co
servaciln para los archivos de
administracion publica
- ART 47.. CALIDAD DE
SOPORTES: deberan elaborar
soportes de durabilidad y
calidad a los documentos de
archivo sean originales o
copias
- ART 48. CONSERVACION
DE DOCUMENTOS EN
NUEVOS SOPORTES: Sobre
la conservacion de
archivos el AGN dara
pautas y normas tecnicas.
- ART 49. REPRODUCCION DE
DOCUMENTOS: Los
documentos de tipo hsitorico
en ningun caso podran ser
destruidos
- TITULO XIIART 50. ESTIMULOS:
Aquellos que co tibuyan a
salvaguardar el pateimonio
documental del oais el gobierno
establecera premios y estimulos.
- TITULO XIII: ART 51.
APOYO DE ORGANISMOS
DE CONTROL: Para el
cumoliento de la ley la
procuraduria y contraloria
prwstaran apoyo en su
comoetencia al archivo
- ART 52. VIGENCIAS Y
DEROGATORIAS: La ley rige
apartir de la fecha de su
publicacion
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