Capítulo I. Introducción a la Archivonomía

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CAPÍTULO I

1.1 La

archivonomía

es una rama de la administración, que permite conocer los mecanismos para la

organización de cualquier centro documental (archivo), y aplica los procesos de

planeación, organización, integración, ejecución, dirección y control del

mismo.(1)

1.2 La

archivística

es la ciencia que estudia la naturaleza de los archivos, los principios de su

conservación y organización; así como, los medios para su utilización. (2)

1.3 La

administración de documentos es el conjunto de procedimientos, principios y métodos archivísticos

que se interesan no solamente por la conservación, uso y localización de

la documentación administrativa, si no

que atienden a la producción, circulación y la selección delos propios

documentos. (3)

1.4 Documento es toda información registrada,

independientemente de su forma y característica del material, elaborada,

recibida o conservada por una institución u organización en el desarrollo de

sus actividades; así, los documentos pueden ser papiros, pergaminos, códices,

libros, mapas, planos, fotografías, películas, microfilmes, registros sonoros,

cintas magnéticas, casettes, periódicos, discos compactos, microfilms,

diapositivas, negativos, acetatos, revistas u otro material que contenga

información; por lo tanto, documento es todo aquel material que contiene

información independientemente de cual sea su soporte. (4)

1.5 Archivo deriva de la palabra latina

(archíum), designa el lugar donde se conservan los documentos interesantes

relativos a la historia (5)

Conjunto de

documentos debidamente clasificados y organizados, concentrados en un

determinado lugar.

1.6 Trámite es aquel que se maneja en las

unidades administrativas, contienen documentos y/o expedientes de asuntos que

no han sido resueltos y requieren de un periodo de tiempo para su conclusión y

su consulta es constante. Tiene a su cargo la recepción de documentos,

clasificación y transferencia de expedientes al archivo de concentración. (7)

1.7 Archivo de Concentración es aquel que custodia

expedientes en su etapa semiactiva (asuntos que ya concluyeron con su

propósito), debidamente ordenados y en legajos; los cuales se seleccionaron

bajo previo cumplimiento de su plazo precaucional, posteriormente son

transferidos al archivo histórico o en su caso se procederá a su baja y/o

destrucción (8) (ver anexo 1 y 2)

1.8 Archivo Histórico es aquel en donde se

conservan los documentos procedentes del archivo de concentración o de otras

fuentes que por donación y contenido histórico integrarán la memoria institucional.(9)

1.9 Elementos del Archivo los

ementos

fundamentales de cualquier tipo de archivo son: recursos humanos, materiales,

financieros y técnicos, de los cuales cabe destacar como elemento principal el documento;

ahora bien, en el caso de la Secretaria de Marina-Armada de México al expediente

se le considerará como el conjunto de documentos referentes a un asunto

determinado; por lo que una vez glosados, constituyen la historia de los

antecedentes que motivaron su formulación, tramitaciones y resultados relativos

al mismo; por lo tanto, un simple conjunto de documentos aunque estén glosados

sin ninguna relación entre si, no conformarán un expediente se requiere que los

documentos que lo integran estén debidamente ordenados, siguiendo los métodos

que son aplicados a la archivonomía, como es el sistema de clasificación las

cuales pueden ser: alfabético, numérico, alfanumérico, topográfico, por asuntos

o temas, geográfico, cromático, onomástico etc. (ver anexo 3).