เทคโนโลยีสำนักงาน

เทคโนโลยีสำนักงาน

1. ความหมายของสำนักงาน

   • สำนักงาน หมายถึง ที่ทำการบริหาร โดยดำเนินให้เป็นไปตามนโยบายและโครงการของกิจกรรมนั้น และแต่ละแผนกจะมีความสัมพันธ์ซึ่งกันและกัน งานจะดำเนินไปอย่างสะดวกหรือไม่ย่อมขึ้นกับการจัดการของสำนักงานด้วย ถ้าหากการจัดการงานในสำนักงานดี งานของกิจการก็ย่อมมีประสิทธิภาพ

2. คุณสมบัติผู้บริหารคนในสำนักงาน

   • • การบริหารงานสำนักงาน (Office Management) คือเทคนิคที่ใช้ในการดำเนินงาน เพื่อให้บรรลุถึงวัตถุประสงค์ขององค์กรที่กำหนดไว้ โดยอาศัยปัจจัยต่างๆ ได้แก่คน อุปกรณ์ เครื่องมือ วัสดุ ทุน ตลาด ระบบงาน ซึ่งปัจจัยเหล่านี้สามารถกำหนดขั้นตอนต่างๆ ในการบริหารงาน Henri Fayol ได้สรุปส่วนประกอบของการจัดการสำนักงานประกอบด้วยขั้นตอน 5 ขั้นตอนคือ
     • 1. การวางแผน (Planning)
       • 2. การจัดองค์กร (Organizing)
         • 3. การจัดบุคคลเข้าทำงาน (Staffing)
           • 4. การอำนวยการหรือการสั่งการ (Directing)
             • 5. การควบคุม (Controlling)

3. หน้าที่บริหารของผู้จัดการสำนักงาน

   • การกำหนดหน้าที่ความรับผิดชอบของผู้บริหารสำนักงานนั้น มีลักษณะแตกต่างกันไป แล้วแต่ประเภท ขนาดนโยบายขององค์กรแต่ละแห่ง ลักษณะของงานและความไว้วางใจจากผู้บริหารระดับสูง ดังนั้นหน้าที่และความรับผิดชอบของผู้บริหารในสำนักงานแต่ละแห่งอาจไม่เท่ากัน และไม่เหมือนกันก็ได้ จากแนวความคิดของนักวิชาการได้กำหนดรายละเอียดของงานส่วนใหญ่ที่ผู้บริหารสำนักงานจะต้องรับผิดชอบ
     • 1. การวางแผน การวิเคราะห์ข่าวสารข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับองค์กรทั้งในอดีต ปัจจุบันและแนวโน้มที่อาจเกิดขึ้นในอนาคต เพื่อนำมาสู่การวางแผนการพัฒนาสำนักงานให้สอดคล้องและไปในทิศทางเดียวกันกับแผนระยะยาวขององค์กร โดยมีความรับผิดชอบในกิจกรรมคือการออกแบบสำนักงาน การวางแผนและการจัดวางผังสำนักงาน การจัดแสงสว่างภายในสำนักงาน การตกแต่งสีสันภายในสำนักงาน การกำหนดอุณหภูมิความชื้น การจัดระบบไฟฟ้า การควบคุมเสียง ดูแลห้องพัก ห้องปฏิบัติการ ลิฟต์ บันไดเลื่อน รับผิดชอบต่อเฟอร์นิเจอร์และเครื่องใช้สำนักงาน เลือกและสรรหาอุปกรณ์ต่าง ๆ บำรุงรักษาให้อยู่ในสภาพดีอยู่เสมอ กำหนดมาตรฐานของอุปกรณ์ จัดหามาทดแทนเมื่อชำรุดเสียหาย ควบคุมการจัดซื้อ เป็นต้น
       • 2. การจัดองค์กร รับผิดชอบต่อการสร้างหรือกำหนดรูปแบบโครงสร้างขององค์กรเพื่อให้เกิดประสิทธิภาพและประสิทธิผลในการดำเนินงานทั้งหมด กำหนดความสัมพันธ์การทำงานระหว่างพนักงาน
         • 3. การชักจูงหรือชักนำ ต้องเป็นผู้กระตุ้นให้เกิดการทำงาน เกิดความสามัคคีในการทำงาน
           • 4. การควบคุม ควบคุมแผนกต่าง ๆ การออกแบบฟอร์มเช่นกำหนด ขนาด กระดาษ สี แบบของแบบฟอร์ม การบริหารเอกสารเช่นการผลิตและกำหนดระบบการจัดเก็บ การป้องกันความปลอดภัยแก่เอกสาร การจัดโปรแกรมทำลายเอกสาร การออกคู่มือการจัดทำมาตรฐานงาน การควบคุมการจัดซื้อโดยทั่วไป การทำรายงานควบคุมการทำงานการติดต่อสื่อสารเป็นลายลักษณ์อักษร การจัดระบบและวิธีปฏิบัติงานเช่นแนะนำวิธีการเปลี่ยนแปลง จัดทำมาตรฐานงาน หาวิธีทำงานให้ง่ายขึ้น
             • 5. การบริหารบุคคลในสำนักงาน กำหนดคุณสมบัติ สรรหา คัดเลือก ปฐมนิเทศ บันทึกความก้าวหน้าของพนักงาน เลื่อนขั้น ฝึกอบรม กำหนดเงินเดือน ประเมินผลงาน

4. บทบาท ของสำนักงาน

   • ลักษณะงานสำนักงานทั่วไป งานส่วนใหญ่ที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลสารสนเทศในสำนักงาน อาจจำแนกได้ดังนี้
     • งานรับข้อมูลและสารสนเทศ
       • การเก็บบันทึกข้อมูลและสารสนเทศ
         • การประมวลผลข้อมูล
           • การจัดทำเอกสารธุรกิจ
             • การสื่อสารข้อมูลและเอกสารธุรกิจ
   • ระบบสำนักงานอัตโนมัติกับการจัดการสารสนเทศ
     • การใช้เครื่องคอมพิวเตอร์ภายในสำนักงาน เพื่อให้ดำเนินการไปโดยอัตโนมัติ หลีกเลี่ยงการปฏิบัติด้วยมือให้มากที่สุด เป็นต้นว่า การทำจดหมายเวียน (ข้อความในจดหมายเหมือน ๆ กัน แต่ส่งถึงชื่อคนหลายคน) ในกรณีนี้ หากใช้คอมพิวเตอร์ทำ ก็จะประหยัดเวลาได้มาก เพราะสามารถสั่งทีเดียวได้เลย ส่วนในความหมายของคำแปลที่ว่า "สำนักงานอัตโนมัติ" นั้น อธิบายง่าย ๆ ได้ว่า หมายถึง สำนักงานที่ใช้เครื่องคอมพิวเตอร์นั่นเอง ( ในภาษาอังกฤษ บางทีใช้ automated office) สำนักงานอัตโนมัติ(Office Automation)

Bilder und Dateien der Mindmap