PAPTS001- Elaboración de Ofertas de Servicios para Transformadores de Potencia y de Distribución

PAPTS001- Elaboración de Ofertas de Servicios para Transformadores de Potencia y de Distribución

1. Elaboración ofertas / Ejecución labor en marketing

   • 1. Recepción solicitud orden o cotización
     • Responsable: Cada Product Manager de acuerdo a Distribución de Clientes
     • 1.1.Verificar Distribución Clientes en Tabla DisT Clientes Marketing & Sales
       • 1.2. Revisar especificaciones técnicas, HSE, legales y comerciales; de acuerdo a procedimiento PAPTS001
         • 1.3. Diligenciar Formato Excel (OFERTAS BD Asignación y Control - año), información de la oferta o cotización realizada; así como especificaciones cliente
           • Para diligenciar formato: 1. TRAFOS 2. MARKETING AND SALES 3. OFERTAS 4. OFERTAS BD Asignación y Control  “La asignación se revisa en la reunión de acuerdo a carga grupo”
           • 2. Crear consecutivo y oportunidad en CCP y/o SalesForce
             • 2.1.Registrar el alcance del servicio o suministro ofertado
               • 2.2.Ingresar los valores de la Oferta y/o Oportunidad
                 • Valor Unitario y Total
                 • 2.3. Ingresar el estado, probabilidad y retroalimentación de la Oferta y/o Oportunidad
                   • 3. Creación de carpetas Oferta en RED
                     • Creación Carpeta Oferta: 1. TRAFOS 2. MARKETING AND SALES 3. OFERTAS 4. Año Nombre Carpeta: Número CCP. SalesForce-Cliente (Servicio o Suministro) Responsable: Cada Product Manager y Soporte Ventas   
                     • 3.1. Crear carpeta iniciando con consecutivo CCP y/o SalesForce
                       • Creación de carpeta de acuerdo al procedimiento y requerimientos de ABB
                       • 3.2. Crear Carpetas internas
                         • Carpetas:  -Registro BAAN -Cálculo costo registro de Excel -Impresión de registro efectuado en BAAN - Oferta - Precalculo - Orden de Compra - Plan HSE - Full Kit (Entrega PM) - Pólizas - Cotizaciones - Info Inicial
                         • 4. Generar Oferta
                           • Responsable: Cada Product Manager de acuerdo a Distribución de Clientes
                           • 4.1. Revisar Especificaciones Técnicas, HSE y Comerciales
                             • 4.2. Realizar Precalculo y Análisis técnico
                               • Contemplar todas las actividades técnicas, logísticas y comerciales incluidas en el alcance de la oferta.
                               • 4.2.1. Desglosar con el mayor detalle posible y técnicamente coherente el listado de actividades y recursos a utilizar durante la realización de las actividades
                                 • 4.2.2. En caso de modificaciones por descuento o bonificación del precálculo, se debe generar consecutivo revisión y dejar las notas o comentarios respectivos en cada item o recurso de costos contemplado
                                   • 4.2.3. Verificar los valores actualizados por ABB de la TRM y/o Tasa de Cambio que aplique
                               • 4.3. Realizar Cronograma (Si aplica) y/o confirmar fecha estimada de ejecución
                                 • 4.4. Crear archivo Oferta Word
                                   • 4.4.1. Verificar la plantilla a utilizar (Verificar plantilla actualizada según norma y RED "Ubicar Ejemplos de otras ofertas o usar Plantillas Carpeta "1. MARKETING & SALES\1. Archivos Docs SOPORTE OFERTAS")
                                     • 4.4.2. Describir claramente el alcance de las actividades a realizar para el servicio o suministro a ofertar
                                       • 4.4.3. Garantizar el registro del consecutivo de la oferta (CCP y/o SalesForce)
                                   • 5. Verificar Documentación Legal
                                     • Apoyarse con área legal de ser necesario
                                     • 5.1. Diligenciar Formato y Solicitar Pólizas correspondientes (Si aplica)
                                       • 5.2. Generar Pólizas en caso de ser necesario (Licitaciones)
                                         • 5.3. Enviar notas aclaratorias al cliente en caso de ser necesario
                                     • 6. Enviar Oferta el Cliente Interno o Externo
                                       • 6.1. Suministrar Oferta Plantilla Word/ PDF de acuerdo a normas ABB
                                         • 6.2. Anexar términos y condiciones de acuerdo a suministro o servicio
                                           • 6.3. Suministrar la información completa Física y/o DVD Licitación, de acuerdo a especificacioens del cliente (Licitación)
                                       • 7. Oferta Ganada
                                         • 7.1 Continuar con "Proceso al recibir confirmación de orden ganada"
                                       • 8. Oferta perdida o cerrada
                                         • 8.1 Trazabilidad y estado Oferta Cotización
                                           • 8.2 Seguimiento con el cliente estado Oferta
                                             • 8.3 Actualizar las herramientas CCP y/o SalesForce con el estado de la Oferta
                                               • 8.4 Actualizar archivos Excel (OFERTASD BD Asignación y Control)