Arquivos originários de uma instituição ou de uma pessoa devem manter a respectiva individualidade, dentro de seu contexto orgânico de produção, não devendo ser mesclados a outros de origem distinta.

Qualidade segundo a qual os arquivos espelham a estrutura, funções e atividades da entidade produtora/acumuladora em suas relações internas e externas.

Os documentos de arquivo conservam seu caráter único, em função do contexto em que foram produzidos.

Os fundos de arquivo devem ser preservados sem dispersão, mutilação, alienação, destruição não autorizada ou adição indevida.

O arquivo é uma formação progressiva, natural e orgânica.

"conjunto de documentos estritamente vinculados aos objetivos imediatos para os quais foram produzidos e recebidos no cumprimento de atividades fim e meio e que se conservam junto aos órgãos produtores em razão de sua vigência e da frequência com que são por eles consultados"

"conjunto de documentos originários de arquivo corrente, com uso pouco frequente, que aguardam, em depósito de armazenamento temporário, sua destinação final"

"conjunto de documentos custodiados em caráter definitivo, em função do seu valor"

Conjunto orgânico de documentos, independentemente da sua data, forma e suporte material, produzidos ou recebidos por uma pessoa jurídica, singular ou coletiva, ou por um organismo público ou privado, no exercício da sua atividade e conservados a título de prova ou informação.

Arquivo que reúne a documentação produzida pelos diversos departamentos e serviços de uma administração.

Embalagem ou guarda de documentos visando à sua preservação e acesso.

Sequência de operações intelectuais e físicas que visam à guarda ordenada de documentos.

Profissional de nível superior, com formação em arquivologia ou experiência reconhecida pelo Estado.

Disciplina que estuda as funções do arquivo e os princípios e técnicas a serem observados na produção, organização, guarda, preservação e utilização dos arquivos.

Processo de análise de documentos de arquivo que estabelece os prazos de guarda e a destinação de acordo com os valores que lhes são atribuídos.

Sucessivas fases por que passam os documentos de um arquivo da sua produção à guarda permanente ou eliminação.

Instrumento de pesquisa organizado segundo critérios temáticos, cronológicos, onomásticos ou toponímicos, reunindo a descrição individualizada de documentos pertencentes a um ou mais fundos de forma sumária ou analítica.

Atribuição a documentos ou às informações neles contidas, de graus de sigilo conforme legislação específica.

Exclusão de documentos de um arquivo após avaliação.

Processo de destruição ou inibição da atividade de insetos.

Conjunto de documentos relacionados entre si por assunto (ação, evento, pessoa, lugar, projeto), que constitui uma unidade de arquivamento.

Destruição de documentos que, na avaliação foram considerados sem valor permanente. Também chamada expurgo de documentos.

Transferência física e temporária de documentos para locação interna ou externa, com fins de referência, consulta reprodução pesquisa ou exposição.

Conjunto de documentos de uma mesma proveniência.

Fundo ao qual podem ser acrescentados novos documentos em função do fato de a entidade produtora continuar em atividade.

Fundo que não recebe acréscimos de documentos, em função de a entidade produtora não se encontrar mais em atividade.

Retirada, por meio de técnicas apropriadas, de poeira e outros resíduos, com vistas à preservação dos documentos.

Processo pelo qual documentos ou informações são representados por termos, palavras-chave ou descritores propiciando a recuperação da informação.

Produção de imagens fotográficas de um documento em formato altamente reduzido.

Prazo fixado em tabela de temporalidade ao fim do qual os documentos não considerados de valor permanente deverão ser eliminados.

Prazo, definido na tabela de temporalidade e baseado em estimativas de uso, em que documentos deverão ser mantidos no arquivo corrente ou no arquivo intermediário ao fim do qual a destinação é efetivada. Também chamado período de retenção ou prazo de retenção.

Prevenção da deterioração e danos em documentos por meio de adequado controle ambiental e/ou tratamento físico e/ou químico.

Serviço encarregado do recebimento, registro, classificação, distribuição, controle da tramitação e expedição de documentos.

Esquema estabelecido para o arranjo dos documentos de um arquivo a partir do estudo das estruturas, funções ou atividades da entidade produtora e da análise do acervo.

Operação pela qual um conjunto de documentos passa do arquivo intermediário para o arquivo permanente.

Conjunto dos processos e técnicas de duplicação e reprodução de documentos que não recorrem à impressão tais como fotocópia processo eletrostático termografia e microfilmagem.

Conjunto de procedimentos específicos para recuperação e reforço de documentos deteriorados ou danificados.

Pessoa física ou jurídica que consulta arquivos. Também chamada consulente, leitor ou pesquisador.

Passagem de documentos do Arquivo Corrente para o Arquivo Geral e deste para o Arquivo Intermediário.